Slide webinar “Dalla fattura elettronica alla digitalizzazione del Ciclo Passivo: partiamo dalle RDA”

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Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management
FATTURAZIONE
ELETTRONICA
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
SOLUZIONI
VERTICALI
DIGITALIZZAZIONE
PROCESSI

Decennale esperienza alle spalle in tematiche di DIGITALIZZAZIONE
Circa 300 clienti attivi
Supportiamo la Digitalizzazione di tante aziende in diversi settori…
Manifatturiero/Produzione Alimentare Servizi Multiutility
Concessionarie Auto Distribuzione all’ingrosso Retail Pubblica Amministrazione

Talea Consulting
La tua Trasformazione Digitale su misura
Consulenza e
servizi
Progetti Soluzioni
verticali

Gestione Fatture Fornitori
Gestione PEC
Verifica Solvibilità Cliente
Gestione Insoluti e Recupero Crediti
Gestione Solleciti Pagamento
Gestione Documentazione Tecnica di Prodotto
Gestione Fascicolo di Commessa
Richiesta Fattibilità
Gestione Concept Nuovo Prodotto
Gestione Engineering Change Order
Amministrazione Progettazione
Gestione Curriculum Vitae
Richiesta Nuovo Personale e iter Assunzione
Approvazione Ferie e Permessi
Note spese e Trasferte
Flotte Auto
Gestione documentazione rete commerciale
Servizi post vendita e Ticketing
Gestione Opportunità
Gestione Lead, Prospect, Account
Gestione Attività
HR CRM
Gestione RDA
Approvazione/Spedizione ODA
Gestione Gare di appalto
Gestione Contratti di Acquisto
Scadenziario – Piano pagamenti
Acquisti
Modifica/Approvazione Documento Qualità
Gestione Reclami e Non Conformità
Gestione Azioni Correttive e/o Preventive
Controllo Accettazione Entrata Merce
Gestione delle ISO 9001:2015
Qualità
Gestione Ordini Clienti
Gestione Richieste Clienti
Gestione Contratti / Ordini Aperti
Emissione ed Approvazione Offerte
Distribuzione e Firma DDT
Vendite
Gestione Ticket di Assistenza e
Rapporti Elettronici
Archiviazione Licenze Software
Scadenzario Contratti Assistenza
Gestione Progetti di Sviluppo
Gestione GDPR e COVID19
IT e Organizzazione
Ambiti di intervento
Pratiche Doganali Export
Pratiche Doganali Import
Controllo Scadenze e Visto Uscire
Gestione Export

Alcune referenze e soluzioni adottate

Uniti da un obiettivo comune:
Migliorare insieme il vostro Business

Perchè?

Mobile
Notebook
PC
Tablet
ERP
CRM
IoT

INFORMAZIONI
DOCUMENT
MANAGEMENT
Centralizzazione
Del patrimonio
informazioni
RACCOLTA
REPORT
SYSTEM
Strumenti di
analisi e
reportistica
CONTROLLO
PROCESS
MANAGEMENT
Organizzazione
digitale delle
attività
COLLABORAZIONE
Gestione delle informazioni

Responsive, multi device,
configurabile
Interfaccia Utente
Personalizzazione di:
• Menù
• Desktop
• Comandi
 Definizione Layout per
dispositivo ed utente/gruppo
 Strumenti completamente
personalizzabili

Collaborazione
Chat integrata

WORKFLOW = è un modello per l’organizzazione dei processi aziendali
Un WORKFLOW permette di :
 Approvare
 Smistare
 Controllare
 Condividere
 Ridurre i tempi
 Migliorare la sicurezza
Workflow
dall’idea …alla pratica

Disegnatore integrato
Report e KPI

Archiviazione
Gestione Documentale
Workflow

Ambiti di intervento

Fattura
Consegna
Ordine Pagamento
1. Lavorare su dati
strutturati (A e P)
2. Digitalizzare altri
documenti
3. Riconciliare i documenti del ciclo dell’ordine
4. Sfruttare le
potenzialità del SCF
5. Adottare modelli evoluti di
gestione dei fornitori
6. Dare impulso all’eCommerce B2b
Cliente
Fornitore
Le prime aree di opportunità post FE

1. Lavorare su dati
strutturati (A e P) 4. Sfruttare le
potenzialità del SCF
5. Adottare modelli evoluti di
gestione dei fornitori
2. Digitalizzare altri
documenti
Consegna
Ordine Fattura Pagamento Cliente
Fornitore
Riconciliare i documenti al ciclo dell’ordine

2-4
€/fattura
5-9
€/fattura
25-65
€/ciclo
 Tempo di payback <1
anni
 Fonti di beneficio:
produttività del
personale
+
Fatturazione el. non strutturata Fatturazione el. strutturata Completa digitalizzazione
I benefici

