Henkilöstöhallinnon asiantuntija Sinikka Ollikainen, Valtiokonttori Valtio Expo 7.5.2013

1. KIEKU-OHJEET AMMATTIKÄYTTÄJILLE
Henkilöstöhallinnon asiantuntija Sinikka Ollikainen, Valtiokonttori

2. Taustaa
• Henkilöstöhallinnon Kieku-prosessien ja toimintamallin
analyysi toteutettiin kesä-lokakuussa 2012
- Haastattelujen tulokset ja yhteenveto käsitelty Palkeiden
kanssa ja pyydetty myös virastoilta kommentit
• Kehittämisehdotuksia useille osa-alueille
• Osapuolten työnjako, resursointi, toimintatapaan
merkittävästi vaikuttavat periaatteelliset ratkaisut
• Toimintamalliin ja tietojärjestelmään liittyvät
periaatteelliset ratkaisut
• Hankkeen läpivientiin, toimintamalliin ja
tietojärjestelmään liittyvät kehittämis- tai
korjaustoimenpiteet
7.5.2013Sinikka Ollikainen 2

3. Taustaa
- Haastattelun tulosten yhteenveto tuloksista ja toimenpide-
ehdotukset esitelty strategiselle ohjausryhmälle
19.12.2012
• Strateginen ohjausryhmä hyväksyi ehdotetut linjaukset
• Ohjeet-projekti asetettu ajalle 14.1.2013–16.8.2013
• Projektissa Valtiokonttorin ja Palkeiden edustajia
7.5.2013Sinikka Ollikainen 3

4. Kieku-tietojärjestelmän ohjeiden
nykytilanne
• Kieku-tietojärjestelmän talous- ja henkilöstöhallinnon
ohjeistus on sijoitettu asiakirjatyypeittäin eri paikkoihin
7.5.2013Sinikka Ollikainen 4
Asiakirjatyyppi Sijoituspaikka
Kieku-käsikirjat, ammattikäyttäjille Palkeiden asiakastuki
Kieku-koulutusmateriaalit,
ammattikäyttäjille
www.valtiokonttori.fi/kieku/koulutus
Esimiesten ja virkamiesten ohjeet Viraston intranet
Video-ohjeet, esimiehille ja
virkamiehille
Viraston intranet
Rinnakkaiskäytön ohjeet,
käyttöönottohanke
Valtiokonttorin asiakasportaali Vaasi

5. Kieku-tietojärjestelmän
ohjeistuksen tavoitetila
7.5.2013Sinikka Ollikainen 5

6. Teknisiä vaatimuksia keskitetylle
ohjepankille
• Tietoturvallisuus
• Ohjeiden ylläpito yhdessä paikassa
• Käsikirjojen ja ohjeiden jakelu on mahdollisimman sujuvaa – vähän
välikäsiä
• Keskitetty ratkaisu, kaikille käyttäjäryhmille ohjeet samassa paikassa
• Virastojen omia ohjeita voitava jakaa samasta paikasta
• Mahdollisuus siirtyä Kieku-portaalin etusivulle sijoitettavasta linkistä
ohjepankkiin
7.5.2013Sinikka Ollikainen 6

7. Tunnistetut vaihtoehdot keskitetyn
ohjepankin sijoituspaikaksi
7.5.2013Sinikka Ollikainen 7

8. Sijoitusvaihtoehtojen vertailu,
poikkeamat vaatimuksiin
• Verkkosivut www.valtiokonttori.fi/kieku
- Julkaisualusta, asiakirjat ylläpidettävä muualla
- Päivitysoikeudet vain Valtiokonttorin henkilöillä
• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja
www.valtiokonttori.fi/kasikirja
- Ei kirjautumista
- Julkaisualusta, asiakirjat ylläpidettävä muualla
- Päivitysoikeudet vain Valtiokonttorin henkilöillä
• ProjectWeb (järjestelmätoimittajan asiakirjahallintajärjestelmä)
- Sivusto on tarkoitettu vain CGI:n ja Valtiokonttorin yhteistä
dokumentaatiota varten
- Käyttöoikeuksia voidaan antaa vain rajatulle ryhmälle
7.5.2013Sinikka Ollikainen 8

9. Sijoitusvaihtoehtojen vertailu,
poikkeamat vaatimuksiin
• Valtiokonttorin asiakasportaali Vaasi
- Kustannukset
• Palkeiden asiakastuki
- Suunniteltu ammattikäyttäjille
• Palkeiden ekstranet
- Suunniteltu vain ammattikäyttäjien käyttöön
7.5.2013Sinikka Ollikainen 9

10. Sijoitusvaihtoehtojen vertailu,
poikkeamat vaatimuksiin
• Sivu Kieku-portaalissa
- Päivitysoikeuksia vain pienelle ryhmälle
- Suunniteltu ohjeiden pienimuotoiseen julkaisuun
- Niukat mahdollisuudet asiakirjojen muotoiluun
• Kieku-Help (SAP:n työkalu tietojärjestelmän käytön opiskeluun
ja ohjeisiin)
- Suunniteltu ammattikäyttäjille
- Kustannukset
7.5.2013Sinikka Ollikainen 10

11. Esitys keskitetyn ohjepankin
sijoituspaikaksi Vaasi
+ Tietoturvallisuusvaatimukset täyttyvät
+ Asiakirjojen ylläpitäminen on mahdollista
+ Käsikirjojen ja ohjeiden jakelu on sujuvaa
+ Keskitetty ratkaisu, kaikille käyttäjäryhmille ohjeet samassa
paikassa
+ Virastot voivat jakaa omia ohjeita
+ Kieku-portaalin etusivulle sijoitettavasta linkistä on mahdollista siirtyä
ohjepankkiin
+ Muu Kieku-tietojärjestelmää koskeva materiaali on jo sijoitettu
Vaasiin
+ Virastojen edustajille annettavissa muokkausoikeuksia
- Huomioitavaa: Ohjepankin käyttäjinä on Kieku-tietojärjestelmän
käyttäjät → lopulta lähes 70 000 henkilöä → käyttövaltuushallinta
edellyttää resursointia
7.5.2013Sinikka Ollikainen 11

12. Demo: Ammattikäyttäjä hakee tietoa
palvelussuhteen hallinnan
käsikirjasta
7.5.2013Sinikka Ollikainen 12

13. 7.5.2013Sinikka Ollikainen 13

14. 7.5.2013Sinikka Ollikainen 14

15. 7.5.2013Sinikka Ollikainen 15

16. 7.5.2013Sinikka Ollikainen 16

17. Kiitos!
www.valtiokonttori.fi/kieku
kieku@valtiokonttori.fi
Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi neljä kertaa
vuodessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen.
7.5.2013Sinikka Ollikainen 17