E-filing

1. নথি খ োলোর থনয়মোবলী , দৈনন্দিন ডোক গ্রহণ,
থবতরণ ও ডোয়য়রীকরণ এবং খরফোয়রন্স নম্বর
এর ইনয়ডক্স নম্বরকরণ।
খনোট থল ন বরোতসূত্র থনয়ৈেশ ও
সূচীকরণ নথি উপস্থোপন ও
গথতথবথি রক্ষণোয়বক্ষণ পদ্ধথত।
খমোোঃ ন্দিয়োউল হক
উপপথরচোলক
(উপসথচব)
আঞ্চথলক খলোক-প্রশোসন প্রথশক্ষণ খকন্দ্র,
রোিশোহী।

4. cÖvß cÎvw` Wv‡qwif~³ KiY
গৃহীত থবথিন্ন প্রকোর পত্রোথৈর থববরণ সংবথলত কোলোনুক্রথমক সোিোরণ থনবন্ধন
বথহয়ত প্রশোসথনক কম ে
কতেো ডোয়য়থরিুক্ত করয়বন।
bgybv
‡µvocÎ-1
** প্রথতটট প্রোপ্ত পয়ত্রর উপর ডোয়য়থর নম্বর থলথপবদ্ধ করয়বন।

5. থনম্নবথণ ে
ত পত্রোথৈ ডোয়য়থরিু ক্ত হয়ব নো।
(১) ভ্রমণসূথচর অনুথলথপসমূহ।
(২) থবথবি রুটটন পথরপত্রসমূহ যিোোঃ অথফস সময়সূথচ,
খটথলয়ফোন তোথলকো, কম ে
কতেোগয়ণর
টিকোনোসমূয়হর পথরবতেন, ছ
ু টটর থবজ্ঞথপ্ত ইতযোথৈ।
(৩) ফযোক্স ও ই-খমইল এর ডোক কথপসমূহ এবং রুটটন বোিোাঁ
প্রোথপ্তস্বীকোর পত্রসমূহ।
(৪) শুিু তিয ও িনয সংবোৈপয়ত্রর কোটটংসমূহ।
(৫) স্বোক্ষরথবহীন অিবো খবনোথম থচটিপত্র, ৈর োয়ের অথগ্রম
অনুথলথপসমূহ যোহো সম্পয়কে
উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর খকোয়নো থনয়ৈেশ থলথপবদ্ধ নো কথরবোর
কোরয়ণ খকোয়নো বযবস্থো
গৃথহতবয নয়হ।
(৬) খকোয়নো বযন্দক্ত বো বযন্দক্তবয়গ ে
র থনকট হয়ত প্রোপ্ত একই িরয়নর
ৈর োেসমূহ।
(৭) দনথমথিক ছ
ু টটর ৈর োে।
(৮) খেশোনোথর দ্রবয এবং থবথবি বযবস্থো গৃহীতবয নয়হ এই িরয়নর

7. পত্র নিষ্পনির সময়সীমা
প্রশোসথনক কম ে
কতেো - ২৪ ঘন্টো (০১) থৈন
শো ো কম ে
কতেো - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন
অথিশো ো প্রিোন - ৭২ ঘন্টো (০৩) থৈন
* থনথৈেে সময়য় বযি েহয়ল উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপক্ষয়ক
অবথহত এবং থনয়ৈেশনো গ্রহণ করয়ত হয়ব।
খনোয়ট থবলয়ম্বর কোরণ থল য়ত হয়ব।

8. প্রোথপ্তস্বীকোর
সকল বযন্দক্ত বো পক্ষ প্রোথপ্তস্বীকোর পোওয়োর অথিকোরী।
 সয়ে সয়েই প্রোথপ্তস্বীকোর পত্র থৈয়ত হয়ব।
 থসটটয়িনস চোটেোর অনুযোয়ী থনথৈেে সময়য়র ময়িয চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত খপ্ররণ
করয়ত হয়ব।
bgybv
‡µvocÎ-2

