Dokumen ini membahas tentang implementasi SPAN pada instansi vertikal di Kementerian Keuangan, mencakup regulasi, strategi piloting SPAN dan SAKTI, modul dan interface yang dipiloting, integrasi proses bisnis pembayaran, serta evaluasi dan penyelesaian kendala selama piloting SPAN.
Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis.pptx
Implementasi SPAN pada Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan
1. IMPLEMENTASI SPAN PADA
INSTANSI VERTIKAL
DITJEN PERBENDAHARAAN
J a k a r t a , J u n i 2 0 1 4
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
3. Peraturan
SPAN
PMK No. 22/PMK.05/2014 tentang Perubahan Atas PMK Nomor 154/PMK.05/2013
tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara
Perdirjen No. PER-58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak
Dalam SPAN
Perdirjen No. PER-59/PB/2013 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Modul Kas Dalam
SPAN
Kepdirjen No. KEP-151/PB/2013 tentang Standar Operasi Prosedur/Standard Operating
Procedures Pelaksanaan Piloting SPAN
Perdirjen No. PER-7/PB/2014 tentang Penatausahaan Penerimaan Negara Pada SPAN
Perdirjen No. PER-13/PB/2014 tentang Mekanisme Pengembalian Penerimaan Negara
Atas Kesalahan Perekaman/Pelimpahan pada TA Berjalan oleh KPPN yang telah
melaksanakan SPAN
Surat Edaran No. SE-56/PB/2013 Tentang Alur Dokumen Pencairan Dana Melalui
Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana / Daftar Surat Perintah Pencairan Dana Pada
Saat Piloting SPAN
3
Regulasi
4. SPAN sudah dilakukan piloting (cut over) mulai tanggal 2 Januari 2014.
Hingga saat ini, kantor-kantor yang sudah menggunakan SPAN:
DJA (Custom Web RKAK/L&DIPA), Kantor Pusat DJPBN, BA999 (DJPBN, DJPU,
DJA, DJPK, DJKN), Kanwil Jakarta + 6 KPPN, Kanwil Bandung + 12 KPPN,
Kanwil Surabaya + 15 KPPN, dan Kanwil Yogyakarta + 3 KPPN
Piloting selanjutnya akan dilaksanakan pada kantor-kantor:
Kanwil Sumut + 11 KPPN, Kanwil NTT + 4 KPPN, Kanwil Sulsel + 11 KPPN
SAKTI baru akan diimplementasikan secara keseluruhan TA 2016. Persiapan,
termasuk pelaksanaan pararel run piloting sudah akan dilaksanakan TA 2014
khususnya di DJPBN.
Untuk mendukung piloting SPAN, aplikasi existing di satker sudah di-enhance
sehingga proses bisnis di satker dan inputnya sesuai dengan SPAN & SAKTI
serta di-interface
Strategi Piloting SPAN & SAKTI
4
5. Piloting: Modul dan Interface
Custom Web
RKA KL/DIPA/Revisi
Modul Komitmen
Kontrak/Suplier
Modul Pembayaran
SPM/SP2D/WA
Modul Akuntansi
dan Pelaporan
Modul Penerimaan
Modul Kas
Transfer/Retur
Pengelolaan Data Referensi,
Service Desk
PILOTING
SPAN
Unit Pengelola
Aplikasi & Infrastruktur
di DJPBN & Pusintek
Existing RKA-K/L dan DIPA Existing-Aplikasi SPM
& Data Kontrak/Suplier
Interface – Konversi
Interface – Konversi
Existing Perbankan
Interface – Host to Host
Existing MPN-1/1.5/2
Retur/Konfirmasi/
Hutang/Hibah
Interface
Existing SAI/Pelaporan/Rekon
