Sosiaalihuollon asiakastietojen näyttäminen Omakannassa, Kirjaamisvalmentajien kesäseminaari, Nina Häkälä, Erikoissuunnittelija, THL/OPER, 17.6.2019

1. Sosiaalihuollon
asiakastietojen näyttäminen
Omakannassa
Kirjaamisvalmentajien kesäseminaari
17.6.2019
Niina Häkälä

2. Tässä esityksessä
 Asiakirjojen näyttäminen asiakkaalle
 Puolesta-asiointi
Niina Häkälä2

3. Omakanta otetaan käyttöön vuonna 2020
 Omakannassa näytetään asiakkaalle
Kantaan tallennetut sosiaalihuollon
asiakasasiakirjat
 Omakantaa voi käyttää
 Asiakas itse, myös alaikäinen (ei
ikärajaa)
 Alaikäisen asiakkaan puolesta asioiva
huoltaja
 Täysi-ikäisen asiakkaan puolesta asioiva
henkilö sähköisellä valtuutuksella
 Edellyttää vahvaa tunnistautumista
Niina Häkälä3
Asiakirjat

4.  Katsella Kantaan tallennettuja
asiakirjoja
 Katsella asiakkuusasiakirjalle
tallennettuja asiakkaan
perustietoja
 Asioida toisen puolesta
huoltajuussuhteeseen tai
sähköiseen valtuutukseen
perustuen
 Myöhemmin: Tehdä rekisterinpitäjien välisiä
tietojen luovutuksia koskevia kieltoja (siten ja
sitten kun asiakastietolaki säätää)
 Lähettää hakemuksia,
ilmoituksia, viestejä
 Vastaanottaa viestejä
 Muuttaa omia tietoja
Niina Häkälä4
Mitä Omakannassa voi ja ei voi tehdä





5. Omakannassa näytetään
 Asiakasasiakirjat, jotka on tallennettu asiakastiedon sähköiseen
arkistoon Kanta-palvelujen käyttöönoton II vaiheesta eteenpäin =
Asiakirjaryhmänä ”Toisen tai myöhemmän vaiheen
asiakasasiakirja”
 Asiakkuusasiakirjalle tallennetut tiedot (asiakkaan yhteystiedot,
tiedot asiakkaan laillisista edustajista ym. henkilöistä, tiedot
asiakkuuksista eri palvelutehtävissä ja palveluyksiköissä)
Niina Häkälä5

6. Omakannassa EI näytetä
 Omakannan alkuvaiheessa:
 Asiakaskertomusmerkinnät
 Yhteisen asian asiakirjat
 Adoptioneuvonnan ja isyyden selvittämisen asiakirjat
 Koskaan:
 Kanta-palveluiden käyttöönoton I vaiheen ja vanhat asiakirjat
 Turvakotipalvelujen ja lähisuhdeväkivaltatyön asiakirjat
 Mitätöidyt päätökset
Niina Häkälä6

7. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen
 Tietosuoja-asetus 15 artikla: Asiakkaalla tulee olla pääsy omiin tietoihinsa, Julkisuuslaki 12 §:
Jokaisella on oikeus saada tieto hänestä itsestään viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä
tiedoista
 Tietojen näkyvyyttä voi Omakannassa kuitenkin rajoittaa tapauskohtaisesti perustellusta
syystä  Asiakirjan laatija tekee ratkaisun.
 Tietosuojalaki 34 §: Rekisteröidyllä ei ole tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa tarkoitettua oikeutta tutustua
hänestä kerättyihin tietoihin, jos (…) tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn
terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai jonkun muun oikeuksille
 (Hallituksen esitys asiakastietolaiksi 23 §: asiakkaalle voidaan näyttää hänestä tallennetut tiedot lukuun
ottamatta sellaista tietoa, jota julkisuuslain 11 §:n 2 ja 3 momentin tai muun lainsäädännön mukaan asiakkaalla
ei ole oikeutta saada.)
 Näkyvyyden rajoittaminen tapahtuu viivästämällä asiakirjojen näyttämistä tai jättämällä ne
kokonaan näyttämättä
 Omakannassa näkyvyyden rajoittaminen EI vaadi erillisen hallintopäätöksen tekemistä
 Jos asiakastietojen näkyvyyttä on rajattu, Omakanta kertoo sen asiakkaalle
 Asiakkaalla on edelleen asiakaslain 11 §:n mukainen oikeus pyytää tietoja nähtäväksiNiina Häkälä7

8. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen:
Viivästäminen
 Asiakirjaa ei välttämättä saa näyttää asiakkaalle heti kun se tallennetaan
arkistoon.
 Esim. asiakirjan sisältämä asia on ensin käytävä asiakkaan kanssa suullisesti
läpi.
 Tällöin merkitään päivämäärä, jolloin asiakirja SAA näkyä
 Samalla asiakirjan näyttäminen viivästyy myös asiakkaan puolesta asioivalta
henkilöltä
 Asiakirjan laatija arvioi, kuinka pitkään näyttämistä on viivästettävä
 Esim. seuraavaan päivään vs. 10 vuotta
 Viivästämisajoille ei ole tulossa kansallista ohjeistusta
 Viivästämisen voi tehdä myös asiakohtaisesti: asia-asiakirjalle merkitään
viivästämisen loppupäivä, ja se periytyy kaikille asiaan kuuluville asia-asiakirjoille
Niina Häkälä8

9. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen:
Erityissisältö
 Asiakirjan näkyvyyttä voi rajoittaa myös merkitsemällä se
erityissisältöiseksi.
 Tällöin se ei näy koskaan Omakannassa, ellei merkintää poista
 Erityissisältö rajaa asiakirjan asiakkaan Omakannasta ja asiakkaan
puolesta asioivan Omakannasta
 Erityissisältö-merkinnän voi tehdä myös asiakohtaisesti: merkintä
tehdään asia-asiakirjalle, ja se periytyy kaikille asiaan kuuluville
asiakasasiakirjoille
Niina Häkälä9

10. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen:
Perustelut
Niina Häkälä10
Luokan nimi Luokan määritelmä
01 Asiakirjan näyttämisestä aiheutuu vaaraa
asiakkaan terveydelle tai kehitykselle
asiakirjan näyttämistä viivästetään tai sitä ei näytetä asiakkaalle tai
alaikäisen asiakkaan huoltajalle Omakannassa, koska sen näyttämisestä voi
aiheutua vaaraa asiakkaan terveydelle tai kehitykselle
02 Asiakirjan näyttäminen on lapsen edun
vastaista
asiakirjan näyttämistä viivästetään tai sitä ei näytetä asiakkaalle tai
alaikäisen asiakkaan huoltajalle Omakannassa, koska sen näyttäminen on
lapsen edun vastaista
03 Asiakirjan näyttämisestä aiheutuu vaaraa
muun henkilön terveydelle, kehitykselle tai
oikeuksille
asiakirjan näyttämistä viivästetään tai sitä ei näytetä asiakkaalle tai
alaikäisen asiakkaan huoltajalle Omakannassa, koska sen näyttämisestä voi
aiheutua vaaraa muun henkilön kuin asiakkaan terveydelle, kehitykselle tai
oikeuksille
Huom. Kyseessä voi olla esimerkiksi lastensuojelulain 25 §:ssä tarkoitettu
ilmoitusasiakirja, joka sisältää ilmoituksen tekijän salassa pidettäviä
yhteystietoja, joiden antaminen voi vaarantaa ilmoituksen tekijän
turvallisuutta, etuja tai oikeuksia.
04 Asiakirjan näyttäminen on täysi-ikäisen
asiakkaan edun tai muun yksityisen edun
vastaista
asiakirjan näyttämistä viivästetään tai sitä ei näytetä asiakkaalle tai
alaikäisen asiakkaan huoltajalle Omakannassa, koska sen näyttäminen on
asiakkaan tai muun erittäin tärkeän yksityisen edun vastaista
05 Asiakirja liittyy esitutkintaan tai
poliisitutkintaan tai oikeudessa käsiteltävään
asiaan, ja näyttämisestä aiheutuu haittaa
asian selvittämiselle
asiakirjan näyttämistä viivästetään tai sitä ei näytetä asiakkaalle tai
alaikäisen asiakkaan huoltajalle Omakannassa, koska asiakirja liittyy
esitutkintaan tai poliisitutkintaan tai tulossa olevaan oikeudessa
käsiteltävään asiaan ja sen näyttämisestä aiheutuisi haittaa asian
selvittämiselle
06 Asiakirjan näyttämisen yhteydessä on
tarjottava tarpeellinen tuki ja ohjaus
asiakirjan näyttämistä viivästetään Omakannassa, koska asiakirjan sisältö
on käytävä ensin läpi yhdessä asiakkaan kanssa tarjoten asiakkaalle
tarpeellinen tuki ja ohjaus
Huom. Luokkaa käytetään vain silloin, kun asiakirjan näyttämistä
viivästetään.

11. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen:
Prosessi
 Merkinnät tehdään asiakirjan
metatietoihin
 Merkinnät eivät siis tule näkyviin
asiakkaalle esim. viivästämisen
jälkeen
 Tilanteen muuttuessa
viivästäminen/näyttämättä
jättäminen voidaan jälkikäteen
poistaa
Niina Häkälä11

12. Asiakastietojen näkyvyyden rajoittaminen:
Asiakirjakohtainen heräte
Niina Häkälä12
Lastensuojelun asiakirjat Palvelutehtäville yhteiset asiakirjat Muut asiakirjat
Lastensuojeluilmoitus ja sen arvio Sosiaalihuollon lausunto Palvelutarpeen arviot
Lastensuojelun kuulemisasiakirja ja
mielipiteen selvittämisasiakirja
Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta ja sen
arvio
Tahdosta riippumattomaan
erityishuoltoon liittyvät asiakirjat
Päätös lapsen huostaanotosta ja
sijaishuollosta ja Huostaanottohakemus
hallinto-oikeudelle
Sosiaalihuollon kuulemisasiakirja (jos
kuultavana muu henkilö kuin asiakas itse)
Päihdehuollon päätös tahdosta
riippumattomaan hoitoon
määräämisestä
Päätös lapsen kiireellisestä sijoituksesta
ja sen jatkamisesta
Asiakaskertomusmerkinnät Omakannan
ensimmäisen vaiheen jälkeen
Lausunnot
Tehostetun perhetyön lausunto Virka-apupyyntö
Lupahakemus lapsen tutkimiseksi
Sijoitettavan lapsen esitiedot
Päätös lapsen huostassapidosta
Päätös sijaishuoltopaikan muuttamisesta
Päätös lapsen olinpaikan ilmoittamatta
jättämisestä
Päätös yhteydenpidon rajoittamisesta

13. Puolesta-asiointi Omakannassa
 Puolesta-asiointi Omakannassa tarkoittaa tietojen katselua
 Sähköiseen valtuutukseen perustuva puolesta-asiointi
 Vain täysi-ikäiset asiakkaat voivat valtuuttaa toisen henkilön asioimaan puolestaan
 Valtuutettu näkee Omakannan kautta kaikki samat tiedot kuin itse valtuuttaja
 Valtuutettu ei voi tehdä rekisterinpitäjien välisiä tietojen luovutuksia koskevia kieltoja valtuuttajan
puolesta
 Sähköisen valtuutuksen voi tehdä Suomi.fi-valtuudet –palvelussa.
 Omakanta tarkistaa puolesta-asiointioikeuden em. palvelusta
 Rajoitukset: Edunvalvonnanalaisuus
 Huoltajuuteen perustuva puolesta-asiointi
 Edellyttää, että puolesta-asioiva henkilö on merkitty lapsen huoltajaksi väestötietojärjestelmään
 Huoltaja näkee Omakannan kautta lapsen tiedot siihen saakka, kunnes lapsi täyttää 18 vuotta
 Huoltaja ei voi tehdä rekisterinpitäjien välisiä tietojen luovutuksia koskevia kieltoja lapsen puolesta
 Lapsen puolesta ei voi asioida Omakannassa muut kuin lapsen huoltajat.
 Edunvalvojat eivät voi vielä asioida päämiehensä puolesta Omakannassa, koska
tähän ei ole teknisiä edellytyksiä.Niina Häkälä13

14. Lapsen tietojen näyttäminen huoltajalle:
Rajoitukset
 Huoltaja ei voi asioida lapsensa puolesta Omakannasta, jos:
 Lapsella on turvakielto
 Lapsen toisella huoltajalla on turvakielto
 Huoltaja on julistettu vajaavaltaiseksi
 Huoltajalle on määrätty edunvalvoja
 Lapsen huollosta on olemassa huollonjakosopimus tai –määräys, joka koskee muuta kuin
asumisjärjestelyjä.
 Huoltajan puolesta-asiointioikeutta ei estä se, että:
 Lapselle on määrätty edunvalvoja
 Lapi on huostaanotettu
 Huoltaja on alaikäinen
Niina Häkälä14

