O documento discute o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) como aliado na melhoria contínua de processos. Apresenta problemas com métodos obsoletos de trabalho e falta de integração tecnológica. Defende a necessidade de métodos alternativos de gestão do conhecimento, informação e documentos para melhorar a produtividade.

1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.

2. Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias

3. Introdução

4. Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação Falta Motivação Problemas com a formação Nossa razão de existir - Agradecimentos

5. Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente. Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Nossa razão de existir - Agradecimentos

6. Métodos alternativos de Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos Trabalho braçal Bando de Dados X Banco de Dados Processos Produtos Relacionamentos Nossa razão de existir - Agradecimentos + + +

7. Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica comprometida Tecnologia distante da realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada. Nossa razão de existir - Agradecimentos

8. Levantamento & Diagnóstico

9. Gerimos Informações e Conhecimento para... Entrevista Questionário Documentos Organizacionais

10. Análise Integrada de Processos com Informação Hardware + Software + Peopleware

11. Projeto Informacional

12. Gestão de Projeto - PMI

13. Processo Informacional

14. “ Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.” BPM - Processos vs Eventos de Negócio

15. Empresa = Coleção de Processos

16. Redesenho do Processo Informacional

17. Gestão de Acervo

18. Matriz Classificação do Documental TERMOS SINONIMOS CONCEITOS TAXONOMIA RELAÇÕES AXIOMAS TEXTO TEMA TÍTULO THESAURUS VOCÁBULARIO CONTROLADO ESPÉCIE DOCUMENTO CATEGORIA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO

19. Legal Atualização Validação Responsabilidade TMS Mídia & Suporte Matriz Temporal TTL TVD TVD TRD TRD TAD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia

20. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

21. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD

23. Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental

24. Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! Gestão Documental – Fim da Duplicidade

25. Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão! Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo

26. Alguns Produtos Entregues

27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220

28. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN Á LISE DO ACERVO CLASSIFICA Ç ÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabul á rio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA CVD INDEX TIPO / ESP É CIE DOCUMENTAL / VOCABUL Á RIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVI Ç O M É DICO 11 anos CC Nome Per í odo Setor / Á rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea NOTA_FISCAL DE_SERVI Ç O MEDICO 11 anos CC Fornecedor CNPJ Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea EXAME M É DICO Permanente CRM Empregado Per í odo

29. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicita ç ão Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Autoriza ç ão Expurgo de Documento Visualiza ç ão Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão - Usu á rios) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Execu ç ão Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualiza ç ões Expurgo de Documento Gestão Localiza ç ão F í sica do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualiza ç ão dos Documentos

30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “ Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)

32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste documento denominado “ Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “ Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. Termo de abertura: DOCUMENTO DATA DE ESPURGO CONFIRMA EXPURGO NOVA DATA PARA EXPURGO JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO [nome do documento] __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__

33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Termo de encerramento: Nome: UNO: Nome: UNO

34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

36. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

37. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : [email_address] [email_address] www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br

38. OBRIGADO! [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias Em memória de Rubens Zacarias