1. Universidad de Panamá
Facultad de Humanidades
Escuela de Archivología
Reglamentación Archivística 420
Análisis de los Sistemas de Archivo de
Costa Rica y Colombia
Por
Contreras, Lorna 8-241-86
Otero, Yadira 8-381-68
Sánchez, Zeledith 2-709-2493
Zeballos, Romelia 8-375-781
Licenciatura en Gestión Archivística
IV Año, Nocturno
Fecha
Lunes, 11 de julio de 2011

2. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3
1. Dirección General de Archivo de Costa Rica 4
1.1. Antecedentes y Ley de Creación 4
1.2. Archivo Histórico 7
1.3. Archivo Intermedio 8
1.4. Archivo Notarial 8
1.5. Funciones Generales 8
1.6. Organización Administrativa 9
1.6.1. Nivel Político 10
1.6.2. Nivel Ejecutor 10
1.7. Organigrama 11
1.8. Junta Administrativa 12
1.9. Sistema Nacional de Archivo y Seguridad Jurídica 13
1.9.1. Actividades Centrales 13
1.9.2. Objetivos Estratégicos 14
1.9.3. Valores 14
1.9.4. Factores Claves de Éxito 15
2. El Archivo General de Colombia AGN 16
2.1. Funciones 16
2.2. Patrimonio Documental 17
2.3. Fondos Documentales 18
2.4. Servicios 19
2.5. Programas para Niños y Niñas 20
2.6. Rescate y Divulgación de la Memoria Visual en Colombia 21
2.7. Sistema Nacional de Archivo 22
2.7.1. Órganos Ejecutores 23
2.7.2. Comités por Sectores 23
2.7.3. Comités por Funciones 24
Conclusión 25
Bibliografía 26

3. Introducción
El presente trabajo destaca la importancia de un Archivo, que es considerado no sólo
por la calidad de los contenidos conservados, sino también la edad que tienen, su posible
reutilización real o potencial que han tenido, pueden tener o tendrán en un futuro.
El Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica, administra el Patrimonio Documental
de la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad
de preservar y difundir el acervo documental de la Nación que garantiza el acceso de las
personas a la información, la transparencia de la Gestión Administrativa y sustenta la toma
de decisiones, a través de una gestión eficiente.
El Sistema Nacional de Archivos de Colombia (SNA) Fue creado con el propósito de
orientar permanentemente planes, programas y proyectos que integraran el conjunto de
Archivos Públicos y Privados existentes en el país.
El SNA promueve la modernización archivística en todos los niveles de la
Administración Pública y en las diferentes ramas del poder, la normalización en las
funciones y labores archivísticas esenciales, el empleo de nuevas tecnologías en el manejo
de la información y apoya la organización técnica, el acceso y la difusión de los Archivos
colombianos, cualquiera que sea su soporte.

4. 4
1. Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica
El Archivo Nacional de Costa Rica, es la Institución que reúne,
conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos,
audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el patrimonio
documental de La Nación y es la institución rectora del Sistema
Nacional de Archivos.
Edificio ubicado en Zapote
1.1. Antecedentes y Ley de Creación
El Archivo Nacional, Institución centenaria que alberga el patrimonio documental
costarricense, fue fundado con carácter de oficina según el decreto XXV del 23 de julio de
1881.
Su creación se da dentro de un contexto histórico relacionado con la formación de los
estados centroamericanos y el fortalecimiento de sus propias identidades. Es así, como la
temprana incorporación de Costa Rica al mercado internacional, la fundación de la
República en 1848 y los problemas limítrofes con Colombia, influyeron para que se
propiciara un interés en conocer sus derechos territoriales y su historia
Antiguo Edificio
La labor de don León Fernández Bonilla que, interesado por los antecedentes de la
historia patria, investigó en diversos medios. Como resultado, una ausencia casi total de
información, razón por la cual se dedicó a recopilar libros sobre Costa Rica, investigó en
los Archivos de Guatemala, e inclusive, copió a mano legajos enteros inéditos del Archivo
General de Indias.
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5. De esta manera, escribió su primer volumen de documentos para la historia patria y
convencido de la necesidad de crear el Archivo Nacional en su país, y en su función pública
como Ministro de Hacienda, logró transmitir su interés a las autoridades gubernamentales,
por lo que se dictó el Decreto de creación de lo que llegaría a ser el Archivo Nacional de
Costa Rica.