15. Lapsen tietojen näyttäminen huoltajalle
 Linjausehdotus: Kaikki alle 18-vuotiaan lapsen tiedot näytetään huoltajalle Omakannassa
automaattisesti, ellei erillisiä rajoituksia tehdä.
 Laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 4 §: ”Lapsen huoltajan on turvattava lapsen kehitys ja hyvinvointi siten kuin 1 §:ssä säädetään.
Tässä tarkoituksessa huoltajalla on oikeus päättää lapsen hoidosta, kasvatuksesta, koulutuksesta, asuinpaikasta, harrastuksista sekä muista
henkilökohtaisista asioista.”
 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 §: ”Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu
painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista.”
 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista 12 §: ”Alaikäinen asiakas voi (…) kieltää asiakastietojen antamisen lailliselle edustajalleen painavasta
syystä ikänsä, kehitystasonsa ja asian laadun perusteella. Mikäli alaikäinen asiakas kieltää tietojen luovutuksen, on kielto ja sen perusteeksi
esitetty painava syy kirjattava. Jos alaikäisen kielto-oikeus evätään siksi, ettei alaikäinen asiakas ole esittänyt 1 momentissa tarkoitettua
painavaa syytä kiellolle, tai siksi, että tietojen antamatta jättämisen katsotaan olevan selvästi vastoin alaikäisen asiakkaan omaa etua, on
asiakasasiakirjaan kirjattava myös ratkaisun perustelut.”
 Työntekijän tulee informoida lasta kielto-oikeudesta
 Työntekijän tulee myös arvioida oma-aloitteisesti sitä, voidaanko asiakirjaa näyttää huoltajalle
 Jos puolesta-asioivia huoltajia on useampia, tehdään rajoitus kerralla kaikille. Näyttämättä
jättämistä ei voi tehdä vain tietylle huoltajalle.
 Yhteiseen asiaan kuuluvia asiakirjoja ei näytetä huoltajalle, jos hän ei ole mukana yhteisessä
asiassa
Niina Häkälä15

16. Lapsen tietojen näyttäminen huoltajalle:
Prosessi
Alaikäinen kieltää:
Sosiaalihuolto – Asiakirjan
luovuttaminen alaikäisen asiakkaan
huoltajalle:
01 Ei näytetä, alaikäinen kieltää
02 Näytetään, vaikka alaikäinen kieltää
16
Perustelut lapsen
kiellolle: tekstikenttä
Asiakirjaa ei näytetä huoltajalle
työntekijän aloitteesta:
viivästäminen tai erityissisältö
Sosiaalihuolto - Perustelut lapsen
kiellon hylkäämiselle:
01 alaikäinen asiakas ei ole esittänyt
painavaa syytä kiellolle
02 tietojen antamatta jättämisen
katsotaan olevan selvästi vastoin
alaikäisen asiakkaan omaa etua
03 kielto ei ole mahdollinen alaikäisen
asiakkaan iän, kehitystason ja asian
laadun perusteella
Työntekijä
laatii
asiakirjan
lapselle
Perustilanne:
lapsi ei vastusta
asiakirjan
näyttämistä
ja
työntekijä arvioi, että
sen voi näyttää
huoltajalle
Erityistilanne:
alaikäinen kieltää
asiakirjan huoltajalta
tai
työntekijä arvioi, että
sitä ei voi näyttää
huoltajalle
Perustelut lapsen
kiellolle: tekstikenttäAsiakirja
tallennetaan
arkistoon ja
näytetään lapsen ja
huoltajan
Omakannassa
Asiakirja
tallennetaan
arkistoon,
mutta sitä ei
näytetä huoltajan
Omakannassa
Perustelut
viivästämiselle tai
erityissisällölle (luokitus)
01
02
Niina Häkälä

17. Yhteenveto
 Tietyt asiakirjat jätetään kokonaan Omakannan ulkopuolelle. Ei vaadi yksittäiseltä
työntekijältä toimenpiteitä
 Niitä lukuun ottamatta kaikki asiakirjat näytetään, ellei asiakirjan laatija toisin päätä
 Asiakirjan laatija voi rajoittaa asiakirjan näyttämistä asiakkaalle:
 Viivästämällä
 Merkitsemällä asiakirja erityissisältöiseksi
 Rajoitukset voidaan tehdä myös asiakohtaisesti
 Rajoituksiin liittyvät tiedot kirjataan asiakirjojen metatietoihin
 Tiettyjen asiakirjojen kohdalla asiakastietojärjestelmä antaa herätteen
tallennusvaiheessa
 Puolesta-asiointi voi perustua joko huoltajuuteen tai sähköiseen valtuutukseen
 Puolesta-asioijille näytetään samat tiedot kuin asiakkaalle
 Huoltajalle näytettäviä asiakirjoja voidaan rajoittaa, kirjaukset tehdään asiakirjan
metatietoihin
 Rajaukset koskevat kaikkia huoltajia yhtäaikaisesti
Niina Häkälä17

18. Kiitos!