1. Effective Communication
S k il l
Oleh:
M. ShobrieH.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr.
E-mail: m.shobrie@gmail.com

2. KONSEP DIRI
1.Diri Dilihat Sendiri
2.Diri Ditampakkan ke Orang lain
3.Diri Dilihat oleh Orang lain
4.Diri Yang Sesungguhnya
(Johari Window)

3. PribadiEfektif
adalah
Pribadiyang BisaditerimaolehOrang-orang(Pihak) lain

4. Effective People
1.Believe that there is no such thing as Perfection.
2.Believe that the basic intention of life, the universe, people, etc, is relatively Good.Everyone always believe that they are right and that are doing good, from their own perspective.
3.Seek only obtaining a Result, a decision, a change, not to win or lose.
4.Believe that there is no failure or success, only Feedback, knowledge.
5.Act with Integrity and Honesty.
6.Do something Else, or stop doing nothing, if things are not to their preference.
7.View ideas and thoughts from Various Viewpoints.
8.Have a clear idea of Objectives.
9.Believe that Mind and Bodyare part of the same system.

5. DefinisiKomunikasi
“ProsespenyampaianPesandarikomunikatorkekomunikanmelaluisaluran/media denganharapanmendapatkanUmpanbalik”

6. PengertianKomunikasi
Upayauntukmembuatpendapat,menyatakanperasaan, menyampaikaninformasidsb,agardiketahuiataudipahamiolehoranglain
“To make opinions, feelings, information,etc,to be known andunderstood by The Others”(Longman)
Kemampuanuntukmengungkapkankeinginan,ide, perasaan,pikiranataupendapatseseorangsehinggadapatmengertidandimengertiolehoranglain.

7. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
•Komunikator/sender/pengirimpesan
•Pesan/obyekkomunikasi/messages
•Channel/saluran/media/sarana
•Komunikan/reciever/penerimapesan
•Respons
KomunikatorMediaKomunikanPesanRespon/feedback

8. Unsur2DalamKomunikasi
Ada 5 Unsur dalam Komunikasi yaitu :
1.Siapa Komunikator(sumber):
adalah individu tertentu atau kelompok yang mengirimkan pesan atau informasi kepada individu/kelompok lain.
2.Mengatakan Apa Pesan:
adalahinformasi atau maksud yang disampaikan atau dikirimkan. Pengirimannya bisa memakai pesan verbal (kata-kata) maupun non-verbal (isyarat, tanda, dsb).

9. 3.Kepada siapa Komunikan (penerima): Individu atau kelompok tertentu yang merupakan sasaran pengiriman pesan(padaorangtua/dosen, teman/anakkecil)
4.Melalui saluran yang mana Saluran/Media: Adalah alat untuk membawa pesan dari sumber ke penerima (telp/HP, radio, tv)
5.Dengan dampak apa Dampak/Tujuan: Adalah akibat dari suatu proses komunikasi. Dampak komunikasi umumnya terbagi atas dampak kognisi (pengetahuan), afeksi (perasaan) dan konasi (perilaku)

10. FungsiKomunikasi
•Mencapaipengertiansatusamalain
•Membinakepercayaan
•Mengkoordinasikantindakan
•Merencanakanstrategi
•Melakukanpembagianpekerjaan
•Berbagirasa (sharing)

11. Prinsip-Prinsip Komunikasi
•Komunikasi itu bersifat timbal balik. Antara pengirim dan penerima saling bertukar pesan.
•Komunikasi itu bersifat simbolik. Ketika kita berkomunikasi kita menggunakan simbol-simbol(bahasa) yang sangat-sangatberpengaruh terhadap makna pesan yang ingin disampaikan.
•Komunikasi itu mengenal konteks orang, tempatdanwaktu. Berkomunikasi dengan orang tua, atasan,berbeda dengan berkomunikasi denganteman, anakkecil. Berkomunikasi di tempat kerja berbeda dengan komunikasi di tempat-tempatumumlainnya. Menyampaikan suatu pesan memerlukan timing/moment(saat) yang tepat.

