2. Aplicaciones Computacionales III
INTRODUCCIÓN
Todos los días utilizamos una multiplicidad de bienes y servicios para
llevar a cabo nuestra vida de la manera en que lo hacemos. Sin embargo, nunca
nos hemos detenido en la idea de cuántos proyectos fueron realizados para que
cada uno de nosotros pueda disfrutar de los bienes y servicios que utilizamos
diariamente.
La preparación y evaluación de proyectos busca recopilar, crear y analizar
en forma sistemática un conjunto de antecedentes económicos que permitan
juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar
recursos a una determinada iniciativa. Sin embargo, muchas empresas hoy en
día olvidan el análisis cualitativo que todo proyecto de inversión tiene asociado,
y lo que es peor, no son capaces de mirar el entorno en el cual se encuentran
insertos con el fin de determinar aspectos intangibles fundamentales para un
resultado óptimo del proyecto.
Como solución al problema planteado se proponen diversos modelos del tipo
cualitativos que buscan complementar la evaluación de un proyecto tradicional,
dadas las particularidades de los proyectos de S.I.
A continuación se presenta un análisis más acabado de los principales
conceptos expuestos con anterioridad.
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3. Aplicaciones Computacionales III
EVALUACIÓN DE PROYECTOS EN S.I.
1. CONCEPTO DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al
planteamiento de un problema tendiente a resolver.
Independiente del tipo de proyecto que se desee evaluar, lo que se
persigue es conocer la conveniencia de tal forma de asegurarnos de
resolver una necesidad humana en forma eficiente, segura y rentable, es
decir, se pretende dar la mejor solución al problema económico que se ha
planteado, con lo que se determinará si la utilización de los recursos
limitados se hace en forma eficiente en las mejores alternativas.
2. LA EVALUACIÓN DE PROYECTOS COMO UN PROCESO (ver anexo
Nº1)
Básicamente, en la evaluación de un proyecto se distinguen dos
grandes etapas:
Preparación del proyecto: Para llevar a cabo la evaluación de un
proyecto es necesaria la utilización de Flujos de Cajas
proyectados, y en esta primera etapa, se definen todas aquellas
características que tengan algún efecto en el flujo de ingresos y
egresos monetarios del proyecto. De esta manera, de esta etapa
se subdividen dos sub etapas: una que se caracteriza por la
recopilación de información y otra que se encarga de
sistematizar en términos monetarios la información recopilada.
Evaluación del proyecto: Esta etapa busca a través de
diferentes métodos determinar la rentabilidad de la inversión
del proyecto.
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4. Aplicaciones Computacionales III
3. EVOLUCIÓN DE LOS PROYECTOS EN S.I.
Con respecto a los criterios de inversión, éstos han ido cambiando al
mismo tiempo que lo ha hecho la informática, primeramente sólo tenía
importancia la evaluación costo-beneficio; luego se evaluaba además si
facilitaba la obtención de los objetivos de la organización y si es que las
tecnologías de información mejoraban la calidad de las inversiones.
Posteriormente, cobró importancia cómo las tecnologías de la
información mejoran la toma de decisiones y aumentan la participación
de mercado. Finalmente, ahora se da mayor importancia a cómo las
tecnologías pueden aumentar la capacidad de la información e
innovación.
4. EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN EN S.I.
Distintos estudios sugieren que sólo una pequeña proporción de las
organizaciones evalúa formal y apropiadamente la deseabilidad de sus
proyectos de información, en parte por la falta de compromiso expreso y
decidido por parte de la dirección, pero también por los desalentadores
resultados proporcionados por las metodologías financieras clásicas. Los
criterios basados en magnitudes monetarias no proporcionan una idea
completa de la deseabilidad de los proyectos de información ya que las
utilidades financieras de ámbito operativo y táctico se añaden ventajas
intangibles, cuyo reflejo en las magnitudes financieras es más bien
difuso.
Los criterios basados en el período de recuperación de la inversión son
inadecuados para las inversiones en infraestructuras de información, ya
que podrían penalizar anormalmente el largo período de recuperación de
la inversión. La alternativas más inmediata es la utilización de los
modelos de la TIR y el VAN, sin embargo, debe tenerse cuidado cuando
los flujos de caja son mixtos, ya la tasa interna no es independiente de la
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tasa de costo de capital, de manera que la TIR deja de tener significado
económico.
En general, resulta bastante complejo identificar y cuantificar ex ante
las utilidades y cargas derivadas de los proyectos de inversión en
tecnologías de la información, pues existen utilidades intangibles
carácter no financiero, muchas de ellas relacionadas con el ámbito
competitivo y estratégico, cuyo aprovechamiento se relaciona no tanto
con las especificaciones técnicas del sistema proyectado como con la
forma en que la organización gestiona y utiliza la tecnología y la propia
información.
