Tema 1 Acceso a excel. Entorno

0 Tema 1: Introducción a Excel 2007

C/ Miguel de Unamuno, 1_47008_Valladolid Plaza Iturrilun nº5 bajo_20800 Zarautz_Gipuzkoa
Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233
alfredovela@revistaformacion.com_www.ticsyformacion.com comercial@lombokdesign.com_www.lombokdesign.com


Índice
INTRODUCCIÓN A EXCEL 2007 ........................................................................................................... 2
1. DEFINICIONES DE ELEMENTOS QUE SE TRATAN EN EL TEMA ............................................................... 2
2. ENTRAR EN EXCEL .......................................................................................................................... 2
3. INTERFAZ DE EXCEL ........................................................................................................................ 2
3.1. Barra de herramientas de acceso rápido .............................................................................. 3
3.2. Botón Microsoft Office ........................................................................................................... 4
3.3. Cinta de opciones .................................................................................................................. 4
3.4. Barra de fórmulas .................................................................................................................. 4
3.5. Área de trabajo ...................................................................................................................... 5
3.6. Barra de estado ..................................................................................................................... 5
3.7. Barras de desplazamiento ..................................................................................................... 6
3.8. Etiquetas de hoja ................................................................................................................... 6
3.9. Botones de desplazamiento .................................................................................................. 6
4. DESPLAZAMIENTOS DEL CURSOR ..................................................................................................... 6
5. SELECCIÓN ..................................................................................................................................... 7
6. INTRODUCIR DATOS ......................................................................................................................... 8
6.1. Tipos de datos ....................................................................................................................... 8
6.2. Introducir texto, números (números, fechas y horas)............................................................ 8
6.3. Modificar contenido de una celda........................................................................................ 10
6.4. Deshacer / Rehacer ............................................................................................................ 10
6.5. Eliminar datos de un rango de celdas ................................................................................. 10
7. GUARDAR UN LIBRO ...................................................................................................................... 10
8. CERRAR UN LIBRO ......................................................................................................................... 11
9. SALIR DE EXCEL ........................................................................................................................... 11
10. NUEVO LIBRO ............................................................................................................................ 11

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Introducción a Excel 2007
En este capítulo se describe cómo iniciar Excel, la pantalla que presenta, cómo acceder a los
comandos y herramientas.
Excel es un programa de hoja de cálculo. Los archivos que se generan en Excel, tienen
extensión XLSX y se denominan Libros. La información que contiene un libro está organizada en
diferentes hojas. En las hojas se introduce y almacena información, se realizan cálculos con
esos datos y se elaboran gráficos.
Cada hoja es una gran tabla de doble entrada formada por 16.384 columnas – A, B, C, ..., XFD –
y 1.048.576 filas – 1, 2, 3, ..., 1048576 -. La intersección de una columna y una fila se define
como celda. Es en la celda donde se introducen datos, se incluyen fórmulas, .... En general se
identifican con la letra de la columna y el número de la fila – A1, A2, ..., XFD1048576 -.

1. Definiciones de elementos que se tratan en el tema
Libro. Archivo que genera en Excel, donde registra, calcula y analiza datos.
Hoja de datos. Elemento del libro que se emplea para organizar y agrupar datos homogéneos.
Tiene estructura de tabla de doble entrada formada por 16.384 columnas A, B, ..., XFD y por
1.048.576 filas 1, 2, ..., 1048576.
Celda. Unidad fundamental de trabajo en la hoja de datos. Es la intersección de una columna y
una fila.
Rango. Conjunto de celdas agrupadas que forman un rectángulo.
Selección. Acción de marcar un rango para actuar sobre él.

2. Entrar en Excel
En la barra de tareas de Windows seleccione Inicio  Todos los programas Microsoft
Office Microsoft Excel 2007.
Cuando inicia una sesión en Excel, muestra la pantalla con un libro nuevo.

3. Interfaz de Excel
Presenta diferentes elementos que se describen a continuación.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


3.1. Barra de herramientas de acceso rápido
En la parte superior, muestra los iconos de acciones como guardar, deshacer, rehacer. Se puede
personalizar.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


3.2. Botón Microsoft Office
Contiene comandos de uso muy frecuente, que tiene que ver con el archivo o las opciones de
Excel.

3.3. Cinta de opciones
Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lógicos. No es posible sustituir la
cinta de opciones por las barras de herramientas y menús de las versiones anteriores, aunque sí
es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de
acceso rápido seleccione Minimizar la cinta de opciones.

Más adelante se describen las diferentes fichas de esta cinta:

3.4. Barra de fórmulas
La parte izquierda (cuadro de nombres) muestra la posición del cursor en el área de trabajo,
columna y fila. (En la figura es la celda A1).
En la parte derecha muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa.

Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a
continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar
directamente los datos en ella.
La barra de fórmulas permite cambiar el tamaño manualmente para facilitar la visualización de
fórmulas largas y complejas, lo que evita que las fórmulas cubran otros datos del libro. También
puede escribir fórmulas más largas con más niveles de anidamiento con respecto a versiones
anteriores de Excel..

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Para introducir una fórmula, sitúe el cursor en la celda donde quiera ver el resultado. Teclee el
símbolo = (igual), y escriba la fórmula.

Si quiere introducir una función pulse el botón que se encuentra en la barra de fórmulas.
También se utiliza la barra de fórmulas para modificar el contenido de una celda:
Seleccione la celda y haga clic sobre la barra de fórmulas y escriba una d entre la a y la o.

Si pulsa este botón , habrá cancelado la edición. Seguirá apareciendo Vallaolid en la celda.

Si pulsa este botón habrá validado la edición. Mostrará Valladolid.
Si no visualiza la barra de fórmulas, utilice la ficha Vista, y active la casilla Barra de fórmulas.

3.5. Área de trabajo
Zona de la pantalla donde se desarrolla el trabajo con
la aplicación. Contiene a su vez:
Indicadores de columna – las letras que representan
cada una de las 16.384 columnas de cada hoja -
Indicadores de fila – los números que representan
cada una de las 1.048.576 filas en una hoja -.
Marco de celda activa, indica en qué celda está el
cursor. En esta versión, es más fácil conocer esa posición, porque los indicadores de columna y
fila de la celda cambian a color azul.
Control de relleno - vértice inferior derecho de la celda activa - permite copiar el contenido de la
celda activa en otras celdas consecutivas: hacia abajo / arriba / derecha / izquierda, arrastrando
desde ese punto en cualquier dirección.

3.6. Barra de estado

Es el área horizontal situada en la parte inferior de la ventana del libro. Proporciona información
sobre el estado de lo que ve en la ventana, además e información relativa a las acciones que
lleva acabo:
Si selecciona varias celdas con valores numéricos muestra la media aritmética (PROMEDIO), el
n´º de celdas seleccionadas (RECUENTO) y la suma de esos valores.
Los tres botones que se encuentran a la derecha de la información anterior, son los botones de
vistas:
Vista normal: Muestra el modo de trabajo normal.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Vista diseño de página: Muestra el modo más adecuado para preparar la página, crear
encabezados y pies de página, etc.
Vista previa de salto de página: Muestra el modo de configuración de impresión, indicando
dónde se producen los saltos de página, con opciones a realizar modificaciones en los mismos.
A continuación, está la barra de zoom, para visualizar a un tamaño diferente el área de trabajo.
Si pulsa botón derecho del ratón sobre la barra de estado le mostrará las opciones para
personalizarla.

3.7. Barras de desplazamiento

La barra de desplazamiento horizontal permite visualizar la parte de la hoja que queda más
a la derecha o más a la izquierda de lo que se ve en pantalla. Tanto la barra de
desplazamiento horizontal como la vertical, tienen un divisor, que se utiliza para dividir la
ventana.

3.8. Etiquetas de hoja
Muestran el nombre de cada una de las hojas que integran el libro. Para activar una hoja haga
clic con el botón izquierdo del ratón con el puntero sobre su etiqueta. La hoja activa se reconoce
porque el nombre de la etiqueta aparece en negrita.

Si la etiqueta activa tiene un color asignado, sólo se visualiza del mismo una línea por debajo del
nombre de la etiqueta. Para visualizar más etiquetas arrastre el ratón con el puntero sobre la

barra de división. Si hace clic sobre la etiqueta , insertará una nueva hoja en el libro.

3.9. Botones de desplazamiento

Permiten visualizar las etiquetas de hoja: Primera, anterior, siguiente, última.
Si pulsa el botón derecho sobre cualquiera de ellos, mostrará la relación de hojas del libro, para
que pueda desplazarse a cualquiera de ellas.

4. Desplazamientos del cursor
En la siguiente tabla se indican las teclas que permiten mover el cursor por el libro y la hoja.
Combinación de teclas Desplazamiento

 Mueve el cursor una celda a la derecha
 Mueve el cursor una celda hacia abajo

 Mueve el cursor una celda a la izquierda

 Mueve el cursor una celda hacia arriba
AvPág Mueve el cursor una celda una pantalla hacia abajo
RePág Mueve el cursor una celda una pantalla hacia arriba

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Combinación de teclas Desplazamiento

ALT + AvPág Mueve el cursor una pantalla hacia la derecha
ALT + RePág Mueve el cursor una pantalla hacia la izquierda

F5 Mueve el cursor a la celda que le indique

CONTROL + INICIO Lleva el cursor a la celda A1

Lleva el cursor a la celda intersección de la última fila utilizada con la última columna
CONTROL + FIN
utilizada.