9. নতুন নথি খ োলো
করণীয়োঃ
• থবষয়বস্তুর যিোযি থববরণ সূচক একটট থশয়রোনোম থৈয়ত হয়ব।
• প্রথতটট নথিয়ত একটট নথি সং যো প্রৈোন করয়ত হয়ব। নথির সিোর
পৃষ্ঠোর থনি ে
োথরত ফোাঁকো স্থোয়ন
থল য়ত হয়ব।
• “ নথি থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব।
• “ চলথত নথির থবেোথরত সূচীপয়ত্রর থনবন্ধন বথহ” খত থলথপবদ্ধ করয়ত
হয়ব।
• প্রথতটট পত্র ও সংলগ্নীসমূয়হর শীষ ে
য়ৈয়শর ডোন পোয়ব েখপন্দন্সল অিবো
কলম থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব।
কথি থথালা যাবে
সৈয প্রোপ্ত পত্রোথৈ উপস্থোপয়নর
িনয
(খয খকোন পূব ে
বতী খকোন নথি
নোই)
উদ্ধেতন কতৃ েপয়ক্ষর থনয়ৈেয়শ

10. ‡µvocÎ-3

11. ‡µvocÎ-4

12. িনথ িম্বর প্রদাি পদ্ধনি
১। অথফয়সর নোয়মর সংথক্ষপ্ত রূপ।
২। শো োর সংথক্ষপ্ত নোম।
৩। ইথেত শব্দ (থশয়রোনোম হয়তো থবয়শষ তোৎপয ে
পূণ েশব্দটট ইথেত শব্দ থহয়সয়ব গ্রগণ করো
হয়)।
৪। সূচী সং যো (Index Number)
Index Number
১। প্রথতটট শো োয় থবষয়থিথিক বহ
ু নথি খ োলোর প্রয়য়োিন হয়। নথি সমূহ ইথেত শয়ব্দর বণ ে
নো
ক্রথমকিোয়ব গররুপ থিথিক সোিোয়ত হয়ব। এই গররুয়পর আওতোিীন শব্দ সমূয়হর পোি ে
কয
খবোঝোয়নোর িনয প্রয়তযক বয়ণ ে
র পর থনম্নথলথ ত িোয়ব সং যো যুক্ত করো খযয়ত পোয়র।
উৈোহরণোঃ
অ-১  অথগ্রম আ-১
আইন
অ-২  অি ে আ-২ আবোসন
অ-৩  অবসর আ-৩
আনুয়তোথষক
অ-৪  অথিয়যোগ আ-৪
আত্মীকরণ
২। সোিোরণত প্রথত শো োর আওতোয় বহ
ু সং যক থবষয় িোয়ক। থনম্নবথণ ে
তিোয়ব এ
থবষয়গুয়লোয়ক ক্রথমক সং যোর দ্বোরো কোলোনুক্রথমক ও িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়নো খযয়ত পোয়র।
অ-১.১ (সন.......)  প্রিম খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.২ (সন.......)  থদ্বতীয় খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.৩ (সন.......)  তৃতীয় খেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।
অ-১.৪ (সন.......)  চতুি েখেণীর কম ে
কতেোয়ৈর অথগ্রম।

13. সূচীকরণ
সূচী সং যোর বোথষ ে
ক থসথরয়ি নথি সং যোর আনুক্রথমক
িোরোবোথহকিোয়ব সোিোয়ত
হয়ব। সং যো
 নতুন পুন্দিকো বয়ষ ে
র শুরুয়ত পূব ে
বতী বৎসয়রর অথনষ্পন্ন
নথি সমূয়হ নতুন সং যো
প্রৈোন করয়ত হয়ব।
 নথি সং যো আনুক্রথমক পথরবতেন হয়লও সূচী সং যো
অপথরবথতেত িোকয়ব।

14. নিজিটাল িনথর িম্বর
 খকোড িোকয়ব - ০৭ টট।
 ফ
ু লেপ(.) িোকয়ব - ০৭ টট।
 থডন্দিট িোকয়ব - ১৮ টট।
থডন্দিটোল নথি নম্বরোঃ
mwPevjq
†KvW
(gš¿Yvjq/
wefvM)
mshy³
`ßi/
Awa`ßi/cwi`ßi
¯^vqËkvwmZ
ms¯’v/
wefvMxq
Kvh©vjq/
অনযোনয
Awa‡ÿÎ
wRIMÖvwdK
†KvW
(wRI)
‡KvW
kvLv/AašÍb
cÖwZôvb
†KvW
weqwfwËK
খেণীথবনযোস
†KvW
bw_i
µwgK
সং
যো
†KvW
bw_
†Lvjvi
mb
†KvW
00. 00. 0000. 000. 00. 000. 00.

