1. AMALAN PERSEKITARAN
BERKUALITI (QE) - 5S
Transformation . Innovation . Partnership

2. Langkah-
Langkah-Langkah
PELAKSANAAN
5S

3. SKOP PERLAKSANAAN
Komitmen
• Fail Peringkat
Dokumentasi
J/kuasa/Perlaksanaan
• Fail Peringkat Bhg./Zon
• Kawasan Pejabat
Amalan Praktikal • Operasi
• Tempat Simpanan
•KKawasan AAwam
• Persekitaran

4. Penyediaan
Dokumentasi /
Keperluan Utama 5S
4

5. DOKUMENTASI 5S
 Koordinator memastikan 4 fail utama perlu ada dan sentiasa
dikemaskini:
 Fail Induk
 F il J/K P
Fail J/K Promosi
i
 Fail J/K Audit
 Fail J/K Latihan
 Fail Perlaksanaan 5S oleh Cawangan/Bahagian
 Tidak perlu ada duplication dalam setiap fail. Perlu nyata nota kecil
Tidak perlu ada duplication
untuk mengetahui kedudukan dokumen terbabit. Melainkan jarak
sesuatu bahagian / cawangan agak jauh maka boleh membuat salinan
dokumen yang diperlukan.
y g p
 Sebaik‐baiknya menggunakan fail keras (hard cover)
Sebaik‐
5

6. Fail Induk
Fail Induk
 Meliputi perjalanan permulaan 5S di Jabatan
p p j p 5 J
 Segala dokumen awal perlaksanaan 5S disimpan
 Surat perlantikan
 Menagement review
 Aktiviti penyelarasan di antara 3 J/K
 Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file)
 Wajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkini
 Mempunyai Struktur yang jelas, Polisi, Objektif dan Strategi
Pelaksanaan 5S
 Minit mesyuarat juga perlu disimpan.
Minit mesyuarat juga perlu disimpan
 Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu
ditandatangani.
 Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan
 Mendokumenkan surat perlantikan Fasilitator, Ketua Zon, Pengerusi
J/K Promosi, Audit dan Latihan.
6

7. FAIL INDUK
FAIL INDUK
1. Polisi 5S
l
2. Carta Organisasi
3. Carta Perbatuan
4. Pelan Lokasi
5. Surat Lantikan
6. Memo
7. Minit Mesyuarat
8. Laporan Lawatan / Audit Dalaman
9. Gambar Sebelum dan progress
10. Perbelanjaan

8. KEPERLUAN DOKUMENTASI
Carta J/kuasa & Kumpulan
Pelan Induk
Staffing and Human
Fungsi Tugas
Resources Planning
& Tanggungjawab
Polisi QE & Objektif
Dokumentasi
Semakan
Sudut QE
Rekod Minit
& KAIZEN
Aktiviti Keseragaman

9. Fail Promosi
F il P i
 Pengerusi J/K Promosi bertanggungjawab untuk
e ge us J/ o os be ta ggu gjawab u tu
mengemaskini fail ini
 Boleh melantik ahli‐ahli mengikut keperluan J/K Promosi
Boleh melantik ahli‐
 Memasukkan struktur J/K Promosi
M kk t kt J/K P i
 Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang
p
perlaksanaan promosi yang bakal dilaksanakan
p y g
 Perancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahan
 Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosi
 M
Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi
kk i i b k i h l i
 Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu
ditandatangani
 Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin,
kertas edaran, dsbnya.

10. FAIL PROMOSI
FAIL PROMOSI
1. Polisi 5S
2.
2 Carta Organisasi
3. Carta Perbatuan
4. Surat Lantikan
S t L tik
5. Minit Mesyuarat
6.
6 Aktiviti Promosi
Akti iti P i
7. Perbelanjaan

11. Fail Audit
F il A dit
 Pengerusi J/K Audit bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini
 Boleh melantik ahli‐ahli mengikut keperluan J/K Audit
Boleh melantik ahli‐
 Pengerusi bertanggungjawab menyenarai bilangan auditor yang diperlukan
dan mencadangkan nama Auditor kepada Ketua Jabatan.
 Ketua Jabatan yang melantik auditor agar tidak timbul rasa kurang senang
J y g g g g
kakitangan lain.
 Perlantikan mestilah bersurat.
 Memasukkan struktur J/K Audit
 Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan audit yang
k d l k d
bakal dilaksanakan
 Pengerusi audit perlu membuat rumusan audit berdasar maklumbalas auditor
dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah
dikeluarkan.
 Hasil Audit perlu di ‘review’ oleh Ketua Jabatan
 Segala keputusan berkaitan penambahbaikan perlu dimonitor dengan
jangkamasa yang telah diputuskan oleh auditor.
j k l h di k l h di
 Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti audit
 Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal audit
 Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani
S ti d k l t d t l dit d t i