Lleva el cursor a la celda de primera columna, en la misma fila en la que está el
INICIO
cursor.

CONTROL + AvPág Lleva el cursor a la hoja siguiente

CONTROL + RePág Lleva el cursor a la hoja anterior

5. Selección

Zona de selección Cómo seleccionar

Una celda Haga clic en la celda cuando el puntero del ratón tenga este aspecto

Arrastre con el ratón desde una celda – vértice del rango – hasta la celda opuesta
en diagonal de ese rango.
Un rango Otro método consiste en hacer clic sobre una celda y con la tecla MAYUS
pulsada, hacer clic en otra celda. Seleccionará el rango comprendido entre esas
celdas.

Múltiples rangos Seleccione un rango y pulse la tecla CONTROL para seleccionar el siguiente.

Una fila Haga clic sobre el indicador de fila – número -

Filas contiguas Haga clic sobre el indicador de una fila y arrastre hacia abajo.

Una columna Haga clic sobre el indicador de columnas – letra -

Columnas contiguas Haga clic sobre el indicador de una columna y arrastre hacia la derecha

Extender una selección Pulse la tecla MAYUS junto a teclas de movimiento

Haga clic sobre el cuadro que está a la izquierda del indicador de columna A y
Toda la hoja
por encima del indicador de fila 1.

Haga clic sobre una etiqueta y con la tecla CONTROL pulsada haga clic sobre
Múltiples hojas
otras etiquetas.

Haga clic en una celda de una hoja (1) , pulse la tecla MAYUS y sin soltar pulse
en la etiqueta de otra hoja (n) del libro en una de sus celdas. Quedan
Rango tridimensional
seleccionadas las celdas de ese rango de las hojas comprendidas entre la hoja
(1) hasta la hoja (n).

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


6. Introducir datos
Las celdas son las unidades fundamentales de trabajo en Excel. En cada celda introducirá un
dato, que el programa asociará a un tipo determinado, y así podrá ser tratado posteriormente.

6.1. Tipos de datos
En una celda puede introducir datos de diferente tipo:
Texto, caracteres alfanuméricos. No se pueden realizar operaciones aritméticas con ellos.
Puede introducir un máximo de 32.767 caracteres, aunque sólo se mostrarán los 1.024 primeros
caracteres..
Número, se entiende por dato numérico, un dato con cuyo valor se pueden realizar operaciones
matemáticas y aritméticas. Su formato puede ser muy variable: número, moneda, fecha, hora, ...
Fórmulas, se clasifican en operaciones y en funciones de Excel. Las fórmulas se inician con el
símbolo =. Se opera con las referencias de las celdas y muy pocas veces con números o valores
fijos. Puede introducir un máximo de 8192 caracteres para la escritura de la fórmula.

6.2. Introducir texto, números (números, fechas y horas)
Sitúe el cursor en la celda donde quiera introducir información. Teclee el dato y pulse la tecla
INTRO, TABULADOR o las teclas de dirección para validar el dato y pasar a la celda siguiente.
Al validar la entrada de un dato con la tecla INTRO, el cursor se desplaza a la celda inmediata
hacia abajo. Si desea cambiar la dirección de avance del cursor al validar, utilice el botón de
Microsoft Office, en el botón Opciones de Excel, en Avanzadas, la primera casilla de Opciones
de edición: Después de presionar entrar, mover selección, elija la Dirección.

Si desea validar sin cambiar de celda utilice el botón validar de la barra de fórmulas:

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Los separadores decimal y de miles se establecen en la configuración de Windows: Inicio 
Panel de control Configuración regional y de idioma Opciones regionales. En la ficha
Números.
Cuando escribe números no es preciso utilizar el separador de miles, pues se puede aplicar con
un formato de celda.
Para escribir valores porcentuales (16% - 8%, …) puede hacerlo de dos modos diferentes:
a) Escribir el valor real (0,16 - 0,08 …) y aplicar posteriormente un formato de estilo porcentual
a las celdas.

b) Dar formato de estilo porcentual a las celdas y escribir esos valores porcentuales (16 – 8 …)