18. ‡µvocÎ-5

19. ‡µvocÎ-6

20. থবয়শষিোয়ব গুরুত্বপূণ ে
 নথি খ োলোর সয়নর ৈুই থডন্দিয়টর পর ফ
ু লেপ (.)
থৈয়য় থচটির িোরী নম্বর থৈয়ত হয়ব।
 িোরী নম্বর থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর অংশ নয়হ।
 থডন্দিটোল নথি নম্বর ১৮ থডন্দিয়টর ময়িযই সীমোবদ্ধ
িোকয়ব।
 থডন্দিটোল নথি নম্বয়রর খকোন ঘর খকোন ৈপ্তয়রর িনয
প্রয়যোিয নো হয়ল প্রয়য়োিনীয় সং যক শূনয থৈয়য়
পূরণ করয়ত হয়ব। খকোন অবস্থোয়নয়কই বোৈ খৈয়ো
যোয়ব নো।
 একটট টোইপ করো খকোড তোথলকো সহয়ি খৈ োর িনয
নথি থনবন্ধন বথহর সোয়ি সব ে
ৈোয় হোল নোগোৈ অবস্থোয়
সংযুক্ত রো য়ত হয়ব।

21. বরোতসূত্র থনয়ৈেশ (Reference Indicator)
 সকল পূব ে
তন কোগিপত্র , থনয়মকোনুন, থবথিথবিোন ইতযোথৈ
যোহো সৈযপ্রোপ্ত পত্রোথৈয়ত খনোট সমূয়হ বরোতসূয়ত্র কোয ে কয়র
খসগুয়লোয়ক খপন্দন্সল থৈয়য় পৃষ্ঠো সং যো থল য়ত হয়ব।
 প্রয়য়োিনীয় স্থোয়ন “পতোকো” লোগোয়ত হয়ব।
 থবয়বচয কোগিপত্র অিবো সংথিে অিবো খনোয়টর মোন্দিেয়ন
খপন্দন্সল দ্বোরো বরোতসূত্র থল য়ত হয়ব।
উৈোহরণোঃ
খনোয়টর থিতয়র বরোতসূত্র থহয়সয়ব
খপন্দন্সল দ্বোরো(*) খৈওয়ো িোকয়ল খনোয়টর
মোন্দিেয়ন (*) থৈয়য় পত্র পৃষ্ঠো খল ো খযয়ত
পোয়র।

22. ‡µvocÎ-7
নথি থফথরয়ো আথসবোর পর প্রশোসথনক কম ে
কতেো খরন্দিেোয়রর
িূন্দক্তসমূহ খপন্দন্সল দ্বোরো
খকয়ট অনুস্বোক্ষর ও তোথর প্রৈোন করয়বন।

23. িনথ উপস্থাপি
কম ে
কতেো ও কম ে
চোরীগণ শো ো/অথিশো োর কম্পম্পউটোয়র তোয়ৈর স্ব-স্ব নোয়ম নথি ুয়ল নথির খনোট সীট
ও থচটিপত্র ইতযোথৈ টোইপ করয়বন।

