1. Naar meer structurele samenwerking
bij openbare bibliotheken
Bibliothecarissendag
11 juni 2013

2. Waarheen leidt vandaag?
Context vernieuwde decreet
‘Samenwerking’, een vernieuwde cluster van het Provinciaal Bibliotheekcentrum
Focus op nieuwe subsidiereglement Intergemeentelijke Samenwerking
Antwoorden op diverse vragen naar aanleiding van dit reglement
Praktische informatie en suggesties
Varia rond subsidies IBL en RFID

3. STREEKGERICHT BIBLIOTHEEKBELEID
vanaf 2014
ACCENTEN
VERPLICHT
Provinciaal
Bibliotheeksysteem
Cluster
Samenwerking
Cluster Vorming &
Consultancy
Deputatie

4. VERNIEUWDE CLUSTER SAMENWERKING
IMPULSSUBSIDIES
IBL NIEUWE IGS –subsidie
PROJECTMATIG & STRUCTUREEL
TRAJECTBEGELEIDING
BOVENLOKALE
PROJECTEN
Advies, ondersteuning en begeleiding op maat
zowel inhoudelijk als vormelijk

5. Wat betekent het nieuwe reglement voor mijn
gemeente of samenwerkingsverband?
Wat zijn mogelijkheden of net niet?
Hoe lang mogen we rekenen op deze subsidie?
Wat zijn criteria voor werkingssubsidies?
Werkingssubsidies elk jaar opnieuw aanvragen?
Wat is de reactietermijn op aanvragen?
Veroorzaakt dit geen versnippering van diverse
samenwerkingsverbanden? Regioscreening?
Wat met WKB of
de stad Antwerpen met haar districten?
VANDAAG ANTWOORDEN OP VRAGEN
BIJ NIEUWE SUBSIDIEREGLEMENT
voorbereidende bijeenkomst 28 mei ‘13

6. 1 | De meest prangende vraag…

7. OVER BUDGET EN TOEKOMST IGS SUBSIDIE?
De provincie biedt impulsen en ondersteuning
om tot effectieve samenwerking te komen, dit
volgens de opdracht van het streekgericht
bibliotheek.
De subsidies zijn niet bedoeld als doel op zich,
maar als duwtje in de rug om door
samenwerking de lokale bibliotheekwerking
efficiënter te organiseren.
Concept van co-financiering (maximaal 50%)
binnen de perken van het voorzien budget.
Voor 2014 werd een budget van 150.000 euro
als ruim voldoende ingeschat om een eerste
golf aanvragen voor bibliotheken te
honoreren. Dat is een budgetverhoging van
50% ten opzicht van 2013.
.

8. 2 | Droge kost
Reglement & Decreet

9. Eén reglement voor erfgoed, kunsten en bibliotheken
met als doel het vergroten van de bestuurskracht
van gemeenten door:
• een bovenlokale aanpak te stimuleren
• cultuur integraal te benaderen
kunsten
erfgoed
bibliotheeksector
cultuuraanbod
…
TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS

10. 11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 10 l
TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS
intergemeentelijke samenwerkingsverbanden
voldoen aan decreet op de intergemeentelijke
samenwerking (6 juli 2001)
rechtszekerheid
transparantie
bibliotheekwerking zichtbaar in gemeente
verschillende vormen mogelijk
interlokale vereniging
projectvereniging
dienstverlenende vereniging
opdrachthoudende vereniging

11. 11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 11 l
TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS
projectsubsidies
afgebakend geheel van activiteiten
beperkt in de tijd
buiten reguliere werking
project in de provincie Antwerpen
tekort in de begroting
eigen inbreng IGS
50% voorschot bij toekenning
geen personeelskosten
werkingssubidies
continu lopend geheel van activiteiten
vervat in de structuur van een organisatie
complementair aan Vlaamse werkingssubsidies
eigen inbreng IGS
wel personeelskosten
volledige uitbetaling bij toekenning

