Hoe lossen andere TOPdesk-applicatiebeheerders de problemen op bij het onderhouden, (her)inrichten of updaten? Judith Disberg bespreekt de best practices voor succesvol applicatiebeheer! Een presentatie vol nieuwe inzichten en praktische tips.
TOPdesk on Tour 2019: Betrokken medewerkers, blije klanten
Best practices voor applicatiebeheerders
1. Best practices voor applicatiebeheerders
TOPdesk Symposium 2012
Judith Disberg, Consultant
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
2. Programma
· Applicatiebeheer van TOPdesk
· Knelpunten
· Succesvol applicatiebeheer
· Tips
· Vragen
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
3. U vindt deze presentatie online op
www.slideshare.net/topdesk
Tips, handleidingen en checklists op het
extranet.topdesk.com
Vragen via Twitter
#T12JDi #TOPdesk12
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
6. Applicatiebeheer van TOPdesk
· Doel van succesvol applicatiebeheer:
· Applicatie is beschikbaar
· Als beheerder heb je er controle over
· Applicatie ondersteunt de business
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
10. Knelpunten - Tijdgebrek
· Weinig tijd voor applicatiebeheer
· Achterlopen met doorvoeren wensen
Gevolg: vaak ad hoc werken
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
12. Knelpunten – TOPdesk kennis
· Alleen applicatiebeheerder heeft voldoende kennis
van TOPdesk
· Niet weten wat er mis gaat als iets wordt weggehaald
Gevolg: impact onduidelijk
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
17. Succesvol applicatiebeheer
· Besteed er voldoende tijd aan
· Zorg voor een goede taakverdeling
· Zorg voor structuur
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
18. Succesvol applicatiebeheer
Wat is voldoende tijd?
· Afhankelijk van
aantal gebruikers
· Afhankelijk van
structuur organisatie
· Wat denk jij?
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
19. Succesvol applicatiebeheer
Wat is een goede taakverdeling?
· Technisch
· Functioneel
· Key users
· Klankbord
· Gebruikersvragen beantwoorden
· Taken uitvoeren in TOPdesk
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
34. Hoe onderhoud structureren?
· Verdeel indien mogelijk taken
· Gebruikers laten aanmaken door Key Users
· Zorg voor instructie en handleidingen
· Hou bij wie wat heeft gedaan
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
36. Tips bij onderhoud
Voorbeeld
· TOPdesk meldingbeheer en operationeel beheer
voor onderhoudstaken
· Checklist
· Admin for a week
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
38. Aanpassingen
· Wat zijn aanpassingen?
· Waarom aanpassingen structureren?
· Hoe aanpassingen structureren?
· Tips bij aanpassingen
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
39. Wat zijn aanpassingen?
Aanpassingen vallen onder het proces wijzigingsbeheer
· Aanpassen opzoeklijstjes
· Toevoegen knoppen
· Aanpassen gebeurtenis en actie
· Import uitvoeren
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
40. Waarom aanpassingen structureren?
· Slim omgaan met beperkte tijd
· Duidelijk krijgen wat de impact is
· Applicatie sluit aan op wensen
gebruikersorganisatie
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
44. Hoe aanpassingen structureren?
5. Documenteer aanpassingen
6. Handleiding maken en training geven
7. Overzetten naar productie
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
45. Tips bij aanpassing
Voorbeeld
· 3 afdelingen werken met TOPdesk
· Verzoek om aanpassing van afdeling Facilitaire Zaken
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
46. Tips bij aanpassing
Voorbeeld
· Maandelijks overleg met key users en
applicatiebeheerders
· Indien nodig overleg met proceseigenaren en
afdelingsmanagers
· TIP: Zeg soms ‘nee’ om de inrichting beheersbaar te
houden!
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
52. Hoe updates structureren?
· Update eerst een testomgeving
· Neem voldoende tijd voor de testfase
· Kunnen gebruikers zonder training werken in de nieuwe
versie?
· Zorg dat er getest wordt door gebruikers (key users)
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
53. Hoe updates structureren?
· Werkt alles nog?
· Eventueel training geven
· Overzetten productieomgeving
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
54. Tips bij updates
Voorbeeld
· Support afdeling TOPdesk
· Update van TOPdesk 4 naar TOPdesk 5
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
55. Tips bij updates
Voorbeeld
1. Aparte testomgeving installeren
2. Alle behandelaars persoonlijk benaderen
3. Meldingbeheer om input te verzamelen
4. Gebruik maken van een checklist
5. Alles akkoord?
6. Productie updaten
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
58. Terug naar het begin
Besteed voldoende tijd
· Tot 30 gebruikers: ½ tot 1 dag per week
· Meer dan 30 gebruikers: 2 tot 5 dagen per week
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
59. Tips
Zorg voor een goede taakverdeling
· Bepaalde taken uitbesteden
· Gebruik maken van Key users
· Taken duidelijk beleggen
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
60. Tips
Zorg voor structuur
· Zo min mogelijk ad hoc werkzaamheden uitvoeren
· Niet alle aanpassingen doorvoeren
· Zorgen dat betrokken partijen met elkaar in overleg blijven
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12
61. U vindt deze presentatie online op
www.slideshare.net/topdesk
Tips, handleidingen en checklists op het
extranet.topdesk.com
Twitter mee #T12JDi #TOPdesk12