So you want to plan an event, eh? By popular demand, this session was designed to help teach you the tricks of the trade for organizing an impactful and memorable event, no matter the size! The session's facilitators will take you through events big and small, sharing their experiences along the way. By the end of this session, you will have an idea of what to consider when planning fundraising galas, district conferences, international events, and smaller-scale club projects in a way that contributes to the community, stays within budget, and is of course both fun and memorable! The session will provide you with a toolkit of your own that you can take with you to plan fantastic Rotaract events.
Descrizione della struttura architettonica Eretteo.pptx
Planning Rotaract Events - IT
1. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
FACILITATORI: Past RRD KAITLYNN ALMEIDA & Past RRD ELYSE LIN
ROTARACT PRECONVENTION – 31 MAGGIO 2019
IT
2. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
INTERPRETI: Maria Vittoria Gargiulo (Italia)
REDATTORE: Andrea Marcon (Italia)
COORDINATORE LINGUISTICO: Thelma Oguike (Nigeria)
COORDINATORE DEL
PROGETTO DI TRADUZIONE: Clement Chinaza Owuamalam (Nigeria)
PIANIFICARE EVENTI ROTARACT
3. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Benvenuto ed introduzione
• Le esperienze del pubblico
• Tattiche per pianificare un evento Rotaract di
successo
• Condividere esperienze
• Domande e discussione
• La tua “cassetta degli strumenti” da portar via
SCHEMA DELLA SESSIONE
4. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
● Di quale tipo di Rotaract Club hai fatto parte:
territoriale o universitario?
● Quali tipi di sfide hai incontrato in passato mentre
pianificavi eventi Rotaract?
L’ESPERIENZA DEL PUBBLICO
Condivision
e da parte di
2-3persone
6. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
● Valuta le necessità
● Definisci una carta del progetto
● Costruisci la tua squadra 'TOP'!
● Struttura della squadra, ruoli e responsabilità
● Sfrutta punti di forza e interessi
● Crea un budget
FASE 1: PIANIFICAZIONE
7. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
● Monitoraggio del progresso: utili strumenti di gestione del progetto
● "Trello" per il monitoraggio del progresso e la sincronizzazione della
squadra
● "Google Drive" per l'archiviazione e la gestione dei documenti
● Risorse / Raccolta fondi / Sponsorizzazione
● Governo
● Rotary
● Organi aziendali
FASE 2: COORDINAMENTO ED
ESECUZIONE
8. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Comunicazione del team: riunioni e aggiornamenti
• Strategie per il follow-up delle azioni
• Attenzione all'"effetto silo"
• Branding / Marketing / Promozione
• Creare una strategia (ad es. Pre- e post-evento)
• Social media, blog, giornalisti
• Usa un marchio coerente
FASE 2: COORDINAMENTO ED
ESECUZIONE
9. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
● Sondaggio per raccogliere feedback (ad esempio da clienti / comunità,
volontari, ecc.)
● Festeggia il successo!
● Riunione del team per supportare il miglioramento
● Preparare un rapporto / documento di riferimento per supportare gli sforzi di
pianificazione futuri
FASE 3: VALUTAZIONE SUCCESSIVA
ALL’EVENTO
11. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
UN’ESPERIENZA PER “KAITLYNN”
Bottle Drive di Azione Internazionale
Suddividi equamente i compiti
• Vai locale e sii pratico per sostenere una
causa internazionale
Diventa creativo
• Comprendere l'ambiente / la comunità e
le sue risorse
Sii strategico
• Sii proattivo, persistente e persuasivo
12. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
UN’ESPERIENZA PER
ELYSE
Interota (International
Rotaract Convention)
2017, Taipei
• Sponsorizzazione
aziendale
• Risorse governative
• Sfruttamento dei servizi
di registrazione
esistenti
13. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Condividi brevemente un'esperienza di pianificazione di
eventi Rotaract con un partner
• Qual è stato il più grande punto di forza dell'evento?
• Cosa potresti potenzialmente cambiare in futuro per
migliorare il successo dell'evento?
CONDIVIDI LA TUA ESPERIENZA
CON UN PARTNER!
5
Minuti
16. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Identifica chi saranno i partecipanti all'evento, pensa a cosa si potrebbero aspettere /
cosa fornirebbe loro un'esperienza memorabile
• Se pianifichi un service, visita la comunità locale e parla con le persone presenti.
Scopri:
• Quali sono le necessità della comunità?
• Ci sono risorse o organizzazioni nella comunità collegate a quest'area di
necessità, che il Rotary / Rotaract può sfruttare e con cui collaborare?
• L'iniziativa proposta si sovrappone ad altre che esistono / sono in programma?
• Ci sono fattori importanti di cui il Rotary / Rotaract dovrebbe essere a
conoscenza, per aumentare la probabilità del successo dell'evento di servizio
(ad esempio barriere, pratiche culturali)?