Interface – Konversi
5
9. Dit.PKN/
KPPN Khusus
Intermediate
Server SPAN
Internal Transfer /
Over booking
RPKBUNP
Transfer
Rek. Pihak Ke-3
Di Luar Negeri
Swift
Bank Asing
Transfer
BIG-eb
Pembayaran
(i.e.SBN,RPL)
Akses Melalui
User Interface BIG-eb
Akses SPAN
Data
Inbond
Data
Outbond
Rek. Pihak
Ke-3
Rek. Pihak
Ke-3
Overbooking/
SKN/RTGS
Kirim SP2D Manual
(KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah)
9
Interkoneksi SPAN – BIGeb
12. 12
PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN
Input/sumber data
aplikasi
Unggah data tagihan hasil konversi
ADK SPM, Rekam Tagihan (Khusus
Satker Dengan Akses Langsung)
Unggah ADK SPM Satker
Suplier SPM GUP
Nihil/PTUP/Pengesahan
BLU dan Hibah Langsung
Suplier Tipe 1 (Bendahara
Pengeluaran)
Bendahara Umum Negara
untuk dibukukan seperlunya
Jurnal akuntansi
Validasi data (jurnal tagihan) dan
Penerbitan SP2D (jurnal pembayaran)
Penerbitan SP2D
Pencadangan Dana DIPA
Saat kontrak dicatat di SPAN/ data
tagihan divalidasi SPAN
Tidak ada
Penyampaian
Kebutuhan Dana
Secara sistem oleh SPAN
(saat persetujuan oleh Kasi PD)
Menggunakan Aplikasi e-
kirana
Pencetakan SP2D Seksi Bank Seksi Pencairan Dana
Perbedaan Proses Bisnis Pada
KPPN SPAN dan NonSPAN
13. 13
PEMBEDA KPPN SPAN KPPN NONSPAN
Jatuh tempo tagihan
Gaji (hari kerja pertama bulan berikutnya)
Segera (hari yang sama dengan tanggal
tagihan diterima di KPPN)
Tanggal tagihan diterima+ jumlah hari kerja
Tidak ada
Pengiriman ADK SP2D
Secara sistem dengan interkoneksi (khusus
BO yang terkoneksi dengan SPAN)
Dikirim secara manual oleh KPPN (BO yang
belum terkoneksi SPAN)
Dikirim secara manual
oleh KPPN
Penerbitan SPM PP
Diproses pada Seksi Bank, termasuk proses
penerbitan SPM Retur
Diproses pada Subbag
Umum
Proses rekonsiliasi satker
Layanan rekonsiliasi satker dilaksanakan
pada jam kerja, hanya proses rekonsiliasi
by system dilaksanakan setelah jam kerja
KPPN
Layanan dan proses
rekonsiliasi
dilaksanakan pada jam
kerja KPPN
Perbedaan Proses Bisnis Pada
KPPN SPAN dan NonSPAN
15. Inssufficient fund/fund fail:
- DIPA Revisi belum terdapat di SPAN
- Revisi internal satker terhadap alokasi
anggaran yang termuat dalam Hal.IV
DIPA (seringkali perjalanan dinas)
- Alokasi anggaran yang sudah
dikontrakkan dilakukan revisi
- Realisasi lebih besar dari DIPA revisi
Posting DIPA tidak berhasil karena:
- CoA baru: a.l. belum terdapat dalam
referensi nomor register, output kode ,
kode KPPN, dll
Custom Web
- Kanwil/DJA menggunakan aplikasi
Custom Web untuk persetujuan
revisi DIPA
- Satker menghubungi Kanwil
DJPBN/DJA untuk pembatalan
revisi bila diperlukan
PenyelesaianKendala
15
16. Data supplier tertolak “ADK tidak
asli”
Pada saat perekaman data
supplier pada Aplikasi SPM tidak
dapat menggunakan kode ASCII
Duplikasi file supplier gaji induk
dengan uang makan
Perbaikan Aplikasi Konversi KPPN
Penyelesaian
Kontrak & Suplier (1)