El trabajo de centralizar y ordenar la documentación fue muy intenso y estuvo al
principio bajo la responsabilidad del guatemalteco, jurisconsulto, don Rafael Machado
Jáuregui. En mayo de 1882 asume esta tarea don León Fernández Bonilla.
Es interesante destacar que anterior al decreto de creación de la oficina destinada para
los archivos, se dictó el Decreto XXIII que ordenaba a los jueces organizar sus archivos
"mientras se organiza la oficina para los Archivos Públicos de toda la República".
Es así, como el Archivo Nacional alberga dentro de sus primeros fondos los documentos
judiciales, los provenientes del Archivo de Cartago y de otras poblaciones existentes.
Como producto de esta primera etapa, se elaboró los siguientes instrumentos de acceso y
control de la información: el índice general de los documentos del Archivo de Cartago, el
tomo I de los protocolos de Cartago y el índice de las mortuales del Archivo de Cartago,
Alajuela y Heredia.
Además, los tomos III y IV de los índices de los expedientes civiles y criminales del
Archivo de Cartago.
Por otra parte, el señor Francisco María Iglesias, director de esta entidad en dos
ocasiones (1883 y 1888), se interesó por la recopilación y conservación de los documentos
concernientes a la Independencia. Producto de ello es la publicación de su obra
"Documentos relativos a la Independencia".
Otro aporte que benefició al acervo documental del momento, fue la donación del
gobierno de Guatemala, a través del General Justo Rufino Barrios, de los documentos
producidos en su país que habían sido enviados a la Audiencia Real para su respectiva
sentencia. De esta forma se constituyó la serie Guatemala.
Estos esfuerzos de centralización y organización de la documentación en los Archivos
Nacionales, permitieron la concienciación de las autoridades de la Entidad en la necesidad
de la conservación de estos documentos tan importantes, que empezaban a despertar el
interés en aquellos que deseaban indagar sobre su historia.
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6. Para un funcionamiento adecuado la Institución necesitaba de un respaldo Legal. El cual
se va dando paulatinamente hasta la aprobación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de
Archivos, el 24 de octubre de 1990. Al respecto presentamos algunos datos precedentes a la
creación de esta Ley.
Los antecedentes de la organización de Archivos se evidencian a través de los Decretos
y disposiciones de La Corona Española durante la primera mitad del siglo XVI, donde
establecen que "las ciudades y villas guardaran los papeles más importantes en un Archivo,
el cual estaría dotado de tres llaves que estaban en manos de tres personas para así asegurar
su conservación". Además, en el período de consolidación de la Independencia se notó un
interés por parte de las poblaciones por conservar aquellos documentos que evidenciaran su
historia.
En 1825 se menciona la existencia de un Archivo Administrativo ordenado
cronológicamente, el cual pertenecía a la Asamblea Constituyente. En 1834 con el Decreto
LX del 4 de abril, se crea el Archivo Judicial para custodiar los expedientes. Siete años
después, sale a la luz pública el Reglamento para la Administración de Justicia, en el cual
se establece la forma como se deben ordenar los expedientes, las restricciones de su
consulta fuera del Archivo y señala también las condiciones que debe tener el local que
custodia los expedientes.
A mediados del siglo XIX en 1859, por Decreto XVIII del 29 de agosto, se crean los
Archivos Judiciales en las ciudades capitales de provincias, recomendándose la elaboración
de índices. En 1878 bajo el Decreto XIII, se establece en San José un Archivo Judicial y de
Comercio con el fin de conservar en orden, seguridad y perfecto estado estos documentos.
En este contexto se establece el Archivo Nacional en 1881, cuyo Decreto destaca que se
custodiarán "todos los papeles, expedientes, libros, legajos y protocolos relativos a materias
civiles, criminales, eclesiásticos, militares, municipales de Hacienda y Administración.
El 19 junio de 1894 por acuerdo gubernamental, los Archivos Nacionales dejan de
depender de la Secretaría de Hacienda, pasando a la Secretaría de Gobernación. Por otra
parte, un logro importante para esta Institución fue la creación del Timbre de Archivos en
1934, cuya recaudación estaría destinada a la construcción de un edificio apto para los
Archivos Nacionales. En 1966, por Ley Nº 3661, se cambia de nombre de Archivos
Nacionales por Archivo Nacional. Lo que evidencia la organización y centralización de los
documentos en un solo Archivo, y en 1980 pasa a ser un programa más del Ministerio de
Cultura, Juventud y Deportes.
