Los sistemas de información deben contar con interfaces de usuario que facilitan la entrada de datos para luego ser procesada por el sistema y que sea convertida en información.

1. DISEÑO DE ENTRADAS
Junio de 2015
Profesora: Yaskelly Yedra
Sistemas de Información
I-2015

2. ENTRADAS. Las entradas son los ingresos del sistema
que pueden ser recursos materiales, recursos humanos
o información. Constituyen la fuerza de arranque que
suministra al sistema de sus necesidades operativas.
DATOS SISTEMA INFORMACION
ENTRADA SALIDA
RETROALIMENTACIÓN
FRONTERA DEL
SISTEMA
MEDIO AMBIENTE

3. 3
Entradas
Problemas:
Datos
Información
Instrucciones
Oportunidades
Procesamiento
Programas
Gente
Equipo
Almacenamiento
Salidas
Soluciones
Reportes
Gráficas
Cálculos
Voces
Tácticas
Control
Personas que
toman decisiones
Autocontrol
Retroalimentación
MEDIO AMBIENTE
ORGANIZACIÓN
SISTEMA DE INFORMACIÓN
SUBSISTEMAS

4. • Representa todos los datos, texto, voz e
imágenes que entran al SI y los métodos y los
medios por los cuales se capturan e introducen.
• Generalmente la entrada sigue un protocolo y
un formato para que el contenido, la
identificación, la autorización, el arreglo y el
procesamiento sean adecuados.

5. El diseño de entrada es el enlace que une al
sistema de información con el mundo de los
usuarios
En este diseño existen aspectos generales que
todos los analistas deben tener en cuenta
son:
1. Objetivo del diseño de entrada
2. Captura de datos para la entrada

6. Consiste en el
desarrollo de
especificaciones
y procedimientos
para la
preparación de
datos
Formato básico de una Entrada
Los objetivos del diseño de entrada de
interfaz…

7. Control de la calidad de información que
entra al S.I. (Reducir costos de M.O. y
tiempos)
Evitar los retrasos (cuello de botella)
Evitar errores en los datos archivados.
Evitar pasos adicionales.
Mantener la sencillez del proceso.

8.  Control de la calidad de información que entra al S.I.
(Reducir costos de M.O. y tiempos)
Se debe controlar la cantidad de entradas en:
1. Las operaciones de preparación y entrada pues
dependen de las personas dado que los costos de
mano de obra son altos y la preparación de ingreso de
los datos también lo son.
2. La fase de entrada que puede ser un proceso lento
que toma mucho mas tiempo que el que necesitan las
computadoras para realizar sus tareas.

9.  Evitar los retrasos (cuello de botella)
También conocido con
el nombre de cuello de
botella son siempre
uno de los objetivos
que el analista evita al
diseñar la entrada, una
forma de evitarle es
utilizar los documentos
de retorno.

10.  Evitar errores en los datos archivados.
Menor
cantidad de
datos
Mayor
cantidad de
datos
Menor
posibilidad de
cometer errores
Mayor
posibilidad de
cometer errores

11.  Evitar pasos adicionales.
Algunas veces el volumen de transacciones y la
cantidad de datos en preparación es algo que no se
puede controlar por ello el analista experimentado,
evitara diseños para la entrada que traigan una mayor
cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos
cuando se alimenta un proceso muchas veces al
transcurso de un día.

12.  Mantener la sencillez del proceso.
 El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas
que lo utilizarán y al mismo tiempo
proporcionarán métodos para el control de los
errores, la simplicidad funciona y es aceptada por
cualquier usuario.
 Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas
complejos o confusos y que no exista ninguna
garantía para el éxito al instalar un sistema
complejo y que domine.

13. Captura de Datos para la Entrada
En una transacción existen datos importantes y
otros que no, el analista debe saber cuáles
utilizará y cuáles en realidad deben formar la
entrada. Existen dos tipos de datos:
Datos Variables: Son aquellos que cambian para cada
transacción o toman de decisión.
Datos de Identificación: Estos son los que identifican
en forma única el artículo que esta siendo procesado.

