Presentación empleada por Sagrario Llatas en #SME2016 durante su conferencia en la sala Comparte con... el 16 de febrero de 2016

1. Gastos de viaje: cómo meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
Sagrario Llatas

2. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
Sagrario LlatasSagrario Llatas
GESTIÓN DE
GASTOS DE
VIAJE
BENEFICIOS
PARA
EMPLEADOS
INCENTIVOS Y
RECOMPENSAS
¿QUIÉNES SOMOS?

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4. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
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Real Decreto-Ley 16/2013 de 20 de diciembre
Sagrario Llatas
Deberá detallar en el cálculo de la nómina
las cantidades entregadas en concepto de
Gastos de movilidad.
Deberá comunicar a la Seguridad Social a
través de la lista CRA, todos aquellos
conceptos salariales o extra-salariales de
sus empleados.
En cuanto a las dietas de manutención, están exentas de cotización con estos límites:
Si pernocta en un municipio distinto: 53,34 €/día.
Si no pernocta en un municipio distinto : 26,67 €/día.
CONTEXTO LEGAL

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Yo me he llevado tu queso…

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Gastos de viaje: como meter en cintura un mal
necesario. Nuevas estrategias de control y gestión.
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Nuevas estrategias de control y gestión.
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2015
41% de las empresas considera el control de los
gastos profesionales como un objetivo prioritario
para 2016.
Entre el 30 y el 40% de los gastos profesionales de la
empresa ni se gestionan ni se planifican.
65% de las empresas gestiona manualmente dichos
gastos.
Para la gran mayoría de la empresas la gestión de
los gastos profesionales es un auténtico quebradero
de cabeza.

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*Inmark Europe (agosto 2015)
El 93,4% de las empresas del estudio liquidan gastos
profesionales a sus empleados.
En promedio, el 24,8% de los empleados de las
empresas entrevistadas se desplazan al menos una
vez al mes.
El 41,6% de los desplazamientos realizados son nacionales. Los locales y
provinciales suponen entre ambos un 40%, en tanto que los internaciones se
sitúan en el 15%.
Las empresas destinan como promedio 116.520 €/año a gastos
profesionales, de los cuales, algo menos de la mitad (46,4%)
corresponden a gastos de viajes.

11. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
Sagrario LlatasSagrario LlatasANTES
DURANTE
DESPUÉS

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Gastos directos:
Derivados de la gestión del viaje

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Gastos indirectos:
Derivados de la gestión y administración.
Costes para
efectuar
reservas
Adquisición de software de reservas / billetes
Gestión de
imprevistos:
Falta de fondos
Contratación de servicios adicionales (noches de hotel, transporte…)
Costes
administrativos:
Control de facturas
Justificación de gastos
Reflejo en la nómina
Negociación con
proveedores
¿Sabías que los
procesos
administrativos
representan un 75% de
los costes indirectos y
que estos oscilan entre
el 1 y el 34% del total
de los gastos de viajes?

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15. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
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*Inmark Europe (agosto 2015)
Tarjeta de crédito 73,9%
Efectivo 61,9%
Tarjeta gasolina 42%
Tarjeta de débito 29,3%
Acuerdos con EESS 21,3%
Otros 17,6%

16. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
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Un reciente estudio de Numsight sobre
gasto corporativo en las organizaciones,
realizado a las pymes españolas, ha
descubierto que entre un 60% y un 70%
de los responsables que gestionan los
gastos de empresas están insatisfechos
con sus sistemas actuales por culpa del
desconocimiento y la falta de control.

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Nuevas estrategias de control y gestión.
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*Inmark Europe (agosto 2015)
¿Qué valorarían las empresas a la hora de
gestionar sus gastos profesionales?
Información detallada del gasto 69,31%
Reporting 53,75%
Control de uso 52,68%
Ciclo de validación de notas de gastos
46,50%

20. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
Sagrario LlatasSagrario Llatas CONCLUSIÓN:
Las empresas pierden tiempo y dinero
por no automatizar sus gastos
profesionales.

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Mejoremos los procesos.
Optimicemos el tiempo y el esfuerzo
dedicado a la gestión de dichos
gastos.

22. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
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Contemos con una
herramienta web online,
obteniendo reporte REAL del
gasto realizado.
Unifiquemos
criterios en el
método a
utilizar.
Realicemos un
traje a medida
ajustado a las
necesidades de
cada empleado.
No
solicitemos
tarjetas de
crédito.
No corramos
riesgos
innecesarios.
Optimicemos
los recursos a
nuestro
alcance.

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Logotipo
Empresa

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Mis empleados disponen de Dietas
para comida pero SOLO QUIERO
ABONAR lo que gasten realmente.
SÓLO quiero que utilicen la dieta
de comida los días autorizados.
SOLO quiero que utilicen la dieta
de comida en la franja horaria
establecida.
Necesito tener CONTROLADOS
TODOS LOS GASTOS
PROFESIONALES.
Necesito un ÚNICO REPORTE con
todos los gastos.
Quiero REDUCIR mis costes
directos e indirectos de gestión.
¿CON QUÉ HERRAMIENTAS CONTAMOS?

25. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
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TICKET CORPORATE
Sagrario Llatas
Una tarjeta MasterCard. Cada empleado cuenta con su tarjeta personal, que
utiliza para todos los gastos relacionados con sus desplazamientos laborales.
Una herramienta online. A través de la cuenta Ticket Corporate, podemos
decidir las condiciones de uso de las tarjetas: tipo de gasto, días y horarios
válidos, limitación por importe máximo...

26. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
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SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS
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Uso adecuado del gasto:
 Asegurar un buen uso de los fondos.
 Adaptación a los cambios legislativos y normativas.
 Cumplimento con políticas internas.
Reducción de costes:
 Prevención de "gastos injustificados"
 Reducir los gastos mediante un control más
exhaustivo.
Aumento de la productividad:
 Facilita la emisión y control de las notas de gastos
 Exportable a sistemas contables / nóminas.
 Unificación de medio de pago  menor gestión
administrativa.

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Nuevas estrategias de control y gestión.
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El personal dedicaba demasiado
tiempo a una gestión que no
aportaba valor a la empresa.
Conocer en tiempo
real el gasto del
equipo nos permite
ceñirnos mejor al
presupuesto.
Se consiguió
una visión
detallada de los
gastos de viaje.
En un entorno internacional,
gestionar diferentes divisas
era necesario.
Con una única forma de pago
resuelvo casi la totalidad de
los pagos de mis empleados.
La revisión y
aprobación de notas
de gastos se aceleró
un 60%.
El uso de una tarjeta
corporativa ha
reducido mis gastos
en un 45%.

28. Gastos de viaje: como meter en cintura un mal necesario.
Nuevas estrategias de control y gestión.
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Puedes gastar el tiempo de mil
maneras, pero yo no elegiría
redactar mi nota de gastos
como una de ellas.

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