12. 11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 12 l
TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS
criteria projectsubsidies
regionale inbedding
cultureel ondernemerschap
inhoudelijke kwaliteit
criteria werkingsubsidies
meerwaarde van de intergemeentelijke samenwerking
cultureel ondernemerschap
inhoudelijke kwaliteit van de beleidsafstemming en beleidsuitvoering
specifieke beleidsprioriteiten bibliotheeksector
algemene aandachtspunten
meer kleur in cultuur
meer toegankelijke cultuur
meer eco-cultuur

13. 11/06/2013 intergemeentelijke culturele samenwerking l 13 l
TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT IGS
indienen via het Cultuurloket
vaste aanvraag- en evaluatieformulieren
via Cultuurloket
op website provincie Antwerpen
inhoudelijk dossier
overeenkomst, oprichtingsakte, statuten
actieplan
toelichting werking
motivatie m.b.t. criteria
Begroting

14. FORMELE VORMEN VAN SAMENWERKEN
De Interlokale Vereniging (Bibkwintet, Rupelbib)
 Zonder rechtspersoonlijkheid
De projectvereniging
De Dienstverlenende Vereniging
De Opdrachthoudende Vereniging ( IVEBIC)

15. VERENIGING | VAN PROJECT TOT OPDRACHTHOUDEND
Alle drie met rechtspersoonlijkheid
1. Projectvereniging
 ook oppositie, zes jaar, financieel accountant
2. Dienstverlenend & 3. Opdrachthoudend
 met (3.) of zonder (2.) beheersoverdracht
 Bedrijfsboekhouding
 Een zekere tijd nodig om op te starten

16. DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

17. Op te richten met overeenkomst
Voorleggen aan de gemeenteraden
De kenmerken
– geen rechtspersoonlijkheid
– geen beheersoverdracht
– gedeelde aansprakelijkheid
– geen rechtshandelingen
– geen publiciteitsverplichting
– geen dwingende bepaling inzake de
boekhouding
– geen specifiek toezicht
DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

18. De overeenkomst met statutaire draagkracht
 zie model op Dokeos
– Definities
– De naam
– De zetel
– Het doel
– De activiteiten
– Het lidmaatschap - aansluiting
DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV

19. DE INTERLOKALE VERENIGING | ILV
OVEREENKOMSTGEMEENTEN EVT. PARTNERS
BEHERENDE
GEMEENTE
BEHEERSCOMITÉ (vertegenwoordigers gemeenteraden)
STUURGROEP (bibliothecarissen)

20. 3 | creatief met reglementen

21. ZICH CREATIEF GROEPEREN ROND EEN ILV
een hele grote ILV waar ook kleinere groepen
apart kunnen samenwerken
meerdere ILV’s die samenwerken
[een ILV die samenwerkt met een bibliotheek ‘als
externe partner’ die geen deel uitmaakt van een
IGS…]

22. WERKGROEP KEMPISCHE BIBLIOTHEKEN | WKB
Bevestiging van een jarenlange waarde in de
bibliotheeksector
Inzetten op ‘Kempengevoel’
Een sterk ‘merk’ in de bibliotheeksector
Iedereen samen
of met enkele groepen apart
Grootste ILV van ‘t land…

23. DE STAD EN HAAR DISCTRICTEN
Het reglement is niet van toepassing op de districten.
Er kan wel een ILV worden gevormd tussen een
buurgemeente met Antwerpen en een aanpalend district.
In dat geval is steeds een ILV nodig met de volledige stad
(gemeenteraad en niet de districtsraad).

24. ALVORENS TE BEGINNEN
ONDERZOEK JE WAARSCHIJNLIJK
EERST WAT DE MOGELIJKHEDEN
ZOUDEN KUNNEN ZIJN…
4 | Naar criteria voor werkingssubsidies

25.  decretale bepalingen
 sectorale begeleidingstrajecten
 provinciale ondersteuning
 voorbeelden in buurlanden
 studiedagen en vakliteratuur…
Sinds 10 jaar worden heel wat
bovenlokale impulsen geboden
aan de Vlaamse
bibliotheeksector om verder te
professionaliseren.
Binnen bestaand kader van meer professionaliseren
meer professionaliseren via structurele samenwerking
[en niet alleen naar vorm]
gebeurt relatief weinig tot niet

26. Structureel samenwerken naar vorm én
inhoud vergt ingrijpende verandering in
de dagelijkse en vertrouwde organisatie
van een bib.