12. JENIS-JENIS KOMUNIKASI
Komunikasi Satu Arah
Komunikasi Dua Arah
Komunikasi Publik

13. KOMUNIKASI SEBAGAI
MODAL UTAMA UNTUK BERINTERAKSIPENGIRIM PESANCommunicator( SENDER )
PENERIMA PESAN
Communicatee
( RECEIVER ) Aliran Pesan(Message Flow)
Aliran Umpan Balik
(Feedback Flow) DISTORSIPROSES KOMUNIKASI

14. Aspek-aspek Komunikasi
Verbal
Vocal
Non-Verbal

15. UnsurKomunikasi Non-Verbal
Tatapan Mata
Mimic (Ekspresi Wajah)
Gesture (GerakTangan)
Posture (PosisiTubuh)
Gerakan Kepala
Gerakan Badan

16. HAK & TANGGUNGJAWABdalamBERKOMUNIKASI
R I G H T S
1.You have the right to be treatedwith respect.
2.You have the right to have and express your own opinions.
3.You have the right to ask for what you need and wantin order to be effective.
4.You have the right to set reasonable limits. RESPONSIBILITIES1.You have the responsibility to treat others with respect. 2.You have the responsibility to listen to the opinions of others. 3.You have the responsibility to acknowledge and address the needs of others. 4.You have the responsibility to respect the limits and boundariesof others.

17. KomunikasipadaEra Information & Communication Technology (ICT) sekarang
•JaringanInterkoneksi(Internet)
•SuratElektronik(E-mail)
•KonferensiVideo
•SistemKomputerKolaborasi
(Collaborative Computing)
•KomunikasiBergerak
(Mobile Telecommunication)

18. Communication TechniquesFor Problem Solving
1.To the person involved in the problem :
–Relate the facts
–Give your interpretation of them
–Explain how you feel about it
2.Listen to their response :
–How does the other person feel, see, interpret ?
3.Questions to ask :
–Is it possible to change the situation or to compromise ?
–If the situation can not be changed, can you / other person accept it ?
4.When a solution is agreed upon by both parties, either through a willingness to change on one person’s part or through a compromise by both parties, put the agreement in writing so that both are aware of the terms of the agreement.
5.Expect improvements to happen in small increments. During the early stagesencourage changes with positive feedback, avoid criticism for falling short.
6.When you know the person is capable of keeping their agreement and they continue to break it, state the consequences and most importantly follow through !

19. Gaya Komunikasi
Passive Assertive Aggressive
Merasa diri
tidak OK, dan
orang lain
OK
Merasa diri
OK dan
orang lain OK
Merasa diri
OK, tetapi
orang lain
tidak OK
Assertive Communication :
Direct, Honest, Respectful

20. Gaya KomunikasiAsertif
•Tegassecarasederhanaberartimampusecaraaktifmenyatakangagasan, harapan, ataupunperasaan, baikyang positifataunegatifsecaralangsungdanapaadanya, tanpamenyerangataumerugikanoranglain
•Menghargaihakoranglain untukmenyampaikangagasanataupendapatuntukdidengarkandandiperlakukandenganpenuhhormatsertauntukberbedapendapatdanpandangan

21. PROACTIVE MODELStimulus
Freedom
to
ChooseSelf- AwarenessImaginationConscienceIndependentWillResponse

22. COURAGELose-Win High
Low
Win-WinLose-Lose
Win-Lose
CONSIDERATION LowHigh

23. Cara MembangunKeberaniansertaSikapPercayaDiri:
1.Yakin akanKemampuanDiri
2.MampuMenyesuaikanDiri
3.SelaluMengembangkanDiri
4.MengemukakanIde-ide/Pendapat
5.BersikapAssertive (Tegas)

