Markus Bütterhoff gibt uns im Interview Informationen über die Dokumentenverwaltung in Office 365.

1. Thomas Maier
Office 365 Akademie

2. Office 365 Akademie
Office 365 Akademie
Experteninterview
Dokumenten-
verwaltung in
Office 365
Thomas Maier

3. Office 365 Akademie
Product Manager Microsoft Solutions bei d.velop AG
Die 1992 gegründete d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet
Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und
branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der
Digitalisierung.
d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbinden sowie
Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/
Twitter: https://twitter.com/buetti
Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/
Markus
Bütterhoff

4. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

5. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

6. Office 365 Akademie
Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?

7. Office 365 Akademie
Dokumentenmanagement mit Teams

8. Office 365 Akademie
SharePoint Intranet
https://lookbook.microsoft.com/

9. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

10. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

11. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
• Inhaltstypen
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

12. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
• Inhaltstypen
• Ansichten
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

13. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
• Inhaltstypen
• Ansichten
• Versionierung
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

14. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
• Inhaltstypen
• Ansichten
• Versionierung
• Check In / Out
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

15. Office 365 Akademie
Was war schon „immer“* da?
• Metadaten
• Inhaltstypen
• Ansichten
• Versionierung
• Check In / Out
• Die Frage: „Ordner oder Metadaten“
*seit Microsoft Office SharePoint Server 2007

16. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout

17. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout
• Pinnen von Dokumenten

18. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout
• Pinnen von Dokumenten
• Besseres Editieren von Metadaten

19. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout
• Pinnen von Dokumenten
• Besseres Editieren von Metadaten
• Besseres Handling von Pflichtfeldern

20. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout
• Pinnen von Dokumenten
• Besseres Editieren von Metadaten
• Besseres Handling von Pflichtfeldern
• Einfaches Editieren von Ansichten

21. Office 365 Akademie
Einige Highlights der letzten Erweiterungen
• Modernes Layout
• Pinnen von Dokumenten
• Besseres Editieren von Metadaten
• Besseres Handling von Pflichtfeldern
• Einfaches Editieren von Ansichten
• Verbesserte Spaltenformatierung

22. Office 365 Akademie
(Externe) Zusammenarbeit
• Gemeinsames Bearbeiten

23. Office 365 Akademie
(Externe) Zusammenarbeit
• Gemeinsames Bearbeiten
• Inhalte mit Teilen

24. Office 365 Akademie
(Externe) Zusammenarbeit
• Gemeinsames Bearbeiten
• Inhalte mit Teilen
• Inhalte anfordern

25. Office 365 Akademie
Compliance Funktionen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen
(sensitivity labels)

26. Office 365 Akademie
Compliance Funktionen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen
(sensitivity labels)
• Aufbewahrungsbezeichnungen
(retention labels)

27. Office 365 Akademie
Weitere Tools wenn es um Prozesse geht
• Power Automate
• Planner
• Power Apps

28. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

29. Office 365 Akademie
Sind Metadaten noch „in“ …
• Ja

30. Office 365 Akademie
Sind Metadaten noch „in“ …
• Ja
• Bessere Metadatenverwaltung
in über Teams

31. Office 365 Akademie
Sind Metadaten noch „in“ …
• Ja
• Bessere Metadatenverwaltung
in über Teams
• Neuer Term Manager

32. Office 365 Akademie
Sind Metadaten noch „in“ …
• Ja
• Bessere Metadatenverwaltung
in über Teams
• Neuer Term Manager
• Neue Content Type Gallery

33. Office 365 Akademie
Sind Metadaten noch „in“ …
• Ja
• Bessere Metadatenverwaltung
in über Teams
• Neuer Term Manager
• Neuee Content Type Gallery
• Extraktion von Metadaten
per AI Builder Forms processing

34. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

35. Office 365 Akademie
… oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
• Ja

36. Office 365 Akademie
… oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
• Ja
• Suche und künstliche
Intelligenz

37. Office 365 Akademie
… oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
• Ja
• Suche und künstliche
Intelligenz
• Microsoft Search

38. Office 365 Akademie
… oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
• Ja
• Suche und künstliche
Intelligenz
• Microsoft Search
• Custom Search Seite in
SharePoint

39. Office 365 Akademie
Project Cortex
Automatically connect
and organize knowledge
Connect, manage and protect
your content
Empower people with just-in-
time knowledge

