Valtiokonttori, Valtion IT-palvelukeskuksen asiakaspäivä 16.10.2013: Mitä tavoittelemme Valtion yhteisellä viestintäratkaisulla? - Johtava tutkija Kai Valonen, Onnettomuustutkintakeskus

1. Mitä tavoittelemme Valtion yhteisellä
viestintäratkaisulla?

2. Otkes
• Itsenäinen virasto oikeusministeriön
yhteydessä
• Vakihenkilöstöä: 12 (ei ict-ammattilaisia)
• Ulkopuolisia asiantuntijoita: n. 130
(omat tietotekniset laitteet)
Tutkintaa varten järjestäydytään
tutkintaryhmiin:

3. Tutkinnan organisointi
Tutkinnanjohtajana vakivirkamies (johtaa
useita tutkintoja samanaikaisesti)
Tutkinnan tekee ulkopuoliset asiantuntijat:
• Tutkintaryhmän johtaja
• 1-3 jäsentä
• 0-3 erityisasiantuntijaa
Tehtävä:
• Tehdä tarvittavat tutkintatoimet
• Laatia kattava tutkintaselostus
• Tavoiteaika 6-12 kk

4. Tunnistettu tilanne v. 2010
Tutkintaryhmien toiminta keskittyi paljolti Otkesin
konttorille ja jonkin verran kokoushotelleihin
• matkustamista (vaatii aikaa ja rahaa)
• tilatarvetta
• aineistojen huonoa käytettävyyttä
• sähköisen ja perinteisen aineiston hallinta
• tarve löytää pitkähköjä yhteisiä aikoja
• viestintämahdollisuudet asiantuntijoille huonot
(ei intranetiä)

5. Valtion yhteisen viestintäratkaisun (Vyvi) käyttöönotto
Ryhmä (Verstas):
XP -> Win7
Kokous ja Pika:
Posti ja Tekstari:
Turvaposti:
kesä 2012
kesä 2013
loppukesä 2013
syksy 2013
Otkes on oikeushallinnon Vyvi-pilotti.

9. Saavutuksia 2013
• Vähemmän matkustamista
• Kokousaikoja löytyy lyhyellä varoitusajalla
(nopeuttaa tutkintaa)
• Aineistot hyvin käytettävissä ja arkistoitavissa
• Vähemmän sähköpostiviestejä ja liitteitä
• Vähemmän paperia ja moninkertaista
tallentamista
• Uudenlaista tutkinnan seurantaa ja johtamista
• Parempaa sisäistä viestintää
• Työskentely vähemmän sidoksissa Otkesin
toimistotiloihin

10. Onnistumisen edellytyksiä
•
•
•
•
•
•
•
Käyttötarkoitus ja -tapa selvillä
Kyky esittää toiveet
Monia valintoja -> kyky valita ja päättää
Omalla yhdyshenkilöllä sopivasti aikaa
Aktiivinen testaus pilottivaiheessa
Toimiva yhteistyö
Johdon tuki toimintatapojen muutokseen
• Selkeä, relevantti ja oikea-aikainen viestintä!

11. Haasteita
• Asiantuntijoilla omat päätelaitteet ja ohjelmat
(monenlaisia)
• Monipuoliset palvelut = kompleksinen
kokonaisuus = kaikki vaikuttaa kaikkeen
• Tekniset murheet ja käytön haasteet
• Käyttäjien luottamus
• Käyttäjät…oma yhdyshenkilö…lähituki…omat itpalvelut…palveluntoimittaja…palveluntarjoaja
• Ongelmatilanteiden ratkaisu

12. Yhteenveto
KIITOS!