Dalla fatturazione elettronica, alla gestione completa del ciclo passivo in
modalità paperless partendo dalla RDA.
Richiesta
d’acquisto
Ordini
d’acquisto
Ingresso
Merce
Fatturazione Reporting

Creazione RDA
da modello
Generazione
RDA
Inserimento
Articoli
Step 1. Richiesta di Acquisto

Gestione RDA
 Tabella Approvatori
configurabile
 RDA per singolo articolo o
multipla
 Attribuzione automatica dati
letti da ERP:
• Centro di costo
• Fornitore
preferenziale
• Commessa

Quando i fornitori rispondo alla richiesta, l’operatore archivia il
documento in ARXivar collegandolo, mediante una specifica
richiesta, con la richiesta d’offerta relativa.
Gestione RDA

Creazione RDA
da modello
Generazione
RDA
Inserimento
Articoli
Validazione
RDA
STEP 2. Validazione Richiesta di Acquisto

Gestione RDA
Start
Il sistema sottopone la RDA a vari livelli approvativi.
Al termine del processo di approvazione una notifica
segnala l’accettazione al richiedente e agli acquisti
per la generazione dell’ordine di acquisto.

Creazione RDA
da modello
Generazione
RDA
Inserimento
Articoli
Validazione
RDA
Richiesta
di
modifica
Approvazione
Direzione
Fascicolazione
Automatica
Firma Digitale
Invio mail con
ODA al fornitore
Creazione
ODA
STEP 3. Gestione ODA

• Autorizzazione Ordine: processo che coinvolge diversi
utenti in base al tipo di prodotto trattato e all’importo
ordinato
• Riconciliazione Conferma d’Ordine: il legame tra i
documenti è interrogabile in qualsiasi momento da
entrambi i documenti collegati
Gestione Ordini di Acquisto

• Condivisione Ordine di acquisto con
il fornitore tramite Arxivar Link
• Tracciabilità e limitazione temporale
della consultazione del documento
inviato
Gestione Ordini di Acquisto

Registrazione manuale
da filiale
Stampa
automatica
Barcode
Apposizione
Barcode sul
documento
Scansione massiva per
associazione
Barcode/profilo
Archiviazione automatica
documento da mail
Registrazione su
ERP
Passaggio automatico
informazioni ad ARXivar
ERP
Bolle Entrata Merce

Fatturazione B2B

Digitalizzare il processo - Arxivar
Approvazione al
pagamento
Registrazione
contabile
Accettazione
fattura

Con ARXivar si possono estrarre grafici e analisi statistiche
sui processi in corso e conclusi:
• Numero di documenti e informazioni
• Tempistiche di gestione di
ciascuno step
• Colli di bottiglia
• Attività gestite da ogni utente
• Distribuzione delle attività in
un arco temporale
<<<<<<<<<
Reporting – Kpi Processi

Ciclo Passivo … e non solo

Aggiornamento sulgestionale
con i metadati del disegno
Archiviazione disegni tecnici,
importando tutte le informazioni
Archiviazione disegni tecnici, importando
tutte le informazioni di codice articolo,
versione, data di validità.
Al momento dell'importazione e di una
eventuale modifica, aggiornamento sul
gestionale con i metadati
del disegno e note sulla modifica.
Gestione Allegati tecnici

Le garanzie richieste a un fornitore non sono sempre chiare e complete. Eppure le norme
cogenti e il sistema di gestione della qualità prevedono di identificare con certezza gli
stakeholder in grado di fornire precise garanzie.
Gestione per processi di strutturare la selezione:
•Documenti da richiedere al fornitore (DURC, DUVRI, certificazioni ISO)
•Alert sulla scadenza degli stessi
•Validazione/approvazione della documentazione fornita
•Redazione di un fascicolo fornitore condiviso con il fornitore stesso
•Report “Albo fornitori”, contratti e SLA
Qualifica Fornitori

Dall’acquisizione dei giustificativi di spesa fino alla conservazione digitale di tutta la documentazione.
• Acquisizione giustificativi con smartphone o tablet
• Classificazione del giustificativo distinguendo scontrini, fatture, ricevute
etc., totale spesa.
• Creazione automatica di un report con i dati dei vari scontrini archiviati,
suddivisi per fornitore o per centro di costo.
• Riconciliazione con fatture di acquisto.
Gestione Nota Spese

Le prime aree di opportunità post FE
1. Lavorare su dati strutturati (A e P)
2. Digitalizzare altri documenti
4. Sfruttare le potenzialità del SCF
5. Adottare modelli evoluti di gestione dei fornitori

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