2. IT-Verantwortliche
müssenschwere
Entscheidungentreffen.
Und wenn das Unternehmen wächst, stehen
Sie ständig vor schwierigen Entscheidungen.
Es ist der gleiche Balanceakt, nur dass die
Anzahl der Variablen wächst, weil Sie jetzt alles
von der Mobilität bis hin zur Virtualisierung
bewältigen müssen.
Und Sie erkennen, dass viele Entscheidungen,
die Sie getroffen haben, als das Unternehmen
noch kleiner war, sich jetzt in Zeiten des
Wachstums rächen können.
8. 1 DokumentierenSieIhre
Dokumenten-Workflows
In einem kleinen Unternehmen ist ein
„Workflow“ alles, was getan werden muss, um
irgendetwas zu erledigen.
Deals werden auf dem Flur abgeschlossen,
Feedback gibt es mündlich und verschiedene
Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Prozesse,
um zum selben Ziel zu gelangen.
14. 2 MachenSienichtalles
selbst
Als IT-Leiter eines kleinen Unternehmens fühlt
man sich manchmal, als würde man große
Felsbrocken einen steilen Hang hinaufrollen
(und sie dann wieder hinunterrollen sehen).
Alles selbst zu machen, mag in einem kleinen
Betrieb noch möglich gewesen sein. Dem ist nun
nicht mehr so – und Dokumentenmanagement
ist dafür ein Paradebeispiel.
16. Sie versuchen:
Ihr Dokumentenmanagement mit den Unternehmenszielen abzugleichen.
Eine funktionierende Druckumgebung aufzubauen.
Die Druck- und Archivierungskosten einzudämmen.
Ihre Druckumgebung, die Lieferantenbeziehungen und Ihren Gerätepool nach den
richtigen Standards zu bewerten.
Systeme standortübergreifend zu integrieren – Außendienst inklusive.
Sicherheit und Compliance im Griff zu haben und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.
Alle Drucker zu warten und die Versorgung der gesamten Flotte sicherzustellen.
22. Vielleicht sind wir voreingenommen, aber Managed
Print Services eignen sich gut, um viele Kernprozesse
des Dokumentenmanagements auszulagern und
Ihre Agilität zu erhöhen. Dadurch können Sie bis zu
30 Prozent einsparen, Ihre Dokumente sichern und
ganze Workflows automatisieren.
Entdecken Sie hier die 16 MPS-Fragen, die Sie unbedingt stellen sollten.
30 %
Einsparungen
23. 3 SchützenSieIhre
Dokumenteaufdem
schnellstenWeg
60 Prozent der gezielten Cyber-Angriffe
im Jahr 2014 galten kleinen und mittleren
Unternehmen.3
Noch beunruhigender ist, dass die Pro-Kopf-
Kosten einer Sicherheitslücke bei kleinen
Unternehmen deutlich höher liegen als bei
größeren Unternehmen (1.601 US-Dollar im
Vergleich zu 437 US-Dollar).4
25. Doch da bei 90 Prozent der Unternehmen die
Sicherheitsverletzungen durch ungesichertes
Drucken5
auftraten, müssen Sie sich ein paar
unangenehme Fragen stellen.
Wissen Sie zum Beispiel, welche Dokumente
ungenutzt in Ihren Druckerablagen herumliegen?
Enthalten einige davon vielleicht vertrauliche
Informationen?
26. Diese Fragen sind möglicherweise schon schwer
zu beantworten, wenn das Unternehmen klein ist.
Sobald das Unternehmen wächst, werden diese
Antworten allerdings fundamental wichtig.
29. Definieren Sie klare Sicherheitsstandards
für das Unternehmen und überprüfen
Sie dann Ihre Druckumgebung dahin
gehend. Verwenden Sie dabei unbedingt
einen formalisierten Prozess. Dadurch
erkennen Sie leichter die Bereiche, die Ihre
Sicherheitsrichtlinien nicht erfüllen.
Wir wissen das, weil wir wachsende
Unternehmen ständig bei der Überprüfung
ihrer Drucksicherheit unterstützen.
Falls Sie dabei Unterstützung benötigen,
helfen wir Ihnen natürlich gerne.
30. 4 WerfenSieAltes
getrostüberBord
Kleine Unternehmen mit begrenzten
IT-Ressourcen müssen sich oft mit dem
absoluten Minimum an Systemarchitekturen
und mit alten Geräten abfinden, die noch nicht
kaputt genug sind, um ersetzt zu werden.
34. Kleine Betriebe zielen
auf niedrigere Kosten ab.
Großkonzerne setzen auf
Integration und Stabilität.
Undwachsende
Unternehmenmüssen
mitBlickaufschnelle
Skalierbarkeitund
Flexibilitätoptimieren.
35. DenkenSiemalnach.
Wenn ein rasch wachsendes Verkaufsteam
plötzlich deutlich mehr Angebote und
Dokumentationen produzieren würde als
vorher, bräuchte es eine ganze Menge mehr
als ein paar einfache Drucker, um mit der
Nachfrage Schritt zu halten.
36. Es müsste in der Lage sein, von unterwegs aus zu drucken.
Es müsste seine Workflows für das Scannen, Speichern und
Versenden von Informationen automatisieren.
Es müsste Angebote schnell und effizient personalisieren können.
37. HolenSiemehraus
IhrerDruckerflotte.
Im Hinblick auf die Skalierbarkeit reicht es
bereits, wenn Ihre Drucker die Reichweite
der IT vergrößern. Aber Vorsicht: Sie können
Ihre Dokumentenflut nicht einfach mit mehr
Druckern bekämpfen. Wenn Sie doppelt so
viele Mitarbeiter haben, sind doppelt so viele
Drucker selten die Antwort.
38. Stattdessen sollten Sie probieren, die
erweiterten Funktionen von Multifunktions-
druckern zu nutzen – wie mobiles Ausdrucken
oder die Möglichkeit, bevorzugte Workflows
für verschiedene Teams einzustellen und zu
automatisieren. Ihre Druckerflotte kann (und
sollte eigentlich auch) mehr tun als nur drucken.
41. Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, sichern Sie Ihre
Flotte, holen Sie sich jede nötige Hilfe und stellen
Sie sicher, dass Ihre Hardware Ihnen hilft.
Denn Unternehmen brauchen intelligente
Strategien für ihr Dokumentenmanagement,
um ihre Geschäftsprozesse skalierbar zu machen.
43. Mehr zum Thema
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45. Quellenangaben
1
Angele Boyd, Branchenanalyst IDC: I know what you’re thinking.
2
IDC: Poor document processes lead to significant business risk.
3
Symantec: Internet Security Threat Report. April 2015.
4
Ponemon Institute: Global Report of Cost of Cyber Crime. Oktober 2014.
5
Digital Guardian: The biggest mistakes companies make with data security. Mai 2015. (Englisch)