1. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH
* Ghi chú:
Phòng ban Công việc Tra vấn, kiểm tra
Created by Vöông Nhuïy Trang 1/13
BAN GIÁM ĐỐC
SUPERVISOR
YÊU CẦU TỪ
CÁC PHÒNG
BAN
HÀNH CHÁNH LỄ TÂN TẠP VỤ

2. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
QUY TRÌNH PHÂN BỔ CÔNG VIỆC CỦA BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH
Created by Vöông Nhuïy Trang 2/13
BAN GIÁM ĐỐC
SUPERVISOR YÊU CẦU TỪ
CÁC PHÒNG
BAN
TỔ TẠP VỤ
VỆ SINH
TRẬT TỰ
ĐẶT
HÀNG KHO
TỔ HÀNH CHÁNH
BẢO TRÌ
THIẾT BỊ
HỖ TRỢ
DỊCH VỤ
NGOÀI
GIAO NHẬN
BƯU PHẨM,
BƯU KIỆN
VĂN PHÒNG
PHẨM
HIẾU HỈ,
THĂM HỎI,
CHÍNH SÁCH
VĂN BẢN,
HỒ SƠ LƯU
HOẠT ĐỘNG,
PHONG TRÀO
CƠM TRƯA,
LỄ TIỆC
TRỰC TỔNG
ĐÀI, ĐÓN
TIẾP KHÁCH
TỔ LỄ TÂN
GIAO NHẬN
VĂN THƯ
GỌI DỊCH VỤ
HỖ TRỢ CÁC
PHÒNG BAN

3. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
A. TRÁCH NHIỆM CỦA SUPERVISOR
I. SƠ ĐỒ NHIỆM VỤ
Created by Vöông Nhuïy Trang 3/13
SUPERVISOR
ĐẶT HÀNG,
QUẢN LÝ
KHO
GIÁM SÁT
HƯỚNG DẪN
ĐÔN ĐỐC
NHÂN VIÊN
HÀNH CHÁNH
TỔ TẠP VỤTỔ LỄ TÂN
VĂN PHÒNG
SÀI GÒN
VĂN PHÒNG
CHI NHÁNH

4. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
II. MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Supervisor chịu sự chỉ đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm trực tiếp với Ban Giám đốc Công ty.
Trách nhiệm chính:
I. Quản lý việc đặt hàng, nhập xuất và quản lý kho:
1. Quy trình đặt hàng cho VP. Sài Gòn và các VP. Chi nhánh:
- B1: Nhận yêu cầu mua hàng hợp lý từ các phòng ban hoặc văn phòng chi nhánh với đầy đủ ký duyệt của các cấp liên quan.
- B2: Đối chiếu kiểm tra số liệu loại hàng cần mua đã xuất trong năm cho phòng ban/ chi nhánh có yêu cầu mua hàng để làm đề nghị đặt
hàng trình Kế toán trưởng xét duyệt số lượng hàng. (Nếu thấy có vấn đề gì bất hợp lý thì có thể kiểm tra lý do yêu cầu mua hàng và mục
đích sử dụng số lượng đã xuất để đảm bảo đó là nhu cầu chính đáng và hợp lý).
Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ và số lượng không nhiều thì có thể không cần làm đề nghị đặt hàng mà chỉ xem xét sự hợp lý và
tiến hành B3 & B4 luôn.
- B3: Tìm nhà cung ứng đảm bảo chất lượng và giá tốt nhất. Yêu cầu nhà cung ứng báo giá và trình Kế toán trưởng duyệt giá trước khi
làm đơn đặt hàng với số lượng hàng đã được duyệt (ưu tiên các nhà cung ứng có trong danh sách “nhà cung ứng hiện hành” để đảm bảo
chất lượng và thời gian đặt hàng).
- B4: Trình Kế toán trưởng ký duyệt “Đơn đặt hàng”.
- B5: Gởi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng và theo dõi việc thực hiện đơn hàng.
