*Trabalho apresentado no XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação realizado em 21 a 24 de julho de 2015.
Apresenta um relato das atividades desenvolvidas pelo Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão (CEDRIC) na área de gestão documental, demonstrando os resultados obtidos com as práticas adotadas no Centro Tecnológico de Carvão Limpo (CTCL), visando, desta maneira, contribuir para a melhoria da gestão e serviços de centros de documentação e bibliotecas especializadas.
Vanessa Biff
Desenvolvimento de coleções em centro de documentação: um relato de experiên...
A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
1. A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA
GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO
TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO
Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont
São Paulo (SP), 22 de julho de 2015
2. Repositório de informação sobre a
atividade carbonífera e meio ambiente,
contando com acervo bibliográfico,
cartográfico, iconográfico, multimídia e
arquivístico.
CEDRIC Centro de Documentação e
Rede de Informação do Carvão
4. CEDRIC
Associação Beneficente da
Indústria Carbonífera de
Santa Catarina
SATC
Sindicato da Indústria de
Extração do Carvão de Santa
Catarina
SIECESC
REDE
CARVÃO
Fundação de Apoio a
Pesquisa Científica e
Tecnologia do Estado de
Santa Catarina
FAPESC
6. Conduz pesquisas e apoia o setor
carbonífero, promovendo o
desenvolvimento tecnológico e a
inovação científica.
Integra o Parque Tecnológico da SATC.
CTCL Centro Tecnológico de
Carvão Limpo
7. Núcleo de Pesquisa
- Meio Ambiente
- Geologia e Mineração
- Conversão
- Segurança
CTCL Centro Tecnológico de
Carvão Limpo
8. Problemas
Extravio de documentos;
Inúmeras cópias do mesmo material;
Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;
Falta de agilidade na localização dos documentos;
Desconhecimento de retiradas.
9.
10. Objetivos
Estabelecer uma padronização arquivistica;
Ordenar o fluxo de documentos;
Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;
Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.
11. Requisitos para padronização
arquivística segundo o CONARQ
(Conselho Nacional de Arquivos)
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
13. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
000 Administração Geral
100 SATCEDU
200 SATCTEC
300 (vago)
400 (vago)
500 (vago)
600 (vago)
700 (vago)
800 (vago)
900 Assuntos Diversos
CLASSES PRINCIPAIS
14. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
000 Administração Geral
100 SATCEDU
200 SATCTEC
....
900 Assuntos Diversos
SUBCLASSES
110 EDUTEC
120 FACULDADE
130 EXTENSÃO
210 CTCL
220 INCUBADORA
230 LCSATC
SUBCLASSES
15. 211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA
214 CONVERSÃO
215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
200 SATCTEC
FUNÇÕES
210 CTCL
16. 211 CEDRIC
212 MEIO AMBIENTE
213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA
214 CONVERSÃO
215 SEGURANÇA
Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
200 SATCTEC
SUB
FUNÇÕES
210 CTCL
212.01 PROJETOS
212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS
212.03 MONITORAMENTO DE SOLO
213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO
213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS
18. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
1 Área de identificação
2 Área de contextualização
3 Área de conteúdo e estrutura
4 Área de condições de acesso e uso
5 Área de fontes relacionadas
6 Área de Notas
7 Área de controle da descrição
8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos
Áreas de descrição NOBRADE
19. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição
1. Área de identificação 1.1 Código de Referência
1.2 Título
1.3 Data(s)
1.4 Nível de Descrição
1.5 Dimensão e suporte
20. Padronização Arquivística
Plano de
Classificação
Norma de
Descrição
Arquivística
Tabela de
Temporalidade
1.1 Código de referência
1.2 Título
1.3 Data
1.4 Nível de descrição
1.5 Dimensão e suporte
2.1 Nome dos produtores
4.1 Condições de acesso
Elementos obrigatórios
29. Protocolo
(Secretaria)
• Receber os documentos;
• Cadastrar dados no sistema de protocolo:
Numero progressivo, data de recebimento,
código do assunto, Remetente (Procedência),
Destinatário, Tipologia documental, Assunto
Breve (caso necessário)
• Encaminhar as correspondências aos
destinatários (interno e externo) Se for externo
retirar cópia do material para arquivamento
• Encaminhar ao setor de arquivo com o
protocolo de entrega de documentação dando
baixa no sistema de protocolo.
Arquivo
(CEDRIC)
• Receber os documentos pelo setor de
Protocolo;
• Avaliar os documentos a serem arquivados;
• Separar documentos para análise da CPAC;
• Realizar a catalogação e indexação dos
documentos;
• Higienizar e acondicionar os documentos;
• Auxiliar na recuperação da informação,
empréstimo e consulta.
Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.
33. Agilidade na localização dos documentos;
Controle de usuários;
Segurança quanto a permanência do documento;
Serviço de consultoria na área de arquivos.
Conclusões