DGD541 Dental Clinic and Hospital Management 1 Lesson 5 Controlling Faculty of Dental Medicine, Rangsit University

1. CONTROLLING
Dental Clinic and Hospital Management I
Faculty of Dental Medicine, Rangsit University
Tuesday, 21 February 12

2. Contents
Controlling function
PDCA
Controlling process
Type of Control
Contingency factor in Control
Tuesday, 21 February 12

3. The Siamese Twins of management
Planning
&
Control
Tuesday, 21 February 12

4. Murphy’s law
ผู้บริหารต้องตรวจสอบกระบวนการทํางาน
ขององค์การว่าเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือ
ไม่ สิ่งใดๆ ก็ตามสามารถเกิดความผิด
พลาดขึ้นได้ ผู้บริหารจึงต้องเกิดความตื่นตัว
ที่จะเตรียมรับปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
Tuesday, 21 February 12

5. Definition of Controlling
ความหมาย
Plan%
Act%
กระบวนการในการตรวจสอบกิจกรรมที่ปฏิบัติเพื่อให้แน่ใจว่าจะ
บรรลุผลสําเร็จตามแผน
Do%
ค่านิยม ความเชื่อ และ
วัฒนธรรมองค์การ
Clan'
control'
Check%
สายการบังคับบัญชา
อํานาจหน้าที่ กฏ ระเบียบ
วิธีปฏิบัติ นโยบาย
Tuesday, 21 February 12
การแข่งขันด้านราคา
ส่วนแบ่งทางการตลาด
Market'
control'
Bureaucra.c'
control'

6. องค์ประกอบของการควบคุม
การ
ปรับปรุง
แก้ไข!
การเปรียบ
เทียบการ
ปฏิบัติงาน!
Tuesday, 21 February 12
การ
กําหนด
มาตรฐาน!
การสังเกตุ
การปฏิบัติ
งาน!

7. ทฤษฎีระบบกับการควบคุม
ไม่ต้องปรับปรุง
Input
สิ่งป้อนเข้า
การตรวจสอบ
ความเบี่ยงเบน
Process
กระบวนการ
การปฏิบัติแก้ไข
ต้องปรับปรุง
กระบวนการ
แก้ไข
Tuesday, 21 February 12
Output
สิ่งนําออก
Feedback

8. The Control Process
Taking Managerial
Action
Measuring Actual
Performance
•Personal observation
•Management by walk around (MBWA)
•ไม่ต้องดําเนินการอะไรเลย
•ปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงาน
•ทบทวนมาตรฐาน
Goals &
Objectives
Acceptable
upper limit
Acceptable
range of
variation
Standard
Acceptable
lower limit
t
Tuesday, 21 February 12
t+1
t+2
t+3
t+4
t+5
Comparing Actual
Performance Against
Standard
•Statistic report
•Oral report
•Written report

9. Measuring performance
การวัดผลการ
ปฏิบัติงาน!
สิ่งที่ต้องการวัด!
Tuesday, 21 February 12
วิธีการในการวัด!

10. Comparing measured performance to STDs
มาตรฐานความสามารถในการทํากําไร (Profitability standards)
มาตรฐานการวางตําแหน่งทางการตลาด (Marketing position standards)
มาตรฐานการเพิ่มผลผลิต (Productivity standards)
มาตรฐานผู้นําทางด้านผลิตภัณฑ์ (Product leadership standards)
มาตรฐานการพัฒนาบุคลากร (Personnel development standards)
มาตรฐานทัศนคติของพนักงาน (Employee attitude standards)
มาตรฐานความรับผิดชอบต่อสังคม (Social responsibility standards)
มาตรฐานที่แสดงความสมดุลระหว่างเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว (Standards reflecting the relative
balance between short- and long-range goals)
Tuesday, 21 February 12

11. Taking corrective action
ตระหนักถึงปัญหา
Recognizing problems
Tuesday, 21 February 12
ตระหนักถึงสัญญาณบ่งบอก
Recognizing symptoms

12. Type of Control
Precontrol control
การควบคุมเพื่อป้องกันปัญหา (Feed forward control)
ใช้สร้างนโยบาย วิธีการดําเนินงาน และกฎระเบียบ
ลดพฤติกรรมที่อาจะเป็นสาเหตุให้การปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์
Concurrent control
จัดขึ้นให้มีระหว่างการปฏิบัติงาน
เพื่อให้เกิดความมั่นใจว่าสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Feedback control
การควบคุมภายหลังการปฏิบัติงานแล้ว
มุ่งเน้นผลการปฏิบัติงานขององค์การ
Tuesday, 21 February 12