+ Quy tắc nhận hàng:
+ + Đối với các ấn phẩm như name card, bao thư, letter head … do bộ phận hành chánh đặt in thì hành chánh ký nhận số lượng và
Vido Media ký xác nhận chất lượng, kỹ thuật trên phiếu giao hàng của nhà cung ứng.
+ + Đối với các mặt hàng do các cá nhân, phòng ban yêu cầu đặt dùm thì các cá nhân, phòng ban tự kiểm tra số lượng, chất lượng và
ký nhận hàng trên phiếu giao hàng của nhà cung ứng.
- B6: Tiến hành thủ tục thanh toán sau khi nhận đủ hàng. Chứng từ thanh toán gồm: đơn đặt hàng đã được ký duyệt, phiếu yêu cầu mua
hàng, các phiếu giao hàng có ký nhận đầy đủ của các cá nhân có liên quan).
2. Công việc nhập xuất và quản lý kho:
a. Yêu cầu công việc:
- Thực hiện công tác nhập xuất, sắp xếp kho sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ kiểm tra.
Created by Vöông Nhuïy Trang 4/13

5. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập xuất kho có đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan, thường xuyên update số liệu đầy đủ trong file “Quản lý
nhập xuất kho” và gởi báo cáo định kỳ vào ngày cuối cùng của tháng cho Kế toán trưởng và BGĐ.
- Thường xuyên theo dõi số lượng “Welcom kit” tồn kho, đối chiếu với nhu cầu sử dụng thực tế của các phòng ban, chi nhánh và lên kế hoạch
đặt hàng hợp lý trình Kế toán trưởng xét duyệt (thực hiện quy trình đặt hàng).
- Thống kê kho định kỳ 6 tháng/ lần.
- Đảm bảo xuất kho đúng thời hạn yêu cầu của các phòng ban & chi nhánh.
- Đảm bảo vệ sinh, an toàn cháy nổ và phòng tránh ẩm mốc trong kho. Có báo cáo và có biện pháp xử lý kịp thời.
b. Quy trình và một số lưu ý về công tác nhập xuất kho:
+ Nhập kho:
- B1: Nhận yêu cầu nhập kho
- B2: Kiểm tra để bố trí trước vị trí trống trong kho. Nếu hàng cần nhập là chứng từ mà kho không còn đủ kệ thì trình BGĐ xét duyệt cho
hủy bớt chứng từ cũ của các năm trước (tuân thủ nguyên tắc lưu 3 năm với các chứng từ quan trọng và lưu tối thiểu 2.5 năm với các
chứng từ không quan trọng lắm như: chương trình, booking). Nếu BGĐ đồng ý thì thông báo cho Trưởng phòng được biết yêu cầu hủy
chứng từ cũ (các phòng ban tự lên kế hoạch hủy chứng từ của phòng ban mình). Thủ kho chỉ cho nhập kho chứng từ sau khi chứng từ cũ
đã được hủy xong.
- B3: Lập phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá (nếu có), chữ ký của người nhập & thủ kho. Phiếu này lưu tại
file còng “Xuất nhập kho”.
i. Bộ phận Hành chánh chỉ có trách nhiệm quản lý số lượng các loại welcome kit (đũa, pocket map, bao thư, questionair, túi giấy,
letter head) cần phải phân phối ra các chi nhánh với chức năng head off và các vật dụng thuộc bộ phận Hành chánh.
ii. Bộ phận Hành chánh không chịu trách nhiệm quản lý số lượng các thùng hàng của các phòng ban gởi nhờ trong kho (khi nhập
kho, các phòng ban phải tự niêm phong thùng hàng và tự quản lý số liệu các lần nhập xuất của mình). Các thùng hàng của các cá
nhân, phòng ban tự quản lý bao gồm: các vật dụng phục vụ tour của phòng ĐH-DV, các ấn phẩm do phòng PR phụ trách
(brochure, newletter, thiệp, map VN…), chứng từ của các phòng ban.
- B4: Lưu số liệu vào sổ “nhật ký kho” và file “Quản lý xuất nhập kho”.