14. Captura de Datos para la Entrada
¿Qué datos SI se capturan?
• Variables: cambian en cada transacción (Ej: nombre
del cliente, fecha de nacimiento, etc.)
• De identificación: Identifican en forma única lo que se
esta ingresando (Ej: DNI, No de factura, etc.)
 ¿Qué datos NO se capturan?
• Constantes: (Ej: fecha del día)
• Datos recuperables (Ej: Nombre de un DNI
ingresado para una modificación)
• Datos calculables: (Ej: total de una factura)

15. Captura de Datos para la Entrada
1. Directas
Son las que nosotros como individuos
usamos directamente sobre el proceso
de captura de datos.
Ejemplos Los GPS- estos los usamos
para lo que lo vamos a usar y
capturamos su localización geográfica.
Los Instrumentos: i. Total Station ii.
Niveles Fotografías Áreas- Se considera
como fuente directa.
La captura de datos en cartografía se dividen en dos aspectos (dos
tipos de fuentes de datos)

16. Captura de Datos para la Entrada
2. Indirectas-
Son fuentes secundarias que ya son existentes y la utilizamos para
levantar la información.
Ejemplos: Mapa de inundabilidad Reuniones técnicas para levantar
información (estadísticas, información descriptiva sobre algún
elemento geográfico. Estadísticas ya existentes (organización,
identidad) para poder almacenar dentro del producto cartográfico.
3. Asistida
En este se complementan los dos anteriores esto lo que hace es que
el programa empieza a sectorizar pero tiene predefinidos unas
posibles en donde el programa se va a detener y va a pedir la
asistencia del usuario. Estándares y Calidad de datos

17. Dispositivos de captura de datos para la entrada
Los dispositivos permiten al usuario del computador
introducir datos, comandos y programas en la CPU.
El dispositivo de entrada más común es el teclado.
La información introducida con el mismo es
transformada por el ordenador en modelos
reconocibles.

18. Dispositivos de captura de datos para la entrada
Exploradores OCR (Scanners)
 Aplicaciones de los exploradores ópticos.
 Códigos de barras.
 Exploradores en forma de varilla.
 Pluma óptica.
 Tableta y pluma digitalizadora.
 Documentos retornables OCR.
 Recopilación de datos de una fuente original.
Dispositivos Ópticos

19. Dispositivos de captura de datos para la entrada
 Formularios sensibles a marcas.
 Formas perforadas
 Códigos de barras.
 Cintas de datos.
 El uso de terminales inteligentes.
Dispositivos de reconocimiento de caracteres
en tinta magnética

20. Captura de Datos para la Entrada
Las formas deben ser fáciles de llenar.
Las formas deben satisfacer el propósito para lo que
fueron diseñadas.
Las formas deben ser diseñadas para asegurar su
llenado preciso.
Las formas deben ser atractivas.
Lineamientos para el diseño de pantallas

21. En relación al diseño de las entradas al
computador (pantallas de ingreso), existen
algunos aspectos que deben considerarse,
tales como:
Codificación
Validación de las entradas
Otras consideraciones para captura efectiva
La calidad de la entrada de un sistema
determina la calidad de la salida.
Captura de Datos para la Entrada

22. Captura de Datos para la Entrada
Codificación
• Una de las maneras mediante las cuales pueden introducirse los
datos, con mayor precisión y eficacia es utilizando diversos
códigos previamente establecidos.
• Al proceso de expresar datos ambiguos o complicados en
dígitos o letras que se capturan con facilidad se le denomina
codificación.
Significa que
utilizaremos
códigos para
representar
diferentes cosas en
el sistema.

23. Tipos de codificación
 Código de secuencia simple
 Código de derivación alfabética
 Código de clasificaciones
 Código nemotécnicos
 Código de secuencia en bloque
 Códigos de función
 Ocultado de información
Captura de Datos para la Entrada

24. Reglas para el uso de códigos
Los códigos no deben ser largos
Los códigos deben ser estables
Los códigos deben ser únicos
Los códigos deben poderse ordenar
Los códigos debe ser claros
Captura de Datos para la Entrada

25. Captura de Datos para la Entrada
Durante el proceso de entrada de datos pueden ocurrir
errores que tienen que ser detectados y corregidos
antes de guardar los datos o procesarlos. Para realizar
esto existen tres categorías principales de métodos:
1. Verificación de la transacción.
2. Verificación de los datos de la transacción.
3. Cambio de ellos.
Validación de la Entrada

