De kunst van het SMART doelen stellen, de A van Acceptabel, het verschil tussen ambitie en commitment, de psychologische ABCD matrix

1. Tekst
Mastering the Mystery
v
De kunst van het stellen van de juiste doelen
Effectiviteit | januari 2022
First Things First

2. Tekst
Mastering the Mystery
v
Inhoud

3. Tekst
Mastering the Mystery
3
Effectiviteit
1. ambitie en commitment 5
• een paar apart
2. First Things First 7
• wie kiest maakt zich vrij van elke dwang
• de prioriteitenmatrix
• de psychologische werking
3. B-SMART 11
• het verschil tussen wens en doel
• de kunst van het doelen stellen
bijlagen
• GROW, een model om doelen te stellen
• literatuur
‘Welke weg zal ik nemen’, vroeg Alice aan de kat.‘Dat
hangt ervan af waar je heen wilt gaat’, antwoordde de
kat.‘Dat weet ik niet’, zei Alice.‘Dan maakt het niet uit
welke weg je kiest’.

4. Tekst
Mastering the Mystery
WETEN WAT TE
DOEN EN DAT OOK
WILLEN DOEN

5. Tekst
Mastering the Mystery
5
Een paar apart
Ambitie en commitment
Bedrijven leveren slechts topprestaties omdat hun mensen
betrokken zijn om elke dag opnieuw meer dan hun best te
doen. Ze schragen hun ambities met commitment. En
hoewel beide zaken hetzelfde lijken, verschillen ze sterk van
elkaar. Ambitie geeft een gezamenlijke richting aan
individuele commitments. We zeggen dat mensen blijk
geven van commitment als ze volhouden wanneer het
moeilijk is. Gecommitte mensen blijken zich zowel
rationeel als emotioneel verbonden te voelen met de
organisatie en/of het team waarin ze werken. Het is moeilijk
om gecommit te zijn aan vage of triviale zaken.
Door een commitment…
Plaats je jezelf in de toekomst, creëer je context om het
mogelijk te maken en ruim je hindernissen op, relateer je
anders aan de dingen (namelijk vanuit het commitment),
stel je beter prioriteiten en heb je wat uit te leggen aan jezelf,
als je het niet doet.
Ambitie
• iets willen bereiken of verwerven
• begeerte of lust om dit te doen
• Ehrgeiz, waar je voor gaat
• heeft te maken met uitstraling
• je huidige taak beter vervullen
• heeft betrekking op WAT je doet
• is eindig
• het heden staat centraal
Commitment
• vrijwillig aangegane verplichting
• afspraak met jezelf
• je hebt wat uit te leggen aan jezelf
• positief, toekomstgericht
• levensprincipe, waar je voor staat
• heeft betrekking op WIE je bent
• is oneindig
• de toekomst staat centraal
ERVOOR GAAN ÉN STAAN

6. Tekst
Mastering the Mystery
PRIORITEITEN
STELLEN

7. Tekst
Mastering the Mystery
7
Wie kiest, maakt zich vrij van elke dwang
First Things First
First Things First – de kern van de problematiek waar
velen mee worstelen; hoeveel ballen houd je in de lucht?
Worden we niet geleefd door principes van efficiency of
input, in plaats van de zaken die écht belangrijk zijn of
output. Kortom; hoe maak je effectieve keuzes in leven en
werk? Time-management leidt niet tot een zinvol of
kwalitatief beter bestaan. Hooguit leidt het ertoe dat
mensen allerlei zaken sneller en beter doen. Maar keuzes
maken voor wat je werkelijk wil doen en waarom je dat
wilt, blijft daarmee op de achtergrond. Je hoeft hier geen
genoegen mee te nemen, al lijkt dat zo.
De psychologische matrix
Er is verschil tussen effectieve (zelfsturende) en niet-
effectieve (slachtoffers) mensen. Dat zit 'm in tijdsbesteding
aan dringende en belangrijke zaken. Wat gebeurt er als je
niet kiest en/of anderen je dag laat bepalen? Dat zie je in de
psychologische prioriteitenmatrix.

