Organização pessoal na advocacia

SAJ ADV | blog.sajadv.com.br
ORGANIZAÇÃO PESSOAL
NA ADVOCACIA:
técnicas e dicas para melhorar
o fluxo de trabalho

A organização pessoal é um dos principais fatores que
podem definir o sucesso de um profissional na advocacia.
O advogado, que lida com diversos clientes e ações
judiciais diariamente, precisa saber gerenciar suas tarefas
e tempo de trabalho para não perder prazos e não
confundir os casos. Além de facilitar a rotina, a gestão de
atividades contribui para aprimorar a produtividade nos
escritórios jurídicos.
Neste material serão apresentados os principais métodos
utilizados para organização pessoal: ZTD, GTD, Pomodoro
e Kanban. Evidentemente, a tecnologia pode ser uma
importante aliada. Ela auxilia desde o momento de listar
as tarefas até a consulta delas, uma vez que com uma
ferramenta de pesquisa em um software, encontrar o que
você precisa ficará muito mais rápido.
Aprenda no ebook Organização pessoal na advocacia:
técnicas e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
a definir o método de organização que melhor se adequa
ao seu perfil e a usar a tecnologia a seu favor.
Boa leitura!

Aprender a se organizar é um dos primeiros
passos para alcançar o sucesso na carreira
advocatícia. Gestão de tempo e de tarefas
é fundamental, mas é preciso ter em mente
que cada profissional tem um perfil e lida
com suas demandas de forma diferente.
De início, o mais importante é definir qual
Existem vários métodos de organização
pessoal consolidados. Listamos abaixo
alguns dos mais conhecidos, mas se
você não se identificar com uma técnica
específica, não se preocupe — sempre é
possível misturá-las e criar a sua própria
maneira de gerenciar as atividades.
Organização pessoal na advocacia: técnicas
e dicas para melhorar o fluxo de trabalho
método de organização pessoal combina
mais com a sua rotina, depois é só ter
disciplina para segui-lo, automatizar o que
for possível e delegar as tarefas que não
necessariamente precisam ser cumpridas
por você.
1. Qual método escolher?

O método foi criado por David Allen e está
descrito no livro A arte de fazer acontecer.
Seu objetivo principal é esvaziar a mente
do estresse causado pelo acúmulo de
informações, permitindo executar as tarefas
do dia a dia de forma eficaz e com o mínimo
de tensão. Para fazer um GTD simples,
são necessários um bloco de anotações e
caneta (você pode substituir pelo bloco de
Criado por Leo Babauta, é um método
derivado do GTD. O autor propõe algumas
diferenças em relação às técnicas de David
Allen e promete deixar mais simples o
controle das tarefas. No ZTD, o foco está em
cumprir as tarefas, mais do que na maneira
de coletá-las e organizá-las. Muitas pessoas
reclamam que ao realizar o GTD sobram
No blog Efetividade.net há exemplos e dicas mais detalhadas para quem quiser
seguir o GTD ou o ZTD.
notas do celular), uma agenda, fichas (para
registrar as listas de ações, listas de projetos,
tarefas delegadas e ideias incubadas) e
pastas simples. A ideia é organizar e atualizar
constantemente as listas de tarefas nos
blocos de anotações e depois organizá-
las em fichas. A agenda será usada apenas
para compromissos e deve ser revisada
semanalmente.
muitas demandas na ficha“próximas ações”
e que perdem muito tempo definindo qual
delas executar. O ZTD propõe a definição
de MITs (Most Important Tasks) diárias,
sendo possível selecionar, de preferência
no dia anterior, quais tarefas executar e
focar apenas nelas, deixando de lado a lista
grande de ações futuras.
GTD (Getting Things Done)
ZTD (Zen To Done)
1
2

Desenvolvida no final dos anos 1980 por
Francisco Cirillo, parte do princípio que
pausas frequentes tendem a aumentar a
agilidade mental. Para utilizar essa técnica,
basta dividir o seu tempo em períodos de
25 minutos, os chamados“pomodoros”,
e trabalhar ininterruptamente durante
esse espaço de tempo. Os passos são os
A palavra japonesa significa literalmente
“cartão”ou“sinalização”. O método
desenvolvido no final da década de
1940 por Taiichi Ohno, na época vice-
presidente da Toyota, surgiu para melhorar
o desempenho da equipe de produção e
reduzir o desperdício, eliminando atividades
que não agregam valor ao time. Atualmente,
serve também como gerenciador de tarefas,
funcionando da seguinte maneira: as cores
servem para identificar cada projeto e
atividades relacionadas a ele. Os cartões
seguintes: criar uma lista de tarefas; escolher
a atividade a ser executada; ajustar o alarme
para 25 minutos; trabalhar na tarefa até que
o alarme toque; registrar com um“x”na lista
o que for realizado; fazer uma pausa curta
(3 a 5 minutos); a cada quatro“pomodoros”
fazer uma pausa mais longa para descanso
(15 a 30 minutos).
coloridos vão passando por colunas que
representam seu atual estágio, como“início”,
“em andamento”e“finalizado”. Uma das
principais vantagens do Kanban é que ele
proporciona uma visão ampla do que está
sendo feito, quais tarefas estão em cada
etapa e o que e quanto está pronto. Ao
adotar esse sistema, um escritório terá em
mãos um maior planejamento e conseguirá
enxergar a capacidade de trabalho da
equipe.
POMODORO
KANBAN
3
4