24. •KnowYourPower
Focusonyourstrongvalue,eliminateyourweakness
•ConvinceYourself
Makeyourselffeelcomfortablebeforeyouconvinceothers
•Visualize
Makeastrongdescriptionofwhatyouwanttodo/be
•Affirmative
Besureofyouthinkalreadysetinyourmind.State!
•UsetheConvincingWords
Magnifyyourstrongpointstobedelivered
•InvolveYourArsenal
NonverbalcommunicationtoemphasizeyourwordsHOW TO PERSUADE OTHERS

25. LEVELS OF COMMUNICATION T R U S T
Synergistic (Win-Win)
COOPERATIONRespectful (Compromise)
Defensive (Win-Lose / Lose-Win) LowHighLowHigh

26. BEBERAPA KOMUNIKASI YANG DILAKUKAN DALAM KANTOR
1.Rapat(Meeting)
2.RapatKecil(Briefing)
3.Diskusi(Discussion)
4.Telepon(Telephone)
5.Memo(Disposition)
6.SuratElektronik(E-Mail)
7.Faksimili(Facsimile)

27. MEETING
MEMUJI
Untuk memotivasi orang lain, PUJILAH secara Wajar & Spesifik atas apa-apa yang telah dikerjakan dengan sangat baik.
MENGERITIK
•Lakukan secara Positif dan Konstruktif.
•Sebaiknya dibicarakan dahulu di luar rapat dengan ybs, supaya ybs dapat menyiapkan jawaban & “Tidak Kehilangan Muka”.
•Tujuannya agar Tercapai Sasaran, bukan untuk Menjatuhkan.
MENGUSULKAN
•Persiapkan Rancangan secara Matang dan Jelas, lengkap dengan data-data pendukungnya.
•Komunikasikan dulu dengan pihak-pihak terkait dan orang- orang kritis(Vocal) yang akan ikut serta dalam rapat untuk mendapat dukungan.

28. BRIEFING
BRIEFINGmerupakan rapat singkat, dimana gagasan dikomunikasikan untuk dilaksanakan.
Tanya jawab dilakukan hanya untuk memperjelas gagasan dan mengantisipasi hambatan BUKANuntuk membahas pokok gagasan.
•Rundingkan dulu dengan para pelaku utama guna mendapat masukan awal.
•Siapkan Catatan / Media Presentasi tertulis sesuai
dengan kompleksitas pokok gagasan.
•Kaitkan Pokok Gagasan dengan hal-hal yang sudah dipahami oleh pelaku.
•Jelaskan Manfaat bagi pelaku, untuk memotivasi pelaksanaannya.
•Uraikan Ukuran Keberhasilan (Critical Success Factor) nya.

29. DISKUSI
Membahas gagasan / masalah dalam kelompok kecil atau secara perseorangan secara informal.
Diskusi dapat merupakan persiapan untuk MEETING, BRIEFING atau bagian dari pelaksanaan tugas / konteks pembicaraan lain yang lebih serius (mis: coaching–appraisal).
•Pahami kerangka berpikir dari mitra diskusi kita, karena pada dasarnya inti gagasan HARUSdipahami oleh semua pihak.
•Tergantung keseriusan Diskusi, kurangilah kemungkinan terjadinya INTERUPSIyang mengganggu.
•Diperlukan keseimbangan kemampuan dalam hal : menyampaikan pendapat, bertanya untuk menggali informasi, memahami yang tersurat dan tersirat, serta membuat kesimpulan bersama.

30. JAGA HUBUNGAN dengan ANAK BUAH, sehingga
ia merasa RILEKS bila DIAJAK BERKOMUNIKASI :
• Bila MENGERITIK kombinasikan dengan PUJIAN.
• Bila INGIN MENEGUR, pahami dulu MENGAPA
penyimpangan / kesalahan tsb TERJADI.
• Bila INGIN BERDISKUSI, BERITAHUKAN LEBIH
DAHULU beberapa saat sebelumnya, sehingga ia
LEBIH SIAP untuk diajak diskusi.
• Usahakan Anak Buah SELALU TERMOTIVASI,
bukan merasa SEMAKIN BODOH & KEHILANGAN
PERCAYA DIRI, terutama setelah pembicaraan.

