Senaatti Areena Digipäivä 7.6 esitys

1. Helsingin verotalohanke
Työympäristömuutos:
Verohallinto #Vallilaan

2. Helsingin verotalo Vallilaan
• Tilaratkaisu monitilatoimistoa
• 11 765 m2 toimistotilaa
• 720 työpistettä
• 81 vetäytymistilaa
• 43 kokoustilaa + kokouskeskus
• 7 työkahvilaa, 5 kirjastotilaa
• 7 hiljaisen työn tilaa,
• 2 hajusteetonta tilaa, cc-tila
• Henkilöstöä yhteensä 850
• Työpisteiden ylibuukkaus n.15%
• Tilankäytön tunnusluvut
• 16,3 m2/ työpiste ja 13,8 m2/ hlö
• Nykyinen tilankäyttö puolittuu, vuosittaiset säästöt 2 milj.€
• Tilat käyttöön vaiheittain
• 01/ 2016  Haapa 4, noin 560 hlö
• 08/ 2016  Haapa 3-5, noin 150 hlö
• 08/ 2017  Lintulahti noin 130 hlö 01/ 2017  Tullin verotus noin 100 hlö
• 02/ 2018  Lintulahti (Tiha ja Valmis) noin 290 hlö
10.6.2016
2

3. 10.6.2016
3

4. 10.6.2016
4

5. 10.6.2016
5

6. 10.6.2016
6

7. 10.6.2016
7

8. 10.6.2016
8

9. 10.6.2016
9

10. 10.6.2016
10

11. 10.6.2016
11

12. 10.6.2016
12

13. 10.6.2016
13

14. 10.6.2016
14

15. Hankkeen läpivienti
• 10/ 2014: Tilahaku käyntiin
• 6 kohdetta tarkempaan tarkasteluun ja henkilöstökysely valintakriteereistä
• 01/ 2015: Verohallinnon sisäinen tilavalinta
• 02/ 2015: Raha-asiainvaliokunnan puolto ja Vuokrasopimuksen
allekirjoitus
• Uutisointi ja henkilöstöinfot hankkeesta 02/ 2015
• 03/ 2015: Ylimmän johdon Kick off 03/ 2015
• Tavoitteet hankkeelle ja työympäristömuutoksen johtaminen
• Ohjaus- ja projektiryhmien perustaminen, projektisuunnitelman hyväksyminen
• Toimitilahankkeen rinnalla Uudet työnteon tavat verohallinnossa projekti
• 04 – 09/ 2015: Tila- ja toimintatapasuunnittelutyö käyntiin Ohjaus-,
Projekti- ja Työpajaryhmissä
• Osallistava tila- ja sisustussuunnittelu, toimintatavat ja pelisäännöt,
henkilöstölinjaukset, ICT-ratkaisut, tilaturva jne….
• 08/ 2015: Hallitusti #Vallilaan tilaisuus johdolle ja esimiehille
• 10/ 2015: Sujuvan työn työkalupakin julkaisu, esimiesten
kuukausipalaverit käyttöön, Pop up –opastukset uusista työnteon
tavoista käytännössä
• 01/ 2016: 550 henkilön muutto Vallilaan
10.6.2016
15

16. Yhdessä sovitut periaatteet
• Tilojen keskimääräinen ylibuukkaus on n. 15 %
• Yksiöille omat kotipesäalueet 30 – 35 % ylibuukkauksella
• Yhteiset pelisäännöt koko talolle
• Kaikki työpisteet ovat nimeämättömiä
• puhtaan pöydän periaate koskee kaikkia
• Säilytystilat ja tulostustilat keskitettyjä
• Henkilökohtaista säilytystilaa erittäin niukasti
10.6.2016
16

17. 10.6.2016
17

18. Onnistumisen elementit
• Johdon tuki projektille ja yhdessä asetetut tavoitteet
• Aktiivinen viestintä ja ennalta sovitut viestintäkanavat
• Henkilöstölle mahdollisuus osallistua hankkeeseen
• hyötyjen työstäminen
• selkeät raamit vaikuttamiselle
• Uusien työn tekemisen tapojen osaaminen haltuun
• fyysisen työympäristön hyödyntäminen
• virtuaaliseen työympäristön ja sähköisten työvälineiden hyödyntäminen
• vuorovaikutuksen ja yhteistyön hyödyntäminen, sekä toimiminen sosiaalisessa
työympäristössä
• Esimiehille tietoa ja tukea muutoksen johtamiseen
• Projektin eri osa-alueiden yhteensovittaminen
• Muutossa ja käyttöönotossa onnistuminen
10.6.2016
18