Digi Office, työpaja 2: Toimintamalli, 1.6.2016

1. Digi Office
Julkisen hallinnon ICT-osasto
1.6.2016
Työpaja 2: Toimintamalli
Puheenjohtajana Mikko Kangaspunta, Valtiokonttori

2. Avoimen valmisteluryhmän tehtävä
‒ Tehtävänä on valmistella Valtiokonttorille
perustettavan Digi Officen tehtävät
Valtiokonttorin selvitysten ja
valtioneuvoston linjausten pohjalta.
‒ Avoimen valmisteluryhmän toiminnasta
vastaa valtiovarainministeriön JulkICT-
osasto. Valtiokonttori osallistuu avoimen
valmisteluryhmän suunnitteluun ja
toimintaan yhdessä
valtiovarainministeriön kanssa.
‒ Valmisteluryhmän toimintaan voi
osallistua kuka tahansa.
‒ Varsinainen työryhmätila on Innokylässä.
Digitalisoidaan julkiset
palvelut
VM
Kaikkia julkisia
palveluita koskevat
digitalisoinnin
periaatteet
VM
Hallinnon sisäiset
prosessit
VM
Digi Office
Valtiokonttori
Tiedon hallinnan
välineet ja palvelumalli
sekä tiedonhallintalaki
VM
Tehtävien valmistelu

3. Työpaja 1: Tehtävät
(27.5.2016 pidetyn työpajan tuotokset kommentoitavana 3.6. asti)

4. Digi Office, missio, tehtävät ja toiminnan pohja
Miksi
teemme?
Miten
teemme?
Mitä
teemme?
Digi Officen missiona on ihminen palveluiden kehityksen keskiössä.
Tukemalla hallitusohjelman
digitalisaatiotavoitteiden toimeenpanoa.
Autamme löytämään
toiminnan radikaalin
muutoksen.
Autamme
määrittämään
loppuasiakkaan
rajapinnan ja
ottamaan sen
käyttöön palveluissa.
Esitämme
alasajettavia
hankkeita ja
palveluita.
Hahmotamme
digitalisaation
kipupisteitä
(lainsäädäntö,
osaaminen,
hankinta,…) ja
esitämme
parannusehdotuksia.
Mahdollistamalla sujuvan,
poikkihallinnollisen yhteistyön.
Autamme verkostoja
toimimaan yhteisen
tavoitteen eteen.
Näytämme yhteisen
tilannekuvan ja
suunnan, johon
kaikkien tulee pyrkiä
(Digisuomi.fi).
Autamme löytämään
vastuullisen
omistajan
poikkihallinnollisille
hankkeille.
Digitalisoinnin periaatteet ovat toimintamme pohja
TYÖSTÖVAIHE

5. Digitalisoinnin periaatteet ovat
toimintamme pohja.
Kehitämme palvelut
asiakaslähtöisesti.
Hyödynnämme jo olemassa
olevia julkisia ja yksityisiä
sähköisiä palveluita.
Poistamme turhan
asioinnin.
Rakennamme helppokäyttöisiä
ja turvallisia palveluita.
Tuotamme asiakkaalle
hyötyä nopeasti.
Palvelemme myös
häiriötilanteissa.
Pyydämme uutta tietoa
vain kerran.
Avaamme tiedon ja
rajapinnat yrityksille ja
kansalaisille.
Nimeämme palvelulle
ja sen toteutukselle
omistajan.
TYÖSTÖVAIHE

6. Työpaja 2: Toimintamalli
Työstövaihe alkaa 1.6.2016 työpajassa, tulokset
kommentoitavaksi

7. Muistin virkistykseksi:
Digi Officen kommentoitavana olevat tehtävät
 Tuemme julkisen hallinnon digitalisaatiohankkeiden
toimeenpanoa asiakkaiden hyödyn näkökulmasta
 Mahdollistamme sujuvan poikkihallinnollisen
yhteistyön
7

8. Työpajassa keskusteltavaksi:
Luonnos toimintamallin osista
‒ Potentiaalisten aihioiden varhainen tunnistaminen ja aktiivinen asiakastyö
‒ Hanke-aihioiden arviointi (mm. digiperiaatteiden ja GDS-tyylisten kriteerien pohjalta), mittareiden asettaminen
‒ Ripeä liikkeellelähtö ja pilotointi lupaavista aihioista (esim Valviran ja OKM) kanssa; tarvittaessa ketterä
uudelleensuuntaus tai lopetus
‒ Rahoitusneuvottelujen tukeminen
‒ Osaamisen kokoaminen ja kehittäminen
‒ Ketterät hankinnat, hankitaan pieninä kokonaisuuksina, ylläpidetään ja hallitaan alihankkijaverkostoja
‒ Verkostomaisen toimintatavan ylläpito ja kehittäminen (erilaiset verkostotarpeet)
‒ Iskujoukot ja menetelmät
‒ Tavoitteiden ja mittareiden seuranta
‒ Toiminnan muutoksen ja kulttuurin muutoksen johtaminen ja tukeminen (kyse on toiminnan muutoksesta, ei
”sähköistämisestä”)
‒ Näkyvä rooli muutoksessa, ilman besserwisser asennetta, iskujoukot esiin asiantuntemuksella
‒ Viestintä, koordinointi, hankeseuranta
‒ Varmistetaan palvelumuotoilu ja käytettävyys.
‒ Digi Office ei omista hankkeita vaan löytää niille oikean omistajan.
‒ Näytämme yhteisen tilannekuvan ja suunnan, johon kaikkien tulee pyrkiä.
‒ Varmistetaan yhdenmukaisuus ja kokonaisarkkitehtuuri.
‒ Hahmotamme digitalisaation kipupisteitä ja teemme parannusehdotuksia.
‒ Miten varmistetaan, ettei synny päällekkäisyyttä digi-Suomen kanssa?
8