31. Pada dasarnya, kolega punya banyak KONTRIBUSImendukung KESUKSESAN. Jadi Sasaran Komunikasi adalah untuk MEMBERIdan MENDAPAT DUKUNGAN, disamping juga komunikasi untuk membangun Corporate Team Building.
•PAHAMI MASALAH-nya, apa yang dapat dilakukan untuk membantu. Dengan demikian, ia juga akan memahami masalah kita dan akan senantiasa memberi dukungan.
•Kembangkan kemampuan EMPATI, bukan hanya sekedar SIMPATI.
•Bila ingin memberikan UMPAN BALIK(kritik), kondisikan agar ia mengharapkan itu. Bila tidak maka akan sia-sia karena umpan balik yang diberikan TIDAK EFEKTIF.
•Hati-hati dalam HAL MEMBANTU, salah-salah malah terkesan mau ikut campur (INTERVENSI).

32. Berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan hampir sama dengan
rekan kerja, hanya saja ada pengecualian untuk topik-topik pembicaraannya
“PIHAK LUAR bisa menjadi SUMBER INFORMASI yang diperlukan”
• Miliki NETWORK denga Pihak Luar sehubungan dengan bisnis / profesi kita, untuk
UPGRADE KNOWLEDGE maupun untuk BENCHMARKING (mis: menjadi anggota
kelompok bisnis / profesi).
• Kembangkan RASA PERCAYA DIRI dan KETERAMPILAN BERBICARA dengan
orang-orang yang belum dikenal (mis: di pesta, pertemuan, seminar, kereta api,
pesawat, dll).
• Temukan HAL-HAL RINGAN yang membuat ia bangga atau mau berbicara (mis:
humor / lelucon).
• Gantilah TOPIK PEMBICARAAN bila ia terlihat kurang antuasias atau kurang
menyenangi.
• Pastikan untuk SELALU MEMBAWA KARTU NAMA untuk sosialisasi.
• Terhadap MITRA KERJA (supplier, agency, dsb) pastikan SUASANA SETINGKAT
(Se-Level), hindari Rasa Superior sebagai Pemberi Order.

33. Berkomunikasi dengan Pelanggan pada hakekatnya sama
dengan KOLEGA atau PIHAK LUAR, namun HARUS
ditambahkan dengan Kemampuan untuk MENDENGAR
SECARA AKTIF.
8 LANGKAH MENDENGAR AKTIF :
• Hargailah Pelanggan.
• Dengarkan Pada Apa Yang Tersirat.
• Berusahalah untuk mendengar Hal Yang Sebenarnya.
• Batasilah Waktu Bicara Anda.
• Hindari Kecenderungan Berpikir mengenai apa yang akan Anda
katakan setelah Pelanggan berhenti bicara.
• Pahami Sudut Pandang Pelanggan.
• Ulangi Komentar-komentar Pelanggan untuk membuat mereka
tahu bahwa Anda telah mendengarkan apa yang mereka katakan.
• Jangan Mencatat terlalu banyak selama mendengarkan, karena
akan memutuskan perhatian dengan pelanggan.

34. TELEPON
•Bila pembicaraan diperkirakan lebih dari 3 menit, pastikan mitra bicara punya cukup waktuuntuk itu (mis: tidak sedang menerima tamu / rapat, tidak sedang mengerjakan sesuatu yang sangat mendesak, dsb).
•Bila memerlukan komentar atas suatu gagasan yang kompleks, hendaknya mengirimkan konsep tertulis lebih dahulu(seperti : email, fax, dsb).
•Kenalilah tanda-tanda turunnya antusiasme/ konsentrasi dari mitra bicara, karena mungkin ada sesuatu yang tiba-tiba menyita perhatiannya selama pembicaraan di telepon.
•Bila anda terpaksa mengakhiri / memutuskan pembicaraan dikarenakan sesuatu hal yang mendadak sementara mitra bicara masih asyik berbicara, katakana anda akan meneleponnya kembali utnuk melanjutkan pembicaraan.
•Bila anda merasa pokok pembicaraan yang diajukan mitra bicara anda terlalu kompleks / terlalu pentinguntuk diselesaikan lewat telepon, usahakan bertemu langsung.