27. Wat LOCUS onder experimenten verstaat…
Ze moeten duidelijk identificeerbaar zijn (= je moet ze
bijna als een film zien afspelen)
Ze zijn provocatief zijn (=echt een uitdagende
vernieuwing zijn t.o.v. de huidige praktijken
Ze halen betrokkenen uit hun comfortzone, maar zonder
onrealistisch te zijn (het moet een haalbare verandering
blijven ook al zal het op velerlei vlak een serieuze
inspanning vergen)
Resultaat is mogelijk binnen de 2-3 jaar
Experimenten opzetten en uitvoeren is een leerproces
Er worden verschillende actoren bij betrokken
WAAG EENS EEN EXPERIMENT…

28. FOCUS met de experimenten op collectie, plek en
mensen.
Kapstokken zijn:
‘bib 3.0’: hybride huis, meer verregaande
samenwerking (versmelting) van bib en cc/gc
Schaalvergroting, vb. regionale bib
Vergroten en versterken van het innovatief
vermogen van de professionals
Curatorschap
Coöperatieve principes
WAAG EENS EEN EXPERIMENT…

29. zes medewerkers, twee halftijds
 staan in voor volledige bibliotheekwerking (3 organisatieclusters)
 twee mensen (incl. bibliothecaris) gaan binnenkort met pensioen
 gemeentebestuur staat voor financiële uitdagingen en onderzoekt de
mogelijkheden om haar dagelijkse bibliotheekwerking in samenwerking met
een buurgemeente te organiseren…

30. Onderzoek voordelen samenwerking met buurgemeente
COLLECTIE
DIGITAAL
 Vlaanderen en provincies bouwen samen aan de
digitale openbare bibliotheek van Vlaanderen.
FYSIEK
 gezamenlijk beleid
 afstemmen collecties
 gezamenlijke procedure overheidsopdrachten
voor aanschaffen, verwerking,…
 niet langer dubbel werk

31. Onderzoek voordelen samenwerking met buurgemeente
PLEK
MOGELIJKHEDEN
 ander concept?
 hoofdlocatie
 filialen en uitleenposten
 integratie met andere diensten
 Het decreet spreekt van ‘bibliotheekvoorziening’
 …

33. CRITERIA WERKINGSUBSIDIES BIBLIOTHEKEN
In tegenstelling tot projectsubsidies, waar eenmalige activiteiten mee
georganiseerde kunnen worden, zijn werkingssubsidies bedoeld voor
activiteiten die kaderen in een gezamenlijke intergemeentelijke
visie en concrete aanpak rond bibliotheekmanagement. Het hoort
daarbij te gaan om een aanvraag betreffende één van volgende
organisatieclusters of me focus op minstens één aspect daaruit:
- Collectiebeheer met mogelijkheid te focussen op plannen,
selecteren, aankopen, kastklaar maken, beheren, doelgroepen,
wieden…
- Publiekswerking met mogelijkheid te focussen op communicatie,
promotie, evenementen, doelgroepen…
- Klantenwerking: informatiebemiddeling, uitleenreglementen, …
- Werkprocessen: het stroomlijnen van één of meerdere
werkprocessen in de dagelijkse bibliotheekwerking (front- of back
office)
- Pionierswerk: wanneer je als eerste in Vlaanderen met iets
vernieuwend nieuws wil starten
- Deelname aan initiatieven van de Vlaamse Overheid omtrent
bibliotheekmanagement (cf. Locus_bibliotheek2020)
- Initiatieven rond bibliotheekmanagement die de deputatie
waardevol acht.

