Kasvavan yrityksen teknologian kolme välttämättömyyttä

1. Kasvukipuja
Kasvavan yrityksen teknologian
kolme välttämättömyyttä
’13
’14
’15

2. Ulkopuolisestakasvu
vaikuttaaupealta.
Seonjännittävä
matkakohtiuusia
saavutuksia,
asiakkaita
jakollegoja.

3. Entäsisäpuolelta?
Kasvuonvaikeampaa
kuinmiltäsenäyttää.
Se on siirtymä yrityksesi
vanhoista tavoista uusiin
tarpeellisiin tapoihin.

4. JossinäoletIT-toimintojen
johdossa,olettärkein
henkilötässäjännittävässä,
myrskyisässäjariskialttiissa
muutoksessa.

5. Silläilmanoikeanlaista
IT:täyrityksesieipysty
mukautumaan.
Prosessit eivät toimi.
Työntekijät turhautuvat.
Asiakkaat kaikkoavat.

6. OikeanlaisellaIT:llä
yrityksesivoilähteä
lentoon.
Joustavilla ja notkeilla prosesseilla.
Sekä ihmisillä, joille annetaan mahdollisuuksia
rajoitusten sijaan. Ja asiakkailla, jotka eivät
koskaan näe hallitsemiasi monimutkaisia
prosesseja. Se on jännittävää aikaa.

7. MuttakasvavienyritystenIT-tiimit
eksyvätpolultaanliianuseinkolmesta
yksinkertaisesta–muttaerittäin
tärkeästä–syystä.
Tämä tarkoittaa, että IT-johtajien
on etsittävä tapoja:
synkronoida prosessit
synkronoida budjetit
synkronoida strategiat

8. Synkronoiprosessit
Kun yritykset kasvavat, niiden
tehottomuudet eivät katoa itsestään.
Tehottomuudet vain muuntuvat isommiksi
ongelmiksi, jotka sotkevat IT-toimintoja.
Pienen yrityksen pikku kipuilulta
tuntuneet prosessit muuttuvat
isommassa mittakaavassa
tuntuviksi säryiksi.
1

9. Esimerkki
Yrityksesi palkkaa lisää
etätyötä tekeviä myyjiä.
Heidän on reissattava pitkin maata
etsimässä uusia asiakkaita.
Heidän pitää siis käyttää tiedostoja,
tehdä esityksiä ja päivittää sisäistä
tietokantaanne.
Mutta jos kaikki nämä prosessit
on luotu toimistolla työskenteleviä
ajatellen, niistä suoriutuminen
ei ole helppoa.

10. Hommakarkaa
hallinnasta...
Miten he pääsevät turvallisesti
verkkoonne? Miten he tulostavat
tarjouksensa tien päällä ollessaan?
Mihin he lähettävät allekirjoitetut
uudet sopimukset?
Ja ennen kuin huomaatkaan,
turhautuminen alkaa häiritä myyntiä.

11. Opetus
Ilman prosesseja ei voi muuntautua.
Mutta ad hoc -prosessit menevät väistämättä
pieleen, kun yritys kasvaa nopeasti. Vaikutukset
näkyvät yleensä IT-toiminnoissa.
Joten ennen kuin prosessisi törmäävät
tehottomuuden ja sekasorron seinään,
muuta niitä, määrittele ne ja optimoi ne.

12. Kannattaamuistaa,
mistäihanteellisessa
prosessissaonkyse
”Prosessintarkoitusonviestintä.
Josyrityksessäsionviisihenkilöä,ettarvitse
prosesseja,koskavoitteyksinkertaisestipuhua
toisillenne.4000ihmisenkanssaviestintä
onvaikeampaa.Tarvitsetjotainkättä
pidempää–viestintäjärjestelyn–eli
ihmistenvälisenviestinnänprosessin.”
Ben Horowitz,Entinentoimitusjohtaja,Opsware

13. Mitäasiallepitäätehdä
Jos prosessin tarkoituksena on viestintä,
on tärkeää, että huolehdit kaikkien asiakirjojen
ja viestinnän sisällyttämisestä strategiseen
suunnitelmaan.
Koska asiakirjojen hallinta liittyy kymmeniin
tärkeisiin prosesseihin, tehottoman hallinnan
kustannukset kasaantuvat: yritykset käyttävät
siihen jopa kymmenen prosenttia tuloksestaan.1
10 %
tuloksesta
1‘Iknowwhatyou’rethinking’,AngeleBoyd,analyytikkoIDC,kesäkuu2015

14. Toimenpiteet:
Arvioi nykyinen asiakirjahallintasi ja etsi
tapoja saada tärkeät asiakirjat (digitaaliset
ja paperiset) helposti löydettäviksi, tallennettaviksi,
hallinnoitaviksi ja lähetettäviksi sekä organisaation
sisällä että sen ulkopuolella.
Olemme auttaneet satoja kasvuyrityksiä
asiakirjahallintansa arvioinnissa ja optimoinnissa,
joten jos tarvitset apua, autamme mielellämme.