+ Xuất kho:
- B1: Nhận yêu cầu xuất kho
- B2: Kiểm tra số lượng hàng cần xuất còn tồn trong kho, đối chiếu với số lượng đã xuất cho người yêu cầu trong năm (nếu cần thiết, nhất
là các hàng Welcome kit, bảng đón của Vp. Chi nhánh). Báo cho người yêu cầu biết số lượng có thể xuất nếu lượng tồn trong kho không
còn đủ (lưu ý phải chừa một số lượng dự phòng và kết hợp kế hoạch đặt hàng hợp lý). Nếu kiểm tra thấy có bất thường về số lượng đã
xuất và cần xuất thì phải yêu cầu giải trình.
Created by Vöông Nhuïy Trang 5/13

6. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
- B3: Tiến hành xuất kho. Lập phiếu xuất kho có ký nhận đầy đủ (đối với vp. Chi nhánh thì nhân viên giao chuyển hàng ra chi nhánh sẽ
chịu trách nhiệm về số lượng và ký nhận phiếu xuất kho). Lưu phiếu xuất kho trong file “Quản lý xuất nhập kho” và lưu số liệu trong sổ
“Nhật ký xuất nhập kho”.
3. Một số lưu ý trong công tác đặt hàng và quản lý nhập xuất kho:
- Các loại hàng do bộ phận Hành chánh đặt làm và quản lý số lượng: đũa, bao thư, túi giấy, letter head, thẻ dán hành lý (Media giao mẫu và
kiểm tra chất lượng) và một số loại hàng theo chỉ đạo trực tiếp của BGĐ: túi ngủ
- Các loại hàng Hành chánh đặt làm nhưng các phòng ban tự quản lý số lượng: khăn ướt, tranh sơn mài (Quang Hùng – Ope)
- Các loại hàng do các phòng ban đặt làm, Hành chánh quản lý số lượng và phân phối đến các Vp. Chi nhánh: pocket map, questionair, map
VN, thiệp (Marketing hoặc PR) và áo các loại (Kế toán).
- Các loại hàng do các phòng ban tự đặt làm và tự quản số lượng, Hành chánh cho lưu kho (để nhờ): Flyer tiếng Anh, tiếng Nhật & Option
Tour (Quang Hùng – Ope và Ms. Kiều – Sales tiếng Nhật), các vật dụng phục vụ tour của phòng Ope.
- Các Công ty khác thuộc Vido Group có thể yêu cầu Hành chánh hỗ trợ tìm nhà cung ứng, đặt hàng và lưu kho nhưng phải tự chịu trách
nhiệm về mẫu mã, chất lượng và giá cả.
- Các phát sinh giao nhận giữa Hành chánh SG với các Vp. Chi nhánh đều phải lưu đầy đủ chứng từ xuất kho và email xác nhận của hai bên.
Ngoài ra, Trưởng bộ phận hành chánh có quyền yêu cầu các bộ phận quản lý Welcome kit & bảng đón của các VP. Chi nhánh báo cáo kho chi
nhánh định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất để kiểm tra số lượng nhằm đảm bảo việc sử dụng hoặc yêu cầu đặt thêm hàng của chi nhánh là hợp lý.
II. Giám sát, hướng dẫn, đôn đốc công việc của nhân viên bộ phận hành chánh (gồm nhân viên Hành chánh, tổ Lễ tân, tổ Tạp vụ):
- Trưởng bộ phận hành chánh có trách nhiệm theo dõi, giám sát, hướng dẫn và phân công công việc hợp lý cho các nhân viên thuộc tổ hành
chánh, tổ Lễ tân và tổ Tạp vụ.
- Trưởng bộ phận hành chánh chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến nhân sự và công việc của các nhân viên thuộc bộ
phận Hành chánh.