• Per riferimento: Strumento di valutazione della comunità rotariana
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
VALUTAZIONE DELLE ESIGENZE
17. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• La carta del progetto è la base del tuo evento, è in formato "DOC"
o "XLS"
• Punti da includere:
• Nome dell'evento
• Scopo e obiettivo
• Data e ora
• Sale
• Destinatari e stima n. dei partecipanti
• Metodo e costi di registrazione
• Programmi
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
CARTA DEL PROGETTO PARTE 1
18. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Punti da includere:
• Logistica (strutture, pasti, trasporti ...)
• Piano di promozione
• Struttura della squadra & ruolo e responsabilità
• Sequenza temporale
• Piano di budget (spesa e sponsorizzazione)
• Organizzazioni ospitanti e informazioni di contatto
• …
*Stabilisci dal tipo di evento che stai organizzando, aggiungi altri elementi che
ritieni siano importanti, ad es. Supporto IT, merce ...
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
CARTA DEL PROGETTO PARTE 2
19. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Identifica i ruoli necessari per formare la squadra e raggiungere gli
obiettivi dell'evento
• Chiedi alla tua squadra i loro interessi e abilità
• Suggerisci ruoli che sfruttino i loro punti di forza e offrano
opportunità di crescita in altre competenze
• Descrivere responsabilità chiare (prendere in considerazione
l'invio di un riassunto scritto delle responsabilità decise)
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
COSTRUIRE LA TUA SQUADRA 'TOP'
20. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Identifica le risorse (ad es. Fotografo pagato, posate, decorazioni)
necessarie per realizzare la tua visione dell'evento
• Approssima il costo per ogni articolo attraverso la ricerca
• Se stimi il costo, stabilisci un "limite superiore" (ad esempio
approvato per spendere fino a $ 100 sulle decorazioni per l'evento)
• Suggerimento: se acquisti oggetti riutilizzabili, possono aiutarti
a ridurre il budget per gli eventi successivi!
• Assicurati che gli acquirenti ricevano ricevute dettagliate per tutti gli
articoli
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
CREA UN BILANCIO - PARTE 1
21. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Ci sono molti modi per farlo! Ecco un modo semplice:
Nome progetto / iniziativa Articolo Budget ($) Costo ($)
Nome
dell'acquirente Rimborsati?
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
CREA UN BILANCIO - PARTE 2
22. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Vantaggi dell'utilizzo di "TRELLO" per la pianificazione degli eventi:
• Creazione e assegnazione chiara delle attività a ciascun membro del team
• Facile tracciare i progressi di ogni squadra per i team leader
• Chiara visione degli assegnatari e data di scadenza per ogni attività
• I membri del team possono facilmente sincronizzare i progressi
• Suggerimenti
• Board (Evento / Lista / Funzioni / Card) = Compiti da svolgere
• Usa la funzione "LABEL" per taggare le attività con priorità diverse
• Utilizzare la funzione "CHECKLIST" per suddividere le attività con le attività
secondarie
• Utilizzare la funzione "CHECKLIST" per creare elenchi di elementi
necessari per l'evento
Scarica "TRELLO" qui:
https://trello.com/
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
“TRELLO”
23. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Nome dell'evento
Riunione e lista
di controllo
Registrazione
e promozione
Locali e Pasti
/ Bevande
Programma
Finanza e
raccolta fondi
Piano di
budget
Piano di
raccolta fondi
Membri del
team
responsabili
del compito
Compiti da fare
Imposta colonne in base alle funzioni
24. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Governo
• Verifica con diversi dipartimenti governativi per qualsiasi tipo di opportunità
• Tipi di sponsorizzazione
■ Sussidio
■ Omaggi (ad esempio, i dipartimenti del turismo sono sempre felici di offrire
omaggi)
■ Sconti nel noleggio di locali
■ Supporto per il trasporto (ad es., Polizia che chiude le strade per le navette
per eventi)
■ Indirizzo del sindaco all'evento / Comunicato stampa
■ ...
• Semplicemente, chiedi! Dì loro come questo evento andrà a beneficio della città e
dei cittadini. Chiedi loro il supporto che possono fornire.
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
RISORSE / PARTECIPAZIONE / SPONSORIZZAZIONI PARTE 1
25. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Rotary
• A seconda della portata dell'evento, parla con i dirigenti del distretto del Rotary o
con il Rotary club sponsor sulle opportunità di sponsorizzazione
• Collabora con i Rotariani per sviluppare una strategia di raccolta fondi, ad es.
Interota (International Rotaract Convention) 2017, Taipei ha incluso la
sponsorizzazione del Rotary club nei premi annuali del Governatore distrettuale.
• Tipi di sponsorizzazione
■ Donazione
■ Sconti o omaggi dalle società di Rotariani, ad es. camera d'albergo, prodotti,
servizi ...
■ Opportunità di eventi congiunti
■ Connessioni con il governo o altre società
■ ...
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
RISORSE / PARTECIPAZIONE / SPONSORIZZAZIONI PARTE 2
26. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Organi corporativi
• Spiega chiaramente le opportunità pubblicitarie durante l'evento
• Prepara un piano di sponsorizzazione per l'ente aziendale per scegliere
facilmente il piano da seguire, ad es. Pianifica A con $ 1.000 per pagina intera
in opuscolo, Piano B con $ 3.000 per logo sullo sfondo dello stage ...