15. Synkronoibudjetit
Useimmissa tapauksissa kasvavien yritysten
IT-menot itse asiassa pienenevät suhteessa
yrityksen kasvuun.1
Syynä on se, että kasvuyritykset kasvattavat
yleensä ensin markkinointi-, myynti- sekä
tuote- tai palvelutiimejään.
1‘Iknowwhatyou’rethinking’,AngeleBoyd,analyytikkoIDC,kesäkuu2015
2

16. Tämähänsopiikaikillemuillepaitsi
IT-henkilöstölle,jolleseonvaltavahaaste.
Setarkoittaa,ettähallitsemasi
kokonaisuudenmonimutkaisuus
kasvaaresurssejasinopeammin.

17. ”Liiketoiminnanvaatimukset
kasvoivatsäälimättömäksivirraksi.
IT-osastommeolitodellapahasti
ylikuormittunut.Meidänoletettiin
tuottavanuusiasovelluksia
jatoiminnallisuuksia
kolmenviikonvälein.”
Tanni Graichen
IntegratedCardBusinessin
entinenvaratoimitusjohtaja
jaProvidianintietohallintojohtaja

18. Opetus
Hallitset enemmän pienemmillä resursseilla,
kun priorisoit. IT-tiimin on työskenneltävä linjassa
liiketoiminnan kanssa ja priorisoitava, minkä
projektien parissa kulloinkin työskentelet.
Määrittele selkeästi, mitä tiimisi voi hallita
talon sisällä ja mitä voidaan ulkoistaa
tai automatisoida.
Ulkoistaminen voi olla monen kasvuyrityksen
IT-tiimin pelastusrengas. Etsi prosesseja,
jotka voidaan erottaa ja ulkoistaa.

19. Joseitähtää
IT-toimintojen
optimoinnissa
sujuvuuteen
jajoustavuuteen,
päätyytehottomuuteen.
202020192018201720162015

20. ”Joustavuutta parantavien
IT-investointien välttäminen
ei ole kulujen karsimista vaan
tehottomuuden ruokkimista.”
Robin Johnson
Entinentietohallintojohtaja,Dell

21. Mitäpitäätehdä
ListaatärkeimmätIT-toiminnot
javelvollisuudet,jotkasinunjatiimisi
onhoidettava.Valitseneseuraavin
perustein:
– Niidentärkeysliiketoiminnalle
– Tiiminkykytuottaanämäpalvelut
tehokkaasti

22. Kunolettehnytsen,
analysoiliiketoiminnantarpeista
syntyvätpyynnötjamääritä:
– Mitkäkauankäytössäolleetomat
laitteetjaohjelmistotaiheuttavat
enitenongelmia
– MitkäIT-toiminnotvievätenitentiimisi
aikaa.
Kunvertaatkahtalaatimaasiluetteloa,
sinunonhuomattavastihelpompi
tunnistaatiimillesipriorisoitavat
päätehtävätsekäulkoistamalla
korjattavissaolevatongelmalliset
toiminnot.

23. Synkronoistrategiat
Kuntyöskenteletpienyrityksessä,
viestintäonhelppoa.Ihmisetovat
tilanteidentasallailmansuuria
ponnisteluja.
Muttakunyrityksetkasvavat,
kasvavatmyösniidenosastojen
välisetkuilut.Josetpidävaraasi,
osastotmuuttuvatumpioiksi
jakuilutrotkoiksi.
3

24. Esimerkki
Talousosastonkollegatpyytävätuutta
sovellusta,jottahepystyisivät
seuraamaanrahavirtoja
ajantasaisemmin.
Teepälaskelmat:erivaihtoehtojen
analysointi,sopivantoimittajanvalinta,
uudenratkaisunkäyttöönotto
jaarkojentaloustietojensiirto.
Projektikestäisikuukausia.

25. Heovatpettyneitä.
Yrititvainollarealisti.
Muttateillämolemmilla
onpaineitasaavuttaa
omattavoitteenne.
Mikämenipieleen?