35. M E M O
MEMO adalah bentuk surat yang sangat sederhana yang kadang-kadang dapat berbentuk DISPOSISI, CATATAN KECIL DI SEBUAH SURAT, atau MEMO yang lebih Resmi
•Usahakan isi memo dapat dipahami penerimanya, karena merupakan konfirmasi dari pembicaraan sebelumnya.
•Hindari terjadinya POLEMIK MEMO, selesaikan secara lisan, lalu buat konfirmasi.
•Hati-hati dengan CC, karena ada orang yang TIDAK SUKA bila anak buahnya mendapat CC dari Memo yang ditujukan kepadanya (terutama untuk hal-hal yg anak buah belum perlu/tidak boleh tahu).
•Ingat : Memo 1 halaman akan mendapatkan perhatian lebih dulu daripada Memo yang berlembar-lembar !
•Buatlah Memo se-sistematis mungkin sehingga mudah dipahami oleh si penerima (mis: pakai system point, sub judul, kutip / garis bawah, dsb).

36. E -M A I L
E-MAIL sangat fleksibel untuk sesuatu yang sangat Formal (mis: surat resmi, memo, dll) maupun Informal (pengganti telepon)
•Hati-hati dengan Topik yang bersifat SENSITIF atau RAHASIA karena E-Mail dapat di Forward ke mana saja termasuk merubah- rubah isinya.
•KERAHASIAAN-nya mudah DIBOCORKAN !
•Untuk berita-berita / topik-topik PENTING, dapat dibuat HARD COPY supaya dapat dipakai sebagai referensi.
•PAHAMI KODE ETIK dan EKSPRESI E-MAIL, seperti pemakaian Huruf Besar / Simbol-simbol Ungkapan.
•Kadang-kadang PERLU JUGA dikonfirmasi dengan TELEPON bila tidak ada tanggapan dari penerimanya.

37. FACSIMILE
Di tengah kemajuan teknologi informasi ini, masih ada orang yang beranggapan bahwa : FAX adalah DOKUMEN SEMENTARA yang HARUS DISYAHKAN dengan menunjukkan SURAT ASLI nya.
•Untuk itu kita harus memahami dulu persepsi penerimanya.
•Pastikan Fax yang penting telah dikirim / diterima dengan baik.
•Masalah yang umum terjadi dengan Fax adalah : adanya distorsi transmisi pada beberapa kalimat. Teleponlah penerima / pengirim untuk me-rekonfirmasikannya.
•Ingat :Fax merupakan alternatif bertelekomunikasi yang ekonomis yang akan mempercepat pembicaraan dengan telepon untuk komunikasi selanjutnya, HANYA APABILA Si Penerima Fax telah mempelajari isinya sebelum bertelepon.

38. INTERPERSONAL COMMUNICATIONBARRIERSDefensivenessCulture
EmotionsInformation OverloadInterpersonal CommunicationLanguageFiltering

39. SAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION
FISIK, dapatberupa:
> Jarak(Jauh-Dekat)
> Usia(Tua-Muda, Besar-Kecil)
> JenisKelamin(Pria-Wanita)
> Keterbatasan(Tuli-Bisu-Buta)
> Sarana(Telepon, Fax, Internet, E-Mail) D I S T O R S IHambatan Komunikasi

40. SAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION
SEMANTIK, dapatberupa:
> BahasaVerbal(Sunda, Jawa, Batak, dsb)
> Level Pendidikan(SD, SMP, SMA, D3, S1, S2, S3)
PSIKOLOGIK, dapatberupa:
> AtasanVs Bawahan
> OrangTuaVs Anak-anak
> GembiraVs Sedih
> TergesaVs Santai
> TertekanVs Rileks
> Good MoodVs Bad Mood