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7. En 1990, gracias al empeño de las autoridades de la Institución, se logra aprobar la Ley
del Sistema Nacional de Archivos, con lo cual esta dependencia, adscrita al Ministerio de
Cultura, se convierte en el ente rector de todos los Archivos Estatales del país. Se establece
entre otras disposiciones, que las Instituciones Públicas deberán tener su propio Archivo
Central, además de la creación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de
Documentos, encargada de dictar lineamientos en la materia, con lo cual queda excluida la
posibilidad de destruir o desechar documentos sin previa autorización.
Con esta Ley se asegura la conservación del patrimonio documental costarricense, por lo
que todos los ciudadanos deben conocerla y cumplirla, ya que solo así perpetuaremos la
memoria, a partir de la información contenida en los documentos en el tiempo y en el
espacio.
1.2. Archivo Histórico
Está constituido por todos aquellos documentos con valor científico cultural bienes
muebles que datan del año 1539 hasta documentos modernos con más de 20 años de
antigüedad.
Poseen valor histórico aquellos documentos que permiten conocer el origen histórico y la
situación social, económica, política y cultural de una época o una región.
Ejemplos: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, tratados, expedientes,
protocolos coloniales, regulaciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes,
grabaciones, cintas magnéticas, disquetes y otros que señale la legislación archivística.
En la actualidad la Institución custodia en esta área aproximadamente siete kilómetros
lineales de documentos, algunos de los cuales poseen hasta hoy día valor administrativo y
legal, como es el caso de los tratados limítrofes, Leyes Vigentes.
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8. 1.3. Archivo Intermedio
Lo integran los documentos con valor administrativo legal (prueban derechos,
responsabilidades y ayudan a tomar decisiones a nivel estatal), y eventualmente pueden
llegar a tener valor científico cultural. Son producidos por las oficinas de la Administración
Pública, especialmente los de la Presidencia de la República y los Despachos Ministeriales,
y otros provenientes de entidades públicas desaparecidas como el Banco Anglo
Costarricense. La edad de los documentos oscila entre 2 y 20 años. En la actualidad el
Archivo Intermedio custodia aproximadamente 7 kilómetros lineales de documentos, de los
cuales 1,3 pertenecen al Poder Ejecutivo y 5,7 al Banco Anglo Costarricense.
1.4. Archivo Notarial
Está constituido por tomos de protocolos notariales e índices de escrituras del año 1900
a la fecha. Poseen tanto valor administrativo y legal como valor histórico. En la actualidad
custodia un total de 1.8 kilómetros lineales de documentos.
1.5. Funciones Generales
De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos Nº 7202, las principales funciones Institucionales se indican a continuación:
Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de
Archivos.
Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los
documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la
Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación
privada y particular que le fuere entregada para su custodia.
Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares
descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.
Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con
temas sobre la archivística y ciencias afines.
Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros Archivos
del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.
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9. Entregar a otras Instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de los
fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.
Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales
de la Institución, si éstos no fueren de acceso restringido.
Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los Protocolos Notariales
depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.
Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de
documentos.
Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de
acceso restringido.
Inspeccionar y asesorar en archivística a los Archivos Administrativos Públicos, y a los
privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.
Valorar los documentos de los Archivos para efectos de selección.
Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.
Solicitar, de Instituciones Privadas y de los particulares, información acerca de los
documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices,
registros, censos o micropelículas de esos documentos.
Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.
1.6. Organización Administrativa
La estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN el 02 de enero de 1998 fue modificada
y aprobada como resultado de la cuarta reorganización parcial de la estructura llevada a
cabo en septiembre del año 2008, con el oficio DM-1204 del 27 de octubre de 2008. Dicha
reorganización fue avalada por la Señora Ex Ministra de Cultura y Juventud, María Elena
Carballo Castegnaro, con el oficio DM-1141-08 del 22 de septiembre de 2008. Aprobada
por la Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante el acuerdo Nº 15, tomado en la
sesión Nº 25-2008 celebrada el 01 de octubre de 2008.
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10. 1.6.1. Nivel Político:
 Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.
 Junta Administrativa del Archivo Nacional (cuenta con una Auditoría Interna como
órgano asesor para el adecuado control interno de los recursos).
