1. Workshop
online en social media
projectmanagement
14 maart 2013

2. Welkom
• / TRAININGONLINEMARKETING.NL
• Online en social marketing
• Josje van Beek; online en social media adviser

3. Programma
Vandaag gaan we in op:
• Wat maakt een goeie projectmanager?
• Wat maakt online en social media PM tot een specialisme?
• Tools

4. Na afloop
• Weet je welke kennis een goede online en social media
projectmanager beheerst
• Weet je met welke tools een projectmanager werkt
• Kun je zelf aan de slag met een checklist

5. Wat verstaan we onder een online of social
media projectmanagement?
Het managen van een project
waarbij digitale communicatiemiddelen
ontworpen en (technisch) ontwikkeld
en/of aangepast moeten worden.
Dus:
• een website of webshop, incl. mobiele versie
• een app
• een intranet
• een Facebook fanpage applicatie
• een banner campagne of wallpaper
• een landing page voor een campagne

6. Kenmerken van een online project
• Internet
• Design vs functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid
• Browsers
• Verschillende devices (mobiel, tablet, iPad, PC)
• Flexibiliteit
• Zoekmachines
• Social media integratie
• Reporting (statistieken en insights)

7. Verschil in type projectmanager en zijn omgeving
Online projectmanagement Social media projectmanagement Offline pojectmanagement
Middelen die een • Website/webshop • Facebook fanpage, applicaties en • Brochure
PM realiseert zijn • Wallpaper advertenties • Flyer
bijv: • Online test/game, • Google+ page • Briefpapier
Bannercampagne • Monitoringtools & dashboards • Standwand en roll-ups
• Intranet met insights • Display materiaal (POS)
• Koppeling CRM systeem aan
website
Specialisten • Webdeveloper • App developer • Event manager
waarmee een PM • SEO specialist • Community manager • Lithograaf
samenwerkt: • Data analist • Drukker
Team waarin een • SEO • Social media platform • Papiersoorten en –afmetingen
PM werkt heeft in • HTML development kennis • Standwanden
het bijzonder • Web based app • Social app • POS materiaal
kennis van: • Platformen, fora en blogs • Community building • Drukwerk opties
• Mobiele versie • Privacy en security policies • Lithografie
• Functioneel en technisch • Functioneel en technisch • Binden
ontwerp ontwerp • Magazinedesign en drukwerk

8. Case
• Een voor jou/de klant belangrijke campagne website is na 4 maanden vorige week
gelanceerd.
• Tussentijds heeft het project een maand stil gelegen.
• Je hebt in een meeting van 4 maanden geleden gesproken over het meten van de
website statistieken.
• Nu blijkt dat de campagne website niet goed doorgemeten wordt; je mist data van de
eerste week en de data in week twee lijkt maar half weer te worden gegeven.
– Wat doe je?
– Hoe had het voorkomen kunnen worden?
– Antwoord:
• Korte termijn oplossing:
– Contact de webdeveloper en vraag hem de code in de website te controleren en met je mee te kijken in
het dashboard. Monitor vanaf dat moment 2 dagen de voortgang, daarna elke week en rapporteer aan
de klant (extra service ter compensatie en controle op werking website en stats tool)
– Ga na (in offerte, opdrachtbevestiging en emailcorrespondentie) of er schriftelijk is afgesproken dat het
inregelen van de webstatistieken één van de deliverables is voor livegang.
• Hoe had het voorkomen kunnen worden?:
– Je hebt als projectmanager de verantwoordelijkheid om te adviseren en fouten te voorzien, nog voor de
klant ze heeft gemaakt; je had moeten controleren welke afspraken er gemaakt waren met de klant en
je had moeten controleren of de code werkte. Ook als de klant daar zelf niet naar vroeg. Dit had voor
oplevering getest kunnen worden door de webdeveloper.

9. DO’s projectmanager
Timemanagement Managed planning Houdt verhouding budget-tijdsinvestering in
de gaten
Bepaalt projectdoelstellingen Bepaalt de scope van het project De essentie: managed verwachtingen o.b.v.
deze vijf activiteiten

10. Tools online en social media projectmanager
• Functioneel en technisch ontwerp
Links zie je een wireframe. Dit is het skelet
van de website; de indeling van het
template, ontdaan van designelementen.
Hieraan voeg je per template de
functionaliteiten toe en beschrijf je
gedetailleerd hoe deze onderdelen werken
en zich tot elkaar verhouden. Bijvoorbeeld:
• Wat gebeurt er als ik met mijn muis
over een hoofdnavigatie-item beweeg;
klapt er een submenu uit? Verandert de
tekstgrootte of –kleur?
• Draait er een slider in het middelste
vlak bovenin?
• Draait die slider automatisch? En na
hoeveel seconden?
• Waar linken de buttons naartoe?
• Wat gebeurt er als ik op Uitloggen klik?
Deelnemers van de training leren hoe ze een
functioneel ontwerp opstellen. Dit kan voor
een eigen recent website of social media
project meteen in de praktijk worden
gebracht.

