En un mundo empresarial, cada vez más cambiante, la transformación digital ofrece a las organizaciones la oportunidad de reinventarse, utilizando la tecnología como ventaja competitiva. En esta charla, abordaremos las buenas prácticas recomendadas para utilizar cuando se trabaja con la suite PPM Microsoft Project Online, apoyados en las “10 Reglas de Oro para Project - V 2.0” establecidas por Sistemas Expertos. Adicionalmente, conoceremos otras herramientas del Office 365 que complementan a Microsoft Project Online para crear una suite mucho más robusta para el manejo de proyectos en las organizaciones.

1. Portada
Titulo Charla
Expositores
SERIE:
Transformación digital de la PMO
“Mejores Prácticas de Project Online/
Herramientas adicionales”
Expositor:
Juan Sebastián Cardona G.

2. Agenda
1. Retrospectiva
1.1 Ciclo de vida
1.2 Gestión de la demanda
2. Mejores Prácticas de Project Online: 10 Reglas de Oro + 2
2.1 Regla1: Defina el Inicio del Proyecto en “Proyecto – Información del Proyecto“
2.2 Regla 2: Defina el Tipo de Tarea
2.3 Regla 3: Siga el “Principio de la Caja Negra”
2.4 Regla 4: Deje que Project cálcule – No edite las fechas
2.5 Regla 5: Use Hitos para eventos y fechas específicas
2.6 Regla 6: Use “Fechas Límites” en vez de restricciones
2.7 Regla 7: Controle el cierre de todas las Tareas de Resumen
2.8 Regla 8: El Principio “Highlander“– una tarea, un recurso
2.9 Regla 9: No asignar recursos a las tareas de resumen
2.10 Regla 10: 3 Reglas de Seguimiento
+1 : “Guardar Línea Base a todo lo que se ejecuta”

3. Agenda
3. Herramientas Adicionales
3.1 Microsoft Planner
3.2 Microsoft SharePoint
3.3 Microsoft Power BI
3.4 Microsoft Teams
3.5 Office 365 Store

4. Mejores Prácticas de Project Online: 10 Reglas de Oro + 1
10
Reglas
de Oro

5. 10 Reglas de Oro + 1
1 Regla
de Oro
Defina la fecha
de Comienzo.
 No use la primer actividad
para definir el inicio del
proyecto.
 Project siempre calcula desde
la fecha de inicio pactada.
 La opción para una
programación temprana.
 Programar desde la fecha de
fin.

6. 10 Reglas de Oro
2 Regla
de Oro
Definir el tipo
de tarea.
Dato de Tarea
= Variable.
Asignación de
recurso
= variable.
Configuración
del calendario
= fijo.

7. 10 Reglas de Oro + 1
2 Regla
de Oro
Definir el tipo
de tarea.
 Más en laRegla# 8.
 Enfocarseen laplaneación
es fundamental.
 Cuandoasigna recursos.
 Costoo fechas.  Projectprograma de
acuerdoal tipode tarea.

8. 10 Reglas de Oro + 1
2 Regla
de Oro
Definir el tipo
de tarea.
Trabajo
Trabajo
Unidadesde
Asignación
Trabajo
Duración
Duración
Unidadesde
Asignación
Duración
Duración
Duración Unidades Trabajo
Sicambiaunadeestasvariables:
DuraciónFija
UnidadesFijas
TrabajoFijo
Silatareaestáconfigurada
como:
Projectcalcula :
¿Cómo calcula
Project?

9. 10 Reglas de Oro + 1
3 Regla
de Oro
El principio de
la caja negra.
 Cada caja es
independiente.
 Un camino entra
un camino sale.
 Cada caja actúa
como un pequeño
proyecto.

10. 10 Reglas de Oro + 1
3 Regla
de Oro
El principio de
la caja negra.
 Aún si cierra las fases se puede obervar la estructura lógica
del proyecto.

11. 10 Reglas de Oro + 1
3 Regla
de Oro
El principio de
la caja negra.
Inicie la
estructura a
nivelde lafase
Las tareas de
resumen
siempreserán
lasde primer
nivel…
Cada caja
negratieneun
fin definido
(hito)
¿Cómo se
definen las
cajas negras?
Cada tarea
tieneun
resumen
¿Cómo
configuro las
dependencias?
Conectelas
tareas dentro
de la tarea de
resumen,
nuncaa
través delas
tareas de
resumen.
Nunca
conectea un
altoo bajo
nivel
Una tarea de
resumen
puedeestar
conectadaa
un hito
Rápida revisión

12. 10 Reglas de Oro + 1
4 Regla
de Oro
Deje que
Project calcule.
 Las columnas
de fecha
permiten
edición.
 Editar fechas incurre en restricciones.
 El comienzo y el fin
deben ser campos
calculados.
 Hay efectos
secundarios
para el cálculo
de Project.