Mesmo realizando um controle de
tarefas de forma mais precisa, quem quer
aprimorar a administração de tempo precisa
desapegar de algumas atividades
e aprender a delegar. Lembre-se, nem
tudo é prioridade e nem tudo precisa ser
resolvido por você. É comum ver em um
escritório de advocacia recém-inaugurado,
por exemplo, os sócios realizarem
atividades operacionais e rotineiras como o
pagamento de contas e o agendamento de
compromissos. Com o tempo, isso pode ser
repassado a secretárias e estagiários.
Para não ter retrabalho, é importante
acompanhar se a execução das
tarefas delegadas foi bem feita — a
responsabilidade maior continua a ser de
quem delegou. Além de contribuir para
a gestão de tempo no trabalho, distribuir
atividades contribui para formar uma equipe
que se sinta constantemente desafiada.
2. Por que é importante delegar?
Qualquer um dos métodos listados no item
1 desse eBook pode ser eficaz se você tiver
disciplina para segui-lo. O problema é que a
maior parte das etapas é feita manualmente,
o que demanda bastante tempo. Claro que
isso poderá ser revertido em produtividade,
mas alguns softwares ajudam a fazer a
gestão de tarefas de maneira mais rápida.
Trello, Google Calendar, Evernote, e
OneNote são algumas ferramentas que têm
essa função. Muitas de suas funcionalidades
são baseadas nas tradicionais técnicas de
organização pessoal citadas.
É importante destacar que a tecnologia
pode agilizar toda a rotina de um advogado,
não apenas no momento de listar e
priorizar as tarefas. O advogado que não
dispõe de uma ferramenta específica para
acompanhar intimações, por exemplo,
3. Use a tecnologia a seu favor

precisa pesquisá-las nos diários de justiça
disponíveis nos sites dos tribunais ou em
recortes de jornais impressos. Esse serviço
também pode ser terceirizado, com a
contratação de uma empresa que faz
essa busca e entrega a intimação para o
advogado via e-mail ou portal, ou mesmo
em papel, se o trabalho foi feito a partir de
recortes e impressões.
Um software desenvolvido exclusivamente
para advogados, como o SAJ ADV, integra
todas essas etapas e facilita a gestão
de tempo e tarefas nos escritórios de
advocacia. O software jurídico possibilita,
por exemplo, ler intimações e identificar
o processo e a equipe responsável por
ele, permitindo delegar e acompanhar
atividades na mesma ferramenta.
Não perder prazos é outro ponto
fundamental. Para controlar datas e
tarefas, o SAJ ADV oferece um módulo que
incorpora a agenda de reuniões, audiências
e prazos. O advogado pode visualizar todas
as suas atividades em uma única ferramenta,
priorizando os prazos processuais e
acompanhamento as atividades da sua
equipe.
Ao proporcionar a troca de mensagens
por meio de comentários, os colegas de
trabalho são notificados em tempo real,
facilitando a comunicação interna e o
compartilhamento de tarefas entre todos
os colaboradores do escritório. Por operar
em nuvem, o software ainda possibilita
o acompanhamento de pendências de
maneira prática e rápida, por meio do
celular, tablet ou computador. Modernizar
a gestão do seu escritório de advocacia
garante mais produtividade e qualidade dos
serviços prestados, além do envolvimento
da equipe.

BLOG SAJ ADV
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Uma iniciativa
Obrigado pela leitura e até a próxima!
A partir desse material, esperamos que
você tenha identificado a importância da
gestão de tempo e de tarefas para o seu
sucesso profissional, além de ter escolhido
o método de organização que mais
combina com seu perfil e rotina. Não se
esqueça que a tecnologia pode ser uma
aliada e propiciar ganhos em produtividade
e qualidade dos serviços.
Além de eBooks, temos vários artigos
publicados no nosso blog sobre carreira
jurídica e gestão de escritórios de
advocacia. Acesse, cadastre-se e receba
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