1. Plan-kuren 2012
BBC voor beginners

2. BBC
1. WAT IST?

3. BBC?
➝ “Besluit van de Vlaamse regering betreffende
de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten”
➝ 25 juni 2010
➝ Eigenlijk = Regels voor
• Het meerjarenplan (MJP)
• Het budget
• De boekhouding
• De jaarrekening

4. BBC
?
Inhoud
+ Financiën
= BBC

5. BBC?
• Heeft invloed op beleidsapecten:
➝ voorbereiden
➝Budgetteren
➝Uitvoeren & Organisatie
➝Opvolgen
➝Evalueren
PDCA

6. BBC?
2. VOORWIEIST?

7. BBC?
➝ 308 Gemeenten + hun OCMW’s
➝ 5 provincies
➝ IVA’s
➝ +/- AGB’s

8. BBC?
3. VOORWIEIST NIET?

9. BBC?
➝Politiezones
➝Gemeentelijke of provinciale VZW’s
➝Verzelfstandigde entiteiten van OCMW’s
➝Kerkbesturen
➝PWA’s
➝Filialen van AGB’s
➝Intergemeentelijke samenwerking

10. BBC?
4. VOORWANNEERIST?

11. Dichtbij ?

12. BBC?
➝ start 1 januari 2014 = 2e jaar legislatuur
➝ Plan maken = 1e jaar legislatuur
!!!Procedure via GR/ Vlaams Toezicht!!!!
➝ voor 6 jaar = 2014 tot 2019

13. BBC?
5. Uitzonderingen?

14. BBC?
➝ De Pioniers voor gemeente of/en OCMW
(1e gestart in 2010)
➝Ministerieel besluit om later te starten.

15. BBC?
6. 0ndersteuning?
60 vragen : binnenland.vlaanderen.be/sites/default/files/BBC-LR_4.pdf
Lezing Jan Leroy: www.vvsg.be/Werking_Organisatie/Documents/VVSG-BBC.pdf
Vorming (vvsg + vrijetijdspartners
Ondersteuning softwareleveranciers

16. Waarom?

18. Waarom?
1. Huidige regels hebben veel mankementen:
•Geen/nauwelijks koppeling beleid-financiën
•Verschillend systeem gemeenten-OCMW’s
•Gemeenten:
•verschillend systeem voor budget en algemene boekhouding
•centraal opgelegd; bijna geen lokale invulling mogelijk
•verouderde codes
•OCMW’s:
•statistische opvolging moeilijk: cf. vrijheid qua activiteitencentra
•geen onderscheid managementrapporten –rapporten voor de raad
(overdaad aan papier)
•budgettering niet-kasstromen (bv. afschrijvingen) is zinloos

19. Waarom?
2. Managementdenken mogelijk maken
• Beter/efficiënter plannen
• Langetermijndenken
• Éénduidige interpretatie
• Buiten hokjes denken
• Meer geïntegreerd beleid
• Saldowerking/projectwerking mogelijk
• investeringsenveloppen

20. Waarom?
3. Bijkomende winst
• Planlastvermindering:
schaft niet af
maar
maakt het mogelijk of vermindert sectorale plan- en
rapporteringswijze

21. Hoe?

22. Hoe?

23. Hoe?
1. Uitgangspunten
Vanuit 1 geïntegreerd systeem
de beleidsvoering en
de financiële vertaling en
gevolgen ervan:
•Plannen (meerjarenplan)
•Budgetteren (budget –
kredietbewaking)
•Registreren (boekhouding)
•Rapporteren en evalueren
(jaarrekening)

24. Hoe?
1. Uitgangspunten

25. Hoe?
1. Uitgangspunten
Denkwerk Doelstellingen  behoeften gebruikers
Een middel voor beleid / geen doel

26. Hoe?
1. Uitgangspunten
•Geen pure kopie van elders bestaand systeem
•Centrale vraag: welk registratiesysteem is nodig voor informatienoden van hoofdgebruikers?
*Hoofdgebruikers:
Raad: kan zelf geen rapporten maken → besluit legt regels op voor beleidsrapporten
(meerjarenplan, budget, jaarrekening)
Vlaamse overheid als beleidsvoorbereider
*Managementinformatie (voor college, management-team, …):
Niet centraal opgelegd (want behoeften te verscheiden)
Wel mogelijk op basis van registratiesysteem