 Dirección General, con las unidades asesoras de Planificación Institucional y
Asesoría Legal, así como el apoyo de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos como órgano asesor en dicha materia.
1.6.2. Nivel Ejecutor:
 Departamento Archivo Histórico.
 Departamento Archivo Notarial.
 Departamento Conservación.
 Departamento Servicios Archivísticos Externos.
 Departamento Cómputo.
 Departamento Administrativo Financiero.
 Unidad Proveeduría Institucional
 Unidad Financiero Contable
 Unidad Recursos Humanos
 Unidad Servicios Generales
 Unidad Archivo Central
 Unidad Medico de Empresas
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1.7. Organigrama

11. 12
1.8. Junta Administrativa

12. Es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es el órgano rector de dicho
sistema. En el artículo 11 de la Ley Nº 7202 se definen las funciones de la Junta
Administrativa:
Velar por el mantenimiento del edificio del Archivo Nacional.
Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el
óptimo funcionamiento del Archivo Nacional
Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones y
contrataciones directas.
Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y
educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.
Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del
Archivo Nacional necesite.
Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado
desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos. Velar
por la óptima organización de los Archivos Públicos de Costa Rica.
Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por
medios automáticos.
Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las
técnicas archivísticas que se impartan en las escuelas privadas y en los colegios técnico-
profesionales del país.
Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la
archivística.
Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen
archivistas Nacionales e Internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines
con la archivística.
Todas las demás funciones que se le asignen en otras Leyes o Reglamentos.
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13. 1.9. Sistema Nacional de Archivos y Seguridad Jurídica del Ejercicio del Notariado
Los servicios dirigidos al Sistema Nacional de Archivos promoverán la óptima
organización de los Archivos del Estado Costarricense, requisito indispensable para la
modernización de su administración, manejo adecuado de la información, transparencia y
respeto a los derechos ciudadanos.
Las nuevas metodologías de trabajo en asesorías, inspecciones y transferencias de
documentos de la Presidencia de la República, Ministros de Estado y Consejo de Gobierno,
buscarán aprovechar al máximo los recursos institucionales existentes y lograr un mayor
impacto.
La Institución aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacional
para mejorar el nivel de desempeño de las áreas sustantivas y administrativas, así como la
adquisición de tecnología de información y apoyará las acciones emprendidas por
organismos internacionales que se ocupan del desarrollo archivístico.
La Institución considerará y jerarquizará dentro del Plan Institucional de Capacitación
las necesidades de capacitación de los servidores de la institución, diagnosticadas en la
evaluación anual del desempeño.
El Archivo Nacional coadyuvará en el control del ejercicio del notariado en Costa Rica,
con Instituciones tales como el Consejo Superior de Notariado, el Registro Nacional y la
Dirección Nacional de Notariado y dentro del marco jurídico vigente.
1.9.1. Actividades Centrales
El Archivo Nacional promoverá servicios accesibles considerando la diversidad de
usuarios, especialmente a personas con discapacidad.
La Institución se abocará a la finalización de la construcción de la tercera etapa del
edificio del Archivo Nacional, su equipamiento y operación.
El Archivo Nacional gestionará ante el Ministerio de Cultura y Juventud y el Ministerio
de Hacienda, la asignación de mayores recursos presupuestarios para la creación de plazas,
para cubrir los costos de planillas de funcionarios, así como para la acción estratégica de la
construcción de la III etapa del edificio del Archivo Nacional y las necesidades urgentes de
mantenimiento de la infraestructura.
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14. La Institución desarrollará actividades que fomenten la cultura de prevención de riesgos
por desastres naturales o provocados.
Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos) según su
prioridad, el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del Archivo
Nacional, procurando eliminar, disminuir o aceptar los riesgos a los que está expuesta la
institución en su quehacer diario. Cuando las causas que los originan y su solución son
exógenas, se trasladará el riesgo a quien corresponda técnica y legalmente.
La Junta Administrativa del Archivo Nacional procurará que la Institución cuente con
las instalaciones físicas y el equipamiento necesario para su buen desenvolvimiento. La
Institución analizará y procurará soluciones para la actualización del marco jurídico
institucional vigente.