13. 10 Reglas de Oro + 1
4 Regla
de Oro
Deje que
Project calcule.
 Las restricciones acarrean mensajes de paso a paso de planeación
(hay que leerlos…)
 Tenga cuidado de simplemente dar clic en todos los “Aceptar”.
Recomendación:
 No edite las fechas de comienzo ni de fin.
 En cambio siga las reglas #5 y #6.

14. 10 Reglas de Oro + 1
5 Regla
de Oro
Use hitos para
eventos y fechas
específicas.
 Ingrese una línea única para
cada Hito.
 Ingresando un “0” en la
duración crea
automáticamenteun hito.
 Esto resalta una fecha
específica en el cronograma.
 Los hitos aparecen con una
forma especial en el Gantt.

15. 10 Reglas de Oro + 1
6 Regla
de Oro
Use fechas límite.
 Project
muestra un
indicador
gráficoenel
Gantt.
 Aparecen
mensajesen la
columnade
indicadores.
 Elmargen de
demora total
(holgura)
muestra el
atrasoexactoa
la fechalímite.

16. 10 Reglas de Oro + 1
7 Regla
de Oro
Controle el cierre
de todas las tareas
de resumen.
 Cada elemento del plan debe
tener al menos una sucesora.
 Solo el hito de cierre del
proyecto no tiene sucesora.
 Llevar el proyecto solo al nivel
1 de visualización.
 El primer y el último elemento
del plan puede ser un Hito.

17. 10 Reglas de Oro + 1
8 Regla
de Oro
El principio
“Highlander”.
 ¿Quién ha visto la película
Highlander (Los Inmortales)?
 ¡Sólo puede haber uno!
 ¡Una tarea, un recurso!

18. 10 Reglas de Oro + 1
8 Regla
de Oro
El principio
“Highlander”.
 Siempre establecer una relación
1:1 entre tarea y recurso.
 Asigne el recurso y el trabajo
a la tarea que pertenecen.
 Evite el cálculo extraño de trabajo
para las tareas.
 Conocer el funcionamiento
de los tipos de tareas ya no
es importante.
Puntos Clave

19. 10 Reglas de Oro + 1
9 Regla
de Oro
No asignar
recursos a las
tareas de resumen.
Versión 2: 9 días * 100% * 8 hrs = 72 Horas
 2 métodos.
 2 resultados diferentes.
Trabajo= Duración* unidades de asignación (Horas/Día)
Versión 1: 3 días* 100% * 8 hrs = 24 Horas
2 días * 100% * 8 hrs = 16 Horas
6 días * 100% * 8 hrs = 48 Horas
Resumen: 88 Horas

20. 10 Reglas de Oro + 1
+ 1
Regla
de Oro
Guardar Línea
Base a todo lo
que se ejecuta. Ese debe partir del principio “No se puede ejecutar NADA que no tenga
LíneaBase”.

21. 10 Reglas de Oro + 1
10
Regla
de Oro
3 Reglas de
Seguimiento. 1. Colocar un Comienzo Real.
2. Colocar un %completado entre 1 y 99.
3. Colocar un Fin Real .

22. Herramientas Adicionales
Power BI
Planner
SharePoint
Office 365

23. Herramientas Adicionales
Planner
Es un administrador de tareas en forma de
tarjetas sobre un tablero Kanban.
Una de las grandes ventajas es lo intuitiva y fácil
de usar de su interfaz gráfica, la cual puede ser
personalizada según las necesidades de cada
usuario.
Kanban: es una de las herramientas más populares para aumentar
la productividad.
MICROSOFT PLANNER
1
1

24. Herramientas Adicionales
MICROSOFT TEAMS
Microsoft Teams es el área de trabajo
basada en chats de Office 365 que
integra todos los usuarios, contenido y
herramientas que su equipo necesita
para estar más comprometido con el
trabajo y ser más eficaz.

25. Herramientas Adicionales
Power BI
POWER BI
Power BI es un conjunto de herramientas
de análisis empresarial que pone el
conocimiento al alcance de toda la
empresa.
Los informes se presentan de formas
dinámica y optimas para la buena
visualización y entendimiento de la
organización en la Web y dispositivos
móviles.

26. Herramientas Adicionales
SharePoint
SHAREPOINT ONLINE
Comparte y administra contenido,
conocimientos y aplicaciones para
fortalecer el trabajo en equipo, encuentra
rápidamente información y colabora en
toda la organización sin darte cuenta.

27. Herramientas Adicionales
OFFICE STORE
Es la tienda de Office 365 donde se
encuentran aplicaciones que permiten
ampliar las capacidades de los productos
del Office.

28. www.sistemas-expertos.com