Penolakan Supplier Tipe 3
dikarenakan nama penerima
yang sama terdaftar pada dua
satker yang berbeda
Penerbitan surat Direktur
Transformasi Perbendaharaan terkait
penegasan tata cara perubahan
informasi rekening pada data
supplier sesuai dengan
S-232/PB.8/2014
16
Kendala
17. Penolakan ADK Kontrak karena
gagal pencadangan dana
Pagu dalam DIPA tidak mencukupi,
lakukan pengecekan pagu DIPA pada
satker maupun pagu DIPA pada SPAN
Penolakan supplier virtual
account langganan daya & jasa
Perekaman data supplier pada
aplikasi SPM agar disesuaikan
dengan data virtual account
masing-masing supplier tersebut
PenyelesaianKendala
Penolakan ADK Kontrak “Tidak
berhasil” dengan alasan Nama
Bank, Nomor Bank, Nomor
Rekening tidak ditemukan
Terdapat perbedaan data supplier
dan data kontrak di SPAN, hendaknya
satker dalam melakukan perekaman
data kontrak, disesuaikan dengan
data suppliernya
Kontrak & Suplier (2)
17
18. Penolakan SPM Kontraktual disebabkan
tidak adanya NRK
Pastikan bahwa satker telah memilih jenis
SPM Kontraktual, supplier/kontrak tersebut
telah didaftarkan, segmen BAS pada
tagihan sesuai dengan kontrak yang sudah
didaftarkan di SPAN
Penolakan tagihan “3rd party supplier
(supplier site type: 1,2,4,7) tidak ada
informasi rekening bank untuk tipe
supplier 3rd party seperti di ADK”
Data supplier yang didaftarkan di SPAN
tidak sama dengan data supplier yang ada
di satker. Dalam pengajuan tagihan ke
KPPN agar menggunakan data supplier
yang sama dengan data supplier pada SPAN
PenyelesaianKendala
Pembayaran (1)
Penolakan tagihan disebabkan error saat
pengecekan DIPA
Hal tersebut terjadi disebabkan perbedaan
nomor DIPA pada ADK Resume Tagihan
dengan yang ada di database SPAN.
Pastikan satker telah sesuai dalam
pengisian nomor DIPA pada Aplikasi SPM
18
19. Referensi nomenklatur Satker
berbeda dengan database SPAN
Perlu dilakukan pengecekan
kesalahan tersebut ada pada satker
atau SPAN.
Apabila kesalahan tersebut terjadi
pada SPAN, maka KPPN akan
mengajukan surat permintaan
perubahan nomenklatur ke DTP.
Apabila kesalahan terjadi pada
Aplikasi SPM, maka satker dapat
melakukan penyesuaian referensi
pada Aplikasi SPM dengan mengacu
pada database SPAN
PenyelesaianKendala
Pembayaran (2)
19
20. Penolakan tagihan
dengan status “hold”
SPM Kontraktual: hal tersebut terjadi
disebabkan tagihan yang diajukan satker lebih
besar dari termin kontrak yang telah
didaftarkan di SPAN.
Solusi: pastikan satker dalam mengajukan
tagihan ke KPPN tidak melebihi nilai/sisa termin
dengan mengacu pada Laporan Karwas
Kontrak.
SPM Non Kontraktual: hal tersebut terjadi
disebabkan segmen BAS pada tagihan tidak
sama dengan database SPAN sehingga alokasi
dana tidak tersedia, atau nilai tagihan lebih
besar dari Fund Available (FA) untuk segmen
BAS pada SPM berkenaan.
Solusi: pastikan tersedia alokasi dana untuk
segmen BAS pada tagihan yang diajukan ke
KPPN.