খয কম ে
কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্রথরত তোর বযন্দক্তগত কম ে
কতেো/ সোটাঁ মুদ্রোক্ষথরক কোম-কম্পম্পউটোর
অপোয়রটর খপ্ররয়ণর িনয অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র প্রস্তুত করয়বন।
পনরচ্ছন্ন পত্র
 পত্র শীয়ষ ে(Letter Head) অনুয়মোথৈত সড়োর পথরচ্ছন্ন পত্র দতথর করয়ত হয়ব।
 পত্র খপ্ররণকোরীর নোম, পথরথচথত নম্বর (যথৈ িোয়ক), পৈনোম ও খটথলয়ফোন নম্বর, যিোযি স্থোয়ন
উয়ে করয়ত হয়ব।
 পথরচ্ছন্ন পয়ত্র Fluid বযবহোর করো যোয়ব নো।
 প্রথতথলথপ / ফয়টোকথপ করো হয়ল এগুয়লো পথরস্কোর, ৈোগমুক্ত, থন ুাঁত ও স্পে হয়ত হয়ব।
 মূল পয়ত্রর িনয খয িরয়নর কোগি বযবহোর করো হয়, সংলথগ্নর িনয ও খস িরয়নর কগি
বযবহোর করয়ত হয়ব।
 থশয়রোনোয়ম পত্র সং যো ........ তোথর .......... এবং সংলথগ্ন িোকয়ল থনয়ম্ন তোর সং যো থল য়ত
হয়ব।
 নথির খনোট থসট থচটি পত্র ইতযোথৈ কম্পম্পউটোয়র টোইয়পর সময় খনোটংশ ও থচটি পয়ত্রর থনম্ন
িোয়গ (Footer) এ ফোইল নোম এবং পোি থলয় য়ত হয়ব।
 খপ্রথরতবয প্রথতটট পয়ত্র প্রশোসথনক কম ে
কতেো/সোটাঁমুদ্রোক্ষথরক অনুয়মোথৈত ড়সোর সোয়ি
সতকেতোর থমথলয়য় খৈ য়বন এবং থনয়চ অনুস্বোক্ষর করয়বন।
 এরপর অনুয়মোথৈত সড়োসহ পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর িনয সংথিে কম ে
কতেোর থনকট
উপস্থোপন করয়বন।
 পথরচ্ছন্নপত্র স্বোক্ষয়রর পর “পত্রিোরী থনবন্ধন” বথহয়ত থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব এবং পয়ত্র িোরী
সং যো ও তোথরয় থৈয়য় থনবন্ধন বথহয়ত খনোট কয়র রো য়ত হয়ব।

24. ‡µvocÎ-9

25. খনোট থল ন
 ১/৫ অংশ মোন্দিেন খরয় ফ
ূ লয়স্কল আকোয়রর খনোটশীয়টর উপর প্রথতটট খনোট
কোথলয়ত অিবো কম্পম্পউটোয়র টোইয়প থলথপবদ্ধ করয়ত হয়ব।
 সকলো খনোটশীয়টর একয়ত্র সংযুক্ত হয়ব।
 খকোন থবষয় খপশ করবোর সময় উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোগয়ণর খনোট থল য়নর িনয
যয়িে অথলথ ত সোৈো খনোটশীট সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
 প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর খকোন খনোট খল ো যোয়ব নো।
 উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেো প্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর উপর ইয়তোময়িযই খকোন মন্তবযোথৈ
কয়র িোকয়ল, তোহো খনোটশীয়টর উপর অনুথলথপ কয়র থনয়ত হয়ব।
 নথিস্থ কোগিপয়ত্রর ক্রথমক সং যো অনুসোয়র প্রথতটট থবষয়য়র িনয
খনোটসমূয়হর একটট মোত্র িোরোবোথহক অনুক্রম িোকয়ব।
 সকল খনোয়ট অনুয়চ্ছৈমূয়হ িোরোবোথহকিোয়ব সং যো থৈয়ত হয়ব।
 নথিস্থ খকোয়নো খনোটই আিো থৈয়য় লোগোয়নো যোয়ব নো।
 নথিস্থ খনোটগুয়লোর অবোন্দঞ্চত অংশ খকয়ট অনুস্বোক্ষর থৈয়ত হয়ব।
 সংথিে আয়ৈশ সংবথলত খনোয়টর থনয়ম্ন লোল কোথলয়ত িোথর নম্বর ও তোথর
উয়ে কয়র পত্রোংয়শর কত পৃষ্ঠোয় তোর অথফস কথপ রো ো হয়য়য়ছ তো খনোয়ট
থল য়ত হয়ব।

