Sách lập và phân tích báo cáo quản trị giúp định hình về hệ thống của báo cáo quản trị, giải nghĩa về báo cáo quản trị như thế nào?

2. Cách tạo ra báo cáo quản trị
Lời nói đầu 3
Phần 1: Định hƣớng quản trị 4
1.Tại sao ông chủ không quan tâm đến báo cáo tài chính? 5
2.Định hướng quản trị 12
3.Phương pháp kỹ thuật kế toán quản trị 20
4.Các mô hình quản trị 31
5.Mô hình kế toán quản trị 39
6.Xây dựng báo cáo quản trị bắt đầu từ đâu? 47
7.4 báo cáo quản trị ảnh hưởng đến tất cả các cốt sách của doanh
nghiệp 51
8.9 bước xây dựng hệ thống kế toán quản trị 59
Phần 2: Báo cáo quản trị 64
9.P&L theo tháng 66
10.P&L theo điểm bán 69
11. So sánh doanh thu theo điểm bán từng kỳ 71
12. Báo cáo xu hướng 73
13.Cơ cấu doanh thu theo ngành hàng 77
14.Các khoản giảm trừ 80
15.Báo cáo hàng tồn kho 83
16.Báo cáo chi phí 88
17.Báo cáo dòng tiền 95
18.Nguồn vốn đầu tư cho việc mở rộng 99
19.Báo cáo bức tranh tổng thể 100
Phần 3: Phân tích báo cáo quản trị 106
20.Yếu tố then chốt khi phân tích báo cáo quản trị 106
1

3. Mà doanh nghiệp mong muốn
21.Các chỉ số giai đoạn phát triển doanh nghiệp 114
22.Xác định những chỉ số chủ chốt 118
23.Nắm giữ mọi thứ nhưng tập trung vào yếu tố quan trọng 123
24.Tiền nhiều để làm gì mà Công ty phá sản? 124
25.Có nên cắt bỏ Phòng kế hoạch? 126
26.Cân nhác các quyết định quản trị 128
27.Cách thuyết trình báo cáo quản trị khiến người khác hiểu và chấp
nhận 135
28.Những người phân tích nghiệp dư khi muốn trình bày kết quả của
mình 136
Phần 4: Xây dựng data 146
29.Hiểu thế nào là phân tích và xử lý số liệu kế toán 146
30.Giải quyết vấn đề bằng cách suy nghĩ logic và phân tích data 149
31.Quy trình giải quyết vấn đề sử dụng data là gì? 154
32.Xây dựng giả thuyết trước khi phân tích data 156
33.Quy trình phân tích sử dụng giả thuyết 163
34.Hai bước giả thuyết What để nắm được vấn đề 167
35.Điểm cần lưu ý khi viết cây logic xây dựng giả thuyết 170
36.Ba điểm tiêu biểu khi phân tích data 172
37.Hai việc cần làm khi không lấy được data mong muốn 177
38.Những lưu ý khi thu thập data số liệu 181
39.Lợi ích và rủi ro khi phân tích bằng giả thuyết 186
Phần 5: Ứng dụng mô hình ABC case chuỗi bán lẻ 189
40.Phương pháp quản trị chi phí theo hoạt động 190
41.Đặc điểm hoạt động và phương pháp tính giá thành 192
42.Quy trình hạch toán chi phí 194
43.Phương pháp triển khai 194
Lời cảm ơn 216
2

4. Cách tạo ra báo cáo quản trị
Những người thực sự quan tâm đến kinh doanh luôn tìm kiếm
những nguyên tắc cơ bản đã được thử thách qua thời gian. Họ không
mấy quan tâm đến những khái niệm, hình mẫu về quản trị mang tính
thời thượng, nhất thời. Chúng tôi đã gặp nhiều nhà quản trị, họ đều
khao khát tạo ra một điều gì đó to lớn hơn, lâu dài hơn – đó là một tổ
chức với giá trị trường tồn.
Khi suy nghĩ gặp phải sự hỗn loạn, các mô hình quản trị đơn
giản giúp chúng ta giảm bớt tính phức tạp và tập trung vào điểm cốt
yếu. Mô hình quản trị không khiến chúng ta suy nghĩ theo một cách bị
tiêu chuẩn hoá, mà nó là kết quả của suy nghĩ tích cực.
Cuốn sách này được viết một cách ngắn gọn những kết nối
phức tạp của các số liệu quản trị được minh hoạ một cách đơn giản,
những con số rối rắm được đơn giản hoá tối đa và được phân tích
đầy khách quan. Một cuốn sách có tính ứng dụng cao, x`mang tính
gợi mở gói gọn trong 2 mục tiêu:
Mục tiêu 1: Chia sẻ về sự cần thiết giúp mọi người định hình
về hệ thống của báo cáo quản trị. Giải nghĩa về báo cáo quản trị như
thế nào?
Mục tiêu 2: Định hướng lại về nghề nghiệp, vị trí của mình
trong môi trường tổ chức mà bạn đang triển khai. Hiểu được quá
trình của việc xây dựng và phân tích hệ thống báo cáo quản trị.
3