8. Tekst
Mastering the Mystery
8
De prioriteitenmatrix
First Things First
Kwadrant A is noodzaak, kwadrant B is buitengewoon
productief, in kwadrant C vind je de zaken die ‘afleiden’ en
werktijd in kwadrant D is verspilling. Een veelgemaakte
fout is voorrang te geven aan taken in het C-kwadrant in
plaats van die in het B-kwadrant.
C-taken zijn niet belangrijk, wel urgent. Het werken
hieraan geeft direct voldoening. B-taken zijn belangrijk en
(nog) niet urgent.Als je kiest voor C-taken in plaats van B-
taken eindig je doorgaans in het A-kwadrant. Belangrijke
taken (B) worden op enig moment dringend. De tijd om er
goed over na te denken ontbreekt dan.
Wat gebeurt er?
A-taken zijn dringend en belangrijk. Zij zorgen voor stress.
Het is op langere termijn ongezond als je meer dan 25% van
je tijd doorbrengt in dit kwadrant. De hoeveelheid tijd die je
doorbrengt in kwadrant A, is gelijk aan de hoeveelheid tijd
die je nodig hebt om te herstellen (kwadrant D).

9. Tekst
Mastering the Mystery
9
psychologische werking
First Things First
Kwadrant A veroorzaakt Stress, kwadrant B is een
Cadeau aan jezelf, kwadrant C leidt tot Burn-Out,
kwadrant D is je Hersteltijd.
Effectieve mensen
Zij werken hun prioriteiten (B), zo vergroten zij hun
‘grip’.; 65-80% van hun tijd werken ze aan belangrijke
zaken en slechts 15% aan urgente. Zo blijven ze oorzaak
en geen gevolg. Dat creëert engagement en zelfrespect.
Niet-effectieve mensen
Deze worden geleefd en branden op. Ze kiezen voor de
waan van de dag (C) en werken veelvuldig de doelen van
anderen. Dat brengt ontevredenheid als waardering
uitblijft.
De kunst is doelen te stellen die niet alleen prioriteit
hebben voor de organisatie, maar tevens waardevol zijn
voor jezelf.

10. Tekst
Mastering the Mystery
INTERESSANT OF
RELEVANT? HET
JUISTE DOEN OM
DE JUISTE REDEN

11. Tekst
Mastering the Mystery
11
Het verschil tussen wens en doel
B-SMART
Velen volgen hardnekkig de weg die ze gekozen hebben en
slechts weinigen het doel. Of zoals de kat uit Alice in
Wonderland antwoordde, toen Alice, aangekomen op een
kruispunt, vroeg welke weg te nemen: ‘dat hangt ervan af
waar je uit wilt komen.Als je dat niet weet, maakt het ook
niet uit welke weg je kiest..’
Wens of doel?
Wensen komen voort uit ons onderbewustzijn.‘Het zou
mooi zijn als…’ Doelen zijn veel rationeler, tastbaarder; ze
richten onze energie. Goed én bewust geformuleerde doelen
zijn een belangrijke versneller.
Commitment
Doelen vormen de richtingaanwijzers op weg naar de
realisatie van onze wensen. Hoe beter de doelen aansluiten
bij wat we zelf (ook) willen, hoe meer geëngageerd we zijn
om ze te realiseren. Motivatie of commitment is onmisbare
brandstof.
Je kunt het juiste willen doen en je kunt dat zelfs
om de juiste redenen willen. Maar als je niet de
juiste principes toepast, loop je nog steeds tegen
de muur op. SMART doelen stellen kan iedereen,
ze consequent werken lukt lang niet altijd. Hoe
blijf je ‘on track’, zelf én met je mensen?
ON TRACK