26. Captura de Datos para la Entrada
1. Verificación de la transacción
• Cuando se trabaja por lotes, puede ocurrir que las transacciones se
acumulen y no se procesen justo en el momento en que se ejecutan,
esto trae como consecuencia un alto riesgo de que alguna de ellas no
se procese correctamente o que sea olvidada.
• Un método de control de lotes es asignar una cantidad limitada de
lotes, las transacciones se van acumulando por ejemplo en grupos de
50 registros. Cada uno de estos grupos forma un lote, los lotes
indudablemente se van a acumular y es posible que el analista
especifique un número de serie para cada lote de manera de
identificarlos con facilidad para que ninguno de ellos pase por alto y
no sea procesado.
Validación de la Entrada

27. Captura de Datos para la Entrada
2. Verificación de los datos de la transacción
Las transacciones validas pueden contener datos inválidos,
entonces los analistas deben establecer métodos de validación
de datos cuando se desarrollan los procedimientos de entrada.
Verificación de los Datos
1. Pruebas de existencia
Estas pruebas examinan los campos que son necesarios que contengan
datos, para que no sean dejados en blanco o vacíos.
Tipos de prueba
2. Pruebas de límites y rangos
Validan el mínimo y el máximo de caracteres aceptables para un
dato.

28. Captura de Datos para la Entrada
3. Pruebas de combinación
Cuando un solo dato afecta a los demás, por ejemplo al introducir
una categoría no se puede colocar en los otros campos datos que
no tengan que ver con esa categoría, por ello se valida si todos
esos campos tienen relación.
4. Procesamiento duplicado
Es procesar lo mismo varias veces y comparar los resultados
obtenidos para conocer la veracidad de los mismos.
Verificación de los Datos
Tipos de prueba

29. Es una pieza de papel que
contiene datos y espacios en
blanco para registrar
información variable, el cuál
tendrá diferente utilización
según el área funcional a la
cual pertenezca, existen
también el ingreso de datos
por pantalla en forma de
formularios similares a las
formas en papel.
Formularios

30. Objetivos Específicos
Facilitar el flujo de información y el
procesamiento de datos.
Imprimir uniformidad en los procedimientos
 Sintetizar y relacionar información.
Dar valor legal a determinadas
transacciones.
Formularios

31. Importancia de los Formulario
Su importancia radica en que sirven de soporte
a las transacciones y los empleados trabajan
guiándose por los formularios, además
cualquier acto administrativo se refleja en un
formulario.
Uso de los Formularios
Se utilizan para garantizar la uniformidad de
información, dar precisión y para eliminar la
necesidad de copiar a mano
Formularios

32. Extremo superior o cabeza
Se utiliza para los datos iníciales del
formulario, como identificación del
organismo, título o denominación de la
forma y otros. Representa la
introducción respecto a la acción que
se va a desarrollar en el cuerpo del
formulario.
Partes de un Formulario
Cuerpo del formulario
Contiene el mayor grupo de datos del
formulario, que son los que generan la
acción implícita los cuales se determinan,
de acuerdo con la información que se
desea obtener, mediante la utilización de
la forma. Se analizan las decisiones acerca
de los datos y la distribución siguiendo
una secuencia lógica de colocación.

33. Partes de un Formulario
Extremo inferior o pie
Contiene los datos de cierre o
conclusión del formulario, firmas
y sellos para aprobar o conformar
la información registrada en el
cuerpo del mismo, y también se
asienta el código de registro

34. El término "estilo de interacción" se utiliza para agrupar las
diferentes maneras en que los usuarios interaccionan con el
ordenador.
La clasificación de estilos de interacción más aceptada es la
de Ben Shneiderman quien en terminología anglosajona
denomina "Form Fillin" al estilo de interacción con
formularios.
Un dato importante para quienes deseen buscar información
relativa a formularios ya que las búsquedas con el término
"Form Fillin" obtendrán resultados mucho más relevantes que
las que se hagan con el término "Formulario".
Estilo de interacción Form Fillin

35. Directrices de usabilidad para el diseño de formularios
Shneiderman proporciona la siguiente lista de
directrices de diseño:
Dar un título al formulario que exprese claramente su
función.
Las instrucciones han de ser breves y comprensibles.
Hacer grupos lógicos de campos y separarlos con blancos.
Por ejemplo: nombre, primer apellido y segundo apellido es
un grupo lógico.
Aspecto ordenado alineando los campos y las etiquetas.
Las etiquetas de los campos deben usar terminología
familiar.
Ser consistente en el uso de los términos, es decir, usar
siempre las mimas palabras para los mismos conceptos.