5. Mà doanh nghiệp mong muốn
Bạn có đủ “doanh thu – chi phí” và đạt được mức lợi nhuận mà
bạn kỳ vọng hay không thì nó sẽ quyết định được là bạn có dám triển
khai công việc nào đó không?
Báo cáo quản trị là một báo cáo vô cùng quan trọng phục vụ
chủ yếu bên trong doanh nghiệp. Nó không có một chuẩn mực nào,
nhưng sẽ giúp cho các bạn có một kiến thức tổng hợp hơn, nếu
muốn hiểu chi tiết hơn mà đi đúng chuyên sâu từng ngành, nếu muốn
đào tạo chuyên sâu thì đa số bạn cân nhắc chi phí “Chi phí về nhân
sự”, “Chi phí về marketing”, “chi phí về hoạt động thuê, hoạt động
quản lý” tất cả những chi phí. Nó là một trong những vấn đề là bạn có
đủ “doanh thu – chi phí” và đạt được mức lợi nhuận mà bạn kỳ vọng
hay không thì nó sẽ quyết định được là bạn có dám triển khai công
việc đó không?
Chia sẻ câu chuyện về báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Báo cáo tài chính phải tuân thủ một vài tiêu chí. Ví dụ Big 4 hay dùng
những chuẩn mực của quốc tế, bản thân big 4 hoạt động ở VN thì họ
cũng phải dựa trên những chuẩn kế toán VN, họ tiến hành một cuộc
audit. Đó chính là lý do báo cáo tài chính nó có chuẩn mực, có điều
kiện để xây dựng, phát hành báo cáo đấy.
Còn báo cáo quản trị thì lại vô nguyên tắc, cố gắng bám sát
vào 2 nội dung quan trọng nhất mà nó xương sống, nó là câu chuyện
quyết định hệ thống báo cáo quản trị nó có đến được với ông chủ
doanh nghiệp, có đến được với cấp trên có thực sự tác dụng với yếu
tố phát triển dài hạn của doanh nghiệp hay không? Có 2 vấn đề:
4

6. Cách tạo ra báo cáo quản trị
+ Vấn đề 1: Bạn phải hiểu được doanh nghiệp của bạn? Hiểu
từng chi tiết một. Cố gắng bóc tách càng tốt những hoạt động doanh
nghiệp, từ nhân sự, khách hàng, thương hiệu, quản trị, chi phí, ngân
sách…
+ Vấn đề 2: Sau đấy các bạn quay ngược lại cố gắng tiếp cận
lại mục tiêu của công ty: “Mục tiêu ngắn hạn”, “Mục tiêu dài hạn”,
“Mục tiêu trung dài hạn”, và “Mục tiêu của chính chủ doanh nghiệp”.
Đấy là những yếu tố then chốt khi bước sang một cách tiếp cận,
phương pháp triển khai và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho
doanh nghiệp.
Trong lưu đồ dạy giám đốc tài chính, có rất nhiều phân hệ, nhưng
để hiểu tất cả module trong đó thì tôi nghĩ không cần thiết. Lý do
nhóm chuyên gia chúng tôi có mặt tại đây là “Truyền đạt tới các bạn
những gì thực tiễn nhất liên quan tới cái mà các bạn đang làm.
Chúng ta đang đồng ngôn ngữ, cùng ở trong 1 cái môi trường mong
muốn. Các bạn sẽ thấy về việc tiếp cận phương pháp xây dựng. Sau
đó các bạn sẽ có kiến thức về phân tích đánh giá báo cáo quản trị thì
các bạn có thể tự tin lên 1 level vô cùng quan trọng trong bối cảnh
doanh nghiệp.
Các ông chủ dường như không quan tâm nhiều đến các thông
tin trên báo cáo tài chính. Lý do một phần cũng là vì những bất cập
còn tồn tại trong việc trình bày trong các báo cáo tài chính mà bạn
chắc cũng đã biết.
Còn một lý do khác! Họ quan tâm đến báo cáo quản trị và các
chỉ số phi tài chính hơn.
1. TẠI SAO ÔNG CHỦ KHÔNG QUAN TÂM ĐẾN BÁO
CÁO TÀI CHÍNH?
5