34. CRITERIA WERKINGSUBSIDIES BIBLIOTHEKEN
Er wordt tevens rekening gehouden met de
relevantie van het voorstel in verhouding tot het
aantal inwoners van het samenwerkingsgebied.
JUNI redactiepanel criteria
re
JUNI/JULI naar deputatie & communicatie
re
SEPTEMBER studiedag (wetgeving & inspiratie)
re
VANAF JULI trajectbegeleiding op maat vanuit PBC

35. TIMING OPSTARTEN INTERLOKALE VERENIGING
VANAF NU voorbereiding
re
JULI-NOVEMBER informeren lokale beleid
re
DECEMBER-JANUARI naar informele fase
re
JANUARI-APRIL naar formele fase
goedkeuring gemeenteraden
(statuten, actieplan & financiën)
re
TOT 1 MEI 2014 indienen eerste aanvragen

36. MET AANLOOPPERIODE
Eerste aanvragen tot 1 mei 2014
Om iedereen de kans te bieden zich te organiseren naar de nieuwe voorwaarden van het
reglement, biedt het PBC aan om pas vanaf 1 mei 2014 dossiers voor advies voor te leggen aan
de deputatie. Dit in de veronderstelling dat op dat moment quasi alle aanvragen voor 2014 zijn
ingediend. Op die manier kan het PBC een ruimer overzicht aan project –of werkingsvoorstellen
toetsen aan de criteria en een weloverwogen advies voorleggen aan de deputatie betreffende
het provinciale aandeel van de co-financiering.
Projecten vóór 1 mei 2014…
kunnen bij voorkeur nog via het huidige reglement op
voorwaarde dat:
- De aanvraag voor 1 oktober 2013 correct en volledig is
ingediend.
- Het budget nog toereikend zijn (wat momenteel nog
zeker het geval is).

37. De tijdsparadox
Geen tijd vinden om te veranderen.
Tijd krijgen door te veranderen.

38. 5 | nog enkele vragen (en antwoorden)

39. VERSNIPPERING?
Uiteraard is het niet de bedoeling
versnippering te stimuleren.
Het staat de steden en gemeenten vrij een
keuze te maken om al dan niet aan te sluiten
bij bestaande samenwerkingsverbanden rond
bepaalde thema’s of projecten.
Hou er rekening mee dat een
gemeentebestuur of managementteam
mogelijk beslist om voorrang te geven aan een
andere groepering dan degene die je als
bibliotheek adviseert of vooropstelt.
Het nieuwe subsidiereglement IGS is alvast
eenvormig voor alle vormen van culturele
samenwerking tussen gemeenten.

40. één ambitieus project de subsidiepot bijna opslokt?
Kans lijkt weinig reëel.
Het concept van co-financiering tempert mogelijk te grote of onrealistische ambities.
Het provinciebestuur maakte een realistische extrapolatie van het budget op basis van de
toegekende subsidies vorige jaren. Bovendien wordt rekening gehouden met de schaalgrootte
waarop een project of een werking wordt voorgesteld.
WAT ALS…

41. Werkingssubsidies elk jaar opnieuw aanvragen?
 Het jaarlijks opnieuw aanvragen heeft een interne boekhoudkundige reden.
 We adviseren wel om een lange termijn planning in te dienen bij de eerste
aanvraag. In functie van een latere verlenging van de werkingssubsidie kunnen we
dit bij de eerste aanvraag zo voorleggen aan de deputatie.
Wat is de reactietermijn op aanvragen?
 Best is vooraf het dossier of het project door te nemen met het PBC, zodat
geweten is of het project met positief advies zal worden voorgelegd aan de
deputatie.
 Het duurt sowieso enkele weken tot mogelijk meer dan een maand eer een
dossier op deputatie komt.
Hoe gebeurt bij toewijzing de verdeling van de subsidiepot tussen
projectsubsidies en werkingssubsidies?
 De mate waarin een aanvraag beantwoordt aan de vooropgestelde criteria is
bepalend voor het toekennen van een subsidie, ongeacht of het een project- of
werkingssubsidie is.
EN VERDER…

42. VARIA | IBL & RFID
Een nieuw concept van IBL-ondersteuning dient zich aan. Uitdaging is om
ca. 120.000 euro vanuit de provincie zo efficiënt mogelijk te blijven
inzetten. Mogelijk is het aangepaste subsidiereglement een
overgangsmaatregel naar een andere vorm van ondersteuning?
 cf. pilootproject met Post
Subsidie voor bibliotheekinnovatie beperkt tot RFID.
 Zelfde voorwaarden.
Tijdens lunch een korte toelichting over aanbod rond dementie

43. ANDERE VRAGEN OF BEMERKINGEN?

44. Wim Verhulst | Adviseur
wim.verhulst@admin.provant.be