Taina Laitinen - Rahoitusta taiteelle ja kulttuurille, Jyväskylä 101018

Hankerahoitusta taiteelle ja kulttuurille
Jyväskylä 10.10.2018
Toiminnan strateginen
suunnittelu rahoitushakujen
pohjana

Vinkkejä hanketoimijoille
• Ideat ilmaan, ajoissa liikkeelle
• Oma raha, maksatus Leader-hankkeissa perustuu tositteisiin, muista
kustannusten kohtuullisuus
• Kysy neuvoa rahoittajalta (budjetointi, talkootyö, sisältö)
• Nimenkirjoitusoikeus, rahaliikenne yms. Käytännöt ja valtakirjat
• Perustoiminta - kehittämishanke
• Muista rahoittajan logot viestinnässä
• Valokuvat, muistiinpanot, päiväkirjat helpottavat raportointia
Mervi Venäläinen, Maiju Lassila –teatterihanke, Jetina ry:n hallituksen jäsen
• Roolitus isoissa hankkeissa – hallinnon osaaminen ja sisällön tekijät eri henkilöitä
• Mitä osaamista pitää ja kannattaa ostaa?
• Rahoitushakua varten ei kannata perustaa yhdistystä. (kuin poikkeustapauksissa)
• Ei jatkuvaa kassavirtaa muusta toiminnasta.
TAITEEN EDISTÄMISKESKUS · CENTRET FÖR KONSTFRÄMJANDE · ARTS PROMOTION CENTRE FINLAND

Toiminnan kehittämisen jatkumo
1. Pitkän
tähtäimen
toiminnan
suunnittelu

strategia
3. Tuotantojen suunnittelu
 tuotanto- ja
projektisuunnitelmat
4. Hankekohtaiset rahoitushaut
 hakemukset
2. Toiminnan suunnittelu vuosittain
 toimintasuunnitelma
5. Jatkuva toiminnan
dokumentointi
sen kehittämiseksi
 Toimintakäsikirja

Strategiatyö toiminnan kehittämisen
keskiössä
Strategiatyössä piirretään reitti nykyhetkestä tavoitteeseen
• Sovitaan yhteinen päämäärä (visio)
• Valitaan keinot, miten sinne päästään
• Sovitaan tehtävät ja vastuuhenkilöt osa-alueittain
• Päätetään, kuka vastaa kokonaisuudesta
• Kun koko organisaatiolla on sama päämäärä, päästään siihen yhdessä toimien.
• Kun toiminta on suunnitelmallista, jokapäiväinen päätöksenteko helpottuu.
• Rahoitushakuja varten toiminnan tarkoitus (missio) kirkastuu ja toiminnasta
voidaan erottaa rahoitushakuihin sopivia (projekti-) kokonaisuuksia.
• Kehittämisen ja toiminnan osa-alueet saadaan jaettua sopiviksi hallittaviksi
kokonaisuuksiksi, jolloin ei yritetä tehdä kaikkea kerralla.

Nykytilasta tavoitteisiin
ARVOT & MISSIO eli toiminnan tarkoitus ja tapa toimia
NYKYTILA
Millaista toiminta
on tällä hetkellä?
TAHTOTILA
Mitä haluaisimme olla?
Millaista toimintaa meillä
on?
Mitä meidän pitää tehdä?
Missä asioissa erityisesti pitää onnistua?
1. vuosi
peruskehitys erityispainotus 1 erityispainotus 2
2. vuosi 3. vuosi 4. vuosi 5. vuosi
Identiteetti – miten erotumme muista?
KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT

Strategiatyön vaiheet
1. Nykytila-analyysi
• lähtökohta-analyysi (toiminta eri sidosryhmien näkökulmasta: jäsenet,
vuokralaiset, asiakkaat, kilpailu) ja SWOT
2. Arvot
• Miten me toimimme?
• Mitkä toimintamme periaatteet ovat?
3. Toiminnan tarkoitus (missio)
 Miksi me olemme olemassa? Miksi juuri me olemme tärkeä toimija?
Kun organisaatio toimii tarkoituksensa mukaisesti, tavoite toteutuu
4. Identiteetti
• Miten erotumme muista?
5. Toiminnan tahtotila (visio)
• Mitä me haluamme olla vuonna 2025? Visio on unelma
• eri skenaariot / vaihtoehtotulevaisuudet