7. Mà doanh nghiệp mong muốn
Các chỉ số tài chính trên báo cáo tài chính liên quan nhiều đến
quá khứ và hiện tại của doanh nghiệp, và nó không dự báo được gì
nhiều trong tương lai, đặc biệt là trong bối cảnh mọi thứ thay đổi
chóng mặt như hiện nay.
Báo cáo quản trị và các chỉ số phi tài chính nói về tương lai
của doanh nghiệp, có giá trị với khách hàng và cổ đông, nó quyết
định giá trị của doanh nghiệp ngay tức thì và hứa hẹn giá trị doanh
nghiệp trong tương lai.
Sự khác biệt của báo cáo quản trị chính là tạo ra giá trị cho
doanh nghiệp!
Trong hoạt động kinh doanh như hiện nay, với trọng tâm là
dịch vụ khách hàng, chất lượng, tính kinh tế và hiệu quả, tối đa hóa
lợi nhuận và quản lý dòng tiền. Thì phải công nhận hệ thống thông tin
quản lý nội bộ quá quan trọng bởi nó cung cấp nhiều thông tin cho
việc hoạch định chiến lược cũng như xử lý các hoạt động thường
ngày của doanh nghiệp.
Nhưng hiện nay hệ thống báo cáo kế toán trong doanh nghiệp
nhận được rất ít sự quan tâm chú ý, vì nó không đạt yêu cầu của
người nhận. Báo cáo hiệu quả là công cụ mà qua đó chức năng kế
toán kết nối với các chức năng còn lại của doanh nghiệp.
Báo cáo tốt có thể tạo ra những hiệu ứng tốt trong hoạt động
truyền thông hiệu quả của doanh nghiệp, trong khi báo cáo kém có
thể gây ảnh hưởng tiêu cực.
Thứ nhất, báo cáo kém có thể chứa thông tin không được sử
dụng, không chính xác hoặc ko kịp thời, dẫn đến sự hiểu biết và các
quyết định đưa ra không đúng đắn.
6

8. Cách tạo ra báo cáo quản trị
Thứ hai, báo cáo kém dù chính xác vẫn có thể khiến người
đọc thất vọng nếu thông tin họ mong muốn bị vùi sâu trong mớ hỗn
độn các sự kiện và con số khó hiểu. Báo cáo hiệu quả cần bao gồm:
- Báo cáo trọng tâm: Chỉ hướng vào các lĩnh vực cần chú ý trong
hoạt động chính.
- Báo cáo ngân sách linh hoạt: Hướng tới hàng loạt các hoạt
động có thể được điều chỉnh để phản ánh thay đổi từ những sai lệch
trong hoạt động.
- Báo cáo tổng kết: Cung cấp thông tin cho mỗi cấp trong doanh
nghiệp giúp điều hành các hoạt động này một cách hiệu quả.
- Báo cáo so sánh: So sánh các kết quả hoạt động với những
tiêu chuẩn sát thực tế như:
+ Kết quả thực tế so với ngân sách
+ Kết quả kỳ hiện tại so với kỳ trước
+ Chi phí và doanh thu chuẩn
+ Mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể và các kế hoạch chi tiết của
doanh nghiệp
Các báo cáo tài chính hiện tại như bảng cân đối kế toán và
báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu nhằm báo cáo kết quả
trước đó (quá khứ) tới chủ doanh nghiệp và cấp quản lý.
Mặc dù thông tin này có thể giúp ích cho những người am hiểu
các nguyên tắc kế toán, nhưng giá trị của nó khá hạn chế đối với chủ
doanh nghiệp những người chịu trách nhiệm điều hành doanh nghiệp
và tạo ra kết quả hoạt động.
Lý do chính của việc giảm giá trị này là các báo cáo tài chính
hướng tới các kỳ vọng và nhu cầu của chuyên môn kế toán, còn
những kỳ vọng này lại khác với nhu cầu của người sử dụng trong nội
7

