1. Administración de
Proyectos en Instituciones
Públicas
Alejandro Domínguez
jadoming@mail.unitec.mx
www.unitec.mx
Conferencia
preparada
para el
CIEES – México
Septiembre de 2004
2. Contenido
1. El entorno de los proyectos en TI
2. La etapa de definición y especificación del
proyecto
3. La etapa de contratación e instrumentación del
proyecto
4. La etapa de cierre y lecciones aprendidas del
proyecto
5. La metodología de administración de proyectos
6. Y... ¿Funciona?
7. Las 10 reacciones finales
8. Lo qué sigue es ...
9. Sesión de preguntas y ¿respuestas?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 2
4. Resolución de proyectos
de TI en el 2000
Fuente:
www.standishgroup.com/sample_research
/PDFpages/extreme_chaos.pdf
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 4
5. Histórico de la resolución
de proyectos de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 5
6. Receta para el éxito
en proyectos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 6
7. Las instituciones públicas
Están sujetas a las normas, Asignación de
reglamentos y leyes presupuesto anual
gubernamentales acotado y poco flexible
Comunicación Organización
horizontal altamente
deficiente jerarquizada (vertical)
Deben proveer a la población el servicio para
el que fueron creadas (en tiempo y forma)
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 7
8. Etapas de los proyectos
en instituciones públicas
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instrumentación
Etapa de cierre y
lecciones aprendidas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 8
9. La Etapa de Definición y
Especificación del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instrumentación
Etapa de cierre y
lecciones aprendidas
10. El entorno de un proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 10
11. ¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo
temporal llevado a
cabo para crear un
producto o servicio
único para alcanzar
un objetivo bajo
restricciones de
costo y tiempo
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 11
12. Elementos de un proyecto
Elementos a definir e
interrelacionar:
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Recursos humanos
Comunicaciones
Riesgo
Adquisiciones
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 12
13. Resultados de la etapa de
definición y especificación
Integración
Adquisiciones Alcance
Especificaciones
Comunicaciones funcionales y Tiempo
técnicas
Recursos Costos
humanos Calidad
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 13
14. La amenza en los proyectos
Integración
Adquisiciones Alcance
Especificaciones
Comunicaciones funcionales y Tiempo
técnicas
Recursos Costos
humanos Calidad
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 14
15. La planeación de proyectos
Ahorro en horas por cada hora de
Tipo de proyecto planeación (horas de mano de
obra)
Proyecto simple de corta duración 3 a 5 horas
Proyecto complejo de corta duración 5 a 7 horas
Proyecto simple de duración media 6 a 9 horas
Proyecto complejo de duración media 9 a 11 horas
Proyecto simple de larga duración 10 a 12 horas
Proyecto complejo de larga duración 12 a 15 horas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 15
16. Propagación de los riesgos
en la AP
Costo de la
mitigación
Fase en la que el
riesgo es aparece
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Inicio Planeación Ejecución Control Cierre
Fase en la que el riesgo es corregido
Los proyectos efectivos deben tomar en cuenta la mejor práctica denominada
contenido de la fase: los riesgos deben detectarse y corregirse en la misma
Marzo de 2004 fase en Domínguez - UNITEC
Alejandro la cual aparecen 16
17. Ejemplo de amenaza
en un proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 17
18. ¿Quién responde por el
proyecto?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 18
19. El líder del proyecto
El líder del proyecto es una pieza clave para el
éxito del proyecto: administra los elementos y su
interrelación
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 19
20. Las habilidades del líder
del proyecto
Las hábilidades del líder de proyectos de TI
Habilidades técnicas
Alto
Bajo
Habilidades humanas
Programador Ingeniero Analista Administrador Director
de TI de TI de Proyectos de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC
de TI 20
21. ¿Qué debe impedir el líder
del proyecto en esta etapa?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 21
22. El líder y la comunicación - 1
El líder del proyecto y la institución pública
Proyectos prioritarios
Sponsor del proyecto
Alta Gerencia
Proyectos de prioridad media Sponsor del proyecto
Gerencia Media
Relación:
Sponsor del • Definición de objetivos
proyecto • Planeación estratégica
• Organización del proy.
