2008年ごろに研究室の学生にGTDを広めるときに使った資料

1. 体験ＧＴＤ
～知的作業に区切りをつける方法～
後藤 祐一

2. 体験ＧＴＤの流れ
• レクチャー（ 40 分程度）
– ＧＴＤ登場の背景
– ＧＴＤの概略
• 体験（ 2 時間程度）
– 収集（ 1 時間半）
– 処理（ 30 分）
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3. 今の仕事と昔の仕事の
性質が違っている
• 「仕事の終わりがどんどんはっきりしなくなっている」
• 昔：仕事の終わりが目に見えた
– 例：工場での製品組み立て、農作物の収穫
• 今：仕事の終わりが明確でない
– 例：論文・報告書の提出
（指導教員・上司の一言でゴールが変わる）
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4. いつでも頭の中がモヤモヤ
• 「あれは、もうやったっけ？」
• 「あの仕事はもう終わりにしてよいのかなぁ？」
• 「何かやり忘れているような気がする」
いつも仕事に追われている
ような感覚に陥ってしまう
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5. しかも仕事は常に増えていく
• 一つの仕事を始めると十個の仕事が発生する
• ある仕事をマニュアル化したら、より難度の高い仕
事に取り組まなくてはならなくなる
3 日前の仕事
2 日前の仕事
昨日の仕事
今日の仕事
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6. ストレスを軽減して仕事をするためには？
1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識
的に把握する
2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行
動を決める
3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できる
システムで管理し、定期的に見直す
GTD の提唱者：デビット・アレンの主張
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7. GTD: Getting Things Done
• David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free
Productivity, Penguin books, 2001.
( 邦訳：仕事を成し遂げる技術―ストレスなく生産性を発揮
する方法 , はまの出版 , 2001 年）
• GTD ：
デビッド・アレン氏が提唱する仕事の管理法。
著書の頭文字をとってこう呼ばれる
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8. GTD の目的
• “ 仕事や生活の雑事につねに追いかけられているような気
分にみんなうんざりしている。これまで逃してきたチャン
”スを活かし、創造的な思考を楽しむ余裕を取り戻したい
[ デビッド・アレン，ストレスフリーの仕事術 ]
• 上記の実現するのが GTD の目的
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9. GTD の基本的考え
1. 頭の中の「やりかけの仕事」を全部書き出して意識的に
把握する
2. 書き出したやりかけの仕事に対して次にとるべき行動を
決める
3. そうして決めた「次にとるべき行動」を信頼できるシス
テムで管理し、定期的に見直す
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10. 仕事を全部書き出す
• 頭の得意なことそうでないこと
– 得意なこと：創造すること、考えること
– 不得意なこと：覚えておくこと
• 頭はデータ倉庫ではない
• 次にとるべき行動は、現在の状況を正しく把握できてい
なければ正しく選ぶことはできない
• 「それが頭の中にあるかぎり、頭の中はクリアにならな
い」
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11. 次にとるべき行動を決める
• 抽象的な仕事は終わりが決められない。
具体的な仕事は終わりが決められる
• 抽象的な仕事は終わりが想像できない。
具体的な仕事は終わりが想像できる
• 抽象的な仕事は何をしてよいのかわからないので仕事を
始め難い
具体的な仕事は何をするのかがはっきりしているので仕
事を始め易い
最初の一歩を踏み出すことが仕事を
終わらせる一番のコツ 11