41. Faktor-faktorYangMempengaruhiKelancarandalamBerkomunikasi
•Pengetahuan
•Pengalaman
•Intelegensi
•Kepribadian
•Budaya
•Biologis
kelainanmulut,
gagap, cadel

42. Hambatan2dalamBerkomunikasiyang Efektif
4 HambatanUtamadalamKomunikasi
•HambatanProses: TerdiridariHambatanpengirim, hambatanencoding, hambatanpesan, hambatanmedia, hambatandecoding, hambatanpenerima, hambatanrensponbalik.
•HambatanPribadi& Psikis: MeliputiKemampuanefektifberkomunikasi, caradalammemprosesdanmembacainformasi, Tingkat kepercayaandiriantarpribadi.
•HambatanFisik
•HambatanSemantik: MenunjukkankesalahanprosesencodingdandecodingdidalamBerkomunikasi.

43. Hambatan-hambatandalamMendengarkan
Sibukdengandirisendiri
Sibukdenganmasalah-masalaheksternal
Asimilasi(kecenderunganmerekonstruksipesansedemikianrupasehinggasesuaidengansikap, prasangka, kebutuhan, nilaidiri, dsb)
Faktorkawanataulawan
Mendengaryang diharapkan(hanyutdalampesanpembicara, tidakmendengarkanapayang dikatakanmelainkanmendengarkanapayang kitaharapkan).

44. Waktuyang dipergunakanuntukMendengarkan
Mendengarkan
adalahprosesaktifmenerimarangsangan(stimulus) telinga. Mendengarkanadalahketerampilanyang sangatpenting, tetapipadaumumnyakitamemilikiketerampilanyang amatburuk. PenelitianRankin (1928) 45 % Mendengarkan30 % Berbicara16 % Membaca9 % MenulisPenelitianBarker (1980) 53 % Mendengarkan17 % Membaca16 % Berbicara14 % Menulis

45. Ciri-ciriBerkomunaksiyang Tidak Efektif
Penyampaiansecarabertele-tele
Penyampaiandenganmalu-malu
Penyampaiandenganmarah-marah
Maksud yang disampaikan tidak jelas
Maksud pesanyang tersembunyi
Non-Verbalyang tidakjelas
Komunikasisecarasatu arah
Tidak tanggap(responsif)
Tidak nyambung
Tidak terbuka

46. Komunikasiyang Efektif55% BahasaTubuh7% Kata-kata38% Nada Suara(MechribiandanFerris)

47. KERANGKA BERPIKIR(Frame of Reference)
KERANGKA BERPIKIR
SI PENGIRIMPESANKERANGKA BERPIKIRSI PENERIMAPESANKESAMAANKERANGKA BERPIKIRKOMUNIKASI SEMAKIN EFEKTIF APABILAAREA KESAMAAN KERANGKA BERPIKIR SEMAKIN LUAS

48. Desire
(want to) Skills(how to) HABITSEFFECTIVE HABITS

49. Knowledge -Skill -AttitudeKnowledge+ Professional Skill
Personal Effectiveness SkillEffective communication
Attitude

50. Knowledge
SkillAttitudeTAHUMAMPUMAU.
.
.

51. KnowledgeQ : Why MustATTITUDE? A : To Keep Us Stay ThereEVERLASTING TIME
Q : Why MustKNOW HOW?
A : To Help Us to ReachLEADING POSITIONSkillAttitudeHIERARKHI KOMPETENSI
MANFAAT KOMPETENSI

53. 61hardhi.smart.consulting@gmail.comFor Help –Please Visit : www.hardhismart-consulting.co.ccIKUTI PELATIHAN“PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN” UntukKesuksesanKarier& HidupAndaHANYA DIHARD-Hi SMART CONSULTINGHubungiFast Response0878-7063-5053