9. ‒ Digi Officen toiminnan tavoitteena on tukea hallitusohjelman
tavoitteiden toteuttamista muun muassa julkisten palveluiden
digitalisoinnissa, kokeilukulttuurin käyttöönotossa sekä johtamisen
ja toimeenpanon parantamisessa.
‒ Tavoitteen toteutuksessa noudatetaan osaamiskeskusperiaatetta,
jossa kehittämiseen kootaan kriittinen massa, jonka toiminta on
vaikuttavampaa ja kustannustehokkaampaa kuin hallinnossa
hajallaan olevan osaamisen.
‒ Lähtökohtana on, että toiminnan vaikutukset ja hyödyt ylittävät
merkittävästi toiminnan kustannukset.
9
Tavoitteet:
Lisälukemista: Digi Officen taustat (1/7)

10. ‒ Digi Officen tehtävänä on kirittää valtionhallinnon toimintatapojen
uudistamista, levittää osaamista sekä toteuttaa ja tukea valittuja
hankkeita. Tehtävää hoidetaan poikkihallinnollisesti ja koordinoinnin
kautta tuotetaan lisäarvoa hallinnon kehittämiseen, toimintatapojen
uudistamiseen ja tuottavuusloikkaan.
‒ Ehdotamme, että Digi Officen toiminta käynnistetään ketterällä
toimeenpanolla, jolloin toimintamallit ja tehtävät muotoutuvat
tekemisen ja oppimisen kautta. Kokeilutoiminnan ja sen tukemisen
tulee olla yksi Digi Officen toiminnan kulmakivistä. Kokeilujen
lisäksi toimenpiteitä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin
hankkeisiin ja toimintatapauudistuksiin.
10
Toimintatapa:
Lisälukemista: Digi Officen taustat (2/7)

11. ‒ Kyse on muun muassa yhteistyön lisäämisestä, vastuiden
selkeyttämisestä, toimintakulttuurin ja osaamisen kehittämisestä
sekä muutosjohtamisen lujittamisesta. Digi Officen tehtävänä on
luoda uudenlaisia toimintamalleja ja lisätä poikkihallinnollista
yhteistyötä.
‒ Tehtävää voidaan toteuttaa esimerkiksi digi- ja hankeosaajien
henkilökiertokokeiluilla sekä määrittämällä asiakaslähtöisesti
poikkihallinnollisia palveluketjuja sekä selkeyttämällä niihin liittyviä
rooleja ja vastuita.
11
Tehtävät – Edellytysten vahvistaminen
Lisälukemista: Digi Officen taustat (3/7)

12. ‒ Tehtäviä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin hankkeisiin ja
toisaalta kohteena voivat olla ketterät kokeilut ja nopeat parannukset.
Tehtäväalueen keskeisenä tavoitteena on varmistaa digitalisoinnin
periaatteiden käytännön toteutuminen ja kehittämispanosten järkevä
kohdentaminen (esim. päällekkäisyyksien poistaminen).
‒ Tuen ja koordinaation tehtäväalueella Digi Officen keskeisiä tehtäviä ovat
osallistuminen valittuihin hankkeisiin ja kokeiluihin, erikseen sovittavien
hankkeiden toteutus ja hankkeiden johtaminen, hyvien käytäntöjen
edistäminen ml. vertailukehittämisen hyödyntäminen, ulkoinen ja sisäinen
viestintä, osaamisen jakaminen sekä verkostojen ylläpito.
12
Tehtävät – Tuki ja koordinaatio
Lisälukemista: Digi Officen taustat (4/7)

13. ‒ Tuottaa yhtenäistä tilannekuvaa keskeisten kehittämistehtävien
etenemisestä ja digitalisaatiotavoitteiden toteutumisesta. Digi Office
tarkastelee säännöllisesti käynnissä olevia hankkeita sekä tuottaa
tarvittavia vaikuttavuus- ja kustannushyötyarvioita hanke-
ehdotuksista ja -aihioista yhdessä virastojen ja ministeriöiden
kanssa. Digi Officen tehtävänä on lisätä avoimuutta ja tuottaa
tietoa päätöksenteon tueksi jo kehittämishankkeiden
valmisteluvaiheessa.
‒ Näiden lisäksi Digi Officella voi toiminnan käynnistyksen ja
asiakaskysynnän pohjalta olla muita tehtäviä.
13
Tehtävät – Tilannekuva ja analysointi
Lisälukemista: Digi Officen taustat (5/7)

14. ‒ Digi Officen poikkihallinnollinen rooli edellyttää tarvittavan
toimivallan toteamista tai säätämistä. Digi Officen toiminnan
lähtökohtana tulee olla hallinnon tarpeet, mutta sillä on oltava myös
toimivaltaa esimerkiksi yhteistyön lisäämiseen.
‒ Digi Office raportoi tehtävistään ja niiden vaikuttavuudesta sekä
tunnistetuista hallinnon kehittämistarpeista valtiovarainministeriölle.
14
Toimivalta ja raportointi
Lisälukemista: Digi Officen taustat (6/7)

15. Menestyksellisyys edellyttää
‒ tähän toimintoon nimettyä, riittävää resursointia.
‒ osittain uuden osaamisen hankkimista ja haltuunottoa hyödyntäen
mm. aktiivista henkilökiertoperiaatetta.
‒ Benchmarck & Best Practise -hyödyntämistä
15
Resursointi ja osaaminen
Lisälukemista: Digi Officen taustat (7/7)