26. Teyksinkertaisestiyrititte
ratkaistaeriongelmia.
Heyrittivätratkaistarahavirtojenseurattavuusongelmaa.
Jasinäyrititratkaistapuuttuvaanohjelmistoonliittyvää
ongelmaa.
ITvoivähitellenajautuaerilleenkasvuyrityksentarpeista
kymmenilläeritavoilla.Useinonpaljontehokkaampaa
siirtäähuomioprosessiinkuinkeskittyäpelkästään
teknologiaan.

27. Opetus
Jokaisenpyynnöntakanaontyötapaongelma.
Sensijaan,ettävastaanottaisitpyynnöt
sellaisenaan,otaselvääpyynnöntaustalla
olevistatyötavoista.
Esimerkkitapauksessammelähempitarkastelu
olisipaljastanut,ettätodellisenaongelmana
olivatmonetmanuaalisetvaiheetlaskujen
siirtymisessäreskontraan.
Vielätärkeämpääonse,ettätyötapoja
tarkastelemallaolisithuomannut,ettämonet
vaiheistavoisiautomatisoida.

28. Mitäpitäätehdä
Josliiketoimintojenjatiimisivälillä
eioleyhteistyö-jayhteensovitusprosessia,
luosellainen.Annammeparivinkkiä,
joidenavullavoitaloittaaheti.
Vietäenemmänaikaaliiketoiminnan
sidoshenkilöidenkanssa–keskustele
heidänkanssaanheidänprioriteeteistaan
jakasvuodotuksistaan.Saatatyllättyäsiitä,
kuinkapaljontämäyksinkertainenvaihe
voimuuttaakokostrategiaasi.

29. Analysoipyyntöjä”viisikertaamiksi”-tekniikalla,
jokakehitettiinToyotantuotantojärjestelmässä.
Seonosuvalähestymistapatyötapojenanalyysiin,
jonkaavullavoitmääritelläpyyntöjentakana
piileviäongelmia.
Tarkkaileennusteita:keskusteleennuste-ja
suunnittelutiimienkanssa.Hankiyleiskuvatulevasta.

30. ”Kaikillakasvuyrityksillä
onmelkovarmastihyvä
markkinointitiimi,jaheovat
yleensäniitäihmisiä,
jotkalaativatennusteita.”
Tanni Graichen
IntegratedCardBusinessin
entinenvaratoimitusjohtaja
jaProvidianintietohallintojohtaja

31. Mitäolemme
oppineet.

32. Kasvutuoeteen
merkittäviähaasteita,
jotkalaittavatyrityksen
koetuksellemonellatapaa.
Jottamoderniyritys
voimuuntua,IT:nonoltava
samassalinjassa
liiketoimintojenkanssa.

33. Hyvätuutiset
Kunpyöritätkasvuyrityksen
IT-tiimiäjateetpäätöksiä,
niilläonlaajempiavaikutuksia
kokoyritykseen.

34. Laadiskaalattaviaprosesseja,
priorisoijaautomatisoihyödyntääksesi
budjetinparhaiten,japysyttelelinjassa
liiketoimintapuolenkanssa–näinkasvukipujen
taltuttaminenonhuomattavastihelpompaa.
(Olemmevarmoja,ettäasiakirjahallinnanrooli
voiollamerkittäväkaikissanäissäkolmessa
toiminnossa,muttapuhutaansiitätoisellakertaa.)

35. Kasvutuopaineita.
Muttaonmyösinnostavaa.

36. Kasvuvoitoimiaparemmin.

37. Lisäälukemista
Nopeasti kasvavien yritysten IT-johtajien
on suunnistettava monenlaisten ansojen,
esteiden ja paradoksien viidakossa.
Lue kasvuyrityksen IT-johtamiseen
tarvittavia kykyjä ja strategioita
käsittelevä e-kirjamme (englanniksi).
The growth CIO
Lessons and strategies about
leading during rapid growth
Lataa

38. MeolemmeXerox.
Kehitämmekasvavilleyrityksillefiksujatapoja
tulostimienjaasiakirjojenhallintaan,jolloin
heidäntyöstääntuleesujuvampaa.
ToivottavastitästäSlideSharestaolisinulleapua.
Jatoivomme,ettämyösratkaisummeauttavatsinua.
Ollaan yhteydessä.
©2015XeroxCorporation.Kaikkioikeudetpidätetään.Xerox®
,XeroxjaDesign®
ovatXeroxCorporationintavaramerkkejäYhdysvalloissaja/taimuissamaissa.