Las fechas y las horas son números con un formato diferente. Así al 01/01/1900 le corresponde
el número 1 (se almacena como 1), al 02/01/1900 el 2, ... Para introducir fechas utilice la barra /
o el guión– como separador, siguiendo el orden día-mes-año:
24/02/1998
Si escribe 24-03, tomará como año, el año en curso. En cuanto al año puede utilizar 2 o 4
dígitos. Si emplea 2 dígitos, Excel interpretará para el año que de 00 a 29 es el rango 2000 a
2029, pero del 30 al 99 considerará 1930 a 1999. Por eso se recomienda utilizar siempre los 4
dígitos.
Para introducir la fecha actual en una celda pulse las teclas CONTROL + ,(coma)
Para introducir la hora actual en una celda pulse las teclas CONTROL + MAYÚSCULAS +
.(punto)
Las horas se introducen teniendo en cuenta que Excel utiliza el reloj de 24 horas, empleando
como separador : Las 24:00 equivalen al número 1. Cualquier otra hora se almacena como la
fracción de 24:00. (6:00 equivale a 0,25. 12:00 equivale a 0,5)
También puede escribir fechas y horas, separadas ambas por espacio: 17/02/1999 14:00
Para introducir un mismo dato en varias celdas a la vez, seleccione el rango de celdas, teclee el
dato y pulse las teclas CONTROL+ INTRO para validar.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


6.3. Modificar contenido de una celda
Seleccione la celda a cambiar y haga clic en la barra de fórmulas donde quiera introducir la
modificación. Pulse INTRO para terminar. Para reemplazar el contenido de una celda por otro
valor diferente, seleccione la celda y teclee el nuevo dato.

6.4. Deshacer / Rehacer
Utilice el botón Deshacer, que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, para
anular la última acción realizada en Excel. Si desea recuperar la última acción anulada utilice el
botón Rehacer.

6.5. Eliminar datos de un rango de celdas
Seleccione el rango de celdas y utilice la ficha Inicio, grupo Modificar, herramienta Borrar.
Todo, elimina todo: contenido y formatos de celda, incluyendo comentarios e hipervínculos, de
las celdas seleccionadas.
Formatos, elimina sólo los formatos de las celdas seleccionadas; el contenido de las celdas y
los comentarios permanecen invariables.
Contenido, elimina el contenido - datos y fórmulas - de las celdas seleccionadas sin afectar al
formato ni a los comentarios. Equivale a pulsar la tecla SUPR.
Comentarios, elimina sólo los comentarios adjuntos a las celdas seleccionadas; el contenido de
las celdas y los formatos permanecen invariables.

7. Guardar un libro
Los archivos creados en Excel 2007 tienen un nuevo formato XLSX, que resultan de tamaño
menor que los formatos anteriores. Si abre archivos de Excel de versiones anteriores trabajará
en modo compatibilidad, lo que significa que si hace uso de nuevas funciones de Excel y trata de
guardar le mostrará un cuadro de diálogo que le indica que en ese modo no se puede guardar,
deberá guardar en formato XLSX. Utilice el botón guardar de la barra de herramientas de acceso
rápido. Si es la primera vez que guarda el libro, le mostrará el cuadro de diálogo Guardar como.

NOTA:
En Tipo puede elegir
PDF, para generar
un archivo PDF de
la hoja activa.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233


Escriba el Nombre de archivo. Si hace clic con el botón izquierdo del ratón, sobre el botón
Herramientas de la parte inferior izquierda, le mostrará un menú donde encontrará Opciones
generales, para incluir Contraseña de protección - necesaria para abrir el archivo – y Contraseña
de escritura - necesaria para que permita guardar cambios realizados en el archivo -.
Es recomendable guardar el libro al poco de su comienzo, y proceder de forma frecuente a su
almacenamiento hasta completarlo. Para guardar los progresos que realiza en el libro utilice el
mismo botón Guardar.
Utilice el botón de Office, y seleccione Guardar como, para guardar el trabajo activo en otro
documento diferente al que tiene abierto o con otro formato diferente al actual.

8. Cerrar un libro
Utilice el botón de Office y seleccione Cerrar para cerrar la ventana del libro activo.

9. Salir de Excel
Utilice el botón de Office y pulse el botón Salir de Excel. Cerrará todas las ventanas abiertas y
preguntará si desea guardar cambios, si no había guardado anteriormente.

10. Nuevo libro
Pulse el botón de Office y Seleccione Nuevo en el menú desplegable.

En el panel izquierdo puede optar entre en blanco y reciente o plantillas. En el panel de la
derecha le mostrará los iconos correspondientes a diferentes plantillas o al modelo de libro en
blanco.

Tel. 983249455 / 625569162_Fax 983243547 Tel. 943830230_Fax 943830233

Tema 1 Acceso a excel. Entorno

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (15)

Similaire à Tema 1 Acceso a excel. Entorno

Similaire à Tema 1 Acceso a excel. Entorno (20)

Plus de Mª Angeles Vallejo Bernal

Plus de Mª Angeles Vallejo Bernal (20)

Dernier

Dernier (15)

Tema 1 Acceso a excel. Entorno