Líder • Asignación del personal
del proyecto • Plan maestro
• Políticas
• Monitoreo de la ejecución
Equipo de la oficina del • Definición de prioridades
Proyecto (in or out) Líder • Solución de conflictos
del proyecto • Contacto ejecutivo con clientes
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 22
23. El líder y la comunicación - 2
Los clientes, patrocinadores
o el director de proyectos
proveen dirección
y financiamiento
Dirección y Reportes de
clarificación progreso
Políticas de la Dirección del
organización proyecto Los administradores de otras
Los directivos proveen áreas, los coordinadores de
de apoyo y estímulo Líder otros proyectos y el personal
organizacional del proyecto requieren de coordinación y
Reportes de de apoyo en la negociación
Reportes
estado y previsión de estado
Directivas Reportes de progreso
del proyecto y previsión
Los miembros del equipo del
proyecto y los proveedores
Comunicación Comunicación
requieren de liderazgo,
formal informal
planeación y coordinación
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 23
24. El problema principal
a resolver
El problema principal a resolver
por el líder del proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 24
25. La Etapa de Contratación e
Instrumentación del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instrumentación
Etapa de cierre y
lecciones aprendidas
26. Selección del tipo de contrato
Contratación directa
Carta de acuerdo Licitación pública
Selección por Tipos de Licitación por
invitación
negociación
Contratos
Contrato de costo Contrato a
compartido precio fijo
Contrato de tiempo y material
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 26
27. La creación de las bases
de licitación - 1
El líder de proyecto debe
asegurar que las bases de
licitación contengan
Aspectos legales y normativos
de las especificaciones
funcionales y técnicas
Formatos y requerimientos de
entrega de las propuestas
técnica y económica
El plan para la creación del
producto (en su caso)
Las condiciones de entrega
del producto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 27
28. La creación de las bases
de licitación - 2
Adicionalmente, el
líder debe crear
Criterios para la
evaluación de las
propuestas técnicas
y económicas
Formatos para dar
respuesta a las
propuestas de los
proveedores
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 28
29. El sistema de control de
un proyecto por el líder
1.
Establecer
las normas
4. Aplicar una 2. Observar el
acción correctiva desempeño
3. Comparar el
desempeño real
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 29
30. ¿Qué debe impedir el líder
del proyecto en esta etapa?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 30
31. La Etapa de Cierre y Lecciones
Aprendidas del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instrumentación
Etapa cierre y
lecciones aprendidas
32. ¿Cuál es la responsabilidad
del líder del proyecto?
Lecciones
aprendidas
Reporte
de evaluación
post-implementación
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 32
34. ¿Qué es una metodología?