26. খনোয়ট খয সকল থবষয় অন্তেিুক্ত
িোকয়ব
• খয পয়ত্রর থবষয়য় কোয ে
ক্রম গৃহীত হয়চ্ছ খসটটর স্মোরক নং ও তোথর এবং খকোন ৈপ্তর
হয়ত প্রোপ্ত তো খনোয়টর শীয়ষ েপ্রিয়ম থল য়ত হয়ব।
• খনোয়টর প্রিম পযোরোয় থবয়বচয পত্রটট থক থবষয়ক তো এক বোয়কয খল ো খযয়ত পোয়র।
• খনোট খকোন পযোরো ৈীঘ েনো কয়র যতৈূর সম্ভব খছোট খছোট পযোরোয় খনোট থল য়ত হয়ব।
তয়ব প্রথতটট পযোরো Self
Contained হয়ত হয়ব।
• প্রথতটট থবষয়য়র গুরুত্ব ও িোপ অনুসোয়র থনম্নবথণ ে
ত থববরণ থবেোথরত উয়ে কয়র খনোট
প্রৈোন করয়ত হয়ব।
 সংথিে থবষয় সম্পথকেত তিযোথৈ ( সংথিে কোগিপত্র) ।
 থবষয়টট সম্পয়কে বযবস্থো গ্রহয়ণর িনয অনুসরণীয় থবথিবদ্ধ অিবো প্রিোগত পদ্ধথত।
 থবষয়টট প্রিোথবত কয়র এরুপ সকল থচটি অিবো থনয়ম কোনুন।
 এতৈসংয়গ অনয খকোন তিযোথৈ অিবো পথরসং যোন।
 থসদ্ধোন্ত গ্রহয়ণর থনথৈেে প্রসেসমূহ ও পূব েনন্দির।
 সুথনথৈেে প্রেোব।
• মন্ত্রণালয়/দপ্তবরর “ আনথ ি
ক ও প্রশাসনিক ক্ষমিা অপ ি
ণ” অিুযায়ী সংনিষ্ট
নেষয়টট থকাি পয ি
াবয় নিষ্পনিবযাগ্য িা থিাবট উবেখ করবি হবে।

27. খনোয়ট থসদ্ধোন্ত গ্রহণ প্রন্দক্রয়ো
 খনোট প্রৈোনকোয়ল খনোট যথৈ একোথিক পৃষ্ঠোয় হয় তো হয়ল খনোট প্রৈোনকোরী কম ে
কতেো প্রথত
পৃষ্ঠোয় অনুস্বোক্ষর কয়র খশষ পৃষ্ঠোয়
থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন। এর পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ক স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়শ
Mark করয়বন।
 উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর থনকট উক্ত খনোট খপশ করবোর পর থতথন একমত হয়ল খশষ পৃষ্ঠোয়
থনি ে
োথরত স্থোয়ন থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর
করয়বন এবং তোর স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব ে পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ত Mark করয়বন।
এছোড়োও পূব ে
বতী পৃষ্ঠোসমূয়হ অনুস্বোক্ষর
করয়বন।
 খপশক
ৃ ত বক্তবয /প্রেোব এর সোয়ি একমত নো হয়ল থতথন থনিস্ব বক্তবয/ থসদ্ধোন্ত থলথপবদ্ধ
কয়র থসলয়মোহরসহ স্বোক্ষর করয়বন
এবং স্বোক্ষয়রর ডোন পোয়ব েপরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোয়ক Mark করয়বন।
 পরবতী উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেোর থনকট খপশ করো হয়ল সংথিে উর্ধ্ ে
তন কম ে
কতেো একই থনয়য়ম
অনুসরণ করয়বন।
 চূড়োন্ত থসদ্ধোন্ত প্রৈোনকোরী কম ে
কতেো প্রেোয়বর সোয়ি একমত হয়ল থতথন স্বোক্ষর কয়র নথিটট
তোর পরবতী থনম্নপৈ কম ে
কতেোর
পৈনোম বোমথৈয়ক থচথিৃত কয়র নথি থনম্নগোমী করয়ব। থতথন থিন্নমত খপোষন কয়র অনযরূপ
থসদ্ধোন্ত থৈয়ল তো থলথপবদ্ধ কয়র নথি
থনম্নগোমী করয়বন।
 নথি থনম্নেয়র খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র সব ে
ত্রোই বোমপোয়ব েপ্রোপক কম ে
কতেোর পৈ নোম থচথিৃত করয়ত
হয়ব।