11. Tools online en social media projectmanager
• Backplanning; te maken in Excel, Microsoft Project, etc.
• Neem hierin op:
– Milestone;
– Actiepunten per milestone;
– Owner (wie is er eindverantwoordelijk voor dit actie-item?);
– Deadline;
– Visuele weergave van de planning en doorlooptijd;
– Uren die een leverancier besteed aan de opdracht en die jouw team aan de opdracht
besteed;
– Hang achter de planning een budgetsheet, zodat je altijd weet hoeveel budget er is om
het project te volbrengen. Ook nodig i.v.m. evaluatie van het project (intern of extern).
• Deelnemers van de training leren tijdens de training hoe je met deze
planning en budgetsheet je project optimaliseert.

12. Tools online en social media projectmanager
• Backplanning voorbeeld

13. Tools online en social media projectmanager
• Projectmanagement software; Basecamp
Links zie je een dashboard van een
project in Basecamp.
Met een projectmanagementsysteem
als Basecamp kun je met een team aan
project werken;
• Je maakt milestones aan; daarvan
krijg je automatisch updates per
email binnen;
• Je upload definitieve documenten,
zoals een goedgekeurde offere of
het functioneel ontwerp;
• Je maakt to do’s aan tijdens de
ontwikkel- of bouwfase en bedeelt
deze toe aan jezelf of aan
teamleden;
• Etc.

14. Tools online en social media projectmanager
• Projectmanagement software: Active Collab
Links zie je een dashboard
van een project in Active
Collab, een vergelijkbaar
product als Basecamp. De
software ziet er iets anders
uit, maar werkt hetzelfde.
Zowel Basecamp als Active
Collab zijn, gebaseerd op
eigen ervaring, aan te
bevelen. Het voorkomt
miscommunicatie en
zoekraken van documenten
en communicatie in e-mail.
Bovendien werkt een
projectmanagementsysteem
erg goed als je op afstand van
elkaar werkt (als je niet met
het team vanaf 1 locatie
werkt).
Deelnemers van de training
leren tijdens de training hoe
je met dit systeem werkt.

15. Tools online en social media projectmanager
• Monitoringtool; inplannen van tweets, posts, updates
Links zie je een Hootsuite
dashboard; een monitoringtool
waarmee je je social media
accounts op 1 locatie beheert.
Werken met een
monitoringtoool bespaart je tijd
en maakt het mogelijk om met
een team aan je
contentstrategie te werken.
Deelnemers van de training
leren tijdens de training hoe je
met deze tool werkt.

16. Tools online en social media projectmanager
• Facebook stats; bijsturen op timing van de communicatie en meedenken
met de klant
Meten = weten. Door
statistieken te raadplegen, weet
je hoe je op je contentstrategie
moet bijsturen, bijvoorbeeld;
• Welke post leverde de
meeste discussie op?
• Op welk tijdstip werd deze
post verstuurd?
• Valt daarin een lijn te
ontdekken als je naar andere
posts op eenzelfde tijdstip
kijkt?
Als projectmanager heb je een
adviserende rol; meedenken
met de community manager en
de klant maakt je tot een
volwaardige gesprekspartner.
Tijdens de training gaan we
dieper in op oa. Facebook stats.

17. Case
• Je brieft een webdeveloper op een aantal wijzigingen in de website.
• Hij geeft een bedrag van € 550,- op.
– Hoe weet je of het bedrag van € 550,- terecht is voor de gevraagde
aanpassingen?
– Antwoord:
• Vraag om een specificatie van de uren én de werkzaamheden; wat gaat hij exact
doen voor je? Zo werk je meteen aan wederzijds begrip voor elkaars werk.
• Vraag eventueel een concurrerende offerte op.
• Zoek eerdere werkzaamheden op en vraag deze in verhouding tot deze nieuwe
werkzaamheden te plaatsen; waarom is dit zoveel duurder?

18. Klantzijde < - > bureauzijde
Strateeg
Designer
PR
Interactie ontw.
Marketing
Copywriter
PM PM
SEO specialist
IT
Communi- Community mngr
catie
Video editor.
Webdev.