Métodos
Metodología = + Técnicas
+ Herramientas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 34
35. El Project Management
Institute
4 Campus Boulevard
Newtown Square, PA 19073-3299 USA
Phone: 610-356-4600
Fax: 610-356-4647
E-Mail: pmihq@pmi.org
Web Site: http://www.pmi.org
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 35
36. La metodología de la
AP del PMI
Método
Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Técnicas
PMI Practice for Work Breakdown Structures (WBS)
Project Manager Competency Development Framework
(PMCDF)
The PMI Compendium of Project Management Practices
Herramientas
Plantillas
Microsoft Project + WBS ChartPro + PERT Chart EXPERT
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 36
37. ¿Qué provee la
metodología de la AP
La
metodología
de la AP
Definición
de programas de
adquisición de
habilidades
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 37
39. Los 4 mitos - 1
Mito 1: La instrumentación de la AP no es
económicamente viable
Hechos 1
1. Extiende el alcance en un 50%
2. Reduce los costos hasta en un 30%
3. Permite eliminar las licencias anuales millonarias
de software
4. Crea nuevos sistemas con tecnología abierta y
costos de mantenimiento reducidos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 39
40. Los 4 mitos - 2
Mito 2: Los proyectos que tenemos son tan
especializados que dificultan la
instrumentación de la AP
Hechos 2
1. Solventa satisfactoriamente problemas de
tecnología especializada y de nueva generación
2. Diagnostica de forma integral las problemáticas
de las áreas y cómo resolverlas
3. Reduce la contratación de diversas empresas
especializadas en diferentes tópicos de la TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 40
41. Los 4 mitos - 3
Mito 3: La AP incrementa los niveles de
burocracia
Hechos 3
1. Agiliza la comunicación entre los clientes,
desarrolladores y los patrocinadores del proyecto
2. Gestiona los recursos necesarios para el proyecto
con las entidades respectivas
3. Crea un repositorio que puede consultarse en
cualquier momento para obtener información del
proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 41
42. Los 4 mitos - 4
Mito 4: La AP agrega poco valor a
la organización
Hechos 4
1. Asegura que los requerimientos de
los usuarios se cumplan en su
totalidad
2. Asegura que los productos/servicios
generados estén sometidos a
controles de calidad
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 42
44. Las 10 reacciones finales - 1
1. Nuestros clientes y
usuarios nos aman: no es
importa si los productos
o servicios se retrazan o
no funcionan de forma
adecuada
2. Adoptar la AP no es
compatible con nuestra
cultura organizacional y
lo último que
necesitamos es cambiar
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 44
45. Las 10 reacciones finales - 2
3. Todos nuestros proyectos
son sencillos, y no están
sujetos a riesgos técnicos,
en los costos y en el tiempo
4. No somos lo
suficientemente inteligentes
para implementar la AP sin
limitar la creatividad y
ofender a nuestros genios
de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 45
46. Las 10 reacciones finales - 3
5. Podríamos entender a
nuestros clientes y
documentar todo, pero eso
es desgastante
6. La AP requiere de
integridad y coraje, por lo
que debo recibir pago extra
7. Nuestros jefes no dan el
apoyo necesario para la AP,
y quieren mejores
resultados por arte de
magia
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 46
47. Las 10 reacciones finales - 4
8. Tendríamos que aplicar la
AP ciegamente a todos los
proyectos sin importar el
tamaño y complejidad, y
eso sería estupido
9. Se que existe un manual
de AP, pero no lo puedo
encontrar en mi oficina
10. Es más benefico tener
proyectos con retraso en
un 50%, que gastar 10%
en evitar que suceda
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 47
49. Evolución (madurez): CMM
Nivel 5
Mejora
Continua
Nivel 4
Benchmarking
Nivel 3
Metodología
Singular
Realimentación
Nivel 2
Procesos
Comunes
Nivel
1
Lenguaje
Común
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 49
50. Capacitación
Seminarios ejecutivos:
Nivel
Administración de
estratégico proyectos y del cambio
Cursos: Administración
Nivel de
de proyectos y oficina
administración de proyectos
Cursos: Administración
Nivel de diseño de procesos y de
información
Cursos: Administración
Nivel operativo de tareas y de
documentos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 50
52. Alejandro Domínguez
Doctor of Philosophy (Applied Computing and
Mathematics) por Cranfield Institue of Technology,
United Kingdom. Físico y Maestro en Ciencias
(Física) por la Universidad Nacional Autónoma de
México, México,.
Desde 1992, su quehacer profesional lo ha dedicado
a la administración de proyectos de tecnología de
información tanto en España como en México.
Ha impartido mas de un centenar de conferencias
sobre tecnología de información y administración de
proyectos, distribuidas en Belice, Brasil, Cuba,
España, Estados Unidos, Guatemala, Inglaterra, Saint
Kitts & Nevis, y México
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 52