13. Summary of Managerial Decisions
Compare
actual
performance
with standard
Is standard
being
attained?
Yes
Do nothing
No
Objectives
Standard
Measure
actual
performance
Is variance
acceptable?
Yes
Do nothing
No
Is standard
acceptable?
Yes
Identify cause
of variation
No
Revise
standard
Tuesday, 21 February 12
Correct
performance

14. Controlling for Organizational Performance
การวัดประสิทธิภาพขององค์การ
สินค้าหรือบริการทั้งหมด ÷ ปัจจัยนําเข้า (Input)
การวัดประสิทธิผลขององค์การ
ความเหมาะสมของเป้าหมายขององค์การ
ความสามารถขององค์การที่จะบรรลุเป้าหมาย
การจัดลําดับเมื่อเทียบกับทั้งอุตสาหกรรม
Rating
Ranking
ในการควบคุมแบบการบริหารจัดการ
(Administrative control)
เครื่องมือที่สําคัญในการควบคุม
คือ
ข้อมูล
ดังนั้น ระบบการควบคุมที่ดีต้องอาศัยระบบการจัดการ
ข้อมูลที่ดี
Tuesday, 21 February 12

15. Type of Control
Input
Feedforward control
Anticipate problems
Process
Concurrent control
Corrects problems as they happen
Output
Feedback control
Corrects problems after they occur
Tuesday, 21 February 12
การควบคุมเพื่อการป้องกัน
ควบคุมก่อนการดําเนินกิจกรรมเพื่อสกัดพฤติกรรมที่ไม่พึงประสงค์
หรือปัญหาที่จะตามมา เช่น การออกกฎระเบียบ
การควบคุมเพื่อประกันคุณภาพ
ควบคุมระหว่างการดําเนินกิจกรรม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่าง
ทํางาน เช่น ระบบ ISO
การควบคุมเพื่อแก้ไข-ปรับปรุง
ควบคุมเมื่อเสร็จสิ้นกิจกรรม เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาซ้ําอีก และปรับปรุง
ให้ดีขึ้น

16. Qualities of An Effective Control System
เป็นระบบที่ไม่เพียงแต่แสดงให้เห็นส่วนเบี่ยงเบนหรือ
แตกต่างระหว่างการปฏิบัติงานจริงกับมาตรฐาน แต่ควร
ต้องให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงแก้ไขปัญหาด้วย
เป็นระบบที่มีหลายระดับมาตรฐาน
และครอบคลุมทุกกิจกรรม
เป็นระบบที่ให้ข้อมูลถูกต้อง เชื่อ
ถือได้ นําไปแก้ปัญหาได้
Corrective action
Accuracy
Multiple criteria
เป็นระบบที่เน้นการควบคุมเฉพาะ
เรื่องที่สําคัญ
Emphasis on exception
เป็นระบบที่ใช้กลยุทธ์ควบคุมการ
ดําเนินงานได้
เป็นระบบที่มีมาตรฐาน สมเหตุ
สมผล และสามารถดําเนินการได้
Strategic placement
Effective
control
system
Timeliness
Economy
Flexibility
Reasonable criteria
Understandability
เป็นระบบที่ผู้ปฏิบัติงานสามารถ
ทําความเข้าใจได้
Tuesday, 21 February 12
ให้ข้อมูลทันเวลา เพื่อที่จะ
สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันเวลา
ทํางานได้ประหยัด ได้ประโยชน์
คุ้มค่า
เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่น สามารถ
ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์

17. Contingency Factors in Control
Contingency variable
Control recommendation
Small
Informal, personal, management by walking around
Large
Formal, impersonal, extensive rules and regulation
High
Many criteria
Low
Few, easy-to-measure criteria
Degree of
High
Increase number and breadth of controls
Decentralization
Low
Reduced number of controls
Open and supportive
Informal, self-control
Threatening
Formal, externally imposed controls
High
Elaborate, comprehensive controls
Low
Loose, informal controls
Organization size
Position and Level
Organizational culture
Importance of an activity
Tuesday, 21 February 12