9. Mà doanh nghiệp mong muốn
bộ doanh nghiệp, những người đòi hỏi dữ liệu kế toán chỉ ra các hoạt
động hiện tại nào sẽ hỗ trợ họ trong việc lập kế hoạch cho tương lai.
Những dữ liệu hoạt động nội bộ bao gồm:
- Phân tích sản phẩm: Bán cái gì, bán cho ai, với chi phí sản
phẩm và giá thành là bao nhiêu?
- Tệp khách hàng: Tham gia vào thị trường nào, bán bao nhiêu
sản phẩm, dịch vụ như thế nào?
- Dự báo doanh số: Bán được bao nhiêu loại nhóm sản phẩm
nào, bán cho đối tượng khách hàng nào và hình thức bán như thế
nào?
- Các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Các hệ thống nội bộ được tích hợp, tương tác
- Các hệ thống lập kế hoạch và dự toán ngân sách
Kế toán không chỉ đơn thuần là lập các báo cáo tài chính mà
còn phải có góc nhìn về kế toán quản trị nghĩa là setup được hệ
thống báo cáo có tầm nhìn chiến lược phục vụ cho việc ra quyết định
của Doanh nghiệp.
Lợi ích của báo cáo quản trị là có thể tập hợp được một lượng
lớn thông tin, qua đó có thể nắm rõ tình hình. Vì nếu nhìn vào báo
cáo, bạn có thể dễ đàng biết được loại hàng nào đang bán chạy, loại
hàng nào hiện đang được ưu chuộng. Không chỉ nắm được kết quả
trên mặt báo cáo, chúng ta có thể dựa vào những so sánh, phân tích
để đưa ra các thông tin giúp cải thiện tình hình kinh doanh.
Điều mà những người điều hành luôn miệng kêu “báo cáo, báo
cáo” chính là đây.
Báo cáo quản trị là tài liệu thuyết phục người khác hiệu quả nhất.
Chắc sẽ có người cho rằng “Tôi không phải người quản lý nên
chẳng liên quan gì cả”. Tuy nhiên, sẽ không có việc nào lại hoàn toàn
8

10. Cách tạo ra báo cáo quản trị
không liên quan gì đến việc kinh doanh của đơn vị cả. Công việc của
bạn dù là loại hình gì, chắc chắn đều được quản lý bằng số liệu.
Việc quản lý hiệu quả công việc của bản thân bằng số liệu hay
dữ liệu, không chỉ nâng cao chất lượng công việc mà còn là cách bạn
thuyết phục người xung quanh hay tổ chức rất hiệu quả.
Bạn sẽ không thuyết phục được người khác hay tổ chức nào
đó chỉ bằng câu nói “Tôi nghĩ là thế này” vì những câu nói không có
căn cứ sẽ không có tính thuyết phục.
Nhưng khi bạn đưa những số liệu hay dữ liệu làm căn cứ,
chẳng hạn như: “Sau khi thực hiện phương án này, đã mang đến kết
quả với số liệu này, tôi cho rằng chúng ta đang đi đúng hướng và nên
tiếp tục” thì chắc chắn hiệu quả thuyết phục sẽ khác.
Trưởng nhóm hay quản lý cũng cần “báo cáo quản trị”.
Dù không phải người điều hành, nhưng trong một tổ chức nào
đó, nếu chức vụ càng cao, thì càng phải phụ trách những lĩnh vực
vượt quá khả năng một người có thể làm xuể. Do đó, việc dựa vào
báo cáo để quản lý công việc hiệu quả lại càng trở nên cần thiết hơn.
Nghĩa là, người ở vị trí Top trong tổ chức sẽ yêu cầu “báo cáo”
ở cấp ngay dưới họ, rồi người cấp dưới đó liệu yêu cầu “báo cáo” ở
cấp dưới hơn, điều này giống như kiểu dây chuyền vậy. Trong dây
chuyền này, rõ ràng về mặt logic sẽ không có chuyện ở một nút nào
đó xảy ra việc “tôi không cần báo cáo nữa”.
Như vậy, có thể nói biết sử dụng báo cáo hiệu quả là yếu tố
cần cho việc đa dạng hóa nội dung công việc, và đảm đương tốt công
việc ở vị trí cao. Đây chính là yếu tố cần để nâng cao hiệu quả công
việc của nhóm trưởng, hay cấp quản lý.
Theo tôi, nếu bạn lúc nào cũng tránh né kiểu như “vì tôi dở
lắm” thì bạn sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội, và đó là điều rất đáng tiếc.
9