12. Tekst
Mastering the Mystery
DE KUNST VAN HET DOELEN STELLEN
Wat wil ik precies bereiken?
• actief én in termen van output geformuleerd
• alsof het al bereikt is!
• let op: we formuleren bijna altijd een ‘doe’-stelling
Hoe ga ik weten dat ik het bereikt heb?
• maak het kwantificeerbaar
• zijn er tussentijdse meetpunten mogelijk
• doorgaans het meest gemakkelijke criterium
Waarom eigenlijk dit doel?
• wat maakt dit doel belangrijk voor mij – de aanwinst
• what’s in it for… het bedrijf/de klant/de ander
• bij dit item komt commitment om de hoek kijken..
Acht ik het haalbaar?
• ben ik uitgegaan van een droom of van de realiteit
• zeg ik echt ja tegen het resultaat en de tijdlijn
• knip je doelen op; je wilt immers beweging creëren
Is er een deadline?
• is het doel ‘eindig’ in de tijd
• concreet – let op voor ‘ooit, misschien, wel eens’..
SPECIFIEK
MEETBAAR
ACCEPTABEL
TIJDGEBONDEN
REALISTISCH

13. Tekst
Mastering the Mystery
13
SMART of niet?
B-SMART
Onderstaand een voorbeeld van een doelformulering.
To begin with the end in mind
Het is december 2009, mijn badkamer is schitterend
verbouwd (S). Toilet, douche, bad en wastafels zijn
vernieuwd (S). Op 10 december was alles klaar en binnen het
budget van € 20.000 (M) De hele familie geniet ervan en ik
heb mijn ideëen kunnen realiseren (A). We zijn in augustus
begonnen en hebben een aannemer in de arm genomen (R).
Samen hebben we een budget opgesteld, dat binnen onze
mogelijkheden viel (R). Twee weken voor de kerst was onze
deadline (T).
Check
• (her)formuleer zelf een doelstelling, check op SMART
• welk criterium blijkt lastig om goed te formuleren?
Het formuleren van een SMART-doelstelling
staat niet op zichzelf. Het heeft weinig zin om
doelen te kiezen, die eigenlijk niet belangrijk zijn;
noch voor jezelf noch voor de organisatie. Het
volgens de regels der kunst formuleren van een
doel wil in de praktijk echt wel lukken. De juiste
doelen kiezen, is al een stukje moeilijker en je
houden aan de gestelde doelen is voor velen van
ons nog ingewikkelder.
De realiteit komt binnen
Bedenk van te voren waar je tijdstelers zitten en
welk mechanisme of gewoonte in werking treedt
bij het stellen van prioriteiten?
DOELEN HEBBEN EEN CONTEXT

14. Tekst
Mastering the Mystery
PRIORITEITEN STELLEN EN WERKEN
Als je ca. 90% van je tijd doorbrengt in
kwadrant A en wat resteert in kwadrant D
verkeer je voortdurend in crisis. Al snel kom je
tijd tekort (figuur 1).
Veel mensen brengen het merendeel van hun
tijd door met zaken die dringend, maar niet
belangrijk zijn (figuur 2). Zij reageren op
omstandigheden, waarbij ze ervan uitgaan dat
deze belangrijk zijn. De realiteit is echter dat
de urgentie meestal gebaseerd is op
andermans prioriteiten en/of verwachtingen.
Mensen die hun tijd vrijwel exclusief in de
kwadranten C en D (figuur 3) doorbrengen lijken
niet opgewassen tegen het leven. Effectieve
mensen blijven weg uit deze kwadranten,
dringend of niet; ze zijn niet belangrijk.
Kwadrant B (figuur 4) vormt het hart van
persoonlijke effectiviteit én welbevinden..
De aandacht is gericht op het creëren van
mogelijkheden, die problemen voorkomen.
Natuurlijk zijn er ook zaken die onmiddellijke
aandacht vragen; maar niet teveel.
Figuur 1 Figuur 2
Figuur 3 Figuur 4

15. Tekst
Mastering the Mystery
15
Moeten, willen of kiezen?
B-SMART
B-taken geven de meeste voldoening. Dat heeft alles te
maken met zélf ergens voor kiezen; anders gezegd, de A van
Acceptabel (of Aantrekkelijk) uit de SMART-formule is hier
goed ingevuld.
persoonlijk van betekenis
Met Acceptabel wordt bedoeld: in hoeverre het doe dat je
formuleert werkelijk persoonlijke van betekenis is en niet
slechts een ‘zakelijke’ opdracht. De mate waarin dit
criterium voor jezelf goed is ingevuld, is recht evenredig met
je commitment. En dat heb je nodig als je onder tijds- of
andere druk komt te staan.
Check
• hoe zit het met de realisatiegraad van jouw doelen?
• speelt acceptatie een rol of niet?

