2. AGENDA / KATITIKAN NG PULONG
Ang katitikan ng pulong ay isang mahalagang gawain at isang
pangangailangan sa industriya o trabaho. Dito ay matututo kang makibahagi sa
talakayan upang una; makabuo o makagawa ng desisyon, mosyon, o boto, ikalawa;
makapagplano ng mga hakbang na kailangang gawin, at ikatlo; matukoy at
makasubaybay sa mga plano at aksiyon sa loob patungkol sa pinag-usapan.
Bawat miyembro ng isang pulong ay nagnanais na magkaroon ng isang
payapang pagpupulong. Isang organisadong pagpupulong na may tiyak na paksang
pag-uusapan at may kaakibat na mga layunin.
Ang pakikibahagi sa ganitong gawain ay nagbubunsod upang ikaw ay
makabuo ng bagong ideya o matukoy ang pinakamahalagang kaisipan sa isang
usapan.
Masusubok din dito ang iyong kakayahan sa pagsasaaayos ng mga kaisipan
hinggil sa larangan na iyong kinabibilangan.
3. AGENDA: LISTAHAN NG MGA TATALAKAYIN SA
ISANG PORMAL NA PAGPUPULONG.
Ayon kay Sudpraser (2014), ang agenda ang nagtatakda ng
mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng
maayos at sistematikong agenda ang isa sa mga susi ng
matagumpay na pulong. Napakahalagang maisagawa ito
nang maayos at maipabatid sa mga taong kabahagi bago
isagawa ang pulong. Narito ang ilang kahalagahan ng
pagkakaroon ng agenda ng pulong.
4. 1. Ito ang nagsasaad ng mga sumusunod na mga impormasyon:
1.1 Mga paksang tatalakayin
1.2 Mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng paksa
1.3 Oras na itinakda para sa bawat paksa
2. Ito rin ang nagtatakda ng balangkas ng pulong tulad ng pagkakasunod-
sunod ng mga paksang tatalakayin at kung gaano katagal ang pag-uusapan
ang mga ito.
3. Ito ay nagsisilbing talaan o tseklist na lubhang mahalaga upang matiyak
na ang lahat ng paksang tatalakayin ay kasama sa talaan.
4. Ito ay nagbibigay rin ng pagkakataon sa mga kasapi sa pulong na
maging handa sa mga paksang tatalakayin o pagdedesisyunan.
5. Ito ay nakatutulong nang malaki upang manatiling nakapokus sa mga
paksang tatalakayin sa pulong.
5. MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG AGENDA
1. Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya
naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkaroon ng pulong
tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at
lugar.
2. Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan
ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang
magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa
mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng agenda
ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang
ng minutong kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
6. 3. Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga
agenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung
ang talaan ng agenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung
saan makikita ang agenda o paksa, taong magpapaliwanag, at oras kung
gaano ito katagal pag-uusapan.
4. Ipadala ang sipi ng agenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw
bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong,
at kung kalian at saan ito gaganapin.
5. Sundin ang nasabing agenda sa pagsasagawa ng pulong.
MGA HAKBANG SA PAGSULAT NG AGENDA
7. MGA DAPAT TANDAAN SA
PAGGAMIT NG AGENDA
1. Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng
sipi ng agenda. Ginagawa ito upang matiyak na ang bawat
taong dadalo sa pulong ay may sapat na kaalaman hinggil sa
mga paksang pag-usapan.
2. Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na
mahahalagang paksa. Ginagawa ito upang matiyak na kung
kulangin man ang oras para sa pagpupulong ay natalakay na
ang mahahalagang paksa.
8. 3. Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung kinakailangan.
Tiyakin na nasusunod ang itinakdang oras para sa mga paksang tatalakayin. Maging
conscious sa oras na napagkasunduan. Huwag maging maligoy sa pagtalakay ng mga
paksa. Kung sakaling sumobra sa itinakdang oras ang pagtalakay sa isang paksa dahil
mahalaga ito at nangangailangan ng higit na paglilinaw, maaaring mag-adjust ng oras
ng pagtalakay sa ibang agenda na maaaring matalakay nang mas mabilis.
4. Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng agenda. Ang
pagsunod sa itinakdang oras ay nangangahulugan ng pagrespeto sa oras ng iyong mga
kasama. Kung maaari ay maglagay ng palugit o sobrang oras upang maiwasan ang
pagmamadali.
5. Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng agenda. Makatutulong
nang Malaki kung nakahanda na rin sa kasama ng agenda ang mga kakailanganing
dokumento para sa mga paksang nangangailangan ng estadistika, kompyutasyon, at iba
pa upang mas madali itong maunawaan ng lahat at walang masayang na oras.