28. নথি খপশ কথরবোর সময় আবথশযকিোয়ব
করণীয় থবষয়োবলী
 সকল নথিয়ক নথিয়বোডে অিবো বন্ধনীয়ত রো য়ত হয়ব।
 নথির থবষয় ও সং যো নথি কিোয়র থল য়ত হয়ব অিবো আলোৈো থিয়প টোইপ কয়র
নথি কিোয়র আিো থৈয়য়
লোগোয়ত হয়ব ।
 পত্রোংয়শর সকল পৃষ্ঠোয়তই সুস্পেিোয়ব ও ক্রমোনুসোয়র পৃষ্ঠো সং যো থৈয়ত হয়ব।
 খকোন থবষয়য়র সোয়ি উপস্থোথপত সকল পূব ে
বতী কোগিপত্র কোলোনুক্রথমকিোয়ব
থবনযোস করয়ত হয়ব অিবো
সব ে
োয়পক্ষো পুরোতন কোগিপত্র নথির থনম্নয়ৈয়শ িোকয়ব।
 কিোয়রর থিতর হয়ল প্রোপ্ত পত্রোথৈ ও খনোটসমূহ পূব ে
বতী কোগিপয়ত্রর উপয়র
রো য়ত হয়ব।
 সড়ো িোকয়ল “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শীষ ে
ক থিপ থপনবদ্ধ কয়র কিোয়রর
থিতয়র পত্রোথৈ উপয়র রো য়ত
হয়ব।
 খকোন Reference Book উপস্থোপয়নর খক্ষয়ত্র যথৈ উহো নথি খবোডে বো নথির সমোন
আকোয়রর হয় তয়ব
তো থনম্নিোগ স্থোপন করয়ত হয়ব। আর যথৈ ক্ষ
ু দ্র আকোয়রর হয় তয়ব উপয়র
স্থোপন করয়ত হয়ব।

29. সড়ো প্রস্তুতকরণ
সড়ো বলয়ত এমন পয়ত্রর সড়োয়ক বুঝোয় যো িোথর
করবোর িনয উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপয়ক্ষর অনুয়মোৈন গ্রহয়ণর
প্রয়য়োিন হয়।
থনয়মোবলীোঃ
 খনোয়টর সোয়ি সড়ো খপশ করয়ত হয়। উর্ধ্ ে
তন কতৃ েপক্ষ সড়ো
সংয়শোিন/ অনুয়মোৈন কয়র অনুস্বোক্ষর করয়বন।
 সড়োর বোকয সুস্পে ও সংথক্ষপ্ত হয়ব। সড়োয় শব্দ বো বোয়কযর
বোহ
ু লয ও পুনরুন্দক্ত পথরহোর করয়ত হয়ব।
 সড়োর প্রিম অনুয়চ্ছয়ৈ থবষয়বস্তু বথণ ে
ত হয়ব। সকল পৃিক
পৃিক অনুয়চ্ছয়ৈ ক্রথমক সং যো থৈয়ত হয়ব।
 সড়ো সংথক্ষপ্ত হয়ব অিচ সকল তিযোথৈ /অনুয়মোথৈত
আয়ৈশসমূহ অবশযই বথণ ে
ত হয়ব।
 সহি, প্রতযক্ষ ও খসৌহোৈেযপূণ ে শব্দোবলী বযবহোর করয়ত হয়ব।
 খয পয়ত্রর উির খৈয়ো হয়চ্ছ খসই পয়ত্রর অিবো সব ে
য়শষ
খযোগোয়যোগ পয়ত্রর সং যো ও তোথর সব ে
ৈোয় উয়ে করয়ত হয়ব।
 সড়োয়ত সৈযপ্রোপ্ত কোগিপয়ত্রর নযোয় একইিোয়ব মোন্দিেয়ন

30. সড়ো প্রস্তুতকরণ(contd)
থনয়মোবলী(contd)
 সোিোরণ খক্ষয়ত্র পত্রসমূহ প্রথতষ্ঠোনপ্রিোয়নর থনকট খপ্ররণ করয়ত হয়ব। তয়ব
িরুথর খক্ষয়ত্র অিোঃেন কম ে
কতেোর থনকট খপ্ররণ করো যোয়ব। তয়ব খসয়ক্ষয়ত্র
সংথিে অথফস প্রিোয়নর থনকট অনুথলথপ পোিোয়ত হয়ব।
 সড়ো কোগয়ির উিয় পৃষ্ঠোয় থদ্বগুণ পথরসয়র ( Double Space) থলয় অিবো
টোইপ কয়র সড়ো প্রস্তুত করয়ত হয়ব। সংয়শোিন ও সংয়যোিয়নর িনয যয়িে
প্রশে মোন্দিেন রো য়ত হয়ব।
 সকল সড়োয়তই নথি সং যো উয়ে করয়ত হয়ব।
 সকল সড়োয়তই সংলথগ্ন সং যো থনয়ৈেশ করয়ত হয়ব।
 খয কম ে
কতেোর স্বোক্ষয়র পত্র খপ্ররণ করো হয়ব তোর নোম, পথরথচথত নম্বর( যথৈ
িোয়ক), পৈনোম, খটথলয়ফোন নম্বর, ই-খমইল অবশযই সড়োয়ত উয়ে করয়ত
হয়ব।
 সড়োয় “ অনুয়মোৈয়নর িনয সড়ো” শব্দোবলী যুরক্ত থিপ সংযুক্ত করয়ত হয়ব।
 যি ে
োি েঅগ্রোথিকোর থচিৃ অি ে
োৎ “িরুথর” , “অথবলয়ম্ব”, “ অগ্রোথিকোর”, “
সয়ব ে
োচ্চ অগ্রোথিকোর” ইতযোথৈ সংবথলত থিপ সড়োয়ত সংযুক্ত করয়ত হয়ব।