16. Tekst
Mastering the Mystery
16
coaching, communicatie en commitment
B-SMART
Voor het boeken van resultaat is commitment (je verbinden
met de afspraak) en communicatie (zeggen wat je doet en
doen wat je zegt) nodig. Ondanks het commitment en
duidelijke communicatie lukt het niet altijd om tijdig
resultaat te boeken. Daarom is voortgangs-bewaking en
soms coaching nodig. Coaching vindt plaats op het
samenspel van de aspecten die bepalend zijn of een afspraak
Acceptabel en Realistisch is.
Resultaat
Meestal vormen gewijzigde omstandigheden - in de
middelen of de context - de belemmering voor het
achterblijven van resultaat. Ook kennis en kunde om de
opdracht uit te voeren kunnen tekortschieten of onderschat
zijn. Of het ontbreekt aan een heldere voorstelling over de
aanpak en het mogelijke resultaat. Goede coaching heeft
hierop betrekking. En collegiale coaching werkt natuurlijk
ook.
Een checklist om te beoordelen of je doel klopt.
De omgeving
• zijn aspecten voor klant, markt, organisatie
gewijzigd of gelden ze nog steeds?
Beschikbare middelen
• geld, mensen, apparatuur, huisvesting, etc.
welke aspecten zijn gewijzigd?
Je kennis en kunde
• voldoen deze om de afspraak na te komen en
te kunnen uitvoeren?
Een helder beeld van het HOE
• resultaat halen betekent een aantal zaken
doen, heb je dit helder?
ACCEPTABEL EN REALISTISCH
1
2
3
4

17. Tekst
Mastering the Mystery
v
Bijlage

18. Tekst
Mastering the Mystery
18
Een model om doelen te stellen
GROW
Goal – doel
• welk onderwerp pak je aan, wat is je doel?
• wat wil ik graag bereiken?
Reality – de actuele situatie
• wat gebeurt er allemaal, welk effect heeft dit?
• wat heb je geprobeerd, wie zijn erbij betrokken?
• welke factoren zijn relevant, hoe zie je dat?
Options – alternatieven
• wat zou kunnen helpen, zijn er mogelijkheden?
• welke opties zijn voor jou interessant?
• geef een score (0-10) aantrekkelijk en praktisch?
Will – wrap up, conclusie
• wat besluit je te doen, wat wil je?
• wat staat je te doen, welke hulp heb je nodig?
• je vervolgstappen, wanneer ga je ze precies nemen?
goal
reality
options
will

19. Tekst
Mastering the Mystery
19
Prioriteiten
Literatuur
Stephen A. Covey and Rebecca R. Merrill
Business Contact, ISBN 90 254 1460 5
De auteurs raken in dit boek de kern van de problematiek
waar velen mee worstelen; is er wel voldoende evenwicht
tussen werk en privé-leven? Worden we niet geleefd door
principes van efficiency en resultaten, in plaats van
prioriteiten die we zelf stellen, de zaken die we echt
belangrijk vinden?
Time-management leidt niet tot een zinvol of kwalitatief
beter bestaan. Hooguit leidt het ertoe dat mensen allerlei
zaken sneller en beter doen. Maar keuzes voor wat we
werkelijk willen doen en waarom we dat willen doen blijven
daarmee op de achtergrond.
De auteurs nemen hier geen genoegen mee en dagen uit zelf
het heft in handen te nemen.
Golrath
• Het doel
W.J. Reddin
• De resultaatgerichte onderneming
• Managerseffectiviteit
Kenneth Blanchard
• The one minute manager
Riaz Khadem
• One page management
Stephen R. Covey
• The 7 habits of highly effective people
David Allen
• Getting Things Done
Dit is een greep uit interessante lectuur over
effectief werken en managen. Een tip als je meer
wilt lezen over leiderschap: de interviewreeks
van Dominique Haijtema in Leiderschap is een
keuze.
MEER LEZEN?

20. Tekst
Mastering the Mystery