III. Kiểm tra các vấn đề liên quan đến hạ tầng cơ sở thuộc lĩnh vực Hành chánh của Công ty:
Trưởng bộ phận Hành chánh có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra các vấn đề liên quan đến cơ sở hạ tầng của Công ty như: vệ sinh, trật tự văn
minh trong Công ty, mối mọt, bảng biển, máy móc thiết bị sử dụng chung (bàn ghế, kệ tủ, phòng ốc, âm thanh, máy lạnh, máy photo…) và báo cáo
cho BGĐ để kịp thời sửa chữa (phối hợp với Tổ Bảo vệ), nâng cấp và hạn chế lãng phí.
Created by Vöông Nhuïy Trang 6/13

7. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
C. CAÙC MAÛNG COÂNG VIEÄC CHÍNH CUÛA NHAÂN VIEÂN HAØNH CHAÙNH
I. QUY TRÌNH LAØM VIEÄC
Created by Vöông Nhuïy Trang 7/13
GIAO NHAÄN BÖU
PHAÅM,
CHUYEÅN PHAÙT
CAÙC THÖÙ
VAÊN
BAÛN,
GIAÁY TÔØ,
LÖU HOÀ SÔ
NHAÂN VIEÂN
HAØNH CHAÙNH
CAÙC DÒCH VUÏ
CHUYEÅN PHAÙT
CÔ QUAN NHAØ
NÖÔÙC
FILE HOÀ SÔ
CHÖÙNG TÖØ
VAÊN
PHOØNG
PHAÅM
CAÙC NHAØ
CUNG ÖÙNG VPP
TRANG
THIEÁT BÒ
CAÙC ÑOÁI TAÙC
SÖÛA CHÖÕA,
BAÛO TRÌ
TRÖÔÛNG BP
HAØNH CHAÙNH
DÒCH VUÏ
CHAÏY
NGOAØI
CAÙC NHAØ CUNG
ÖÙNG DÒCH VUÏ

8. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
2. MOÂ TAÛ COÂNG VIEÄC
Nhaân vieân haønh chaùnh (Vieát taét: NVHC) laø ngöôøi phuï traùch chính caùc loaïi coâng vieäc thuoäc lónh vöïc haønh chaùnh
ñeå hoã trôï toát nhaát cho caùc phoøng ban taïo thuaän lôïi cho coâng vieäc chung cuûa Coâng ty. NVHC chòu traùch nhieäm baùo
caùo tröïc tieáp vôùi Tröôûng boä phaän. Noäi dung caùc coâng vieäc handle nhö sau:
1. Issue caùc loaïi vaên baûn: quyeát ñònh, thoâng baùo, coâng vaên … cuûa Coâng ty. Coù traùch nhieäm truyeàn thoâng tin, truyeàn
chæ ñaïo chung cuûa BGÑ Coâng ty ñeán caùc vaên phoøng, phoøng ban, caù nhaân coù lieân quan.
2. Löu taát caû caùc loaïi vaên baûn, giaáy tôø cuûa Coâng ty vaøo file coøng “Hoà sô löu”, “Coâng vaên ñoùng daáu”. Löu caùc loaïi
giaáy tôø quan troïng nhö Hôïp ñoàng, giaáy tôø nhaø nöôùc, hoà sô .v.v. vaøo Tuû ñöïng hoà sô coù khoùa.
** Caùc loaïi vaên baûn/ coâng vaên phaûi ñöôïc issue vaø ban haønh theo ñuùng bieåu maãu vaên baûn haønh chính chung, noäi dung
chính xaùc theo yeâu caàu coâng vieäc, ñuùng thôøi haïn hieäu löïc, ñuùng soá thöù töï vaên baûn theo trình töï ngaøy thaùng ban
haønh.
 Boä phaän Haønh chaùnh caàn tham khaûo theâm caùc loaïi vaên baûn haønh chính chung. Caùc vaên phoøng chi nhaùnh phaûi
kòp thôøi cung caáp ñuû thoâng tin cuûa caùc loaïi vaên baûn caàn ban haønh (quyeát ñònh thöû vieäc, quyeát ñònh thoâi vieäc) cho
VP Saøi Goøn update theo ñuùng thöù töï ngaøy thaùng.