12. 信頼できるシステムで管理する
• 一度に一つのことだけでなく、いっぺんにたくさん
のことをまとめてやろうとするのが混乱の元
• 状況や現在の自分の状態によって、方法を変えるの
ではなく、いつでも同じ方法で「次にとる行動」を
管理する
• そうすることで、自分を厳しく律する必要はなく、
ただ、規律あるやり方にいつも従うだけでよくなる
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13. 定期的に見直す
• あのときできなかった行動が今できるようになって
いるかもしれない
• 「次にとるべき行動」を実際に行うタイミングにあ
るかを定期的にチェックする必要がある
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14. 再び GTD の目的
• “ やりかけの仕事を片付けることによって、本当にや
りたいことのために集中力と創造的なエネルギーを
”１００パーセント使えるようにすること [ ストレス
フリーの仕事術 ]
• “ 今までで一番すばらしかったアイデアは自分の
ToDo ”リストにはなかった [ 配布資料より ]
• リストにあげた仕事をひたすら消していくのが目的
ではなく、リストにあがっていない仕事に対して大
きな安心を持って立ち向かえることがポイント！
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15. GTD の概略
• ５つのステップ
– 収集、処理、整理、レビュー、実行
• すべてを一箇所にまとめる
– リストを物理的に一箇所（ひとかたまり）にまとめる
– 次にやるべき行動がわからなくなったときに「そこ」だ
けを見れば良いようにしておく
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16. 収集（ 1/2 ）
• 頭にある全ての事柄を紙の上に書き出す
– 分類しない
– 実現するかしないかも問わない
– ちょっとでも気にかかっていることはすべて書き出す
– 仕事、プライベート、壮大、些細を問わない
• 一度に一つのことをするのが GTD のポイント
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17. 収集（ 2/2 ）
• 初回は最低 1 時間。できれば 2 時間ぐらいかける
• もう、本当に頭の中に何もないというところまで書
き出す
• 手が止まったら配布資料のトリガーリストを利用し
てみる
• 自分だけが分かれば良いので、形式や正確な表現か
どうかは問わない
• 2 回目以降も必ず、まず分類せずに書き出すことか
ら始めること
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18. 処理（ 1/2 ）
• 配布資料の 23 ページにあるフローチャートに従い、書き
出した仕事を分類する
• 分類項目についての細かい説明は配布資料を参考のこと
• このフローチャートは基本形なので、自分の状況にあわせ
て自由に改変してよい
• 重要なのは一つ残らず分類すること
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19. 処理（ 2/2 ）
• 物理的なアクション（次にとるべき行動）は具体的に書く
こと。すなわち、自分がそれを行う様子が想像できるよう
に書くこと
• 複数のアクションから成り立つものは「プロジェクト」と
すること
• ちょっとでも延期したい気分があれば「いつかやる」に分
類する
• 自分に見栄を張ってもしょうがないので正直に分類するこ
と
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20. 整理
• 分類されたそれぞれのリストを自分が使い易いように整理
する
• 後藤の場合は一日中パソコンの前に座っているので、すべ
て Web ベースでリストを管理している
• Checkpad
http://www.checkpad.jp/
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21. レビュー
• 頭の中に仕事が浮かんだらすぐにリストに書き出す
• 定期的にリストを見直す
– 終わった仕事を消す
– 分類を変更する
「プロジェクト」→「次のアクション」
• 週に一度はすべてのリストに目を通す
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22. 実行
• 今の状況、気力、持ち時間を考慮してリスト上の仕事を実
行していく
• 何をするべきかわからなくなったり、ぽっかり時間があい
たときにはリストを眺めて、その状況にあった仕事を実行
する
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23. GTD を頭の中以外にも適用する
• 本来は GTD は頭の中の仕事だけを対象にしておらず、書類
整理やコンピュータのファイル整理も同じ方法で行うこと
を推奨している
• 収集→処理→整理→レビュー→実行
• 私が理解する GTD のポイントは
「覚えるべきことは頭の中におかない 」
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24. GTD を 1 年半続けてみて（ 1/2 ）
• 良い点
– 細かい仕事を比較的忘れなくなった
– わからなくなったら「リスト確認すればいいや」と
いう気楽さができた
– 新しいアイデアを忘れずにメモしておけるように
なった
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25. GTD を 1 年半続けてみて（ 2/2 ）
• 悪い点（微妙な点）
– 記憶力が落ちたような気がする：リストに書いていない
仕事はバッサリと忘れる
– 常にメモができる環境にないと GTD を続けられない
– Web ベースで管理しているので、インターネットにつ
ながることができないと無力
– 週次レビュー（ 1 週間に一度の全リスト点検）がいまだ
に習慣づけられない
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26. GTD 体験
• 収集、処理までを実際にやってみましょう
• A4 用紙を一人 3 枚ずつ配布します
• 1 時間半集中して頭の中の事柄を紙に書き出して
みましょう
• トイレ休憩を 5 分とります。飲み物も用意してください
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27. 収集
• 決して分類しないこと
• 重要なこと、つまらないこと、仕事のこと、プライベート
のこと、緊急度の高いこと低いこと、実現可能そうなこと
そうでないこと。なんでも書いてください
• あいまいな仕事「論理学の勉強」でもとりあえず OK です
• 配布資料の最後にある「トリガーリスト」もご利用くださ
い
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28. 処理
• 紙を 5 枚配るのでそれぞれを以下のように名づけてく
ださい
– いつかやる
– プロジェクト
– 連絡待ち
– 次にとる行動
– 資料
• 「カレンダー」は日付つきで「次にとる行動」にいれ
てください
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29. 終わり
• 少しでもみなさんの役に立てたならば幸いです
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