Tavoitteiden saavuttaminen
Kuinka tavoitteeseen päästään?
Minkä asioiden pitää olla kunnossa, että pääsemme tavoitteeseemme?
Missä meidän ainakin pitää onnistua? Mihin kannattaa keskittyä?
Valitaan 3 – 5 tärkeintä kriittistä menestystekijää
Mitä toimenpiteitä kukin menestystekijä vaatii?
• Onko onnistuminen mahdollista?
• Onko tavoite realistinen? Riittääkö osaamisemme?
Piirretään tiekartta, jossa kuvataan toimenpiteet tavoitteiden
saavuttamiseksi
Mistä tiedämme, että olemme saavuttaneet tavoitteet?
Tavoitteita pitää pystyä mittaamaan

Strategisia valintoja
• Millä me voimme pärjätä? Kannattaako keskittyä tiettyihin sisältöihin ja
kohderyhmiin, suunnata toimintaa rahoituksen teemojen mukaan vai
hakea uusia kohderyhmiä ja kehittää uutta sisältöä?
• Mitä jatketaan? Mistä luovutaan? Mitä lisätään? Mitä kehitetään?
• Kustannustason valinta: Onko lähtökohtana TES vai samantyyppistä
palvelua tarjoavan kilpailijan hinta toiselta toimialalta?
• Missä on tilaa toimia? (sininen meri)
• Kilpailutilanne, muut toimijat
• Kenen kanssa kannattaa tehdä yhteistyötä?
• Rahoituksen ohjaava vaikutus

Miksi strategiatyötä?
• Perustoiminnan ja kehittämisen ero hahmottuu – mikä on toiminnan
ydintä? Mikä ei vielä toteudu ja olisi kehittämistä?
• Toiminnan perusperiaatteet tulee käytyä läpi ja mm. hakemuksia varten
saa jäsentynyttä sisältöä.
• Strategiatyö paljastaa, onko kaikilla sama käsitys toiminnasta ja siitä,
mihin resursseja pitäisi käyttää ja mihin suuntaan toimintaa kehittää?.
• Toiminnan pohjaksi omat vahvuudet, henkilöstön ja aktiivien voimavarat
• Mitä lisäosaamista meidän pitää hankkia, jotta voimme onnistua?
• Mihin voimavaramme riittävät? Mihin pitää keskittää voimavaroja?
• Mikä kannattaa tehdä, vaikka vie resursseja? Voiko jonkin toiminnan
osa-alueen jättää pois? Jos aikaa ja rahaa menee enemmän kuin
toiminnasta on hyötyä, kannattaa toiminnan osa-alueesta luopua.
• Toiminnan resurssit ja tekeminen tasapainoon!

Strategian vieminen toiminta-
suunnitelmaan
 Strategiatyössä tehdään monivuotinen aikataulutettu suunnitelma siitä,
miten strategiaa toteutetaan
 Siinä määritellään vuosittaiset toimenpiteet jokaisen kriittisen
menestystekijän osalta
 Toimenpiteet jaetaan strategian voimassaoloajalle ja sovitaan
vuosittaiset painotukset ja vastuuhenkilöt.
 Strategian toteutumista seurataan, ja tarkistetaan suunta tarvittaessa
(ainakin kerran vuodessa).
1. vuosi
peruskehitys erityispainotus 1 erityispainotus 2
2. vuosi 3. vuosi 4. vuosi 5. vuosi

1. Pitkän tähtäimen
toiminnan
suunnittelu

strategia
 tuotanto- ja
 hakemukset
5. Jatkuva toiminnan
dokumentointi
sen kehittämiseksi

