Questa nuova case history racconta come Xenesys abbia aiutato ESTRA ad automatizzare il ciclo passivo e a migliorare la gestione documentale e l'archiviazione dei file relativi all'albo fornitori. Tutto questo grazie all'implementazione di ARXivar e all'integrazione con i gestionali aziendali. Scopri di più!

1. Doc Management
ARXivar

2. Il Gruppo ESTRA, nato nel 2008 dalla
fusione di tre aziende pubbliche
toscane di servizi energetici, è oggi la
multi-utility di riferimento del Centro
Italia.
Con 600 dipendenti e oltre 450.000 clienti in 210 comuni
italiani, ESTRA si posiziona al decimo posto tra i player
nazionali del gas e detiene il 35% del mercato di gas metano
in Toscana.
L azienda

3. Il Gruppo ESTRA aveva la necessità di automatizzare il ciclo
passivo, velocizzando allo stesso tempo il processo di
gestione dei documenti e delle fatture dei fornitori e
diminuendo l’utilizzo di carta impiegata.
Le fatture passive, infatti, venivano in precedenza registrate
e archiviate manualmente su ERP SAP R3, sovraccaricando il
gestionale aziendale con una quantità eccessiva di
informazioni da elaborare, che ne deterioravano le
prestazioni.
Inoltre, parte dei documenti relativi all’albo fornitori
venivano inviati dalle aziende che intendevano partecipare
alle gare pubbliche in maniera difforme, rendendone
difficoltosa la catalogazione e l’archiviazione.
L esigenza

4. Per soddisfare l’esigenza de cliente, abbiamo individuato in
ARXivar la migliore soluzione per agevolare il workflow
aziendale legato al ciclo passivo e alla gestione dell’albo
fornitori.
ARXivar ha permesso di automatizzare il processo di
protocollazione delle fatture passive, attraverso l’utilizzo
di barcode, la scannerizzazione e la registrazione dei
documenti in formato digitale. Grazie a uno speciale
connettore, la registrazione viene ora automaticamente
inviata al sistema ERP SAP R3, diminuendo i tempi di
archiviazione di ogni singola fattura.
Per il cliente è stato anche sviluppata un’applicazione web
per la pubblicazione delle gare, per l’iscrizione degli
Operatori Economici che intendono parteciparvi e per il loro
accreditamento come fornitori.
Acegas | CollaboratioAce
L implementazione

5.  Riduzione dei costi di archiviazione delle fatture
 Semplificazione del processo di gestione documentale
 Gestione centralizzata delle informazioni sui fornitori
 Sensibile risparmio di carta e toner
Acegas | CollaboratioAce
I benefici

6.
Grazie a Xenesys siamo
riusciti a raggiungere
appieno gli obiettivi
prefissati, permettendo
a ESTRA di risparmiare
fin da subito tempo e
risorse da impiegare in
attività a maggior valore.
Pasquale Guigliotti| IT manager