• Crea esempi di design per aziende per visualizzare meglio l'effetto degli
annunci
• Conferma due volte con la società prima di stampare gli annunci, assicurati che
gli annunci siano allineati con la loro politica di utilizzo della loro identità visiva
(super importante!)
• Scatta foto di stampe reali e invia le foto alla società sponsor
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
RISORSE / PARTECIPAZIONE / SPONSORIZZAZIONI PARTE 3
27. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Identifica le linee temporali per completare le azioni e condividerle con ciascun
individuo coinvolto (esempio riportato di seguito nell'immagine)
• Fornisci promemoria amichevoli e / o follow-up sugli elementi di azione
• Effettua check-in regolari e amichevoli per garantire che i membri del team
abbiano il supporto necessario, e per evitare sforzi disallineati o duplicati
Responsabili
del progetto
Nome progetto / iniziativa
Dettagli dell'evento Aggiornamenti Scadenza Trimestre
dell'anno
Stato
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
COMUNICAZIONE DEL TEAM
28. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Crea una strategia di marketing
• Includi una strategia promozionale pre-evento per raccogliere interesse
• Includi promozioni early-bird / discount o date RSVP se possibile in
promozioni pre-evento
• Pianifica un momento per i post post-evento per mostrare l'evento!
▪ Suggerimento: questo funziona anche come utile strumento di riferimento
per il tuo club nel corso degli anni, per dare una rapida occhiata agli eventi
che si sono verificati in precedenza!
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
BRANDING / MARKETING / PROMOTION - PARTE 1
29. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Utilizza diverse piattaforme di social media e post su misura a seconda del mezzo /
pubblico (ad esempio Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat)
• Considera i post del blog del sito Web (ad esempio sul tuo sito o su un altro sito)
come strategia di marketing post-evento
• Condividi il tuo evento su Rotary Showcase!
• Invita i media al tuo evento!
• Utilizza il branding coerente tra i post per questo evento specifico
• Se il tuo club ha un modello di branding coerente, assicurati che venga utilizzato
per tutti gli eventi
• Incoraggia i membri esperti nelle pubbliche relazioni, nella progettazione grafica e /
o nelle comunicazioni a partecipare allo sviluppo della strategia e dei materiali di
marketing!
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
BRANDING / MARKETING / PROMOTION - PARTE 1
30. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Chiedi un feedback!
• Raggiungi il tuo pubblico di destinazione (ad es. Clienti / comunità): sono la
chiave del successo del tuo evento!
• Raggiungi i tuoi volontari - sono stati fondamentali per far accadere l'evento!
• Se desideri un feedback formale, sviluppa un breve questionario con più opzioni
/ scale di valutazione e un'opzione di risposta breve
• Piattaforme da considerare: Google Forms, SurveyMonkey, FluidSurveys
• Domande da considerare:
• Come valuterebbero l'evento, su una scala da 0 a 10?
• Cosa ha funzionato bene?
• Cosa vorrebbero vedere in futuro?
• Il pubblico di destinazione ritiene che l'evento sia in linea con le loro aspettative?
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
QUESTIONARIO DI FEEDBACK
31. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Voi e i membri del vostro club impiegate molto tempo ed energie per
pianificare, implementare e valutare l'evento.
• Assicurati di avere tempo per festeggiare i tuoi contributi e quello che hai fatto
insieme come squadra!
• Questo è importante per riconoscere i contributi e mantenere la
motivazione!
• Incoraggia i membri del club a condividere ciò che hanno apprezzato di più e /
o il loro miglior apprendimento.
• Questo può essere sfruttato per il futuro!
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
FESTEGGIA I RISULTATI OTTENUTI!
32. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Condurre un incontro post evento con i membri del team per riflettere sugli aspetti
positivi e migliorati dell'evento
• Esamina i dati del sondaggio raccolti dai partecipanti e dai membri del team, in
particolare leggi le loro raccomandazioni poiché sono molto utili per la pianificazione
futura
• Le fasi per riflettere su: fase di pianificazione, fase di preparazione (prima dell'evento),
fase di esecuzione (nel giorno dell'evento)
• Evita di spendere troppo tempo in cose casuali che sono accadute. Concentrati sui
miglioramenti per cose che potrebbero accadere di nuovo in futuro.
• Annota le conclusioni e il piano d'azione discusso durante la riunione post-evento e fai
un rapporto per il riferimento degli eventi futuri.
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
RIUNIONE E RAPPORTO DEL TEAM POST-EVENTO
33. Riunione Precongressuale
Rotaract del 2019 #Rotaract19
• Dai un'occhiata al Manuale Rotaract
• Sezione 4: "Innovativo e Servizio
sostenibile "
LA TUA “CASSETTA DEGLI STRUMENTI” DA PORTAR VIA
RIUNIONE E RAPPORTO DEL TEAM POST-EVENTO