Aula aux. administrativo 7.

CURSO DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO COM
INFORMÁTICA
Profº FABRÍZIO BARONI
COORDENADOR REGIONAL– Prof. Walter Alencar www.professorwalteralencar.com

Profº Fabrizio Baroni
Aux. Adm. 8
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Conteúdos Abordados
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
O que pode atrapalhar uma boa organização do tempo
Outras situações que também podem atrapalhar sua gestão do tempo
Tipos de atividades
A organização das atividades

ficamos tanto tempo ocupados com uma
tarefa que acabamos esquecendo algum
compromisso ou trabalho.
Nestas horas nos perguntamos como
podemos dar conta de tantas obrigações
ou porque o dia não tem mais horas além
daquelas vinte quatro normais?

Todas estas perguntas tem uma resposta direcionada para a
gestão do tempo, uma forma de organização do tempo onde
você descreve suas atividades do dia a dia e depois cria
prioridades para cada uma.

O que pode atrapalhar uma boa
organização do tempo?
O que pode atrapalhar uma boa
organização do tempo?
Muitos dos papéis guardados são
desnecessários. O truque para se livrar deles é
observá-los cuidadosamente e escolher entre
tratar do assunto, transferi-lo, arquivá-lo ou
jogá-lo fora.

Além dos papéis que se utiliza, na mesa
deverá estar apenas o indispensável:
monitor, teclado, mouse, telefone e
material em uso. Todos os outros objetos
deverão ser arrumados em gavetas ou
prateleiras

Depressão e ansiedade
Uma pessoa depressiva não consegue
administrar o tempo de forma eficiente
ela terá dificuldade de concentração,
por outro lado a ansiedade prejudica,
pois a pessoa quer fazer tudo ao mesmo
tempo, acreditar dar conta de várias
tarefas e pode não conseguir realizá-las.

Dificuldade de delegação
Uma pessoa com dificuldade de delegar tenta
fazer tudo sozinha e pode acabar não tendo
tempo pra realizar tudo.

Distração
As distrações podem ser internas e
externas. As internas têm por base a
preocupação exagerada e o sonhar
acordado e as externas têm por base os
barulhos intensos, a desarrumação, a
desordem do material, a televisão, a
internet, etc.

Cansaço
O cansaço desconcentra as pessoas, as torna menos eficientes.
Falta de flexibilidade
Surge quando um problema inesperado perturba o calendário
cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver
esse problema.
• Falta de objetivos
Não definição de objetivos/metas e nem de prioridades.

Perfeccionismo exagerado
O perfeccionismo é um obstáculo à
gestão do tempo porque existem
pessoas que estabelecem objetivos
pouco realistas.

Adiantamento
Procrastinar é adiar sucessivamente o que se tem para fazer,
sentindo-se simultaneamente culpado pelo adiamento, havendo
também uma incorreta ordenação de prioridades, colocando em
1º lugar aquela de menor importância. Quando a adiantamento
surge com intensidade e frequência perde-se energia e tempo.

A decisão de adiar leva a um alívio temporário imediato, mas a
médio ou longo prazo conduz a uma baixa sensação de auto
eficácia, sentimentos de culpa, inadequação, depressão e
ansiedade.

Receio do insucesso
Algumas pessoas tem tanto medo de errar ou de não ser
capaz de realizar uma tarefa que acaba não fazendo-a para
não se frustrar.

Excesso de Interrupções
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um
período razoável de tempo sem interrupções de colegas ou de
estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição
e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus
deveres, conseguem controlar o acesso à sua sala.

Outras situações que também podem
atrapalhar sua gestão do tempo
• Interrupções telefônicas constantes;
• Reuniões excessivas e inconclusivas;
• Visitas “casuais” sistemáticas;
• Interrupções frequentes para atender a “urgências”;
• Cálculos irrealistas do tempo;
• Deficiente triagem da informação recebida e transmitida;
Serviços atrasados;

• Responsabilidade e autoridade confusas;
• Dificuldade em dizer não;
•Administração Geral Administração Geral
• Não existência de estímulo à criatividade;
• Trabalhos de qualidade inferior.

Tipos de atividades
• Positivas: Contribuem marcadamente para atingir os objetivos.
Geralmente, são importantes.
• Reativas: Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser
urgentes, mas muitas vez- es não são importantes.
• Importantes: Contribuem eficazmente para os resultados.
Tendem a refletir a longo prazo.
• Urgentes: Podem ou não relacionar-se com os objetivos.
Acarretam consequências a curto prazo.

Devemos na hora de organizar o tempo e utilizar a classificação
acima avaliar os objetivos, para tanto deve-se fazer as
seguintes perguntas:
1. Para onde quero ir?
2. O que quero realizar? O que devo evitar?
3. Qual é o resultado final que quero alcançar?
4. Em que prazo pretendo atingi-lo?
5. Que condições tenho que respeitar?
6. De que apoios necessito?

A organização das atividades
Um dos grandes vilões da improdutividade humana é a
mania que as pessoas têm de guardar o que deve ser feito
na cabeça, pois isso gera esquecimentos e urgências.

Não se esqueça de que, em relação às coisas que você
planeja fazer, há sempre quatro possibilidades:
• Elas são importantes e urgentes;
• Elas são importantes e não-urgentes;
• Elas são não-importantes e urgentes;
• Elas são não-importantes e não-urgentes.

Saiba que o tempo não é um bem material: não pode ser visto,
tocado ou apalpado; pode apenas ser sentido. Ele está sempre
presente. Não pode ser interrompido e nunca deixa de existir. O
tempo é uma das poucas coisas que o homem nunca conseguiu
controlar, e é por isso que ele sempre exerceu tanto fascínio
sobre o ser humano.

Atividade
1 – Selecione abaixo o que não caracteriza a gestão do tempo:
a)Identificar o que é mais importante.
b)Definir objetivos
c)Organizar horários
d)Dar prioridade as tarefas atrasada

2 - Selecione o que caracteriza receio do insucesso:
a)Não definir objetivos
b)Medo de errar
c)Excesso de atividades
d)Medo de organização
3 - Selecione o que caracteriza situações que atrapalham a gestão
do tempo:
a)Organizar as tarefas
b)Dificuldade em dizer não
c)Agendar as tarefas
d)Utilizar agenda

4 – Ferramenta que pode auxiliar no planejamento do tempo:
a)Manual
b)Jornal
c)Agenda
d)Dicionário
5 – O que não pode fazer parte de uma boa gestão do tempo:
a)Desorganização
b)Planejamento
c)Objetivos
d)Flexibilidade

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