12. FAIL AUDIT
FAIL AUDIT
1. Polisi 5S
2.
2 Carta Organisasi
3. Carta Perbatuan
4. Surat Lantikan
S t L tik
5. Minit Mesyuarat
6.
6 Kriteria Audit
K it i A dit
7. Laporan Audit Dalaman

13. Fail Latihan
Fail Latihan
 Pengerusi J/K Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini
 Boleh melantik ahli‐ahli mengikut keperluan J/K Latihan
Boleh melantik ahli‐
 Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan
5S yang mencukupi.
 J/
J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan membuat
g
ujian ringkas.
 Memasukkan struktur J/K Latihan
 Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan yang
bakal dilaksanakan
b k l dil k k
 Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihan
 Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan
 Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani
 Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk
perkongsian maklumat oleh Bahagian yang cemerlang untuk sesi 1 jam.
perkongsian maklumat oleh Bahagian
 Pengerusi perlu mengenalpasti Bahagian
Pengerusi perlu mengenalpasti Bahagian mana yang laksana 5S dengan
g p g p g y g 5 g
cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan dan diedar
kepada Bahagian
kepada Bahagian lain.
 Nota‐
Nota‐nota kursus disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangan
13

14. FAIL LATIHAN
1. Polisi 5S
2.
2 Carta Organisasi
3. Carta Perbatuan
4. Surat Lantikan
S t L tik
5. Minit Mesyuarat
6.
6 Nota Latihan (Kedatangan)
N t L tih (K d t )

15. Fail Zon
Fail Zon /Kumpulan
Perlaksanaan 5S Cawangan
5S Cawangan
 Meliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zon
 Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan 5S di zon berkenaan
 Surat perlantikan ahli‐ahli oleh ketua zon
Surat perlantikan ahli‐
 Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file)
Di k f il k (H d C fil )
 Wajib mempunyai perancangan 5S zon yang terkini
 Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif
d S
dan Strategi Pelaksanaan 5S yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk
i P l k S l h dik l k l h J/K I d k
 Minit mesyuarat juga perlu disimpan.
 Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu
ditandatangani.
di d i
 Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon
 Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di
Z L ih di Z d j
Zon, Latihan di Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi
A di di Z I i d l h i b i
ahli di zon berkenaan laksana 5S dengan jayanya.
15

16. FAIL ZON / KUMPULAN
FAIL ZON / KUMPULAN
1. Polisi 5S
2.
2 Carta Organisasi
3. Carta Perbatuan
4. Pelan Lokasi
P l L k i
5. Minit Mesyuarat
6.
6 Laporan Lawatan / Audit Dalaman
L L t / A dit D l
7. Gambar Sebelum dan progress
8. Perbelanjaan
P b l j

17. SUDUT 5S
 Sudut 5S : Umum dan Kumpulan.
 Mengandungi maklumat berkaitan Amalan 5S.
 M kl
Maklumat di sudut 5S adalah terkini dan sentiasa
di d S d l h ki i d i
dikemaskini.
 Disediakan di tempat yang strategik.
 Dipantau dengan baik.
 Mengandungi maklumat aktiviti 5S Zon / Kumpulan
 Penggunaan ruang dengan berkesan dan amalkan 5S.

18. ROADMAP TO 5S IMPLEMENTATION
CONTINUAL CREATIVITY AND INNOVATION
PLAN DO CHECK ACT
P Sort
R
E
P Set in order
A
R SELF ASSESSMENT
SELF-ASSESSMENT CONTINUAL
Shine AND 5S
A
CERTIFICATION IMPROVEMENT
T
I
Standardise
O
N
Sustain
PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4
ENABLERS RESULTS

19. SUDUT 5S
SUDUT 5S
 Lokasi – Tempat bersesuaian
P l d
Perlu ada:
 Polisi 5S
 Carta Perbatuan
b
 Carta Organisasi
 Gambar progress
 Laporan Audit
 Info/maklumat