** Ñeå deã daøng tìm kieám, tra xeùt caùc loaïi vaên baûn/ coâng vaên khi caàn thieát, taát caû caùc loaïi vaên baûn/ coâng vaên phaûi
ñöôïc löu tröõ trong caùc file coøng coù ghi roõ teân cuûa loaïi vaên baûn/ coâng vaên/ chöùng töø ñöôïc löu trong file theo töøng naêm,
töøng thaùng, töøng haïng muïc/ teân goïi cuûa vaên baûn/ chöùng töø, theo ñuùng thöù töï soá vaên baûn/ coâng vaên ñöôïc ban
haønh. Ñoàng thôøi, caùc vaên baûn/ coâng vaên coøn ñöôïc ghi laïi ñaày ñuûù vaøo soå löu tröõ hoà sô vaø file vi tính ñeå deã daøng
trong vieäc ñoái chieáu, tìm kieám, tra xeùt khi caàn thieát.
Created by Vöông Nhuïy Trang 8/13

9. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
3. Chòu traùch nhieäm coâng chöùng, sao y, laäp hoà sô caùc thuû tuïc nhaø nöôùc .v.v. theo yeâu caàu vaø chæ ñaïo cuûa BGÑ, cuûa
Tröôûng boä phaän.
4a. Chòu traùch nhieäm mua vaø caáp phaùt vaên phoøng phaåm cho caùc phoøng ban theo baûng order haøng thaùng, hoaëc caáp
cho caùc caù nhaân theo phieáu “Yeâu caàu caáp VPP” coù chöõ kyù duyeät cuûa Laõnh ñaïo tröïc quaûn cuûa nhaân vieân. Haøng
thaùng caäp nhaät thöôøng xuyeân soá löôïng VPP ñaõ ñöôïc mua veà ñeå laäp baûng thanh toaùn cho Nhaø cung öùng. Caäp nhaät
soá löôïng VPP ñaõ ñöôïc söû duïng trong thaùng cuûa moãi phoøng ban vaø cuûa caû Coâng ty ñeå:
+ Hoaïch ñònh vieäc ñaët mua nhaèm kòp thôøi ñaùp öùng nhu caàu söû duïng ñeå khoâng bò chaäm treã coâng vieäc caùc phoøng
ban khaùc khi coù nhu caàu söû duïng maø khoâng laõng phí. Traùnh vieäc “ caàn thì khoâng coù, coù thì khoâng caàn”.
+ Haïn cheá toái ña vieäc söû duïng VPP moät caùch hoang phí cuûa nhaân vieân gaây toån thaát voâ ích cho Coâng ty.
+ Baùo caùo soá lieäu vaø nhu caàu söû duïng VPP trong Coâng ty cho BGÑ khi ñöôïc yeâu caàu. Baùo caùo cho Tröôûng boä
phaän vaø Keá toaùn tröôûng vaøo cuoái moãi thaùng.
4b. . Hoã trôï caùc phoøng ban trong vieäc mua caùc loaïi quaø taëng, saûn phaåm, tö lieäu … ñeå taëng khaùch haøng theo yeâu caàu
cuûa Tröôûng phoøng ban coù nhu caàu
5. Chòu traùch nhieäm giao nhaän caùc loaïi böu phaåm, böu kieän, brochue, vaät duïng, quaø taëng … theo phöông thöùc gôûi
thöôøng hoaëc gôûi thöôøng baûo ñaûm ñeán caùc ñoái taùc ôû nöôùc ngoaøi, ñeán caùc khaùch haøng trong nöôùc, ñeán caùc vaên
phoøng chi nhaùnh, caùc caù nhaân coù lieân quan … theo yeâu caàu, chæ ñaïo töø BGÑ, theo yeâu caàu cuûa caùc phoøng ban coù
chöõ kyù duyeät cuûa caùc Tröôûng phoøng ban coù lieân quan.