Tuotannon / projektin suunnittelu
’Tuotannolle / projektille löydettävä idea, jonka puolesta kaikki tekijät
ovat valmiita työskentelemään’
Ideasta tavoitteisiin - ovatko tavoitteet realistisia?
• Mikä on sisältö?
• Kenelle suunnataan?
• Milloin toteutetaan?
• Kuka vastaa, kuka tekee?
• Miten?
• Missä?
• Miksi?
• Millä mielikuvalla rakennetaan?
• Mikä kertoo projektin onnistuneen?
Lopputuloksena päätös projektin aloittamisesta

1. Pitkän tähtäimen
toiminnan
suunnittelu

strategia
 tuotanto- ja
 hakemukset
5. Jatkuvan tuotannon dokumentointi
toiminnan kehittämiseksi

Hyvä hakemus
• Huolellisesti täytetty, allekirjoitettu hakulomake
– Vastaa siihen, mitä kysytään
• Selkeä, kirkas työsuunnitelma
– Mitä, miten, milloin, missä, miksi, kenen kanssa ja kenelle?
– Kirjaa hakemukseen myös itsellesi selvät asiat
– Mikä on tapahtuman "juttu", arvo? Edellytykset toteuttaa hanke?
Ole selkeä ja tiivis, kuvaile, älä lavertele. Rautalankaa
• Realistinen budjetti
- Määrittele todellinen rahoitustarve ja –kohde
• pyydetyt liitteet, mahd. muut liitteet ja lisätiedot
- Tiiviit esittelyt taiteilijasta / työryhmästä / yhdistyksestä sekä hankkeesta
Suunniteltu – perusteltu – selkeä – ymmärrettävästi kirjoitettu!

Työsuunnitelma
Hanke- / työsuunnitelma tärkein!
Kiteytä ideasi paperille = työsuunnitelma
• Kuka, mitä, miten, milloin, missä, MIKSI, kenen kanssa ja kenelle?
• Tavoitteet, sisältö, toteuttajat ja mahdolliset yhteistyökumppanit,
aikataulu; muu tarvittava tieto
• Mikä on työn tai tapahtuman "juttu", arvo?
Perustele, miksi hanke on tukemisen arvoinen (lisäarvo)
• Edellytykset toteuttaa hanke?
• Ole selkeä ja tiivis, kuvaile, älä lavertele. Rautalankaa!
• Esittele aina koko työsuunnitelma, vaikka hakemus koskisi vain osaa
siitä. Kokonaiskuva tärkeä rahoittajalle!
Pääasiat / tiivistelmä hakemukseen,
tarvittaessa laajempi kuvaus liitteeksi

Työsuunnitelma (2)
• Selkeä – ytimekäs – havainnollinen – uskottava
– toteuttamiskelpoinen – innostava
• Älä oleta, että lukija tuntee projektin tai yhdistyksesi
toimijana!
• Kirjaa suunnitelmaan myös itsellesi selvät asiat
• Konkretisoi, innosta ja vakuuta
• Osoita, että projekti tai idea on toteuttamiskelpoinen
• Perustele: Miksi juuri nyt? Miksi tämä projekti on tärkeä?
Mitä halutaan saavuttaa, mihin halutaan vaikuttaa?

Työsuunnitelma(3)
Vältä:
• Epäselvyyttä
• Turhia ylisanoja, passiivia, konditionaalia
• Liian yleistä tasoa, hyvä suunnitelma voi sisältää yksityiskohtaista tietoa
• Taiteen tekemisen liiallisia / ylen laajoja filosofisia kuvailuja
• Taloustilanteen kuvailua
Luetuta suunnitelmasi toisella!