1.9.2. Objetivos Estratégicos
El Archivo Nacional de Costa Rica planifica y programa año a año sus metas y
actividades por medio del Plan Operativo Anual (POI), lo que permite el logro de sus
objetivos, en estrecha relación con la misión y visión institucional. Los objetivos definidos
son los siguientes:
 Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de
difusión, novedosas, más atractivas.
 Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de
las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.
 Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº
7202, de las Instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos,
mediante la inspección de las mismas.
1.9.3. Valores:
 Liderazgo Archivístico en el ámbito Nacional e Internacional.
 Honradez.
 Identificación con la Cultural Nacional.
 Disciplina.
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15. 1.9.4. Factores Claves de Éxito:
 Excelencia en el servicio a los usuarios.
 Proceso constante de renovación en las áreas sustantivas y de apoyo.
 Infraestructura.
 Identificación del personal con la misión, visión y objetivos institucionales.
 Proceso de Planificación Estratégica y Operativa.
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16. 2. El Archivo General de la Nación de Colombia (AGN)
El Archivo General de la Nación de Colombia está ubicado en la ciudad de Bogotá D. C., Carrera 6 No. 6-91.
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de
Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y
proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
2.1. Funciones
 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
 Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y
uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y
programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva, hoy Consejo Directivo.
 Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el
Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
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17.  Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos acorde con el
Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos
y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos.
 Promover la organización y fortalecimiento de los Archivos del orden Nacional,
Departamental, Intendencias, Comisarias, Municipal y Distrital para organizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así como
apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
 Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos extranjeros.
2.2. Patrimonio Documental
El patrimonio documental étnico está conformado por el conjunto de documentos de
audio, audiovisuales y textuales cartográficos y fotográficos, producidos por las propias
comunidades, por investigadores de diferentes áreas del saber, centros de investigación,
instituciones académicas públicas y privadas, entidades del Estado y ONG´s. que permiten
de una u otra forma obtener información sobre diferentes aspectos culturales, sociales,
políticos y de la historia de los grupos étnicos colombianos.
Uno de los aportes de tales documentos es la información que brindan sobre la
diversidad de lenguas que se han hablado y se hablan actualmente en el país.
En Colombia se hablan hoy 68 lenguas de las 200 que se hablaban en el momento en
que los conquistadores españoles pisaron el territorio, hace 480 años, aproximadamente.
Todas las lenguas nativas habladas en el país (indígenas, criollas, raizales de San Andrés y
Providencia y Santa Catalina, Romaní), constituyen parte integrante del patrimonio cultural
inmaterial de los pueblos que las hablan. (Ley 1381 de 2010, Ley de lenguas Nativas,
Artículo 2).
El proceso de desaparición de las lenguas es constante y año tras año van disminuyendo
el número de hablantes y con ellos poco a poco desaparece su lengua, su cultura, su
pensamiento, el conocimiento sobre su entorno y sus propias visiones del mundo. Así
ocurrió con la lengua Tinigua que desde hace algunos años contaba con dos hablantes y hoy
cuenta sólo con uno.
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18. Las causas de la desaparición de las lenguas son diversas, cada caso comporta
situaciones disímiles, entre otras, se pueden mencionar la desaparición de los hablantes, los
adultos ya no la transmiten a sus hijos, en la escuela se enseña el español, los jóvenes se
avergüenzan de hablar su lengua materna, son habladas por grupos minoritarios, las formas
de alianza entre grupos no permiten la transmisión de la lengua, situaciones de orden
público y el desplazamiento de población.
Por tales razones y sumados a esta preocupación mundial, el Grupo de Normatividad y
Desarrollo de la Política Archivística, del Archivo General de la Nación, realiza un
proyecto en pro de la identificación, recuperación, difusión y visibilización de la existencia
de registros orales de lenguas nativas colombianas dentro y fuera del país.
Los Archivos orales constituyen una forma de recuperación de la memoria, además son
un punto de partida para la revitalización de las lenguas y la cultura, fuente primaria de
información para las propias comunidades interesadas en rescatar y transmitir tradiciones
que en este momento sólo se han logrado registrar en documentos de audio y que los
herederos de tales tradiciones las han olvidado o perdido.
2.3. Fondos Documentales
Imagen del Fondo Libros Manuscritos y Leyes originales de la República.
Sección: República, Libro: 56, Folio: 3. AGN.
Los Fondos Documentales están compuestos por seis secciones: Colonia, República,
Archivo Anexo, Colecciones, Notarías, Mapas y Planos, que contienen manuscritos,
impresos, mapas, planos, dibujos, fotografías, microfichas, videos y cintas sonoras.
