1. Born digital architectuurarchieven
de archiefvormer en het NAi
mogelijkheden om te komen tot een goede overdracht
1
27-03-2012

2. Nederlands Architectuurinstituut
● 500 archieven en verzamelingen, ca. 18 km
● 40.000 boeken
● tijdschriften, knipseldocumentatie en meer …
● NAi: ca. 90 medewerkers, afdeling Collectie: ca. 20
medewerkers.
2

3. Stand van zaken NAi
bureauenquête archiefbeheer (4 bureaus) 2008
● e-Depot project 2008-2009
● ontvangst en verwerking born digital 2010-2011
(pilot archief Carel Weeber)
● ontwikkeling elementair e-Depot en koppeling 2012-2013
aan content metadata in Adlib
3

4. Vorming en overdracht van architectuurarchieven
proces van de archiefvormer
● acquisitie door NAi
● vergelijking met de vorming en overdracht van overheidsarchieven
● opties voor een betere overdracht aan het NAi
4

5. Proces architect
Schetsen
Afwegen ontwerpvarianten / Schetsen
oplossingsmogelijkheden Aantekeningen 5
Interne overleggen met ontwerpers

6. Proces architect
Schetsontwerp en voorlopig ontwerp
Ontwerptekeningen
Presentatieboekjes
Nader uitwerken en aanpassen van Correspondentie/Mail
gekozen ontwerp Notulen
Diverse geschreven stukken 6
Bespreken met opdrachtgever

7. Proces architect
Definitief ontwerp
Ontwerptekeningen
Presentatieboekjes
Correspondentie/Mail
Uitwerken tot definitief ontwerp Notulen
Bespreken met opdrachtgever Diverse geschreven stukken 7

8. Proces architect
Bestek
Beschrijving van het ontwerp en de Bestek
werkzaamheden voor de uitvoering Bestektekeningen
Aanbesteden Inschrijvingen op de aanbesteding
Contractvorming Contract 8

9. Proces architect
Uitvoering / Werktekeningen
Werktekeningen
Correspondentie/Mail
Notulen
Informatieoverdracht aan de Projectmanagement/Planningen
uitvoerder Budgetcontrole documenten 9
Projectplanning en -bewaking Diverse geschreven stukken

10. Acquisitie- en overdachtsproces
Ad hoc aanbiedingen Acquisitiebeleid
Welke archieven verwerven? …………. meestal > 20 jaar (architect is van belang gebleken)
Monitoring & Contacten
Akkoord architect - NAi
Selectievoorstel & akkoord
Overdracht
Opname
Bewerken, beschrijven 10

11. De vorming en overdracht van archieven:
een vergelijking met overheidsarchieven (NL)
taakuitvoering
Archiefbeheer (organisatie,
vorming archieven verantwoordelijkheden, niveau,
aandacht voor digitale duurzaamheid)
volgens regels
● onderhandeld
● gemaakte afspraken
selectie en overdracht
Archiefbeherende instelling
● verzameldoelen
● duurzaamheidsstrategie
compleetheid
● kwaliteit ordening en toegang
● hoeveelheid werk opnemen,
bewerken, beschrijven 11
● duurzaamheid

12. Archiefvorming en -beheer Doel
Vormer Archiefbeherende instelling
Overheid
Bestuurlijke en uitvoerende overheidstaken Reconstrueren van het handelen van het
ondersteunen, verantwoording en bewijs overheidsorgaan op hoofdlijnen
Meestal uitgebreide taakuitvoering
Vervaardigen ontwerpen voor te realiseren Documenteren van de architectuur en
Architectuur
bouwwerken, : proces is creatief en stedenbouw.
besluitvormend Documenteren van het ontwerpproces.
Binnen een project wordt het proces
steeds op dezelfde wijze uitgevoerd
12

13. Archiefvorming en -beheer Soorten
documenten
Vormer
Overheid
Geschreven stukken (hoofdzakelijk)
● Beperkt aantal bestandsformaten
(meestal)
● Tekeningen
Architectuur
● Geschreven stukken
● Foto’s / beeldmateriaal en
presentatiemateriaal
● Knipsels, publicaties
● Veel specifieke bestandsformaten
13

14. Archiefvorming en -beheer Methoden en
verantwoordelijkheden
Vormer
Structuurplannen / DSP’s
Overheid
Handelingenlijsten
Regels voor dossiervorming
Medewerkers
Secretariaatsmedewerkers
DIV-medewerkers
Digitale opslag meestal centraal en veilig
Werkwijze, afspraken en niveau beheer en
Architectuur
ordening/structuur verschillen per bureau.
Projectleider bijna altijd verantwoordelijk
voor vorming en afsluiting projectdossier.
Projectleider
Secretariaat
PR-medewerker
ICT-afdeling / - functionaris
Opslag soms niet gecontroleerd / centraal 14
en veilig, op niet duurzame media