6. Chòu traùch nhieäm theo doõi vieäc baûo trì, söûa chöõa caùc loaïi trang thieát bò, duïng cuï, taøi saûn chung cuûa Coâng ty; phaùt
hieän kòp thôøi caùc hö hoûng hoaëc nhaän thoâng tin baùo söûa chöõa töø caùc phoøng ban; nhaän yeâu caàu, chæ ñaïo veà vieäc
mua môùi, söûa chöõa, baûo trì töø Ban laõnh ñaïo; caên cöù vaøo keá hoaïch söûa chöõa baûo trì ñònh kyø, NVHC coù traùch nhieäm
lieân heä caùc ñoái taùc, caùc nhaø cung öùng, caùc dòch vuï söûa chöõa, baûo trì nhaèm hoã trôï toái ña coâng vieäc cuûa caùc
Created by Vöông Nhuïy Trang 9/13

10. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
phoøng ban khaùc ñöôïc suoân seû vaø saün saøng. Caùc loaïi trang thieát bò caàn theo doõi: maùy in. möïc in, maùy fax, maøy scan,
maùy photo, maùy nöôùc noùng laïnh, tuû, baøn gheá vaø caùc vaät duïng lieân quan khaùc.
7. Chòu traùch nhieäm phuï traùch chính caùc vaán ñeà thuoäc lónh vöïc “Vaên theå myõ”: Leã tieäc, hoäi hoïp, quaø caùp, taëng hoa,
thieäp chuùc möøng, nghi thöùc ñoùn tieáp khaùch, tea-break, caùc loaïi leã nghi ,thaêm hoûi, giao tieáp .... vaø caùc coâng vieäc hoã
trôï caùc phoøng ban khaùc thuoäc lónh vöï “Vaên theå myõ” neâu treân.
Caùc Leã tieäc ñònh kyø trong Coâng ty:
- Sinh nhaät haøng thaùng: toå chöùc vaøo ngaøy Thöù Baûy cuoái cuøng trong thaùng (ngaøy toå chöùc tieäc sinh nhaät haøng
thaùng coù theå ñöôïc phoái hôïp toå chöùc vôùi caùc Leã tieäc lôùn trong thaùng).
- Tieäc möøng sinh nhaät Coâng ty: toå chöùc vaøo ngaøy 19/05 haøng naêm
- Toå chöùc nghæ maùt cho nhaân vieân Coâng ty vaøo khoaûng thaùng 07 hoaëc thaùng thaùng 08 haøng naêm (muøa low)
- Leã “Trao giaûi Taøi naêng treû”: toå chöùc vaøo ñeâm Trung thu 14/08 Aâm lòch
- Tieäc möøng Noel vaø chaøo ñoùn naêm môùi: toå chöùc vaøo tröôùc ngaøy nghæ Teát Döông Lòch
- Tieäc taát nieân vaø Toång keát naêm vaøo ngaøy Thöù baûy tröôùc khi nghæ Teát Nguyeân Ñaùn
Caùc hoaït ñoäng thöôøng nieân:
- Tham gia “Cycle For Charity” do toå chöùc Saigon Children Charity toå chöùc: thaùng 03 haøng naêm
- Toå chöùc hoäi thaûo möøng ngaøy “Quoác teá Phuï nöõ 8-3” haøng naêm
- Thi “Gioïng haùt vaøng ngaønh Du Lòch Tp.HCM”: thaùng 04 haøng naêm
- Thaêm treû em moà coâi khuyeát taät taïi caùc Trung taâm baûo trôï trong Tp.HCM: ngaøy 01/06 haøng naêm
- Phaùt quaø cho con cuûa nhaân vieân Coâng ty chuùc möøng Quoác teá thieáu nhi vaøo ngaøy 01/06 haøng naêm
- Toå chöùc ñôït khaùm beänh ñònh kyø cho nhaân vieân Coâng ty vaøo khoaûng thaùng 06 hoaëc thaùng 07 haøng naêm
Created by Vöông Nhuïy Trang 10/13

11. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
- Chaïy boä “Fun Run For Charity” do Hoäi ñoàng Anh toå chöùc: thaùng 10 haøng naêm
- Chaïy boä “Terry Fox Run” uûng hoä caùc beänh nhaân bò ung böùu: thaùng 12 haøng naêm
Ngoaøi ra, coøn coù caùc ñôït vaän ñoäng quyeân goùp cho caùc naïn nhaân baõo luït, thieân tai trong nöôùc.