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19. El material ofrece la más variada información sobre diversos aspectos de la historia
colombiana. Los registros más antiguos datan de la segunda mitad del siglo XVI y los más
recientes son de 1994.
En síntesis, 450 años de información histórica: un vasto y rico potencial informativo
para recordar y comprender.
 Sección Colonia
 Sección República
 Sección Archivo Anexo
 Sección Colecciones
 Sección Mapas Y Planos
 Sección Notarías
2.4. Servicios
 Asistencia Técnica
 Carné de Investigador
 Consulta y Fotocopia de Documentos Históricos
 Consulta y Fotocopia de Protocolos Notariales
 Capacitación Archivística
 Préstamo y Alquiler de Auditorio, Salas de Exposición o Salas Alternas
 Visitas Guiadas al AGN
 Librería AGN
Resolución 049 de 2011. Por el cual se establecen las tarifas para la vigencia 2011 que el
AGN cobrará por concepto de venta de bienes y servicios y se deroga la Resolución
número 044 del 28 de marzo de 2011.
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20. 2.5. Programa (AGN) para Niños y Niñas
El Archivo General de la Nación de Colombia es un lugar donde se resguardan,
custodian, conservan y difunden los documentos que registran actividades realizadas por las
personas o entidades a lo largo de la historia del país.
En este lugar se les enseña a los niños con dibujos pinturas juegos entre otros a conocer
su historia.
Juego del calidociclos
Los calidociclos son juegos de anillos geométricos con la particularidad de girar sobre su eje cuantas
veces quieras sin romperse.
En la fotografía: Pasaporte del año 1927. Documento resguardado por el AGN ubicado
en el Fondo:
Ministerio de Relaciones Exteriores. Caja 1 Carpeta 4
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21. 2.6. Rescate y Divulgación de la Memoria Visual en Colombia
En Colombia el interés por las fotografías y su preservación como testimonio histórico y
documental es reciente. En 1981, la Biblioteca Pública Piloto en Medellín, organizó una
gran exposición titulada 100 años de fotografía en Antioquia. Luego, con este mismo
interés, el Museo de Arte Moderno de Bogotá presentó, en 1983, la exposición Una historia
de la fotografía en Colombia.
También, reviste gran importancia la labor adelantada por entidades como el Banco de
la República que desde mediados de los años ochenta, ha realizado a través de sus áreas
culturales, con el concurso de otras entidades una serie de exposiciones fotográficas en las
que se muestran recuerdos y testimonios visuales de varias ciudades colombianas.
En la organización de los Archivos fotográficos poco es lo que se ha avanzado. Según el
Informe del Sistema Nacional de Cultura elaborado por la Organización de Estados
Iberoamericanos para la Educación, la Ciencia y la Cultura (OEI) sólo se conoce el caso
del Centro de Memoria Visual de Medellín parte de la Biblioteca Pública Piloto creado en
esta ciudad a instancias de la Fundación Antioqueña para los Estudios Sociales FAES y
entregado en comodato a la Biblioteca Pública Piloto en 1999.
Este Archivo está calificado como uno de los mayores Archivos en número de imágenes
en América Latina. Posee cerca de 1.100.000 piezas, gracias a las donaciones particulares,
por ejemplo, con la llegada del Fondo Melitón Rodríguez, se enriqueció ostensiblemente la
colección, que incluye negativos, positivos, daguerrotipos, ambrotipos, ferrotipos,
colodiones, placas secas, negativos flexibles, tarjetas de visita, tarjetas de álbum, tarjetas
estereoscópicas, postales, fotografías en papel y diapositivas.
En los últimos cinco años su desarrollo ha sido sorprendente y ha sobrepasado todas las
expectativas. Hoy conforman su acervo 32 fondos fotográficos con materiales que vienen
desde el primer daguerrotipo conservado en Antioquia (el retrato de doña Froilana Sáenz de
Lince, hecho en Rionegro por el fotógrafo alemán Emilio Herbrüger en 1849), hasta la
producción actual de algunos de los más destacados fotógrafos contemporáneos.
En 2001, el Archivo pasó a formar parte principal del Fondo Visual de Colombia. Se
situaron en las páginas de la UNESCO en Internet un millar de fotografías sobre un siglo de
arquitectura en el país. (Se publicó un catálogo y un CD Room sólo incluye imágenes del
interior del país).
