Este documento describe la función y responsabilidades del departamento de compras en una organización. Explica que el departamento de compras se encarga de adquirir los materiales y servicios necesarios de manera oportuna, en la cantidad y calidad requeridas, y a un precio adecuado. También busca reducir los costos finales de los productos a través de la negociación de precios y el establecimiento de buenas relaciones con proveedores. El documento resume las principales funciones y políticas de un departamento de compras efectivo.
1. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SU
FUNCIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN
Asignatura: Gestión de Compras
Profesor: Cuauhtémoc Salazar
Alumno: Vitervo de Jesús Delgado Mar
Grupo: 1”A” Vesp.
11 de Mayo de 2017
Ingeniería en Desarrollo e Innovación Empresarial
2. Comprar
Acción de adquirir algo a cambio de
dinero. También, conjunto de bienes y
servicios adquiridos en el acto de compra.
3. Departamento de Compras
El departamento de compras es el
encargado de realizar las adquisiciones
necesarias en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un
precio adecuado.
4. Objetivo del Departamento de
Compras
El objetivo básico de la función de compras es asegurar
la continuidad del suministro de materias primas,
productos sub-contratados, repuestos y reducir el
costo final de los productos terminados.
En otras palabras, el objetivo es no sólo obtener las
materias primas al precio más bajo, sino que reducir el
costo final del producto, o sea, comprar de forma
inteligente y alineado con la estrategia, todos los
materiales necesarios para la producción o la
operación diaria de la empresa.
6. 1. Para hacer uso de materiales, proveedores y
equipos al menor costo posible:
Minimizar costos de entrada aumenta la productividad
y permite la rentabilidad de las operaciones. Y este
punto es de suma importancia que evalúes el precio
constantemente.
Para la empresas grandes, la recomendación es
negociar por volumen teniendo en cuenta un buen
manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo
ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan
negociar los precios.
7. 2. Asegurar el flujo continuo de la producción:
A través de un suministro continuo de materias primas,
componentes, herramientas, etc, junto con el
departamento mantención.
8. 3. Aumentar la rotación de activos:
La inversión en los inventarios se debe mantener
mínimo en relación con el volumen de ventas.
Principalmente por los costos asociados a mantener
inventarios.
9. 4. Desarrollar una fuente alternativa de
suministro:
En este punto hay que trabajar de manera inteligente y
estratégica.
Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes
alternativas de suministro para aumentar la capacidad
de negociación, con ello, minimizamos el costo de los
materiales y aumentamos la capacidad de responder a
las emergencias.
10. 5. Establecer y mantener buenas relaciones con
los proveedores:
Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda
en la evolución de una imagen favorable en todos los
ámbitos.
Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en
términos de cambiar o negociar un precio razonable y
poder tener un trato preferencial en caso de escasez
de materiales.
Cada negocio necesita una buena y confiable fuente
proveedores, ya que su influencia en la actividad de la
empresa es enorme, debido principalmente al
volumen de suministros para la producción, además, el
precio de los materiales entregados afecta
directamente el costo del producto acabado.
11. 6. Conseguir la máxima integración con otros
departamentos de la empresa:
La función de compra está íntimamente relacionada
con:
• El departamento de producción, en relación a las
especificaciones y el flujo de material.
• El departamento de ingeniería para la compra de
herramientas, equipos y máquinas.
• Marketing por los pronósticos de ventas y su
impacto sobre la compra de materiales.
• Finanzas para mantener los niveles de materiales
adecuados y estimar el capital de trabajo requerido.
• Recursos humanos para una correcta dotación de
personal.
12. 7. Formar y desarrollar al personal:
Al igual que las otras áreas, el departamento de
compras está compuesto por diversos tipos de
personas.
La empresa debe tratar de potenciar su fuerza de
trabajo mediante la capacitación o formación del
personal utilizando el recurso humano propio
13. 8. Mantener un registro de datos eficiente y
presentar informes de gestión cuando se
requieran:
Este procesamiento de datos e informes debe ser
normalizado o estandarizado, de modo que el
mantenimiento de registros pueda ser facilitado y
analizado para y por todos los interesados.
La presentación de informes periódicos de gestión de
las actividades de compra, justifica la existencia
independiente del departamento.
Una manera eficaz de mantenerse en la misma
línea con los proveedores es
compartiendo información sobre las principales
transacciones.
15. 1. Evaluar y seleccionar los proveedores
Quizás el más importante deber del departamento de
compras es el derecho de evaluar y
seleccionar proveedores (y mantener buenas
relaciones), esto es lo que el personal de compras está
capacitado para hacer.
Es importante conservar este derecho para evitar
malos entendidos. Pero por supuesto, este derecho no
significa que compras no debería solicitar ayuda
para identificar o evaluar posibles proveedores.
16. 2. Revisar especificaciones
La autoridad para revisar las especificaciones de
materiales está también dentro del control de
compras, aunque otras áreas como ingeniería a veces
cuestiona este derecho.
El personal de compras debe trabajar duro para
desarrollar conocimiento y experiencia con una amplia
variedad de materiales.