Es así como independiente de que los factores cualitativos pudiesen
ser convertidos en términos monetarios, la objetividad con que esto se
realice puede comprometer la estimación de los flujos de caja.
5. CÓMO EVALUAR UN PROYECTO DE INVERSIÓN EN SISTEMAS
DE INFORMACIÓN
Todo proyecto de inversión se realiza sobre la base del Flujo de Caja,
en el cual se deben identificar todos los ingresos y egresos relacionados
con el proyecto en cuestión, pero dadas las características de los
proyectos de información, es necesaria la utilización de modelos
cualitativos que acompañen a la evaluación económica financiera. En
este sentido podemos encontrar los siguientes métodos:
MÉTODOS ESTRATÉGICOS: se basan en la planificación
estratégica de los Sistemas de Información Administrativos.
Entre estos destacan:
o La metodología de Peters: Propone que en primer lugar
se debe llevar a cabo una evaluación cualitativa de los
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beneficios y desventajas de implementar un S.I. dado el
modelo de negocio actual de la empresa.
o La aproximación de Portakabin: Esta metodología
propone que se debe alinear la estrategia sobre los
sistemas de información que se requiere implementar en
la organización con la estrategia global de la empresa.
Esta metodología supone que así se clarificará si los
sistemas de información contribuyen realmente a la
estrategia de la empresa o no. Posterior a este análisis se
debe continuar con el análisis de la cadena de valor de la
empresa, con el fin de determinar potenciales
aplicaciones.
o Metodología Ward: Esta metodología parte de la
necesidad de evaluar las inversiones en sistemas de
información al tener éstos que competir con otros
proyectos dentro de la empresa por recursos escasos.
Busca evaluar los beneficios intangibles en función al
papel que desempeñan dentro de la empresa. De esta
manera, clasifica los proyectos de la siguiente manera:
Alto potencial: muy importantes por su
contribución a los éxitos futuros de la empresa,
conseguirán beneficios intangibles aún no
consolidados en el sector.
Estratégicos: aquellos que permiten alcanzar una
ventaja competitiva sobre los competidores, básicos
para sostener la estrategia futura de la empresa.
Claves para las operaciones: de ellos depende
cotidianamente la organización para sus éxitos,
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son necesarios para no estar en desventaja con la
competencia.
De apoyo: aplicaciones valiosas pero que no son
básicas para éxito de la empresa, como las
destinadas de reducir los costos internos.
ANÁLISIS DEL VALOR: es un método en el cual la evaluación
del S.I. se lleva a cabo tratando de determinar como el usuario
lo percibe a través de la media conjunta, es decir, por medio de
la descomposición de los juicios más complejos de los
consumidores acerca de un objeto, en evaluaciones más simples
y secuenciales, mediante el empleo de puntuaciones de utilidad
para cada atributo del objeto.
PERSPECTIVA FORMAL-RACIONAL: busca llevar a cabo la
evaluación de acuerdo al contexto organizacional en el cual va a
ser implementado. Para lo anterior considera:
o Estudio de las ofertas. Se centra sobre todo, en las
especificaciones funcionales del S.I.
o Selección de los sistemas de información basada en os
aspectos técnicos de las distintas alternativas, en las
garantías de los proveedores y una breve consideración
acerca del proceso de implantación del S.I.
o Evaluación de las alternativas seleccionadas en función
de los objetivos estratégicos globales de la empresa.
o Especificaciones de las modificaciones necesarias en las
normas, en los requisitos funcionales del S.I. y sobre los
costos del mismo.
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o Revisión organizacional.se trata de evaluar el proceso de
implantación y funcionamiento del S.I., el cambio
organizacional asociado y el proceso de aprendizaje.
MODELOS POLÍTICOS: sugiere que cuando no se han
desarrollado modelos decisionales estructurados para la
evaluación de proyectos de S.I., la selección de éstos se basa en
las motivaciones políticas de los directivos. De esta manera, la
alternativa que se lleve a cabo será aquella que es aceptable
para un mayor número de decisores o la que satisfaga al
decisor con mayor poder.
De esta manera como ya se expuso, para aprobar o rechazar un
proyecto de inversión en S.I., se deben realizar las consideraciones de
tipo económico financiero, como cualquier proyecto y además realizar
una evaluación cualitativa de los costos y beneficios del proyecto.