36. Directrices de usabilidad para el diseño de formularios
 El tamaño visible del campo debe corresponderse con
la longitud del contenido que ha de introducir el
usuario.
 Permitir el movimiento del cursor por medio del
teclado y no solo con el mouse.
 Permitir que el usuario pueda corregir con libertad los
caracteres que ha introducido en los campos.
 En donde sea posible, impedir que el usuario
introduzca valores incorrectos. Por ejemplo, impedir
que introduzca caracteres alfabéticos en campos que
solo admiten valores numéricos.

37. Directrices de usabilidad para el diseño de formularios
Si introduce valores incorrectos, indicar en un
mensaje cuales son los correctos.
Avisar cuanto antes al usuario si ha introducido
valores incorrectos. Si es posible, no esperar a que
haya rellenado el formulario totalmente.
Marcar claramente los campos opcionales.
Si es posible, colocar explicaciones o la lista de los
valores válidos al lado de los campos.
Dejar clara la acción que debe hacer el usuario al
terminar de rellenar el formulario.

38. Se pueden clasificar según su uso como breves,
eventuales, pilotos y definitivos; según su
aspecto funcional pueden presentarse como
convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones,
quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de
renta, entre otros.
Según su diseño pueden ser:
• Líneas,
• Recuadros
• Columnas.
Clasificación de los Formularios

39. El proceso de elaboración del formulario comienza
con el diseño del mismo, siguiendo las pautas para
el desarrollo exitoso del proceso y para ello se
deben cumplir la fase del:
• Pre-diseño,
• Diseño
• Post-diseño
Diseño de Formularios

40. Fases para el diseño de Formularios
En esta fase se debe realizar una lista de comprobación y determinar
con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con
los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para
comprobar la efectividad del pre-diseño y proceder a realizar la fase
del diseño.
En esta fase se busca ordenar lógicamente los datos fijos en la hoja, se
comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema
debe contar en las casillas 2,5 mm por carácter, para las entradas que se
van a hacer con máquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se
introducirán a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de
los datos.
Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del
papel, color de la tinta, papel carbón total o parcial, perforaciones,
para el archivo, tipos de impresión por una o ambas caras; de ser el
caso, dirección de datos, márgenes, numeración, numero de
ejemplares, fecha de entrega e impresión continua.
diseñopre-diseñopost-diseño

41. Composición Visual de los Formularios
Espacio en blanco
Los formularios han de dar sensación de claridad evitando
lo que podríamos llamar el exceso de tinta (texto, líneas,
recuadros, iconos, etc.)
Para ello las principales recomendaciones son:
• Sustituir líneas y recuadros de separación por espacio
en blanco.
• Eliminar grafismos innecesarios. Por ejemplo, no abusar
de los recuadros de grupo y sobretodo nunca poner un
recuadro de grupo dentro de otro.
• El espacio ocupado por texto y grafismos no debe
sobrepasar el 40% del total.

42. Diseño de formularios :
Composición Visual de los Formularios

43. Cuando están bien diseñados los formularios de entrada, las
pantallas y los formularios interactivos para contestar en la web
deben satisfacer los objetivos de:
Calidad en el diseño de entradas
Todos estos objetivos se pueden lograr siguiendo principios
básicos de diseño, sabiendo que necesita el sistema como entrada
y entendiendo como responden los usuarios a los diversos
elementos de los formularios y las pantallas.
 efectividad
 precisión
 facilidad de uso
 Consistencia
 simplicidad
 atractivo

44. Conclusiones
Conclusiones El analista de sistemas debe contar con la capacidad
para diseñar formularios completos y útiles.
Analizamos como se debe diseñar formularios de
entrada funcionales para los sistemas de información.
Estudiamos como diseñar pantallas de entrada
atractivas para los sistemas de información.
Aprendimos que los formularios bien diseñados tienen
siete secciones