9.
10. KATITIKAN NG PULONG
Ang pulong ay mababalewala kung hindi maitatala ang mga
napag-usapan o napagkasunduan. Ang opisyal na tala ng isang
pulong ay tinatawag na Katitikan ng Pulong. Ito ay kalimitang
isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o
nagtatataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa
pulong. Higit na napagtitibay ang mga napag-usapan at
napagksaunduan kung ito ay maingat na naitala at naisulat. Kaya
naman napakahalagang maunawaan kung paano gumawa ng isang
organisado, obhetibo, at sistematikong katitikan ng pulong.
11. MAHAHALAGANG BAHAGI NG
KATITIKAN NG PULONG
1. HEADING- Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan,
organisasyon, o kagawaran. Makikita rin dito ang petsa, ang lokasyon at
maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.
2. MGA KALAHOK O DUMALO- Dito nakalagay kung sino ang nanguna
sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga
dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban
o hindi nakadalo ay nakatala rin dito.
3. PAGBASA AT PAGPAPATIBAY NG NAGDAANG KATITIKAN NG PULONG-
Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o
may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.
12. 4. ACTION ITEMS O USAPING NAPAGKASUNDUAN- (Kasama sa
bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong
bahagi ng nagdaang pulong). Dito makikita ang mahahalagang tala
hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahaging ito
kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang
desisyong nabuo ukol dito.
5. PABALITA O PATALASTAS- Hindi ito laging makikita sa katitikan
ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula
sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para
sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.
6. ISKEDYUL NG SUSUNOD NA PULONG- itinatala sa bahaging
ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
13. 7. PAGTATAPOS- Inilalagay sa bahaging ito kung anong
oras nagwakas ang pulong.
8. LAGDA- Mahalagang ilagay sa bahaging ito ang
pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung
kailan ito isinumite.
14. MGA DAPAT GAWIN NG TAONG NAATASANG
KUMUHA NG KATITIKAN NG PULONG
Ayon kay Bargo (2014), dapat tandaan ng sinumang
kumukuha ng katitikan ng pulong na hindi niya trabahong
ipaliwanag o bigyang-interpretasyon ang mga napag-
usapan sa pulong, sa halip, ang kaniyang tanging gawain
ay itala at iulat lamang ito.
15. ANG KUMUKUHA NG KATITIKAN NG
PULONG AY KINAKAILANGANG:
1. Hangga’t maaari ay hindi nakaisa sa nasabing pulong.
2. Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
3. May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong.
4. Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong.
5. Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda.
6. Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at
kompletong heading.
7. Gumamit ng recorder kung kinakailangan.
8. Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos.
9. Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan.
10. Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong.
16. MGA DAPAT TANDAAN SA PAGSULAT NG
KATITIKAN NG PULONG
BAGO ANG PULONG
• Magpasiya kung anong paraan ng pagtatala ng katitikan
ang iyong gagamitin.
• Tiyaking ang gagamitin mong kasangkapan ay nasa
maayos na kondisyon.
• Gamitin ang adyenda para gawin nang mas maaga ang
outline o balangkas ng katitikan ng pulong.
17. HABANG ISINASAGAWA ANG PULONG
• Ipaikot ang listahan ng mga taong kasama sa pulong at hayaang lagdaan ito ng
bawat isa.
• Sikaping makilala kung sino ang bawat isa upang maging madali para sa iyo na
matukoy kung sino ang nagsasalita sa oras ng pulong.
• Itala kung anong oras nagsimula ang pulong.
• Itala lamang ang mahahalagang ideya o puntos.
• Itala ang mga mosyon o mga suhestiyon, maging ang pangalan ng taong
nagbanggit nito, gayundin ang mga sumang-ayon at ang naging resulta ng
botohan.
• Itala at bigyang pansin ang mga mosyon na pagbobotohan o pagdedesisyunan.
• Itala kung anong oras natapos ang pulong.
18. PAGKATAPOS NG PULONG
• Gawin o buoin ang katitikan ng pulong pagkatapos na pagkatapos ng pulong.
• Huwag kalimutang itala ang pangalan ng samahan o organisasyon, pangalan ng
komite, uri ng pulong at maging ang layunin nito.
• Itala kung anong oras ito nagsimula at natapos.
• Isama ang listahan ng mga dumalo at maging ang pangalan ng nanguna sa
pagpapadaloy ng pulong.
• Basahin muli ang katitikan ng pulong bago tuluyang ipasa sa kinauukulan para sa
huling pagwawasto nito.
• Ipasa ang sipi ng katitikan ng pulong sa kinauukulan o sa taong nanguna sa
pagpapadaloy nito.