40. Office 365 Akademie
interested
SME authoritative
File
content
Meeting
content, people, outcome
Communications
Q&A
Person
getananswer
answers
Site
relevant
Acronym, definition
Non-digital knowledge
Knowledge network in action

41. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

42. Office 365 Akademie
Metadaten vs. Folder
• Frage ist so alt wie SharePoint selber
• Metadaten:
• Flexibel da keine Hierarchie
• Einfach zu erweitern
• Strukturierte Suche / Suche nach Metadaten
• Ordner
• Einfache Einrichtung und Flexibilität
• Kennt jeder Windows Nutzer
• Hilfreich beim Sync per OneDrive
• Einfaches hochladen ohne Verschlagwortung

43. Office 365 Akademie
Dokumentmappen
• Dokumentmappen sind modernisiert worden
• Ordner und Metadaten
• Vorgegebene aber flexible Struktur
• Vorlagenverwaltung
• Vererbung von Metadaten

44. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

45. Office 365 Akademie
Content services updates seit der Ignite 2018
Document management
Bulk check-in/check-out, approvals
Modern document sets
Column management
Document templates for libraries
Organization assets
100GB maximum file size
Unified, intelligent file experiences across SharePoint,
Teams, Outlook, Office
Microsoft Search
Intelligent search across Microsoft 365
Information governance
Label analytics
Metadata-driven automatic labels
Collaboration label lock/unlock
Hierarchical file plans
Immutable labels
Publishing
Page templates
Improved page authoring
Page approvals

46. Office 365 Akademie
faster downloads performance file typesfaster indexing
Turbocharged SharePoint file storage

47. Office 365 Akademie
Grenzen
• SharePoint limits
• https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-
description/sharepoint-online-limits
• Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in SharePoint
• https://support.office.com/de-de/article/verwalten-umfangreicher-listen-und-bibliotheken-in-
sharepoint-b8588dae-9387-48c2-9248-c24122f07c59
• Grenzen der Datenstrukturen: Verteilte Daten in verschiedenen Teamsite,
Bibliotheken, …
• Lücken: Import von Dokumenten
• ERP Systeme
• Scanning
• Outlook
• …

48. Office 365 Akademie
Anfrage
Lieferanten-
angebot
Bestellung
ggf.
Korrespondenz
zur Bestellung
Wareneingangs-
dokumente
Rechnung
?
Wie können E-Mail in
SharePoint abgelegt
werden?
Wie können Dokumente
aus dem ERP-System in
SharePoint überführt
werden?
Wie können Metadaten
schneller vergeben
werden?
Wie werden Beziehungen
zwischen den vielen
Dokumenten erkennbar?
Wie werden
Wareneingangs-dokumente
digitalisiert?
Wie kann der
Gesamtvorgang
nachträglich nochmals
eingesehen werden?
Welche nachträglichen
Recherchemöglichkeiten
über Metainformationen
gibt es?
Typischer Geschäftsprozess – typische Herausforderungen
Scan
Scan
ERP
ERP

49. Office 365 Akademie
Agenda
• Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
• Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine
gute Suchfunktion aus?
• Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
• Wo sind die Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?

50. > 2.400.000
ANWENDER
> 700
KOLLEGEN
300
PARTNER
10.000
KUNDEN
35
AZUBIS
28JAHRE
ECM ERFAHRUNG

51. 51
d.velop for Microsoft 365
Vertrags-
management
Eingangsrechnungs-
verarbeitung
Digitales
Aktenmanagement
Microsoft 365

52. 52
d.velop for Microsoft 365
Vertrags-
management
Eingangsrechnungs-
verarbeitung
Digitales
Aktenmanagement
Metadatensuche
Scan
Outlook-/Office-
Integration
Vorlagen-
management
ERP-/CRM-
Schnittstellen
Aktenpläne
Microsoft 365

53. 53
d.velop for Microsoft 365
Vertrags-
management
Eingangsrechnungs-
verarbeitung
Metadatensuche
Outlook-/Office-
Integration
Vorlagen-
management
ERP-/CRM-
Schnittstellen
Aktenpläne
Microsoft 365
• https://www.d-velop.de/blog
• https://www.d-velop.de/events
• https://www.d-velop.de/o365

54. Office 365 Akademie
Fragen?
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/markusbuetterhoff/
Twitter: https://twitter.com/buetti
Firmenwebsite: https://www.d-velop.de/
Markus
Bütterhoff