PenyelesaianKendala
Pembayaran (3)
20
21. Penolakan SPM gaji induk dengan
alasan transaksi gaji induk
tanggal GL harus bulan
berikutnya dari tanggal resume
tagihan
Pada saat perekaman SPM Gaji Induk
harus tertanggal sesuai dengan
tanggal pengajuan ke KPPN
PenyelesaianKendala
Pembayaran (4)
Email notifikasi tidak diterima oleh Satker
Satker agar menyampaikan alamat email
yang masih aktif dan disarankan bukan
email pribadi
Cek selalu junk/spam karena seringkali
email depkeu.go.id masuk dalam
spam/junk
21
22. Penolakan tagihan dengan
peringatan: Nilai PO tidak
ditemukan, error terjadi
ketika pengecekan PO
Hal tersebut terjadi disebabkan data
supplier pada SPM berbeda dengan yang
terdapat pada kontrak yang sudah
didaftarkan di SPAN, atau segmen BAS
pada data tagihan berbeda dengan
segmen BAS pada kontrak yang sudah
didaftarkan.
Solusi: satker dalam mengajukan tagihan
ke KPPN menggunakan data supplier yang
telah didaftarkan di SPAN serta untuk
SPM Kontraktual, agar segmen BAS
tagihan disesuaikan dengan segmen BAS
pada kontrak yang didaftarkan di SPAN.
PenyelesaianKendala
Pembayaran (5)
22
23. Konfirmasi setoran muncul error “tidak
sama satker”
Hal tersebut terjadi disebabkan terdapat
tanda baca pada nama file ADK
konfirmasi.
Solusi: satker agar menyampaikan ADK
konfirmasi yang berasal dari Aplikasi
K2PN terbaru
PenyelesaianKendala
Penerimaan
Koreksi penerimaan muncul error
“SPGR_Corrections_All Receipt_Number”
Hal tersebut terjadi disebabkan ADK
koreksi tidak menggunakan format yang
sesuai.
Solusi: satker agar menyampaikan ADK
koreksi yang berasal dari Aplikasi K2PN
terbaru
23
24. Interface Perbankan
Keterlambatan transfer dana kepada
pihak penerima pembayaran
Koordinasi dan komunikasi dengan
pihak Perbankan untuk melakukan
perbaikan sistem di Perbankan
PenyelesaianKendala
Keterlambatan informasi tentang
retur
Jika retur terjadi atas transaksi
melalui RTGS/SKN, perbankan perlu
memilah secara manual karena
seringkali informasi SP2D tidak
dikirim kembali oleh bank penerima
Solusi: DTP akan melakukan
koordinasi dan komunikasi dengan
pihak Perbankan untuk melakukan
perbaikan sistem di Perbankan
24
25. Rekonsiliasi gagal “data tidak sama
dengan nama file” atau “nama file tidak
sesuai”
Satker dalam menyampaikan ADK
rekonsiliasi belum menggunakan aplikasi
SAKPA terbaru.
Solusi: satker agar berkoordinasi dengan
KPPN untuk mengetahui perkembangan
terupdate aplikasi-aplikasi yang
digunakan satker
PenyelesaianKendala
Pelaporan
Pengisian nomor SP2D (17 digit)
sementara pada aplikasi SPM, nomor
SP2D hanya bisa diinput 7 digit
Satker cukup merekam 7 digit terakhir
nomor SP2D di aplikasi SPM. Setelah
dilakukan transfer ke SAKPA, lakukan
perubahan nomor SP2D secara manual
Rekonsiliasi membutuhkan waktu relatif
lama
Rekonsiliasi by system pada SPAN
dilakukan setelah jam kerja KPPN. Hal ini
agar tidak mengganggu pelaksanaan
proses transaksi di KPPN
25
26. Lain-lain Aplikasi
Keterbatasan jumlah user license
pada KPPN
Penolakan data supplier, data
kontrak, dan tagihan
Telah dikembangkan aplikasi
pengecekan data supplier. Satker
dapat bertanya ke KPPN bila
terjadi penolakan atau informasi
lainnya terkait SPM atau
penerimaan
Evaluasi kebutuhan user license
sesuai dengan ABK
PenyelesaianKendala
26