27. Hoe?
1. Uitgangspunten
Maatwerk mogelijk door bestuur zelf:
•Keuze aantal en aard prioritaire beleidsdoelstellingen
•Aanpassing aan eigen organogram
VA’s(elk IVA = aparte ‘budgettaire entiteit’)
Per gedelegeerde budgethouder: beheersbudget en -rekening
Eigen keuzes:
Beleidsdomeinen:
= eigen groepering van opgelegde beleidsvelden
belangrijk voor structuur van beleidsrapporten en kredietbeperking
Beleidsitems: zelf gekozen verdere opsplitsing opgelegde beleidsvelden
•Analytische boekhouding is mogelijk voor bv. kostprijsberekening, …

28. *Beleidsdomein – beleidsvelden – beleidsitems
• Elk beleidsdomein: samengesteld uit beleidsvelden (vaststelling
minister MB) – kredietbewaking (niet meer op artikel niveau)
• Beleidsveld: verzameling van producten, activiteiten en middelen die
zowel vanuit politiek als maatschappelijk oogpunt een herkenbaar
en samenhangend geheel vormen
→ beleidsveld 0750 ‘jeugd’
• Elk beleidsveld kan onderverdeeld in beleidsitems (keuze college)
(interne rapportering)
• Waarom dit systeem?
– Flexibiliteit voor besturen (informatiebehoefte / eigen organisatie)
– Gestructureerde beleidsinfo en statistische info voor VO
De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht
28 -

29. gekozen Opgelegd gekozen

30. KREDIETBEWAKING
– Exploitatiebudget: uitgaven en ontvangsten per
beleidsdomein
Beleidsdomein Uitgaven Ontvangsten Saldo
Algemene
financiering
Beleidsdomein 1
Beleidsdomein 2
…
Beleidsdomein x
Totaal
Kredietbewaking: belang van indeling in beleidsdomeinen!
30 - De beleids- en beheerscyclus voor u toegelicht 23-10-2012

31. Hoe?
1. Uitgangspunten
• Onderscheid beleid en beheer:
•Beleidsrapporten:
Door de raad goed te keuren rapporten: meerjarenplan (en aanpassingen),
budget (en wijzigingen) en jaarrekening
Besluit regelt minimuminhoud (bescherming raad)
Verplichte toelichting geen voorwerp van besluitvorming
•Beheersrapporten:
Elke budgethouder maakt beheersbudget en –rekening
Besluit legt alleen minimale regels vast
STRAKS meer hierover!!

32. Hoe?
1. Uitgangspunten
• Financieel evenwicht met twee dimensies:
Structureel evenwicht: einde planningsperiode in staat zijn leninglasten
(aflossingen en intresten) te dragen
uit verschil exploitatie-ontvangsten –uitgaven
Jaarlijks evenwicht op kasbasis

34. BBC
Missie/visie
+
Analyse
Strategische doelen Overig beleid
Planning en rapportering
Structuur om dit te realiseren
JB zal hierbinnen vorm moeten krijgen. Nadenken over eigen werkdocumenten!!!

35. en beheerscyclus MEERJARENPLAN
Nieuwe beleids-
2014 - 2019
BUDGET
jaarlijks

36. MEERJARENPLAN = ‘strategische nota’
Prioritaire doelstellingen
Eventueel de niet-prioritaire doelstellingen
Per doelstelling: 1 of meerdere actieplannen
 Met ontvangsten en uitgaven
 Enkel acties met financiële gevolgen
= ‘financiële nota’
Financieel plan per beleidsdomein
ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid:
o Exploitatiebudget
o Investeringsbudget
BUDGET
o Andere
Staat van het financieel evenwicht

37. MEERJARENPLAN = ‘beleidsnota’
Doelstellingennota
Enkel prioritaire doelstellingen
Doelstellingenbudget per beleidsdomein
ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid:
 Exploitatiebudget
 Investeringsbudget
 Andere
Financiële toestand
BUDGET
Lijst overheidsopdrachten
Lijst nominatief toegekende subsidies