* Caùc bieåu maãu, file lieân quan:
a. Bieåu maãu:
- Phieáu “Yeâu caàu caáp VPP”
- Phieáu ñeà nghò caáp VPP ñònh kyø (cho caùc phoøng ban)
- Phieáu “Yeâu caàu gôûi böu phaåm – vaên phoøng phaåm”
- Bieân baûn giao nhaän vaên phoøng phaåm
- Phieáu giao nhaän haøng hoùa gôùi ñi
b. File:
- Quaûn lyù chi phí möïc in
- Theo doõi söû duïng möïc in
- Thoáng keâ vaên phoøng phaåm trong naêm (bao goàm tình hình söû duïng giaáy fax)
- Thoáng keâ caùc cuoäc goïi quoác teá
c. Soå:
- Nhaät kyù baûo trì caùc loaïi thieát bò: maùy in, maùy fax,
- Soå quaûn lyù caùc cuoäc goïi quoác teá
- Soå caáp phaùt vaên phoøng phaåm cho caùc phoøng ban
- Soå quaûn lyù giaáy in, giaáy fax
Created by Vöông Nhuïy Trang 11/13

12. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
* Phaàn phuï luïc:
1. Cuoái moãi thaùng, suppervisor vaø caùc nhoùm toång hôïp caùc coâng vieäc ñaõ laøm trong
thaùng: noäi dung coâng vieäc, keát quaû, vöôùng maéc, kieán nghò, coâng vieäc saép laøm trong
thaùng sau … ñeå baùo caùo Tröôûng phoøng trong cuoäc hoïp giao ban haøng thaùng cuûa phoøng.
Ñoàng thôøi, caên cöù vaøo baûn baùo caùo naøy ñeå Tröôûng phoøng coù theå ñaùnh giaù naêng
löïc, thaønh tích cuûa nhaân vieân trong phoøng ñeå kòp thôøi khuyeán khích, ñoäng vieân, hoã trôï
vaø ñeà baït khen thöôûng .v.v.
Rieâng baûn baùo caùo cuûa caùc nhoùm phaûi noäp cho Suppervisor xaùc nhaän caùc coâng
vieäc trong thaùng cuûa mình tröôùc ngaøy hoïp giao ban ít nhaát 02 ngaøy. Supper visor noäp laïi
caùc baûn baùo caùo naøy cho Tröôûng phoøng tröôùc ngaøy hoïp giao ban ít nhaát 01 ngaøy ñeå
Tröôûng phoøng coù thôøi gian xem xeùt caùc kieán nghò, khoù khaên vaø giaûi quyeát trong cuoäc
hoïp ñeå khoâng laõng phí thôøi gian hoïp.
Created by Vöông Nhuïy Trang 12/13

13. Phương hướng hoạt động bộ phận Hành chánh 2009
2. Treân ñaây laø moät soá quy trình chung mang tính khaùi quaùt vaø caùc baûn moâ taû chöùc
naêng coâng vieäc cuûa P.HCNS.
Ñeå cuï theå hoùa caùch thöïc hieän coâng vieäc caàn döïa vaøo caùc höôùng daãn coâng vieäc
ñaõ coù töø tröôùc hoaëc söûa ñoåi, boå sung cho phuø hôïp vôùi thôøi gian hieän taïi vaø goùp
nhaët töø kinh nghieäm thöïc teá.
Ngoaøi ra, trong quaù trình thöïc hieän seõ phaùt sinh moät soá vaán ñeà mang tính rieâng bieät
theo tính chaát coâng vieäc.
Vì vaäy, caùc nhaân vieân P.HCNS phaûi bieát linh ñoäng giaûi quyeát vaø phoái hôïp, hoã trôï
nhau ñeå coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän coù hieäu quaû vaø nhanh goïn trong phaïm vi cho pheùp.
Created by Vöông Nhuïy Trang 13/13