15. Selectie en
Archiefvorming en -beheer overdracht;
Beschrijven/
bewerken
Vormer Archiefbeherende instelling
Overheid
Wettelijke regels voor selectie en overdracht Overdacht en selectie op grond van
(overdrachtstermijnen / selectie) procedures en regels
Selectiedocumenten (BSD’s) Bewerken / beschrijven kost weinig werk
DIV-medewerkers
Secretariaatsmedewerkers
Medewerkers
Selectie en overdracht
Soms: regels voor schoning/selectie
Architectuur
= uitkomst uitvoering acquisitiebeleid
Regelmatig: ad hoc schoning/selectie
= resultaat van contacten en
onderhandelingen
Projectleider = afhankelijk van wat en hoe (staat,
Secretariaat ordening, toegang) bij bureau
PR-medewerker bewaard is
ICT-afdeling / - functionaris
Bewerken / beschrijven kost meestal veel 15
werk

16. Digitale
Archiefvorming en -beheer
duurzaamheid
Initiatieven
Vormer Archiefbeherende instelling
Overheid
Binnen processen overheid steeds meer eDepot initiatief Nationaal Archief /
aandacht voor digitale duurzaamheid Gemeente Archief Rotterdam
NCDD Nationale Coalitie Digitale
Duurzaamheid
Wordt bijna nooit iets aan gedaan. Publicatie ‘Het ontwerpproces bewaard’,
Architectuur
2008
Soms ontstaan er voor bepaald gebruik
duurzame bestandsformaten. Bureauenquête (digitaal) archiefbeheer,
2008
Bewaarals.nl voor vomgevers
(Premsela/BNo)
Deelname NAi in CCDD (Culturele Coalitie 16
Digitale Duurzaamheid)

17. Archiefvorming en -beheer Digitale archieven
Overdracht en
beheer
Archiefbeherende instelling
Overheid
Doel NA / GAR is gestructureerde
overdracht via submission web applicatie
Hoe kan het NAi een geordende overdracht
het best sturen?
Architectuur
Nu is het NAi afhankelijk van de werkwijze van
het bureau en van welke typen documenten
zich waar bevinden bij het bureau. Komt alles
zo wel bij NAi terecht?
(bijv. mails en andere documenten in aparte
applicaties vormen een probleem).
Is checklist een mogelijke oplossing?
Op tijd meenemen in onderhandelingen! 17

18. Archiefvorming en -beheer Verzorging digitale
duurzaamheid en
migratiestrategie
Archiefbeherende instelling
Overheid
Migratiestrategie redelijk eenvoudig.
Beperkt aantal duurzame bestandsformaten.
- welke migratiestrategie kiezen?
- strategie is een afgeleide van de verzamel-
Architectuur
doelstelling van de archiefbeherende instelling
- welk verlies aan functionaliteit en informatie
is binnen de strategie toegestaan?
(bijv AutoCAD > PDF ?)
- duurzame formaten die binnen proces al
ontstaan zijn: eenvoudig te identificeren?
- eisen aan digitale duurzaamheid zijn voor vormer
(bureau) anders dan voor instelling
18

19. Compleetheid van het archief en
digitaal verzamelen
Opbouw van een architectenarchief
Personalia
Opleiding
Beroepspraktijk
gevaar dat een digitale
}
acquisitie alleen uit ontwerpen
Projecten / Ontwerpen
bestaat en de andere
rubrieken ontbreken
(verlies aan context)
Openbaar optreden
Documentatie
19

20. De archiefvormer en de overdracht: 4 opties
1 Overdracht zonder instructie en begeleiding
2 Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding
3 Gestuurde overdracht en instructies voor een goed
archiefbeheer
4 Overdracht via webformulier / webapplicatie
20

21. Overdracht en de archiefvormer Optie 1
‘Overdracht zonder instructie en begeleiding’
Algemeen ● gebeurt nu vaak omdat archieven met een vertraging van ca. 20
jaar verworven worden
● vaak overdracht in de vorm van een hybride archief
Voor bureau ● voor het bureau is er op dat moment meestal geen andere optie
dan deze (ongestructureerde, niet-begeleide) manier van
overdragen
Voor NAi ● er is veel werk nodig voor selectie, identificatie, opname en
migratie, bewerken en beschrijven
● sommige documentcategorieën (bijv. mail) zijn niet meer voor
overdracht beschikbaar
● migratie bij opname kan een probleem zijn (veel verschillende
bestandformaten)
Gevolgen voor ● archivaris kan documenten niet altijd juist interpreteren,
kwaliteit selecteren, of op versie beoordelen
● risico van incomplete dossiers
● digitale duurzaamheid kan probleem zijn
Mogelijke ● ad hoc begeleiding en instructie. Archiefvormer toch proberen
nadere te activeren.
verbeteringen
21