Esta responsabilidad le permite a compras revisar las
especificaciones cuando sea necesario. Por ejemplo, el
personal de compras puede cuestionar si un material
de bajo costo puede cumplir con las tolerancias de
especificadas por un ingeniero.
17. 3. Actuar como el contacto principal con los
Proveedores
Históricamente los departamentos de compras han
mantenido una política donde los proveedores tienen
en contacto únicamente el personal de compras.
Aunque esto tiene sentido desde el punto de vista de
control, algunas empresas de hoy están empezando a
relajarse en esta política.
Hoy la compra debe actuar como el principal contacto
con los proveedores, pero otras áreas debes ser
capaces de interactuar directamente con los
proveedores, según sea necesario.
18. 4. Determinar el modo de adjudicación de los
contratos de compra
Un parte importante es que compras tiene el derecho
de determinar cómo adjudicar los contratos.
Por ejemplo, si compras adopta un enfoque de
licitación pública, ¿cuántos proveedores va a solicitar?
Compras también debe liderar o coordinar las
negociaciones con los proveedores.
Esto significa que compras se reserva el derecho de
controlar el proceso global, actuar como un agente
para cometer un buen acuerdo legal y negociar un
buen precio de compra.
20. Política de compras
Una correcta política de compras ayuda a asegurar que la
empresa pueda comprar de manera eficiente y obtener
valor por el dinero que se invierte en los proveedores.
La compra eficiente puede ahorrar dinero y hacer una
importante contribución a la rentabilidad.
Hay algunos principios importantes que debes tener en
cuenta para la creación de una buena política de compras:
Transparencia: mantener todos los documentos
y registros.
Igualdad de trato y no discriminación: todo proveedor debe
tener igualdad a la hora de postular a licitaciones.
21. 1. Autoridad
En las primeras etapas del negocio puedes asumir la
responsabilidad de todas las compras.
A medida que creces puedes delegar a empleados específicos o
permitir que cualquier empleado compre suministros hasta un
cierto valor.
Arreglos informales pueden dar lugar a la compra ineficiente o
generar residuos a través de la duplicación de las órdenes.
La creación de una estructura formal de adquisición permite
identificar o nombrar claramente los individuos para asumir la
responsabilidad de la compra de manera eficiente y obtener valor
para el dinero invertido en los proveedores.
22. 2. Límites
La política debe establecer los límites de gastos para los
empleados o gerentes que tienen la autoridad de comprar.
La empresa puede permitir a los jefes de departamento comprar
suministros de bajo costo, como la papelería para la oficina, hasta
un cierto valor sin tener que pedir autorización.
Si nombran a los directores o jefe(s)de compras, se pueden
autorizar compras hasta un valor convenido sin solicitar
autorización adicional.
Para las compras por encima del límite acordado, o para la compra
de equipos que representan inversiones de capital, deben obtener
la aprobación de del gerente o su consejo de administración.
23. 3. Proveedores preferidos
Una política de contratación podrá establecer los nombres de los
proveedores preferidos para ciertos tipos de productos.
Proveedores preferidos son empresas que han demostrado que
pueden entregar suministros que cumplen con sus estándares de
calidad a precios competitivos.
El uso de proveedores preferentes simplifica el procedimiento de
compra, porque el responsable de compras no tiene la necesidad
de acercarse a un número de diferentes proveedores y evaluar sus
ofertas.
24. 4. Selección de Proveedores
Si la empresa no cuenta con proveedores preferentes para
determinados productos o suministros, se debe establecer los
criterios para la selección de proveedores en la política de
adquisiciones.
Es común que un comprador buscando un nuevo proveedor le
pedirá a tres empresas en promedio a presentar propuestas o
cotizaciones.
La política de contratación debe especificar si la elección del
proveedor será basada en la calidad del producto, la capacidad de
cumplir con los plazos de entrega, precio, disponibilidad de
servicio post-venta, o una combinación de esos factores.
Los criterios variarán con el tipo de compra. Para un componente o
repuesto crítico complejo, por ejemplo, la calidad es probable que
sea el factor más importante.
25. 5. Consideraciones Éticas
Para un número cada vez mayor de empresas, las consideraciones
éticas juegan un papel importante en sus decisiones de compra.
Su política de contratación puede por tanto, afirmar que
la empresa sólo ocupará a proveedores que tienen una política
ambiental reconocida o una preocupación importante hacia sus
empleados.
En este caso, la política puede señalar que tu empresa va a
inspeccionar las instalaciones del proveedor para asegurar que
existan buenas condiciones de trabajo.
27. Conclusión
Pese a pasar desapercibida en muchas ocasiones, el departamento
de compras tiene una importancia estratégica dentro de las
empresas.
No solo se ocupan de suplir con materiales y/o materias primas,
sino que tienen una gran responsabilidad en la toma de
decisiones.
Cada decisión en las compras tiene un impacto en el capital de
trabajo y en el correcto funcionamiento de las operaciones.
Comprendo absolutamente que puede haber diferentes puntos de
vista con lo anteriormente expuesto, sin embargo, la mayoría de
los tips que escribí están 100% relacionado con la práctica y 0%
teoría.