Rahoituksesta
• Tarkista AINA viimeisimmät tiedot rahoittajan nettisivuilta!
• Tutustu rahoittajien ohjeisiin, tarkoitukseen ja painopistealueisiin; lue
hakuohjeet: mitä hakemuksessa tulee olla mukana?
• Katso, mitä (€) ja mihin on edellisvuosina jaettu
• Hakuajat - palautuspäivä?
• Tärkeintä sisältö ja hankkeen ainutlaatuisuus, toteuttamiskelpoisuus ja
toimiva budjetti
• Hyvä hakemus: selkeä – ytimekäs – havainnollinen – uskottava
– toteuttamiskelpoinen – innostava
• Rahoittajalta voi aina kysyä neuvoa.
• www.saatiopalvelu.fi, www.aurora-tietokanta.fi
• Opetus- ja kulttuuriministeriö, Taike, Kake, Leader, kunnat jne.

Toiminnan jatkuvuus
• Organisaatioiden toiminnassa on toistuvia elementtejä kuten hallinto,
raportoinnit, rahoitushaut, hankinnat
• Perustoimintaa helpottaa hallinto- ja toimintamateriaali, johon on
koottu vuosittain tai kuukausittain toistuvat tehtävät (laatukäsikirja)
• Kun aikaa käyttää suunnitteluun ja tietojen kokoamiseen toiminta-
käsikirjaksi, sitä säästyy jatkossa. Aikaa ja rahaa pystyy käyttämään
toiminnan kehittämiseen ja tekemiseen.

Toiminta a:sta ö:hön →
tieto talteen tuotantokäsikirjaksi
• Tavoitteena koota toimintaan ja tuotantoihin liittyvä käytännön tieto
talteen perehdyttämisen, toiminnan kehittämisen ja sujuvuuden tueksi
• Kokoa aineisto yksiin kansiin, jotta kaikki tieto ei olisi vain muutaman
toimijan takana
• Työkalut dokumentteina:
• Toimenkuvat, tehtävälistat
• Yhteystietolistat (tekijät, esiintyjät, asiakkaat, rahoittajat, sponsorit, media…)
• Hankintalistat ja -paikat
• Budjetit osa-alueittain, kassavirtalaskelma
• Kartat, rakennusohjeet, käyttöohjeet
• Infokirjeet, infotilaisuudet, palaverit
• Suunnitelmat (tiedotus, rahoitus) ohjelmat, tiedotteet, lehtijutut
• Sopimuspohjat, rahoitushakemukset
• Luvat, lupapohjat, määräykset, pelastussuunnitelmat
• Tulo- ja lähtöaikataulut

Toimenkuvat ja vastuualueet sekä
tehtävälistat
Miten tehtävät ja vastuualueet jakautuvat toiminnassa?
• Mitä toimenkuvia on?
• Oletko ylityöllistetty?
• Mitä uusia toimenkuvia voisi olla?
Miten tehtävät jakautuvat?
• Päävastuu: toiminnanjohtaja / tuottaja – Taiteellinen johtaja
• Tiedotus ja markkinointi; rahoituksenhaku, sponsorihankinnat
• Tekniikka (äänentoisto, valot, lava, katsomo ym. rakenteet)
• Henkilökunta: lipunmyyjät, kahvittajat, järjestysmiehet, ensiapu…
• Tapahtuman dokumentointi ((video)kuvaus)
• Esiintyjät, esiintyjävastaava
• Palkanmaksaja?
Täydennä ja lisää muistilistoihin tarpeelliset tiedot seuraavaa vuotta varten

Kiitos!
Taina Laitinen
0295 330 912
taina.laitinen@taike.fi
www.taike.fi

Taina Laitinen - Rahoitusta taiteelle ja kulttuurille, Jyväskylä 101018

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Similaire à Taina Laitinen - Rahoitusta taiteelle ja kulttuurille, Jyväskylä 101018

Similaire à Taina Laitinen - Rahoitusta taiteelle ja kulttuurille, Jyväskylä 101018 (20)

Plus de Taiteen edistämiskeskus (Taike)

Plus de Taiteen edistämiskeskus (Taike) (20)

Taina Laitinen - Rahoitusta taiteelle ja kulttuurille, Jyväskylä 101018