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整理収納で快適なオフィス生活
- 2. 【Confidential】 All Rights Reserved. プレゼンテーションの流れ 1. はじめに 自己紹介 クライアントの情報 目的・ゴールの確認 2. 今回実施した内容 今回の成果 実施した全工程 3. 最後に 改めて、今回の成果 まとめ
- 3. 【Confidential】 All Rights Reserved. • 名前：山口さん • 私との関係：職場の同期 • 補足情報：人事部で、現在は採用・教育・研修などをメイ ンで担当。（デスクが汚いことは社内でも有名・・・） • 今回の依頼：会社の自席のデスクを片付けたい。 2 クライアントの情報
- 4. 【Confidential】 All Rights Reserved. 【目的】 • クライアントの悩みをヒアリングした上で、クライアントとモノとの間のルールを一緒に検討し、 • 整理収納に関してクライアントの悩みを発見、解決し、 • クライアントが継続的に整理されている状況を保てるようにアドバイスをすること • また、少しでも社内に整理収納への認知・興味を広げること 3 目的・ゴールの確認 【ゴール】 • クライアントの悩みが解決した状態になっていること • 提案したルールがクライアントが継続的に守れるようなものになっていること • 社内への認知が広まっており、クライアント以外からも興味をもたれるようになっていること
- 5. 【Confidential】 All Rights Reserved. プレゼンテーションの流れ 1. はじめに 自己紹介 目的・ゴールの確認 クライアントの情報 2. 今回実施した内容 今回の成果 実施した全工程 3. 最後に 改めて、今回の成果 まとめ
- 10. 【Confidential】 All Rights Reserved. 9 1. クライアントの悩みをヒアリング クライアントの山口さんに対して、現状の自席のデスクにおける整理収納についてヒアリン グを実施した。要約すると、以下のような状況であることがわかった。 デスクの上に資料を山積みにしてし まい、すぐ使う資料もどこにあるの かわからず、探すのに時間がかかっ てしまう。 現状デスクの中がパンパンで、 もうモノをしまうことができな い。 整理整頓の方法自体がわからな い。
- 12. 【Confidential】 All Rights Reserved. 11 ２.ゴールイメージのすり合わせ 続いて、今回の整理収納を通して、山口さんはどのようなデスクにしていきたいのかヒアリン グをし、ゴールイメージのすり合わせを実施した。山口さんからヒアリングした内容をまとめ ると以下の様なものであった。 【山口さんの理想のデスク・ゴールイメージ】 机の上には必要なモノしか出ていない状態であること。 探しものをしなくなること。 すぐに掃除ができる状態で、清潔であること。
- 15. 【Confidential】 All Rights Reserved. 【ギャップを生む３つの課題】 名刺が非常に多いこと 合計1,000枚ぐらいがデスクの至る所に散乱していた。 名刺を捨てるタイミングが分からないとのこと。 資料をとにかくとっておいてしまう習慣 資料を捨てることを検討したことがなかったため、同じような資料や不要な資料が大量に発生し ていた。 机の上にものを積んでいってしまう習慣 14 ３.課題の整理→ルールの検討 山口さんからヒアリングした内容を整理すると、理想のデスクの状態と現状との間に存在する ギャップを生み出しているのは、３つの課題の影響であると分析した。
- 16. 【Confidential】 All Rights Reserved. 15 ３.課題の整理→ルールの検討 これら３つの課題に関しては、個別に状況を確認し整理収納アドバイザーの基本の「整理のス テップ」にそって解決に向けたルールを検討した。 課題 名刺が非常に多い 資料をとにかくとっておいて しまう習慣 机の上にモノを積んで しまう習慣 原因 頻繁にセミナー等に参加しているため週５ 〜１０枚のペースで名刺が増えてしまう。 とっておくべき資料と不要な資料の区別 がつかない。 モノの定位置が決まっていないため 「とりあえず」でモノをデスクの上 に積んでしまう。 解決策 名刺の存在意義を検討し、保管の基準を明 確にした。 要・不要の判断のモノサシを検討した。 定位置管理を提唱し、収納計画を立 てた。 具体的な ルール ■まずは名刺の役割を検討 ・名刺は挨拶のための道具。 ・その後の連絡を手助けするための道具。 ■役割に準じた２つの保管の基準を設定 ①顔が思い浮かぶ人かどうか →思い浮かばなければ連絡を取ることはま ずない ②既に連絡をよく取っている方の場合、今 その名刺は本当に必要か検討する。 →名刺の役割は挨拶なので、不要であると 判断 会議や検討が終わったタイミングで、 ①今後この資料を使うか ②この資料はデータで存在しているか （データの印刷物かどうか） ③使う場合、この資料はデータで管理で きるか（PDF化が可能かどうか） の3つの検討ステップを踏んで、モノを増 やさない習慣を作ることを提案した。 モノをしまう際に定位置を決定する ことをルール化した。また、収納の 際は上に積むのではなく立てて収納 するルールを決め、モノを机に積ん でしまうことを防止した。
