Op 22 oktober 2014 organiseerde het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven op de Biënnale Interieur in Kortrijk een workshop over het erfgoed van vormgevers. Steeds meer vormgevers werken digitaal. Spreker Wim Lowet ging in op het beheer van het digitale archief. Waarom ook digitale documenten bewaren? Hoe doe je dit en waarop moet je letten? Waar vind je advies? Meer info op http://www.cvaa.be/nl/project/project-vormgeving

1. Omgaan met digitaal archief
Tips & tricks voor de vormgever

2. Inhoud
• Waarom zorg dragen voor digitaal archief?
• 7 voorwaarden voor een goed beheer
• Waar vind ik advies?

3. 1) Waarom zorg dragen voor je digitaal archief?
1. Digitaal archief gebruiken voor:
• Promotie (bv. via website)
• Ter inspiratie of voor hergebruik
• Als juridisch bewijs
2. Digitaal heeft meer mogelijkheden dan analoog
• Minder plaats
• Zoekfunctie
• Delen
3. Archief is een neerslag van je (digitale) werking

4. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

5. 1) De problematiek van digitale bewaring
1. Opslagmedia gaan kapot of slijten
2. Opslagmedia verouderen
3. Software veroudert
4. De digitale realiteit is vluchtig

6. 1) De problematiek van digitale bewaring
1. Opslagmedia gaan kapot of slijten
2. Opslagmedia verouderen
3. Software veroudert
4. De digitale realiteit is vluchtig

7. 1) De problematiek van digitale bewaring
1. Opslagmedia gaan kapot of slijten
2. Opslagmedia verouderen
3. Software veroudert
4. De digitale realiteit is vluchtig

8. 1) De problematiek van digitale bewaring
1. Opslagmedia gaan kapot of slijten
2. Opslagmedia verouderen
3. Software veroudert
4. De digitale realiteit is vluchtig

9. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

10. 2) Maatregelen tijdens dagelijkse werking
• Digitaal archiveren is een kwestie van procedures en beleid:
• Zoveel mogelijk maatregelen zo vroeg mogelijk (Van uitstel…)
• Eenduidige afspraken onder medewerkers
• Duid een verantwoordelijke aan
• Regels schriftelijk vastleggen
• Oud digitaal archief:
• Stappenplan
• Urgenties vastleggen

11. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

12. 3) Voorzie een adequaat opslagsysteem
• Centraliseer alle informatie op 1 systeem
• Neem Back-ups!
• Zorg voor eenvoudige toegang (netwerk)

13. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

14. 4) Hard- en software registratie
• Waarom?
• Ondersteuning IT-beheer binnen de organisatie
• Essentiële informatie voor toekomstige bewaring digitaal materiaal
• Registreer hardware
• Registreer software

15. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

16. 5) Alles terugvinden
1. Creëer een mappenstructuur
• Eenduidig
• Consequent gebruikt doorheen de gehele
organisatie
• Indelingsprincipes
• Kerntaken vs. Ondersteunende taken
• Kerntaken onderverdelen in projecten
• Projectdossiers onderverdelen in projectfases
• Projectfases onderverdelen in documenttypes

17. 5) Alles terugvinden
2. Geef eenduidige, betekenisvolle bestandsnamen
• Enkel volgende tekens gebruiken:
• A-Z a-z 0-9 - _
• Gebruik volgende betekenisvolle structuur
• <omgekeerdeDatum>_<inhoudelijkeBeschrijving>_<versienr>.<extensie>
• Signaleer versies

18. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

19. 6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
• Wat wanneer software niet meer
wordt ondersteund?
• Noodzaak: Migreren
• Nadelen van migreren:
• Informatieverlies
• Arbeidsintensief
© Crépain Binst

20. 6) Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
• Maatregelen
• Selecteer voor iedere projectfase de belangrijke
documenten
• Registreer software!!
• Beperk het aantal programma’s in gebruik
• Bij migraties
• Controleer de migraties
• Bewaar steeds het originele bestand
• Opgelet! Wat wil je bewaren? Tekst, geometrie,
kleur…?
© Christian Kieckens

21. 7 voorwaarden
1. Ken de problematiek van digitale bewaring
2. Neem maatregelen tijdens je dagelijkse werking
3. Zorg voor een goede opslag + backup
4. Registreer hard- en software
5. Weet alles terug te vinden
6. Hou je (belangrijke) documenten raadpleegbaar
7. Verwijder onnodige documenten

22. 7) Verwijder onnodige documenten
• Onnodige documenten?
• Dubbels
• Gezipte bestanden
• Onbelangrijke versies (opgelet, in de
ontwerpfase zijn verschillende versies vaak
interessant!)
• Waarom?
• Zoeken verloopt eenvoudiger
• Informatiebeheer verloopt eenvoudiger
• Onnodige documenten vernietigen wanneer
het kan.

23. Waar vind ik advies??

24. http://www.cvaa.be/nl/adviezen/digitaal-erfgoed

25. 8) Meer info
• Lees zeker alles nog eens na op http://www.cvaa.be/nl/advies/architecten-en-digitaal-documentbeheer-
enkele-richtlijnen
• Bekijk ook de website van TRACKS: http://www.projecttracks.be
• Opslagsystemen:
• http://www.den.nl/thema/8/
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/hoe-maak-je-een-back-up
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/omgaan-met-digitale-dragers-in-het-archief
• Mappenstructuren en bestandsnamen:
• http://www.edavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn3.pdf
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/naamgeving-van-mappen-en-bestanden
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/maak-een-ordeningsplanmappenstructuur
• Bestanden raadpleegbaar houden:
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/bewaring-van-je-digitaal-archief
• Onnodige documenten verwijderen:
• http://www.projecttracks.be/nl/tools/detail/opschonen-van-het-digitaal-archief
• VRAGEN!? Contacteer ons op http://www.cvaa.be/nl/hoe-kunnen-wij-u-helpen