Первое знакомство с Alfresco как платформы для СЭД

1. как платформа для Системы
электронного документооборота
02.09.2015

2. www.integrity.com.ua
3
года на рынке
>50
заказчиков
Когда возникает ощущение, что что-то нужно
делать?
 Закопались в бумажках?
 Не можете точно сказать, кто сейчас работает с
документом?
 Сотрудники заняты рутиной?
 Слишком много версий важных документов?
 Нужных документов нет под рукой и их постоянно
приходится искать?
 Документы теряются?

3. www.integrity.com.ua
3
года на рынке
Решение есть – внедрение СЭД !
СЭД – система электронного документооборота. ПО, призванное автоматизировать
рутинные операции документооборота и процессов делопроизводства.
В отличие от «бумажного» документооборота, СЭД имеют дело с электронными
документами (ЭД). В самом первом приближении, электронный документ это
форма с рядом полей (реквизитов документа) и возможностью вложения одного или
нескольких фалов.
 Ввод и регистрация документов;
 Совместная работа по подготовке
документов;
 Согласования документов;
 Маршрутизация по исполнителям;
 Поддержка статусов (состояний);
 Поддержка версий;
 Поддержка ЭЦП;
 Разграничение доступа;
 Поиск по реквизитам и содержанию
документов
 Хранение документов
 Служебные записки;
 Согласования и ознакомления с документами;
 Управление договорами;
 Контроль поручений и исполнительской
дисциплины;
 Нормативно-распорядительные документы
(приказы, положения, распоряжения и т.д.);
 Регистрация входящей/исходящей внешней
корреспонденции;
 Обращения в службу персонала (HR)
Что умеет СЭД? Распространенные модули СЭД

4. www.integrity.com.ua
СЭД – это часть ECM
Реализация СЭД непосредственно на ECM платформе – дальновидный выбор,
поскольку обеспечивает возможность эволюционного и безстрессового
развития компании на годы вперед.
СЭД - практическое решение конкретных задач
ECM (Enterprise Content Management) – комплексное управление неструктурированной
информацией компании
ECM – это не только автоматизация процессов, но и методология + стратегия управления информацией
предприятия.
Все компании, у которых есть СЭД, рано или поздно приходят к пониманию
необходимости выхода на уровень ECM. И чем успешнее компания и активнее бизнес –
тем быстрее приходит это понимание.
Замена СЭД на ECM систему – это сложно и дорого
 Фактическая автоматизация процессов, уже существующих в СЭД средствами новой платформы -
нет эффекта для бизнеса
 Изменения в большом кол-ве внутренних процессов в сжатые сроки – риск сбоев в работе
компании
 Переучивание сотрудников на работу в новой системе – привычные операции нужно делать иначе –
подсознательное сопротивление персонала новшествам

5. www.integrity.com.ua
Существующие ECM платформы
…
Проприетарное ПО
(требуется лицензии на использование)
ПО с открытым кодом
(свободно распространяемое)
Краткий обзор перечисленных платформ см. например, здесь:
http://itvesti.com.ua/analitica/ecm-review-2013
Jahia ECM Suite

6. Лидер среди ECM платформ с открытым кодом
 Компания основана в 2005 году по инициативе Джона Ньютона, основателя Documentum и
Джоном Пауэллом, экс-топ-менеджера Business Objects. Первоначальный технический
персонал состоял из ведущих инженеров из Documentum и Oracle.
 Изначально задумывалась как альтернатива Microsoft Sharepoint с открытым исходным кодом
 В октябре 2009 в отчете Open Source CMS Market Share Alfresco названа ведущей open source
системой управления контентом.
 Разработана на Java-технологиях с использованием современных стандартов (Spring Surf,
Hibernate, Lucene/SOLR, JavaServer Faces)
 Поддерживает международные стандарты в области ECM/BPM (CMIS, U.S. DOD 5015.02, BPMN 2.0)
 Кроссплатформенная (Windows/LINUX/MacOs X)
 Распространенность:
 50 000+ работающих сайтов
 74 000 Членов сообщества
 Только «официальных» клиентов:
1 800 в 195 странах мира
https://www.alfresco.com/customers
http://www.alfresco.com