31. সোর-সংয়ক্ষপ(Summary)
• সোিোরণত মহোমোনয রোষ্ট্রপথত, মোননীয় প্রিোনমন্ত্রী ও মথন্ত্রসিোর অনুয়মোৈয়নর িনয
সোর -সংয়ক্ষপ প্রস্তুত করো হয়।
সোর-সংয়ক্ষয়পর গুরুত্বপূণ েথবষয়বলীোঃ
 য ন খকোয়নো নথি রোষ্ট্রপথত , প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খপশ করো হয় ত ন এয়ত অপথরহোয ে
িোয়বই
একটট সংথক্ষপ্ত, অিচ স্বয়ংসম্পূণ েও সটিকিোয়ব বরোতসূত্রযুরক্ত সোর-সংয়ক্ষপ িোকয়ত হয়ব।
 যিোযিিোয়ব বরোতসূত্র সংবথলত এই সোর-সংয়ক্ষপ থবষয়টটর তিযোথৈ, খনোট ও পত্রোথৈ হয়ত খনয়ো
গুরুরত্বপূণ েঅংশ এবং তৎসহ থবয়বচয থবষয়সমূহ অন্তেিুক্ত িোকয়ব।
 এর খশষিোয়গ সুথনথৈেে সুপোথরশসমূহম সথন্নয়বথশত িোকয়ব।
 সোর-সংয়ক্ষপ সথচব ও ৈোথয়ত্বপ্রোপ্ত মন্ত্রী কতৃ েক স্বোক্ষথরত হয়ব যোয়ত রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রী তোাঁর
আয়ৈশোবথল সোর-সংয়ক্ষয়পর উপর থলথপবদ্ধ করয়ত পোয়রন।
 সোর-সংয়ক্ষয়প প্রথতটট অনুয়চ্ছয়ৈর িনয আলোৈো ক্রথমক নম্বর িোকয়ব।
 রোষ্ট্রপথত, প্রিোনমন্ত্রীর থনকট খয সোর-সংয়ক্ষপ খপশ করো হয়ব তো একোথিক পৃষ্ঠোর হয়ল সংথিে
সথচব/িোরপ্রোপ্ত সথচব প্রথতপৃষ্ঠোয় স্বোক্ষর করয়বন।
 সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর সময় একটট অনুথলথপ নথি পত্রোংয়শ সংযুরক্ত িোকয়ব।
 সোর-সংক্ষপটট অনুয়মোথৈত হয়ল অনুয়মোথৈত সোর-সংয়ক্ষপ খনোটশীয়ট সংযুক্ত করয়ত হয়ব এবং
খনোটশীয়ট ক্রথমক নম্বয়রর িোরোবোথহকতো অক্ষ
ূ ন্ন খরয় সোর-সংয়ক্ষয়পর ক্রথমক সমূহ লোল কোথলয়ত
খকয়ট নতুন ক্রথমক নম্বর থৈয়ত হয়ব।
সার-সংবক্ষপ থপ্ররণ পদ্ধনিিঃ
সোর-সংয়ক্ষপ খপ্ররয়ণর খক্ষয়ত্র “মহোমোনয রোষ্ট্রপথতর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” ও “
মোননীয় প্রিোনমন্ত্রীর িনয সোর-সংয়ক্ষপ” থলথ ত ফোইল কিোর বযবিৃত হয়ব এবং

32. িনযবোৈ।