- 18. 【Confidential】 All Rights Reserved. 17 ４．作業 今回の整理収納作業は以下の工程で実施した。 ①一度モノを出して不要なものを取り除く。 スペースの関係上、デスクの上のもの、中のものをすべて一度に出すことは難しかったため、机 の上、引き出しの一段目、など一箇所ずつ対応した。 ②残ったものを使用頻度・種類の二軸でグルーピング よく使うものの中で更に種類でグルーピング。あまり使用しないが、1年以内に使用するものの中 でグルーピング 。 ③グループごとに定位置・収納方法の決定 定位置が決定したらその場所にラベリングを実施
- 19. 【Confidential】 All Rights Reserved. 18 ４．作業 ①一度モノを出して不要なものを取り除く。 机の上に出ているもの、机の中に入っているものを一度取り出し、以下の４つに分類した。 A) すぐ使うモノ（１週間以内に必ず使用する） Ex)研修関係の資料、請求書、文房具など B) 今は使わないがいずれ使うと思うモノ （１年以内に使う予定（使った実績）がある） 中途採用の前年資料、空いた時間に受けるセミナー情報誌など C) 使うかわからないがとっておきたいモノ（メモリー関連） 山口さんが教育を担当した新人の日報、映像など D) 上記以外のモノ（廃棄対象） 会議資料、使用しない見積もり、ボツとなった他社の提案資料など 事前に決めたルールによ り、不要な名刺や会議資 料はDとしています！
- 20. 【Confidential】 All Rights Reserved. 19 ４．作業 ①一度モノを出して不要なものを取り除く。 結果として、90Lのゴミ袋5個分の書類、不要なものを出すことができ、当初山口さんが持っ ていたの9割以上のモノを処分することができた。 課題として上がっていた名刺ですが、 約1,000枚⇒100枚程度まで減らすこと ができました！ また、会議資料などに関してもデータで存在する ものが多く、ほぼ全てを処分することができ ました！
- 21. 【Confidential】 All Rights Reserved. 20 ４．作業 ②残ったものを使用頻度・種類の二軸でグルーピング 先ほどのA、Bに該当するモノの中で更に種類に分けてグルーピングを以下のように実施した。 よく使うAのモノを新人研修資料、その他研修資料、請求書、文房具、その他にグルーピング。 紙の 資料関係はバーチカルファイルでまとめて保管をした。 1年以内に使う予定のBに関しては、採用・研修資料、勤怠・労務管理の規約書、その他資料の３つに グルーピング。 Cに関してはとっておきたいメモリーのモノで数も多くはなかったため「メモリーのグループ」とした。 【POINT】 A,Bの中でのグループ分けを実施するときに、山口さんは「細かいことは苦手」とおっしゃっていた。グループをあまり細 かく作り過ぎるとその管理自体が面倒に感じてしまい続かない可能性があったため「２〜３つのグループでいいのでに大雑 把に分ける」ことを提案・実践した。
- 22. 【Confidential】 All Rights Reserved. 21 ４．作業 ③グループごとに定位置・収納方法の決定 グループごとの定位置、収納方法は以下のようにした。 使用頻度が一番高いAに関しては、紙の資料関係はバーチ カルファイルでまとめて収納し、デスク上に立てて収納す る形で保管。 文房具は一番上の引き出しに収納した。 Bに関しては、使用頻度があまり高くないため箱と仕切板で 領域を分けて一番下の引き出しに収納した。更に箱にはラベ リングをし、今後同じグループのモノが増えた場合は今回決 めたグループのルールに沿って、所定の定位置に収納するこ とに決めた。 Cに関してはとっておきたいモノで、使用機会はほぼないた め、一番下の引き出しの一番奥に収納した。 Cのモノを一番奥に Bは手前側に
- 23. 【Confidential】 All Rights Reserved. プレゼンテーションの流れ 1. はじめに 自己紹介 目的・ゴールの確認 クライアントの情報 2. 今回実施した内容 今回の成果 実施した全工程 3. 最後に 改めて、今回の成果 まとめ
- 26. 【Confidential】 All Rights Reserved. 25 まとめ 【当初立てたゴールに対しての評価】 クライアントの悩みが解決した状態になっていること 評価【◎】 山口さんからは「仕事がしやすくなって、本当にやって良かった」とコメントをいただいた。 提案したルールがクライアントが継続的に守れるようなものになっていること 評価【○】 継続的に守ることができており、実施から約半年たった今でもキレイな状態が保たれていた。 社内への認知が広まっており、クライアント以外からも興味をもたれるようになっていること 評価【○】 社内の複数の方からご質問などをいただき、別のフロアの整理もした。