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22. 2.7. Sistema Nacional de Archivo
Con la creación del Archivo General de la Nación a través de la Ley 80 de 1989 se le
asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el
fin de planear y coordinar la función archivística en toda la nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
Posteriormente, la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y
ejecutores del Sistema. Esta normatividad fue reglamentada por el Decreto 4124 de 2004,
que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos y le asigna a éstas, las
funciones que deben cumplir para su desarrollo.
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones
archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que
manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional,
departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por ley, que
articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del
patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos,
en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de
la Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en
Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de
proyectos y programas archivísticos de las Instituciones que lo integran, brindando
orientación sobre organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de
los Archivos.
23

23. Para su desarrollo, el Decreto 4124 de 2004 define las instancias de articulación así:
 En el nivel Nacional Órgano Coordinador: Archivo General de la Nación. Instancias
Asesoras: Comités Técnicos.
 En el nivel Departamental Órgano Coordinador: Archivo General del Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.
 En el nivel Distrital Órgano Coordinador: Archivo General del Distrito.
Órgano Asesor: Consejo Distrital de Archivos.
 En el nivel Municipal Órgano Coordinador: Archivo General del Municipio.
Órgano Asesor: Consejo Municipal de Archivos.
2.7.1. Órganos Ejecutores
Archivos de las entidades públicas, archivos de entidades privadas que cumplen
funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que
acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de
hacer parte del Sistema.
En la actualidad el Sistema Nacional de Archivos cuenta con 32 Consejos
Departamentales de Archivos en los 32 departamentos del país y de igual forma se tiene
conocimiento de la creación de 324 Consejos Municipales de Archivos en estos
Departamentos y el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá.
Desde la creación del Archivo General de la Nación se han venido creando Comités
Técnicos Asesores por funciones y Comités Técnicos Asesores por sectores y de acuerdo
con las necesidades que surgen en desarrollo de la función Archivística las cuales se
reglamentan y se le asignan funciones a través del Decreto 4124 de 2004. Es así que en la
actualidad se cuenta con los siguientes comités:
2.7.2. Comités Por Sectores
 Comité de Archivos de Instituciones de Educación Superior.
 Comité de Archivos Orales.
 Comité de Archivos de Curadurías.
 Comité de Archivos de Historias Clínicas.
24

24. 2.7.3. Comités Por Funciones
 Comité de Clasificación y Descripción.
 Comité de Gestión Documental.
 Comité de Conservación.
 Comité de Reprografía.
Así mismo, el Sistema Nacional de Archivos Institucionaliza, consolida y canaliza la
comunicación entre los distintos componentes del Sistema Nacional de Archivos, procura el
mejoramiento del Talento Humano en archivística y apoya la capacitación en general.
Propende por alcanzar condiciones óptimas para el trabajo archivístico, en particular para la
recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos, a nivel
nacional, regional y local.
Patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.C.

25. Conclusión
 El Archivista como un profesional de la información debe estar en capacidad de
hacerle frente a los retos en cuanto al servicio, la función cultural, la difusión y la
introducción de las nuevas tecnologías, la gestión de la calidad, la transformación del
archivo en un sistema de información para la toma de decisiones, la transparencia
administrativa, la rendición de cuentas, los nuevos soportes, la afluencia de nuevos
usuarios, el mercadeo, y el documento electrónico.
 En la formación que se imparte actualmente a los archivistas de Costa Rica, a través
del bachillerato y la licenciatura, se ha buscado dotarles del instrumental que
proporcionan distintas disciplinas como la Administración y la Informática, para hacer
frente a las demandas de la sociedad actual, caracterizada por un ambiente en el que
cada vez más prolífera el medio electrónico como mecanismo de transmisión de la
información.
 En Colombia la estructura del Sistema Nacional de Archivos, atendiendo a un
principio de centralización normativa y descentralización administrativa, se fundamenta
en dos aspectos: el organizacional, que toma en cuenta la agrupación de los Archivos por
Departamentos y éstos a su vez por Regiones, cubriendo la totalidad del territorio
colombiano; y el funcional, que se refiere a las tareas que han de cumplir en los
diferentes niveles de componentes del Sistema Nacional de Archivo.

26. Bibliografía
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