El documento presenta la respuesta a 7 preguntas sobre el Archivo General de la Nación de Colombia. La primera pregunta resume la misión y visión del archivo. La segunda explica sus funciones de acuerdo a la ley. La tercera indica que la división de programas especiales depende de la junta directiva y el director general. La cuarta presenta los pasos para la transferencia de documentación histórica. La quinta enumera tres funciones del consejo del archivo. La sexta incluye un glosario de términos archivísticos. La séptima resume

1. ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
PRESENTADO
POR
VICTOR HUGO EUSSE HERNANDEZ
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACION
UMB VIRTUAL
2013

2. ACTIVIDAD Nº 3
 A continuación daré respuesta a la actividad nº3
 Correspondiente al taller sobre el archivo general de
la nación.
 Sus funciones y otros temas.

3. Respuesta a la pregunta nº1
 Mision:
El AGN es un establecimiento público del orden nacional encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística, coordinar el Sistema Nacional
de Archivos, recuperar, conservar y difundir el acervo documental patrimonial del
país y el que custodia; y servir a la comunidad fortaleciendo los
principios, derechos y deberesconstitucionales.
Visión:
En el 2014 nuestra institución habrá logrado dar las bases para
articular, asegurar, difundir y ampliar la disponibilidad y acceso a los archivos
públicos, históricos y patrimoniales del país, fortaleciendo las relaciones con la
ciudadanía y el control social.

4. Respuesta a la pregunta nº2
 Funciones
 De conformidad con lo establecido en el Artículo Segundo de la Ley 80 de 1989, el Archivo
General de la Nación tiene las siguientes funciones:
1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función
archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la
comunidad.
2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte
la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo de la Nación, así
como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el Plan Nacional de
Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan
parte del Sistema Nacional de Archivos.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden
Nacional, Departamental, Intendencial, Comisarial, Municipal y Distrital para garantizar la eficacia de la
gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los archivos privados que
revistan especial importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas, culturales, de investigación y
con archivos extranjeros.

5. Respuesta a la pregunta nº3
 En el organigrama de la Institución a que grupo dependen la división de programas
especiales?
 en el organigrama la división de programas especiales pertenece a la junta directiva y al
director general, según lo establecido en el articulo 05d e 1991 de junio 04.

 Capitulo II, de las funciones articulo 8

6. Respuesta a la pregunta nº4
 Pasos a seguir para la transferencia de documentación histórica, al
archivo general de la nación.

7. Respuesta a la pregunta nº5
 Tres funciones del consejo del Archivo General de la Nación
 1-Aprobar el proyecto del presupuesto anual del la institución
 2-Expedir normas y reglamentos generales sobre la organización de los archivos, gestión
de
documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencia
, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija
la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional
 3-Las demás que señala la ley, el acto de creación y los estatutos internos

8. Respuesta a la pregunta nº6
 Glosario:
 Colección: artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna característica común sin tener en cuenta su procedencia. No debe
confundirse con fondo

 Descripción Archivística: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y en su caso de las partes que la componen
mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido.
 El termino sirve también para describir los resultados de este proceso( archival description)


 Documento: información que ha quedado registrada de alguna forma con independencia de su soporte o características.




 Expediente: Unidad organizada de documentos bien por el productor para uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie( file)


 Productor: Entidad, persona o familia que ha producido, acumulado los documentos en el desarrollo de su propia actividad, no debe
confundirse con el coleccionista (creator).

 Serie: Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o conservados formando una unidad como resultado de una misma
acumulación, de un mismo proceso archivístico, o de la misma actividad que tienen una forma particular o como consecuencia de cualquier otra
relación derivada de su producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental. (series)

 Tipo documental: Tipo de documentos que se distingue por la semejanza de su características físicas ( por ejemplo acuarelas, dibujos, etc.)
y/o intelectuales (por ejemplo libros, dietarios, libros de actas). (form)

9. Respuesta a la pregunta nº 7
Principios del manual del archivero norma ISO 15489-4
1-Los documentos se crean, reciben y utilizan durante la realización de las actividades pro-
 pias de cada organización. Para apoyar la continuidad de dichas actividades, cumplir con
 el marco reglamentario y facilitar la necesaria rendición de cuentas, las organizaciones
 deberían crear y mantener documentos auténticos, fiables y utilizables, y proteger la inte-
 gridad de dichos documentos durante todo el tiempo que sea necesario22;
2-las reglas aplicables a la creación y la incorporación de documentos y metadatos relativos
 a los mismos deberían incluirse en los procedimientos que rigen todos los procesos de
negocio en los que se requiere una evidencia de la actividad
3-los planes para asegurar la continuidad de las actividades de la organización y las medi-
 das de emergencia, como parte del análisis de riesgos, deberían garantizar la identifica-
 ción, protección y recuperación de los documentos que son esenciales para el funciona-
 miento de la organización

10. Análisis pregunta 7
 Trabajare basándome en una empresa donde laboré, y pienso que la mejor
manera de aplicar estos principios, es creando un departamento especial para
ello, que se encargue de salvaguardar los documentos de la empresa y que les
den el trato correspondiente, no debemos olvidar que el archivo es una de las
partes primordiales de una empresa, porque son la memoria de esta y depende
de su buen manejo la conservación de los documentos.
 En muchas empresas se manejan archivos demasiado delicados o
confidenciales , es por ello que se debe contratar personal especial para el
manejo de dichos documentos.