19. Checklist bij een online of social media project
Voordat je überhaupt aan het werk gaat:
 Is er een projectplan?
 Zijn hierin de verantwoordelijkheden (rollen) en actiepunten benoemd?
 Welke programmeertaal wordt gevraagd en kunnen we dit?
 Welke ervaring heeft de klant met het bouwen van digitale oplossingen? Waar voorzien we dat we extra hulp
moeten bieden?
 Zijn de doelstellingen t.o.v. het budget benoemd (ROI)?
 Welke afspraken zijn gemaakt over de evaluatie; wat verwacht men gepresenteerd te krijgen, welke cijfers?
 Is het budget juist verdeeld over de rollen (projectmanagement, bouw, design) en de verschillende fasen van het
project?
 Is er een realistische backplanning?
 Wat is de (financiële) consequentie als de planning niet gehaald wordt? (Relevant voor een project waarbij de
klant een onrealistische deadline oplegt)
 Is de offerte approved?
 In hoeveel fasen wordt gefactureerd? Bijvoorbeeld: 25% voor aanvang, 50% na oplevering en 25% een maand na
oplevering. Het kan zijn dat ook onderleveranciers vooraf betaald willen worden; zoek dit uit en neem dit op in je
eigen facturatieproces voor deze opdracht.
 Copyright: welke afspraken zijn gemaakt met de klant over beeldrecht, design, etc?
 Algemene voorwaarden; heeft de klant jouw algemene voorwaarden gelezen en ondertekend?

20. Checklist bij een online of social media project
Voordat je gaat bouwen (1):
 Is er een goed doordacht functioneel ontwerp?
 Welke browsers (en versies) moet de website in werken?
 Welke devices moet de website op werken? En welke weergave geldt voor welk device?
 Gebruiken we stockfotografie?
 Voor hoe lang zijn de stockfotografie beelden afgekocht?
 Wie is aansprakelijk als de klant zelf een afbeelding upload waarvoor niet is betaald en waarvoor een claim wordt
verstuurd (bijv door Getty Images)?
 Wie doet onderhoudswerkzaamheden aan de website?
 Als de klant zelf ook aanpassingen aan de website doet, vervalt daarmee het recht op kostenloos onderhoudt?
 Welke SLA wordt afgesproken (O.a.: binnen hoeveel tijd moet een verzoek of probleem worden opgelost)
 Hoe geven we actiepunten aan elkaar door? Via een ticket/SR system, via de mail, via een
projectmanagementsysteem? Wie is daarvoor verantwoordelijk?
 Zijn de marketing en business doelstelling vertaald naar metrics voor in de website (denk aan: call to action
buttons)?
 Zijn belangrijke links getagd (unieke code in URL meegegeven waarop je kunt meten)
 Welk trackingsysteem gaan we gebruiken; Google Analytics, Statcounter?
 Welke afspraken maken we over deze insights (wordt er vanuit Google Analytics automatisch een report gemaild,
verwacht de klant een interpretatie van de data, etc.)?

21. Checklist bij een online of social media project
Voordat je gaat bouwen (2):
 Domeinnaam bestaand:
 Moet de domeinnaam worden verhuisd?
 Wie is eigenaar van de domeinnaam na verhuizing?
 Welke kosten zijn er verbonden aan de domeinregistratie en hoe lang loopt het contract?
 Domeinnaam nieuw:
 Welke domeinnaam leggen we vast en is deze nog vrij (sidn.nl)?
 Willen we een domeinnaam die hoog scoort in de zoekmachine? Is er budget om dit te onderzoeken?
 Welke kosten zijn er verbonden aan de domeinregistratie en hoe lang loopt het contract?
 Hosting:
 Waar wordt de website gehost?
 Welke kosten zijn hieraan verbonden en hoe lang loopt het contract?
 SEO:
 Welke eisen stelt de klant aan de vindbaarheid van de website?
 Is er budget voor een zoekwoordenonderzoek, van waaruit de URL wordt bepaald en de website wordt
opgebouwd/ aangepast?
 Wie schrijft de copy?
 Welke eisen stelt de klant aan de webtekst/ app tekst? Moet dit bijv. geoptimaliseerde webtekst zijn?

22. Checklist bij een online of social media project
Voordat je gaat bouwen (3):
 Toegankelijkheid:
 Welke eisen stelt de klant aan de toegankelijkheid van de website (mogelijkheden voor blinden en
slechtzienden, vor bezoekers die kleurenblind zijn, etc.
 Is er een beveiligingscertificaat nodig voor hetgeen je gaat bouwen? Zo ja, wie gaat dit aanvragen?
 Zijn de voorwaarden van het social platform (privacy, omgaan met spam-meldingen, etc) duidelijk
gecommuniceerd naar de klant? In hoeverre is de te ontwikkelen app daarvoor gevoelig (risico-analyse)?
 Welke eisen worden gesteld aan de testversie?

23. Checklist bij een online of social media project
Bij oplevering:
 Is de testversie (schriftelijk) goedgekeurd door de klant?
 Is het opleveringsdocument ondertekend?
 Is het op de opleveringsdag vrijdag of de dag voor een nationale feestdag? Dan bij voorkeur niet opleveren; dat
biedt met het weekend/de feestdag voor de deur te weinig ruimte om fouten binnen werktijd te herstellen
 Welke bugperiode is afgesproken? Is dit door de klant ingepland (voor hem zelf)?
 Wanneer loopt de bugperiode af? Welke resources hebben we in die tijd beschikbaar; is de met de klant
afgesproken planning daarop afgestemd?
 Wanneer evalueren we de werking van hetgeen is opgeleverd?