第28回 Office365 勉強会 にて発表させていただいた資料です。 主題は Microsoft Teams が部署でどのように受け入れられ、広まっていったか？　となります。 第28回 Office365 勉強会 https://jpo365ug.connpass.com/event/159587/

1. Teams 部署に根付くまで
第28回 Office 365 勉強会 2020/1/25
SBテクノロジー 吉田壮志

2. 2018 / 5

3. Teamsが社内に導入された直後
こうした話題がまだまだ社内で通用した時代
Teamsの裏側って… 実はSharePointが動いているのです！
チャネルのアドレスにメール送れます！
タブがショートカットになりますよ！

4. 自己紹介 2018/5 版
～入社1月後にTeams現る～
4
あの、SharePointってなんですか？

5. 本資料でお伝えするところ
「Teams 見聞録＋」
Teamsの導入直後から現在に至って活用されるまでの
見た・聞いた・やった・やればよかった

6. 現在のTeams活用状況 6
身のある雑談！
応答不可ステータス！
Teams会議！
共同編集！
ファイル共有！
飲み会連絡！
セミナー情報！

7. 7
Phase1 導入 ファーストコンタクト

8. 導入時の状況 8
2018年5月
• 社内でTeamsの利用が解禁される
• 申請・承認式を取り、部署単位、プロジェクト単位でチームを募集
• 申請する部署すら少数 利用者はほぼ皆無
2018年7月
• 部署単位のチームを強制的に作成
• 全社員がTeamsを認知 利用者はまだまだ少数
Teams は誰でも触ることができて
そして誰も使っていなかった

9. 当時の象徴的な話 ある部署で「器用な人々」が跋扈していた
超絶技巧のツール運用

10. 社内連絡はメールを用いて
部内通達はTeamsを使う
勤怠連絡はメールだが
ファイルを渡すならSkypeである
ちょっとの課題にplanner
資料は気分でファイルサーバー
課題管理はBacklogで
質問は一部Skype越しに
バグ整理はExcelシート
社外はメールとBox、Backlog

11. そしてみんな器用になっていく 11
参照点多重化
連絡遅延・損失情報・資料散逸
業務非効率化コミュニケーションコスト増大

12. やらねばならなかったこと
DRYの徹底
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Don’t Repeat Yourself 重複すべからず
そのために…
 部署の機能1つに1つのツールが割り当たっている状況を作る
 Office365のハブでもあるTeamsの利用率向上が手っ取り早い
ついでにTeamsは社内方針という神風も吹いている…

13. 何故 Teams が広まらないか？
 吉田のTeams初利用（2019年1-2月）
隣のグループと連携してインターンを企画
Teamsによって終始ストレスフリーな作業環境が実現されていた
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これは良い！…が、それでは何故 Teams が使われていないのだろう？
もしかしたら機能を知らないから使わないのでは？
集約された情報 共同編集＋ 高効率な作業環境＝

14. 参考：スマートフォンを欲しいと思わない理由（2012）
ツールを使わない
高い学習コスト 無 限 循 環
 PCのような機能は携帯に不要
 普通の携帯で満足
機能とメリットを知らない だから 使わない 故に 知らないという例
メリットを知らない
https://news.livedoor.com/article/detail/6471280/

15. やったこと
 Teams の機能を網羅した資料を作成、部署内に展開（2019年3月）
一括で機能を把握できることに重きを置いた
15
別に社外秘じゃなくても良かった…
…

16. 結果として
 チームのチャット利用率向上
部署内連絡はTeamsに統一 部内のccメール消滅
勤怠連絡、技術共有、randomチャネルが作成
 その他機能についてほぼ効果なし
ファイル共有、共同編集使われず
会議はまだまだSkype
見向きもされないPlanner,
ただ自分だけ使ってる (Only) One Note …
16

17. やればよかったこと…
 ハンズオンすればよかった
初期導入ならば特に手を動かすべき
機能を使う ⇒ 知る は 真 だが
機能を知る ⇒ 使う かどうかは 人による ※刺さる人には刺さった
 プロジェクトでの使用感をまとめればよかった
機能一覧の提示に留まる資料となった
どう使うべきか？ まで提示できていない ※使い方含めて提示できたチャットは広まった
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18. しかしチャットが広まったことで… 18
Teams活用の気運が大いに高まった
Teams機能への興味
チャットの日常的な利用
Teamsのメリット理解