7. Что такое
• ECM платформа для реализации
СЭД любой сложности с открытым
кодом
• Электронный репозиторий с
поддержкой жизненного цикла
управления документами
• Интегрированный BPMN 2.0
дизайнер бизнес-процессов
• Легкость реализации
мультиязычного интерфейса
решений
• Высокая степень вертикальной и
горизонтальной
масштабируемости
• Отсутствие ограничений на
количество рабочих мест
• Обеспечение всех современных
политик безопасности
Система Alfresco одна из самых
распространенных в мире платформ для
построения систем электронного
документооборота и автоматизации
процессов. Во многом это объясняется
открытым кодом(Open Source),
стабильностью работы и возможностью
масштабирования под задачи бизнеса
любого размера
• Низкая стоимость — благодаря
отсутствию отчислений за стоимость
лицензий
• Простота — быстрое развёртывание
и богатый функционал «с коробки»
• Свобода выбора — открытый код
позволяет легко выбирать
подрядчиков для внедрения и
сопровождения
• Широкая функциональность,
высокая степень
кастомизации под нужды
заказчика
• Современный web и
мобильный интерфейс
• Доступ к Системе
непосредственно из офисных
приложений, в т.ч. Microsoft
Office и Windows проводника
• Настройка сложных правил
работы с содержимым и
документами
• Множество успешных
внедрений в компаниях по
всему миру
?

8. Alfresco – система управления контентом

9. Популярные области применения Alfresco
Электронный архив документов
Организация документооборота и
совместной работы с документами
Управление знаниями
Создание корпоративных порталов

10. Архитектура Alfresco
Первый уровень
Физическое
размещение данных
Второй уровень
Сервер управления
контентом
Третий уровень
Клиенты, подключенные к
серверу управления
контентом через различные
протоколы и интерфейсы
API
Alfresco полностью отвечает за реализацию первых двух уровней и предоставляет
разработчикам возможность подключать свои приложения на третьем уровне

11. Alfresco Share
 Web Портал, ориентированный на управление контентом в Alfresco и поддержку совместной
деятельности
 Изначальное проектировалось как максимально кастомизируемое и расширяемое приложение
 Имеет модульную структуру, поддерживает настройку интерфейса через дашлеты
(аналоги портлетов в других решениях)
 Некоторые предустановленные модули:
 Библиотека документов, изображений
 Списки данных (вопросы, задачи, мероприятия, события и пр.)
 Wiki
 Обсуждения, блоги
 Календарь
 Некоторые возможности «с коробки»
 Организация сайтов для групповой работы
 Структурированное хранение документов и другого вида контента
 Категоризация, управление тегами, социальные инструменты (отметки «нравится», фавориты)
 Комментирование контента
 Назначение задач, связанных с контентом (5 предустановленных БП - согласования)
 Подписки и получения уведомлений о событиях (изменение документов, публикации в папках, отчеты об активности за период)
 Предпросмотр файлов распространенных форматов (в т.ч. MS Office и PDF)
 Управление версиями (извлечение, блокировка и возврат после редактирования)
 Поиск (полнотекстовый и атрибутивный). Дополнительная фильтрация результатов поиска.
 Управление правами доступа к сайту и контенту
 Существует множество дополнений (addons), расширяющих базовый функционал
http://addons.alfresco.com

12. Alfresco распространяется в двух редакциях
EnterpriseCommunity
 Полностью бесплатная
 Отсутствие каких-либо гарантий.
Поддержка сообщества.
 В качестве СУБД использует
PostgreeSQL или MySQL
 Соответствующий мировым стандартам репозиторий контента
 Интерфейс «с коробки» для взаимодействия с репозиторием с
богатым функционалом
 Тесная интеграция с офисными приложениями, включая Google Docs и
Microsoft Office
 Поддержка сторонних Add-ons – практическое безграничное
расширение базового функционала
 Мобильные приложения для iOS и Android
 Протестирована и сертифицирована для использования с
различными ОС и СУБД, включая Oracle и MS SQL
 Поддержка кластеризации
 Поддержка гибридного хранения данных – как в сети
компании, так и в облаках
 Политики хранения контента в зависимости от его
жизненного цикла
 Шифрование контента
 Интегрированная система аналитических отчетов
 Microsoft Outlook add-in – прямой доступ, поиск и
сохранение писем в репозиторий
 Поддержка 24/7
 Консультационная поддержка партнеров
Подробнее об отличиях редакций
– см. на сайте Alfresco

13. Alfresco в Интернет
 Официальный сайт
http://alfresco.com
 Alfresco Wiki
Техническая информация по конфигурации, администрированию и настройке
http://wiki.alfresco.com
 Alfresco форумы
Посты сообщества, общение с командой разработчиков
http://forums.alfresco.com
 Расширения/дополнения Alfresco
Дополнения, реализованные как в сообществе, так и на платной основе
http://addons.alfresco.com
 Другие презентации Alfresco
http://www.slideshare.net/murali_quanticate/alfresco-50-features
 Официальный документация Alfresco
http://docs.alfresco.com
http://www.slideshare.net/MaratMulku/alfresco-ecm