En lo referente a las PMO´s organizacionales, no existe una clave que garantice el éxitos de estos dentro de las empresas. Sin embargo, sí hay lecciones aprendidas e identificaremos las prácticas que agregan valor a la organización.

1. “Lecciones aprendidas de la investigación acerca
de PMO’s en Colombia - Características y Valor
para las Organizaciones”
Presentador: Juan de Dios Londoño L.
Código PDUs:PMIANT201812
PDUs: 1 Estratégico

2. Conferencista
Ingeniero de Sistemas, Esp. en Administración de
Sistemas Informáticos, Esp. en Gerencia y Magíster en
diseño, gestión y dirección de proyectos.
Gerente General de Sistemas Expertos con más de 25
años de experiencia en diagnóstico de madurez e
implementación de PMO’s, docente universitario, y
consultor en la adopción de tecnologías informáticas para
la Gerencia Organizacional de Proyectos.
Certificado PMP® - OPM3®.
juan@sistemas-expertos.com

3. Agenda
• Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación?
• Marco para la Investigación
• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)
• Principales hallazgos
• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

4. Agenda
• Porqué Sistemas Expertos SAS hace la investigación?
• Marco para la Investigación
• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)
• Principales hallazgos
• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

5. Pioneros en gerencia de proyectos
5/24

6. Agenda
• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación
• Marco para la Investigación
• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)
• Principales hallazgos
• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

7. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

8. Agenda
• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación
• Marco para la Investigación
• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)
• Principales hallazgos
• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

9. Información básica de las PMO’s

10. Información básica de las PMO’s

11. Información básica de las PMO’s

12. Información básica de las PMO’s
Roles/Cargos en la PMO
1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller
2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's
3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto
4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO
5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo
20 Desarrolladores 35 Residente
6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación
7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP
8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS
9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio
10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer
11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master
12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor
13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers
14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto

13. Información básica de las PMO’s
Roles/Cargos en la PMO
1 Gerente de proyectos 15 Asesor PMO 30 Planner and Controller
2 Líder de proyectos 16 Asesor PMP 31 PMP's
3 Director de proyectos 17 Asistente de Cronogramas 32 Profesional Experto
4 Coordinador de proyectos 18 Coord proyectos corporativos 33 Profesional PMO
5 Director/Líder/Jefe/Coordinador PMO 19 Coord proyectos operativos 34 Profesionales de apoyo
20 Desarrolladores 35 Residente
6 Administrador de Contenidos 21 Gerente de portafolio 36 Responsable formulación y evaluación
7 Administrador de Recursos 22 Gerentes de programa 37 Responsable metodología de GP
8 Analista de Planeación 23 Gerentes de Proyecto Jr 38 Responsable PMIS
9 Analista de Procesos 24 Gerentes de Proyecto Sr 39 Responsible gestión del cambio
10 Analista de Proyectos 25 Gestor de la Demanda 40 Scrum Developer
11 Analista Financiero 26 Gestores de Oportunidades 41 Scrum Master
12 Analista PMO 27 Lider de Control Proyectos 42 Sponsor
13 Analista técnico 28 Líder de Innovación 43 Testers
14 Analistas de Portafolio 29 Miembros equipo de proyecto

14. Información básica de las PMO’s

15. Información básica de las PMO’s
El 33% de la PMO’s tienen personal
en outsourcing
Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de
proyectos en las organizaciones. Recuperado de
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-
and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf

16. Información básica de las PMO’s
Según el estudio
de CIO.com, al
menos 30 PMO’s
de la investigación
podrían ser
cerradas antes de
cumplir los 3 años
https://www.youtube.com/watch?v=Eb
7uhs1TLGc&t=196s

17. Agenda
• Porque Sistemas Expertos SAS hace la investigación
• Marco para la Investigación
• Información demográfica (Caracterización de las PMO’s)
• Principales hallazgos
• Nota: Las memorias de la charla se envían a sus emails

18. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

19. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

20. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico

21. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico
Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las oficinas de
proyectos en las organizaciones. Recuperado de
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/process-
and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf
PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office (PMO): Enabling
Strategy Execution Excellence. Recuperado de
https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016_Research_Report.pdf

22. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico
Algunas razones por las cuales SI se han pensado en cerrar la
PMO:
1 Se pensó, pero al final se contrataron externos
2 Desconocimiento de su importancia y falta de personal para su
operación
3 Sino se lograba demostrar los beneficios económicos
4 En el caso que para el Consejo Directivo los resultados no sean
satisfactorios en septiembre de 2018, tomará la decisión de no
seguir la implementación
5 Por la falta de adherencia
6 Todos los dias, cuando los problemas nos carcomen
7 Ya han cerrado oficinas de proyectos en el grupo, las razones
son: falta de eficiencia, poco valor agregado, falta de
conocimiento de los stakeholders e integrantes de la PMO
misma

23. Ciclo de vida de la PMO - Diagnóstico
• Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez
1. En general, se encontró una baja asimilación de las lecciones aprendidas y por lo tanto se
cometen los mismos errores una y otra vez
2. Es urgente definir un proceso que permita capitalizar las lecciones aprendidas, facilitar su
consulta y validar su aplicación
3. Los diagnósticos deben ser aplicados a la realidad del negocio y no tan teóricos. Y las
recomendaciones son para hacerlas
4. No hemos hecho Diagnósticos de Madurez no se cree en este tema
5. Que no es necesario llegar siempre al nivel máximo de madurez, sino al requerido por la
corporación

24. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

25. Ciclo de vida de la PMO - Diseño

26. Ciclo de vida de la PMO - Diseño

27. Ciclo de vida de la PMO - Diseño
• Lecciones Aprendidas de los diagnósticos de madurez
1. Importante el compromiso (firma) de la alta gerencia para la implementación del
PMO Charter
2. El PMO Charter debe ser comunicado a todo los interesados
3. El PMO Charter se vera afectado por la cultura de la organización
4. Muchas PMO no saben que existe un documento que apoya el diseño de la PMO

28. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

29. Ciclo de vida de la PMO - Implementación

30. Ciclo de vida de la PMO - Implementación
• Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO
1. Debe establecerse un marco de comunicación y gestión de cambio que transforme
positivamente la cultura de la organización
2. Durante la implementación aprendimos que las personas son primero
3. El PMO Charter no debe ser un copiar/pegar. No emprender la implementación de la
PMO sin la orientación adecuada
4. El proceso de implementación de la PMO siempre debe estar alineado a los objetivos de
la organización
5. El reto más importante dentro del la implementación es lograr el apoyo directivo que le
permite darle cierto grado de importancia y visibilidad a la PMO dentro de la organización
6. La implementación de la PMO es un proyecto en si

31. Ciclo de vida de la PMO - Implementación
• Lecciones Aprendidas en la implementación de la PMO
Testimonio – Ex Director de la PMO de una multinacional Colombiana:
Lo que no se construye en equipo (clientes, patrocinadores, ejecutores,
comunicadores, etc.) tiene mucho desgaste y tiende a caerse en el tiempo.
Además, iniciar con roles de "auditores" por encima de "facilitadores e
incluso profesores" para promover y sostener las ideas y definiciones crea
inconformidad y falta de credibilidad. Finalmente, no ver el aporte de la
PMO en alertas tempranas, ideas de solución, proactividad genera más
detractores que clientes satisfechos

32. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

33. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Métodos y Procesos

34. Ciclo de vida de la PMO – Operación
PMIS
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
2%
3%
3%
3%
4%
4%
8%
82%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
AceProject
Asana
Clarizen
Ctera / Gantter
OnePoint project
Open PPM
TULEAP
VSTS / TFS
Primavera
Trello (Kanban)
CA Clarity
Sistema Inhouse
Jira
Office 365
MS Project
% de uso de PMIS/PPM/EPM

35. Ciclo de vida de la PMO – Operación
PMIS

36. Sistemas Expertos SAS. Investigación sobre los factores que influyen en el uso de un PMIS, 2016

37. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Desarrollo de competencias
1%
1%
1%
2%
4%
4%
8%
9%
9%
15%
16%
17%
18%
18%
28%
29%
46%
70%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
Innovación
Prince2
SAFe
Scrum Developer
LEGO® Serious Play
Product Owner
Ninguno
Gerencia de Programas
Gestión del Cambio Organizacional
Gerencia de Portafolio de Proyectos
Negociación
Preparación para la certificación PMP
Scrum Master
Técnica de Valor Ganado
Gestión de Riesgos
Trabajo en Equipo
Microsoft Project
Gerencia de Proyectos
Entrenamiento que ofrece la PMO

38. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Nivel educativo de las personas de la PMO
14
11 10 12
18
0
10
20
1 2 3 4 5+
Empresas
Profesionales
# DE PROFESIONALES
EN LA PMO
22
16 19
6 8
0
10
20
30
1 2 3 4 5+
Empresas
Especialistas
# DE ESPECIALISTAS
EN LA PMO
23
16
3 3 2
0
10
20
30
1 2 3 4 5+
Empresas
Magisters
# DE MAGISTERS
EN LA PMO
1
0 0 0 0
0
0,5
1
1,5
1 2 3 4 5+
Empresas
Doctores
# DE DOCTORES
EN LA PMO

39. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Certificaciones del personal de la PMO

40. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Acompañamiento y Soporte
Muestra de PMO's 89
Participa en la generación y análisis del Plan Estratégico 46 52%
Participa en el acompañamiento e implementación de la
Metodología de Priorización de Proyectos 23 26%
Lídera proyectos directamente 30 33%
PMO Hospeda Lideres
No 66 74%
Sí 23 26%

41. Eje: Gobernanza en Proyectos
Diagnóstico de
Madurez OPM3 ®
Diseño
(PMO Charter)
Implementación
Operación
Salida en Vivo
Eje:
Alineación
a la
Estrategia
del Negocio
SERVICIOS DE LA PMO
Métodos y Procesos Desarrollo de Competencias PMO Administrativa
PMIS / Tecnologías Acompañamiento y Soporte
❑ Métricas
❑ Formatos
❑ Procesos
❑ Gobierno
❑ Banco de iniciativas
❑ Ciclo de vida de proyectos
❑ Gestión de la demanda
❑ Gestión Estratégica del Portafolio
❑ Colaboración y Gestión del
Conocimiento
❑ Plan de carrera
❑ Competencias blandas
❑ PMIS - Microsoft Project
❑ Gestión de proyectos
❑ Marco metodológicos
❑ Estratégico
❑ Táctico
❑ Acompañamiento en contrataciones
❑ Auditorías de proyectos
❑ Liderar proyectos
❑ Gestión del cambio organizacional
❑ Medir el valor de la PMO
❑ Gestionar el conocimiento
❑ Promover la adherencia a la PMO
❑ Crear comunidades
❑ Proveer líderes y/o recursos para
proyectos
❑ Hospedar Líderes de Proyectos.
❑ Participar en Comités de
Proyectos
❑ Realizar benchmarking
❑ Ejecutar la Hoja de Ruta de la
PMO
❑ Afinar PMO Charter
❑ Realizar Diagnóstico de Madurez
Eje: Cultura Organizacional en Gestión de Proyectos
Gestión del CambioServicios
Modelo ciclo de vida para la implementación de una PMO

42. Ciclo de vida de la PMO – Operación
PMO Administrativa

43. Ciclo de vida de la PMO – Operación

44. Ciclo de vida de la PMO – Operación
Universidad Técnica Federico Santa Maria. 2013. El valor de las
oficinas de proyectos en las organizaciones. Recuperado de
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/cl/Documents/pr
ocess-and-operations/cl-gcp-pmo-valor-oficinas-proyectos-2013.pdf
PM solutions. 2016. The State of the Project Management Office
(PMO): Enabling Strategy Execution Excellence. Recuperado de
https://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2016
_Research_Report.pdf

45. Qué sigue?
✓ Los resultados se entregarán:
– Agosto 15 2018 Webinar PMI LATAM
– Informe a la comunidad vía email
– Descarga (www.sistemas-expertos.com)
– Serie Blogs
– Contacto: juan@sistemas-expertos.com
• Libro con 10 casos de PMO’s
– Entrevistas a profundidad
– Datos de la organización y sus proyectos
– Servirá de material de estudio
– 15 respondieron que Si y 15 requieren mas información
• Nos volveremos a ver en el 2020, en la segunda investigación de PMO’s en
Colombia

46. Gracias
Los esperamos en nuestro próximo Webinar
Fecha: 12 de septiembre
Tema: Coaching para Gerentes de Proyectos
Presentador: Luis Cáceres
Código para PDUS: PMIANT201812
Encuesta: shorturl.at/iptZ5