19. 19
Phase2 拡大 プロジェクトでの Teams運用

20. やるべきだったこと
Teams 連携機能の利用促進
20
そのために…
 Teamsをプロジェクトで運用する
 使用感をまとめてベストプラクティスを提案
とにもかくにもファイル共同編集！

21. やったこと
 Teams活用の提案（2019年5月）
ある小規模改修案件（2人×1月 ＋ 4人×1月＋2人×1月）にメンバーとして参加
増員のタイミングで社内コミュニケーションをTeamsに一新できないか提案
 使用機能の選定
新規チームは申請せず、部署のチームからチャネルを1つ作成
チャット、ファイル共有、Planner、OneNoteをそのチャネルに連携
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22. 結果として 22
引用：STEINS;GATE 16 不可逆のネクローシス

23. 失敗例
 共同編集できない
ファイル編集のロックや編集の未反映が度々発生
解決までローカルファイル運用が主軸となった
 Skypeでローカルファイル送信
当時社内ポリシーでOneDrive共有が禁止されていた
そのため最も容易なファイル共有手段としてSkypeが大いに活躍してしまった
 チャネルが切り出せない
部署のチームを間借りしたのでチャネルの増設が気軽にできなかった
結果会話履歴が情報のごった煮と化すことに
 チャネルとチャットで情報の散逸
当初チャネルスペースで会話されていたが、2人に減員以後チャットが使われ始めた
引継ぎのタイミングで散逸した暗黙知を再整理する羽目に
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24. やればよかった…
 共同編集不可の早期原因究明
共同編集をサポートしていないOfficeの混在が原因
Office365 の導入過渡期では特に注意すべき
 チームの申請と会話タブ 封印
会話タブのチャットはチャネルの切り出しやスレッド化が不可能
情報は散逸しがちで、引継ぎや人員変動に脆弱 プロジェクト管理には向かない
一方チームであればプライベートチャネル他、選択肢が広く柔軟な構成となる
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共同編集 〇 共同編集 ×

25. しかし状況としては… 25
部署全体では Teamsを使う→知る→使うのサイクルが回り始めた
外部環境でもTeamsが盛り上がる（2019年7月）
• 公表でTeamsのDAUがSlackのDAUを抜いた
• Skype for Business 提供終了の発表
Teams利用の活発化
• Teamsでの連絡が完全に定着し、Skypeによるチャットは皆無に
• 先の失敗が犠牲に供されたことで、他メンバーのプロジェクトでの活用が円滑化

26. 26
Phase3 定着 ボーナスステージ

27. やるべきだったこと 27
特にない
 チャットの定着とプロジェクトでのTeams運用以降、活用の気運が本格化
 部署全体で 使う → 知る → 使うのサイクルが回っていた
 強いて言うと、Teamsのマイナーな機能やTipsに対する需要がありそうだった

28. やったこと
 Teams Tips集の資料を作成（2019年11月）
主に通知設定と複数タブ不可問題に関して対処をまとめた
28
…

29. 結果として
 アンケート調査で幅広い機能・項目に関して役に立ったという意見が得られた
29
Tipsが受け入れらる風土が形成されていた という事実が重要

30. そして現在に至る 30
応答不可ステータス！
身のある雑談！
Teams会議！
共同編集！
ファイル共有！
飲み会連絡！
セミナー情報！

31. Teams定着まで まとめ 31
導入
• 一部の人の「使う」から始まる
• とにかくチャットに絞って機能を紹介 マニュアルはあれば便利
拡大
• チャットが定着したら連携機能の拡大チャンス
• 使って初めて分かる問題多数 先にぶつかって取り除くべし
定着
• Tipsの展開時期を間違えない 導入時のTipsは全く聞く耳なし
• 定着後のTips展開は有用 紹介があってこそ知られる機能も多い

32. その他所感
 導入のタイミングが文化・ルール形成の最後の機会
ルール変更に寛容で、可塑性が高いのは導入初期だけ
定着の気配を見せるとこぞって文化に合わせて「器用な人」になる
 ボトムアップの仕組みをTeamsに仕込むべし
ルール決定にトップダウンは有効だが、良く知らないものへのトップダウンは無謀
自然にボトムアップできる、ボトムアップし続ける仕組みを内包したい
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例えば全社的なルールで下記チャネルをチームのデフォルト構成にする
一般：共通の連絡事項を投稿
チーム運用：チーム運用改善やチャネルの新規切り出しについて投稿
random：とにかく何でも投稿可