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CONCLUSIÓN
Es posible concluir, que si bien la Evaluación de Proyectos como tal,
incluye aspectos cualitativos dentro del estudio de factibilidad, muchas
organizaciones lo pasan por alto y solamente consideran los beneficios
monetarios de los proyectos de inversión. Sin embargo, los proyectos en
S.I., tienen la particularidad de que la mayor parte de sus beneficios son
difíciles de cuantificar ya que están relacionados más bien con factores
intangibles, razón por la que se hace necesaria la utilización de modelos
no cuantitativos para evaluar su viabilidad. La ventaja de utilizar este
tipo de evaluación es que si se adapta completamente a la estructura
organizativa que tengo una empresa, la gran desventaja que posee es
que muchas veces pueden favorecer a la evaluación aspectos más bien
subjetivos, en lugar de objetivos.
De esta manera, si bien es importante utilizar criterios económico
financiero en la evaluación de S.I., estos deben ir apoyados por
evaluaciones del tipo cualitativas, ya que la mayoría de los desarrollos de
S.I. no incide directamente en los ingresos dentro de las empresas, sino
que lo hacen de manera indirecta por lo cual no es posible determinar un
valor monetario exacto. De ahí, la gran importancia por la aplicación de
estos métodos alternativos.
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ANEXOS
1. PROCESO DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS
PREPARACIÓN
Construcción del
Obtención de la Información
Flujo de Caja EVALUACIÓN
Estudio
Estudio Estudio de la Estudio
de
Técnico Organización financiero
Mercado
A la hora de evaluar un proyecto, una etapa previa a la del estudio del
proyecto propiamente tal constituye la de la identificación de la idea, la
cual surge como respuesta para satisfacer una necesidad que a grandes
rasgos parece atractivo hacerlo desde el punto de vista económico. La
idea representa generalmente la realización de un diagnóstico, que
detecta la necesidad que llenaría el proyecto y que identifica las vías de
solución. Cada una de estas alternativas constituirá un proyecto que se
deberá estudiar pero que, frente a un juicio preliminar, aparenta ser
viable. En este análisis es fundamental efectuar consideraciones previas
cerca de la situación “sin proyecto”, es decir, intentar proyectar que
ocurriría en el futuro si no se implementa el proyecto. Otro nivel de
estudio es el llamado de pre factibilidad, en el cual se profundiza la
investigación, basándose principalmente en información de fuentes
secundarias para estimar las inversiones probables, los costos de
operación y los ingresos que demandará y generará el proyecto.
El estudio más acabado, denominado de factibilidad, se elabora sobre
la base de antecedentes precisos obtenidos mayoritariamente a través de
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fuentes primarias de información, las variables cualitativas son mínimas
comparadas con los estudios anteriores. El cálculo de las variables
financieras y económicas deben ser lo suficientemente demostrativos
para justificar la valorización de los distintos ítems.
Dentro de la preparación de proyecto tenemos en primer lugar, la sub
etapa Estudio de Mercado, cuyo fin es la determinación de la oferta y la
demanda y de los precios del proyecto, en este sentido se debe estudiar al
consumidor y las demandas del mercado, la competencia y la oferta del
merado y la comercialización del producto el proyecto. En segundo lugar,
se encuentra la sub etapa Estudio Técnico, el cual proveerá la
información para cuantificar el monto de las inversiones y costos de
operación.
En tercer lugar, está el Estudio de la Organización, el cual es uno de
los aspectos que más abandonados se presentan en el estudio de
proyectos. Es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad:
administración, organización y aspectos legales.
Para cada proyecto es posible definir una estructura organizativa que
más se adecúe a los requerimientos de su posterior operación. Conocer
esta estructura es fundamental para definir las necesidades de personal
calificado para la gestión, y estimar con mayor precisión los costos
indirectos de la mano de obra.
La última etapa del análisis de la factibilidad económica de un
proyecto es el Estudio Financiero, cuyo fin es ordenar y sistematizar la
información de carácter monetario que proporcionaron las etapas
anteriores para determinar su rentabilidad.
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BIBLIOGRAFÍA Y WEBGRAFÍA
PIÑERO SÁNCHEZ, CARLOS. “Evaluación de proyectos de
información” Dpto. de Economía Financiera y Contabilidad.
Universidad de A Coruña. 1997.
http://www3.uji.es/~coltell/Docs/IngSw_Apuntes/ISW_2004_
TC04.pdf
ESCOBAR PÉREZ, BERNABÉ. “La evaluación económica
de los sistemas de información”. Universidad de
Sevilla.1997.
SAPAG CHAIN NASSIR; SAPAG CHAIN REINALDO.
“Preparación y Evaluación de Proyectos”, Mc Graw Hill,
segunda edición.
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