Visão prática sobre automação de processos nas empresas.

1. Automação de processos
Muito se discute sobre a necessidade de controlare automatizarprocessosnas
organizações e muitas vezes, iniciativas de BPM acabam gerando uma saída neste
sentido, pois sabemos que processos e sistemas são temas que cada vez mais, andam
juntos.
A automação de processos, bem direcionada pode trazer resultados de forma
muito rápida, tendo em vista que as ferramentas possibilitam agilidade no
desenvolvimentose comparadoaomodelotradicional de desenvolvimentode sistemas,
masé precisocautela,poisnãobastaautomatizarqualquerprocessosemantesanalisa-
lo. É essencial que as etapas preliminares sejam realizadas, como o entendimento do
processo atual (AS IS), a discussão de gap´s e melhorias possíveis (TO BE), para então
partirpara a automaçãode umprocessoviávele coerente,casocontrárioé possívelque
o erro seja apenas automatizado.
É importante avaliar bem os processos que serão automatizados. Processos
muito complexos com muitas tarefas devem ser evitados no início. É comum que as
áreas/usuários de negócio tendam a transformar em atividades e tarefas os mínimos
detalhes de seus processos e para evitar este cenário, é importante que o analista de
processosavalie quaisatividadespodemserencapsuladasemumatarefa.A automação
deve agregarvalorao processo,buscandosimplificare trazeragilidadeàsua execução.
As ferramentasde automaçãode processosauxiliamnadefiniçãoe controle de
responsabilidades e prazos através de parametrizações. Dessa forma, é possível gerar
indicadores e análises para tratar gargalos e desvios nos processos.
Além disso, um dos maiores benefícios das ferramentas de automação é a
agilidade e autonomia que as áreas de processos, ou as próprias áreas de negócio
passam a ter. Este tipo de ferramenta, normalmente não necessita de conhecimento
aprofundado em linguagens de programação, a não ser que seja necessário construir
algumtipo de integração.A construção dosformulários,campos,desenhodoprocesso
e parametrização de responsabilidades,prazos e grupos para tratamento é amigável e
realizada em interfaces gráficas. Evidentemente o nível de usabilidade varia entre as
ferramentas, sendo que algumas necessitam de um conhecimento técnico mais
aprofundado.
Assim como em qualquer iniciativa de melhoria nas empresas, BPM e
automação de processos precisam de patrocínio dos executivos. E para que esse
patrocínio seja sustentável, após a “venda” da iniciativa, os resultados precisam
começar a aparecer. Para isso, o velho “começar pequeno e crescer” é o melhor
caminho, ou seja, comece trabalhando com a automação de processos menores, mais
simples, que possam ser implementados com mais agilidade e comecem a trazer
resultadosrapidamente.Trabalharcomversões,oufasesnosprocessostambémé uma
boaalternativa,ouseja,lance umaprimeiraversãodoprocessotrazendoparaosistema
o controle das atividades manuais, estabelecendo responsabilidades, prazos e
indicadores e como uma segunda fase, trabalhe com a integração desse processocom
sistemaslegados,porexemplo,poisenquantoasquestõesmaistécnicassãotratadas, o
processo automatizado já estará no ar, trazendo resultados.
Em resumo, a automação pode alavancar excelentes resultados através do
controle dos processos e uma melhora significativa na eficiência operacional, basta
identificaraferramentacertaparaoperfil daorganizaçãoe manterumaboaanálisedos
processos que têm possibilidade e necessidade de automação.