38. MEERJARENPLAN = ‘financiële nota’
Exploitatiebudget per beleidsdomein
ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid
Vgl vroegere ‘gewone dienst’
Per budgettaire entiteit een apart exploitatiebudget (Vb: IVA)
Binnen budgettaire entiteit kan met kredieten geschoven worden
Investeringsbudget
Enveloppen zijn drie jaar geldig
Liquiditeitenbudget
ALLE ontvangsten en uitgaven, ook recurrent beleid:
BUDGET
 Exploitatiebudget
 Investeringsbudget
 Andere

39. EVEN SAMENVATTEN
Voor exploitatiebudget, investeringbudget en ‘andere’
Meerjarenplan – financiële nota – financieel plan
per beleidsdomein
Budget – financiële nota – liquiditeitenbudget
Budget – beleidsnota – doelstellingenbudget
per beleidsdomein

40. BBC = Beleid plannen

41. Planningscyclus
Verzamelen
Denken
Formuleren
Uitvoeren

42. Missie-Visie
Beleid-Strategie
Meerjaren-
Operationeel

43. A
BBC
Plan
P C Do
Check
Act
D

44. Beleidsplanning
1 2 3 4 5

45. Beleidsplanning
Inventariseren

46. Tips per fase

47. Procesmatig
-Keuze beleidsdomein heeft invloed op je werking
-BBC is een leerproces . De JD heeft ervaring.
-Enkel top-down–top zal werken
-Leren is fouten maken dus verwacht een 2e
poging.
-Weet wat je sterktes en zwaktes zijn.
 Werk aan je zwaktes.
-Laat je inviteren of inviteer jezelf.
-Wees op de hoogte.

48. 1 Inventariseren

49. inventariseren
-Lever materiaal voor de omgevingsanalyse
-Je weet waar de info zit
-Lever info uit participatie aan
-Lever niet enkel cijfers maar ook meningen

50. Aan
het
werk:

51. 2 Bewerken

52. Bewerken
-Maak een visie. Formuleer je missie.
-Gebruik de filter van je (of DE) visie;
-Verdedig de bivalente jeugddienst
(Plannen EN Uitvoeren)

53. Klassieke SWOT

54. BBC SWOT anders bekeken
Extern
Bedreiging
Zwakte Intern

55. Aan
het
werk:

56. Doelgroepen

57. Wens
3 Confronteren
Haalbaar

58. Confronteren
-Ken je eigen budget maar ook de andere
relevante.
-Maak afspraken rond het besteden van middelen.
-Facilitaire doelstellingen verenigen fin middelen
en richten gezamenlijke financiële middelen
-Weet wat je als jeugddienst zelf wil/mag/kan
doen.

59. 4 Beslissen
KIEZEN = VERLIEZEN

60. Beslissen
-Ken je MAT
-Waar is de deur van het MAT?
-Zoek gezamenlijke insteken om iets sterkers te
maken.

61. 5 Programmeren

62. Programmeren
-Maak actieplannen
-Evaluatiecriteria sluiten aan bij de
functieprofielen en bij de doelstellingen!
-Leg meetpunten en indicatoren vast . (goede
doelstellingen geven goede meetbare
momenten)

64. Mogelijke effecten
• Beleidsdomeinen, clusteren diensten
• Financiële controle,
mijn budget = jouw budget?
• Ook doelen zonder financiële impact?
bestaan die wel?
• Bivalente jeugddienst ? Plannen en uitvoeren?
• Invloed van diensten op elkaar vanuit HET plan.
• Taakverschuivingen?
• Verschuivingen/taakspanning/taak/invloed: MAT?
• Top to bottom? Wisselwerking
• BBC= plannen=lange termijn= leerproces=
wellicht vallen en opstaan.
• Afstand tot beleidsmakers/secretaris vergroot
meer tijd / duidelijke communicatie/ interpretatie/
vertegenwoordiging/behartiging

65. Zie de kansen !!

66. Effect Kans
Het zal snel, De JD heeft
snel moeten planningservaring
Stapje verder
Lever materiaal aan Tip
Vb.voor de Geef niet alleen
cijfers maar ook
omgevingsanalyse meningen/conclusies

67. “Een wijze maakt
meer kansen
dan hij er krijgt!”
Francis Bacon
“Kansen zijn vaak
dingen die je de eerste
keer niet hebt
opgemerkt.”
Catherine Deneuve

68. “Moeilijkheden zijn alleen maar kansen met
doornen.“
Henry Miller