Door efficiënt je berichten te verwerken in Outlook is het mogelijk om elke dag je Postvak IN leeg te maken en alle taken overzichterlijk te ordenen.

1. Efficiënt berichten in Outlook verwerken Raymond Vermeulen

2. Waarschuwing op bureaublad uit 1 2 3 4 5

3. Postvak IN – ook ongelezen berichten 1 2 Rechtermuisknop 3

4. Waarom alles in mappen?Tijdwinst:alles in één map: KortArchief Archiveren Men besteedt veel tijd aan archiveren. Meestal heeft men 10% van het archief ooit nog eens nodig.Daarom alles in één map. Razend snel zoeken met CTRL+SHIFT+F Terugzoeken 10% ? Archief LangArchief

5. “POSTVAK IN” leeg, Hoofd leeg In Stuff-bakjes 1. Verzamelen Prullenbak Wat is dit? 2. Beslissen Wil ik hier deze week iets mee doen? Later / Misschien NEE JA Wat is mijn gewenste uitkomst? Archief Project Wat is mijn eerstvolgende actie? 3. Organiseren Doe het meteen Wachten op In Agenda Eerstvolgende acties Alleen als het kan in minder dan 2 minuten. In Agenda, maar alleen als het een specifieke datum of tijd betreft. Alles wat ik heb gedelegeerd, besteld of gevraagd. Dit ga ik zelf doen zodra ik kan.

6. Mogelijke berichten: Actie “NEE” 1. SPAM Toets “Delete” Eventuele mogelijkheid. Geblokkeerde afzenders Ga op het bericht staan Rechtermuisknop Selecteer “Ongewenste mail” Afzender toevoegen aan lijst geblokkeerde afzenders

7. Mappen maken-Rood/Geel (1)Elke map kan één type item bevatten!!! Kort Archief CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan) Naam map “Kort Archief” Selecteer “E-mail en postitems” Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

8. Mappen maken Rood/Geel (2) Later / Misschien CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan) Naam map “Later/Misschien” Selecteer “Taakitems” Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

9. Mappen maken Rood/Geel(3) Wachten Op CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan) Naam map “Wachten Op” Selecteer “Taakitems” Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

10. Mappen maken Rood/Geel (4) Projecten CTRL + SHIFT + E (maak nieuwe map aan) Naam map “Projecten” Selecteer “Taakitems” Kies bovenste/hoofdmap (Postvak-jouw naam)

11. Controle nieuwe mappen Weergeven Mappenlijst CTRL + 6 Let op de iconen van taakitems en postitems

12. Snelkoppelingen naar mappen (1) Navigeren door Outlook Alleen mappen type E-mail: CTRL +1 Alleen mappen type Taakitems: CTRL + 4 Alle typen: CTRL + 6 Wat willen we: weergave van bepaaldemappen Daarom gaan we een snelkoppeling maken

13. Maken snelkoppeling Snelkoppeling menu: CTRL + 7 Klik op “Nieuwe snelkoppeling toevoegen” Voeg de volgende mappen toe: Postvak IN Kort Archief Taken (eerstvolgende actie) Later/Misschien Wachten Op Projecten Verzonden items Postvak UIT Notities

15. Acties

16. DiversenSleep elke snelkoppeling naar de juiste groep. Resultaat

17. Verwijderen snelkoppelingen Eventueel te verwijderen CTRL + Y = Springt van map naar map

18. Alle items in Inbox laten zien Standaard op aantal ongelezen items Doel: alle items laten zien Klik op snelkoppeling Postvak IN Rechtermuisknop >> Eigenschappen Aanvinken: “Totaal aantal items”

19. Werkbalk voor meer productiviteit (1) Twee knoppen om binnengekomen berichten in de Inboxsnel in de aangemaakte mappen onder te brengen Ga op Standaardwerkbalk staan Klik op rechtermuisknop Kies “Aanpassen” >>

20. Werkbalk voor meer productiviteit (2) Kies tabblad “Werkbalken” Kies “Nieuw” Geef naam “Inbox leeg” Klik op ‘OK” Sluit venster “Aanpassen”niet !!!

21. Werkbalk voor meer productiviteit (3) Sleep de nieuwe werkbalk naar de bovenkant van het Outlookvenster. Resultaat

22. Werkbalk voor meer productiviteit (4) Toevoegen van twee knoppen op werkbalk Tabblad “Opdrachten” Bewerken - Naar map kopiëren Sleep naar nieuwe werkbalk Sluit venster “Aanpassen” nog niet !!

23. Werkbalk voor meer productiviteit (5) Tabblad “Opdrachten” Bewerken - Naar map verplaatsen Sleep naar nieuwe werkbalk Sluit venster “Aanpassen” nog niet !!

24. Werkbalk voor meer productiviteit (6) Werkbalk. De eerste knop bevat alleen tekst. De tweede knop is een afbeelding Ga met de muis op afbeelding staan Rechtermuisknop Selecteer “Alleen tekst (altijd)

25. Werkbalk voor meer productiviteit (7) Naam wijzigen Klik met rechtermuisknop op “Naar map kopiëren” Wijzig naam in : &1. Kopiëren (let op spatie) Klik met rechtermuisknop op “Naar map verplaatsen” Wijzig naam in : &2. Verplaatsen (let op spatie) ampersand teken “&” belangrijk voor toetsenbordcombinatie Sluit venster “Aanpassen”

26. E-mails terugzoeken Rangschikken op Afzender en In groepen

27. Zoeken Zoeken in de huidige map: CTRL + E Zoeken naar contactpersonen: F11 Geavanceerd zoeken: CTRL+SHIFT+F TIP Zoek-software: http://desktop.google.com

28. Extra: ontvangst/lees-bevestiging Nieuw bericht

29. Extra: Ander kleur als je alleen ge-CC’d bent 1 Huidige weergave>.huidige weergave aanpassen 2 3 4 7 5 6

30. Extra: Phraseexpress.com Acronym: ppp