11. Mà doanh nghiệp mong muốn
Báo cáo quản trị sẽ xóa bỏ sự mơ hồ và làm cho việc giao tiếp
trôi chảy hơn.
Giống như công ty tôi đã làm trước kia, có nhân viên khác
quốc tịch, văn hóa, thì điểm lợi của việc giao tiếp bằng “ngôn ngữ” là
có thể truyền đạt tức thì những gì muốn nói, nhưng đôi khi cũng gây
ra hiểu lầm.
Nếu là đồng hương Nhật bản có nhiều năm làm cùng chỗ, thì
đôi khi câu nói không rõ ràng cũng khiến họ có thể hiểu được nhau.
Tuy nhiên, với những người khác quốc tịch, cách nói chuyện mơ hồ
có thể sẽ gây hậu quả khôn lường.
Đương nhiên, ngay cả người Nhật với nhau đôi khi cách hiểu
cũng khác nhau.
Ví dụ như câu: “Sản phẩm này, dạo gần đây bán chạy quá!”
Nghe đến “gần đây” có người sẽ cho là khoảng một tuần, cũng
có người nghĩ khoảng nửa năm. Giống như vậy, khi nghe đến “bán
chạy quá”, có người cho là doanh số vượt 200% so với kế hoạch,
nhưng cũng có người chỉ đoán khoảng 120%.
Nếu như câu trên được sửa thành “Sản phẩm này một tháng
nay doanh số đạt 140% so với kế hoạch” thì chắc chắn sẽ không có
chuyện người nghe đoán sai tình hình thực tế như trên.
Đây chỉ là ví dụ trong giao tiếp đơn giản, thực tế kinh doanh
không chỉ đơn giản như vậy, mà nó là sự kết hợp phức tạp và chặt
chẽ giữa các yếu tố với nhau. Do đó cần phải hiểu được các yếu tố
đó là gì, nhìn ra được bản chất thật sự của nó và hành động phù
hợp, đồng thời phải nghĩ cách khiến người khác cũng hiểu và tán
thành với cách làm của bạn. Công cụ hỗ trợ hiệu quả để làm việc này
được coi là Cách tiếp cận dựa vào Báo cáo kế toán quản trị.
10

12. Cách tạo ra báo cáo quản trị
“Báo cáo quản trị” là công cụ hiệu quả khiến người xung
quanh hay tổ chức hiểu và tán thành cách làm của bạn. Thể hiện rõ
ràng tình hình và cung cấp thông tin sâu hơn.
Việc chúng ta sử dụng tai hay mắt để quan sát và nắm bắt, sẽ
có thể những hạn chế nhất định do khoảng cách vật lý, lượng thông
tinh quá nhiều, hay mức độ phức tạp. Do đó việc đọc được ý nghĩa từ
các con số khổng lồ là một công việc rất khó khăn.
Tuy nhiên, nếu xử lý và sử dụng báo cáo tốt, như đưa ra chỉ
tiêu cho một lượng thông tin lớn, hay làm rõ điểm đặc trưng của số
liệu phức tạp không thể nhận ra bằng mắt thường, ta có thể khiến
những người xung quanh hiểu cụ thể những điều mình muốn nói.
Ngoài ra, không chỉ có thể “trình bày những điểm phức tạp một
cách đơn giản”, ta có thể thu được những thông tin quan trọng nếu
chú ý đến mối quan hệ phía sau báo cáo, ví dụ như dự đoán việc
mua hàng của khách cho lần tiếp theo từ báo cáo ghi nhận tình hình
mua hàng trong quá khứ. Đây là kỹ năng cần thiết mà nếu chỉ nhìn
chằm chằm vào báo cáo quản trị không thể làm được.
Tất nhiên, báo cáo quản trị cũng có vai trò như một công cụ
giao tiếp nữa, nếu sử dụng đúng, chắc chắn sẽ phát huy hết tất cả uy
lực của nó, làm giảm sự mơ hồ và làm cho người khác hiểu chính
xác vấn đề.
Đến đây rồi thì Bạn đã nhận ra, tại sao lại cần Báo cáo kế toán
quản trị trong kinh doanh? Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững
trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay thì bắt buộc phải
quan tâm đến nhu cầu quản trị.
11