22. Overdracht en de archiefvormer Optie 2
‘Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding ’
Algemeen ● er wordt van te voren goed gecommuniceerd over de wensen
van het NAi en over de documenten en bestanddelen die het
NAi wil verwerven. Er wordt een checklistmatige instructie
gegeven voor het verzamelen van de juiste documenten en
bestanddelen. Zo mogelijk wordt gevraagd deze in een
duurzaam bestandsformaat aan te leveren.
Voor bureau ● het bureau moet bereid zijn tijd te besteden aan overleg met en
opvolging instructie van het NAi
Voor NAi ● NAi moet duidelijke communicatie- en instructiemiddelen
ontwikkelen
● NAi moet al in de onderhandelingsfase duidelijk communiceren
over overdracht digitaal archiefmateriaal en de selectie
daarbinnen
Gevolgen voor ● risico op incompleetheid (bestanddelen, documentcategorieën)
kwaliteit verkleind
● metadata worden beter overgedragen
● overdracht vindt ordelijk plaats
● overdracht conform selectieplan is mogelijk
● controle op goede ontvangst (volgens afspraken) is mogelijk
Mogelijke ● een goede checklist kan bevatten:
nadere - projectfases over te dragen
verbeteringen 22
- documentcategorieën over te dragen
- de selectie

23. Overdracht en de archiefvormer Optie 3
‘Gestuurde overdracht en instructies voor een goed
archiefbeheer ’
Algemeen ● vorm: zonder enige vorm van training of cursus lijkt dit weinig
effectief
Voor bureau ● kwaliteitsverbetering archiefbeheer en dus van de
bedrijfsvoering
● bureaus kunnen een eenvoudig ‘duurzaam’ archiefbeleid
volgen
● er komen bij NAi, Bond van Nederlandse Architecten etc.
af en toe vragen binnen van bureaus over archiefbeheer
Voor NAi ● levert voor NAi pas na enige tijd voordeel op
● je kweekt er goodwill mee bij de bureaus
● het levert veel werk op, en het programma hiervoor moet
structureel uitgevoerd worden
● bureaus worden meer betrokken, de kans dat zij soepel
meewerken wordt groter
● effectief als het NAi met vormer een langdurige relatie van
acquisitie(s) heeft (bijv. BNA, OMA)
Gevolgen voor ● na verloop van tijd vindt er een betere overdracht plaats van
kwaliteit zowel documenten als metadata
● de overdracht kan zo veel mogelijk bestaan uit digitaal
duurzame bestandsformaten, er is bij opname minder migratie
nodig 23
● identificatie, ontdubbeling en versiebeheer, selectie: hogere

24. Overdracht en de archiefvormer Optie 4
‘Overdracht via webformulier / webapplicatie’
Algemeen ● het webformulier en de onderliggende applicatie moeten alle
informatie-eenheden (procesmetadata en contentmetadata) en
processtappen van de overdracht en opname bevatten
Voor bureau ● een goede overdracht wordt via het formulier afgedwongen, er
is geen overleg met NAi nodig
● bureau hoeft geen aandacht te besteden aan archiefbeheer,
selecteert (en migreert) zelf de documenten
Voor NAi ● weinig bemoeienis en werk NAi nodig
● overdracht wordt geaccepteerd of afgekeurd
● workflow overdracht en opname grotendeels geïmplementeerd
in applicatie
● kanaal/dienst is ook geschikt voor vorming virtuele collectie in
verlengde van traditionele acquisitiebeleid en collectie
● gericht op projecten, minder geschikt voor hele archieven
Gevolgen voor ● een beperkte set aan voor de acquisitie relevante dossiers met
kwaliteit alleen relevante documenten wordt overgedragen
● sturing op overdracht duurzame bestandsformaten mogelijk
● migratiestrategie eenvoudiger
Mogelijke ● de benadering van de bureaus moet anders georganiseerd: niet
nadere meer gericht op verwerving van hele archieven, maar meer
verbeteringen op dossiers 24
● het NAi acquisitiebeleid moet hier op aangepast worden

25. Hoe verder? Te nemen stappen ….
● belangen bij bureaus voor een verbetering van hun archiefbeheer.
- belangen beter duidelijk krijgen
- hoe bij NAi aanwezige kennis best in te zetten?
- voor al inzetten waar er een langdurige acquisitierelatie aanwezig is
● ondersteunende diensten en tools ontwikkelen:
- bewustwording bij bureaus
- algemene aanwijzingen en tips voor archiefbeheer
- checklists bij overdracht en selectie
- integratie in acquisitietraject
● aanpassing acquisitiebeleid en –traject voor digitale acquisities?
● concept voor gestuurde overdracht via web maken
● netwerk van bureaus voor informatie-uitwisseling en pilots
25

26. 26

27. 27