Las comisiones de gestión archivística en el sistema
1. Las Comisiones de Gestión Archivística
en el Sistema Nacional de Archivos
Funciones y Perspectivas
2. ¿Qué es una Comisión?
Es una representación de
personas que se encargan de
atender una necesidad
común.
A nivel archivístico la
necesidad es la valoración,
eliminación y atención a las
necesidades de consulta del
Sistema Nacional de Archivos.
3. Comisiones Consultivas -
Normativas
Comisión de Archivos Universitarios
Comisión de Archivos Municipales
Comisión de Archivos Sector Salud
Comisión de Archivos Multisectoriales
Comisión de Archivos y Nuevas Tecnologías
4. Comisiones Consultivas – Valoración de
Documentos
Comisión
Evaluadora de
Documentos
Comité
Técnico
Regional de
Archivos
Comisión
Técnica
Nacional de
Archivos
Resolución
Jefatural N° 173-
86-AGN/J
Directiva N° 004 y
006-AGN-86/DGAI
Decreto Supremo N°
008-92-JUS y
Resolución Jefatural N°
014-2006-AGN/J que
aprueba el Reglamento
de Organización y
Funciones de las CTRA’S
Decreto Supremo N°
008-92-JUS y
Resolución Jefatural N°
148-2010-AGN/J que
aprueba el Reglamento
de Organización y
Funciones de la CTNA
5. Proceso de eliminación -
comunicaciones
Comité
Evaluador de
Documentos
Comisión Técnico
Regional de
Archivos
Comisión Técnico
Nacional de
Archivos
7. El Comité Evaluador de Documentos
Es designado por la
más alta autoridad
institucional
Es el encargado de
conducir el proceso
de formulación del
PCD.
Coordinan con los
Jefes de las unidades
orgánicas de la
entidad a través del
jefe del órgano de
administración de
archivos del nivel
central o
desconcentrado, la
elaboración del
inventario de las
series documentales
correspondientes a
su unidad
Analizan los
inventarios de series
documentales y
Aprueban el
Programa de Control
de Documentos.
8. Integrantes del Comité Evaluador de
Documentos
El Comité estará integrado por:
a) Un
representante
de la Alta
Dirección de la
entidad, quien
la presidirá.
b) El Jefe de la
Oficina de
Asesoría
Jurídica o su
representante.
c) El Jefe de la
unidad
orgánica, cuya
documentación
será evaluada.
d) El Jefe del
órgano de
Administración
de Archivos
quién actuará
como
secretario.
9. El Comité Evaluador de Documentos
Determinan el valor de cada una de las series e
indican sus períodos de retención en los niveles de
archivo correspondientes.
El Presidente del CED remite el Programa de Control
de Documentos al Archivo Regional o Archivo General
de la Nación en un plazo no mayor de diez días útiles
a partir de la fecha de aprobación.
Evalúan la modificación del Programa de Control de Documentos al
a) producirse cambios sustantivos en las funciones del a unidad
orgánica, cuyo resultado origine modificaciones u omisiones de las
series documentales.
b) promulgarse los dispositivos legales que modifiquen los criterios de
valor temporal o valor permanente de las series documentales del
PCD.
11. Es un órgano consultivo especializado del Archivo Regional, encargado
de emitir opinión técnica a nivel regional en materia archivística.
Entre sus funciones y atribuciones tenemos:
1. Asesorar al Archivo Regional en materia técnico archivística
2. Emitir opinión (favorable o desfavorable) sobre las solicitudes
de eliminación de documentos declarados innecesarios en los
archivos de la administración pública de la respectiva región.
3. Emitir opinión sobre la salida temporal de los documentos del
Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la
Región, con fines de exposición o restauración.
4. Opinar sobre el traslado total o parcial de los documentos del
Archivo Regional y Archivos de la Administración Pública de la
Región.
12. 5. Absolver consultas técnicas sobre la aplicación de la
Legislación Archivística.
6. Pronunciarse sobre las faltas contra el Patrimonio Documental
de la Nación en la Región, con conocimiento del Archivo
General de la Nación.
7. Emitir opinión sobre el uso de tecnologías modernas en los
archivos públicos de la región.
8. Remitir al Archivo General de la Nación una memoria anual de
lo actuado por la Comisión Técnica Regional.
13. Miembros
• El Director (a) del Archivo Regional, quien la presidirá
• Un representante de la una universidad pública, con experiencia y
conocimiento comprobado en materia archivística, de existir dos
universidades públicas en la Región, primará la Universidad con mayor tiempo
de creación.
• Un representante de una de las asociaciones de archiveros, si hubiere.
• El Jefe de uno de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos,
perteneciente a la Región, con experiencia y conocimiento comprobado en
materia archivística designado entre una terna por el Archivo Regional.
• Un represenante del Colegio de Abogados o del Colegio de Notarios de la
Región, en ese orden excluyente, preferentemente con cinco (05) años de
ejercicio profesional, con especialización en Derecho Administrativo y/o
conocimiento en Archivo.
• Un representante del Colegio de Contadores Públicos o Colegio de
Administradores o Colegio de Economistas, en ese orden de manera
excluyente, el representante de preferencia deber+a contar con cinco (05)
años de ejercicio profesional y/o conocimiento en Archivo.
• Un Secretario Técnico.
14. Dificultades para su
implementación
1. Falta de Personal especializado en gestión de
archivos.
2. Falta de preparación del personal de los Archivos
Regionales en materia de supervisión (Eliminación,
Transferencia, Cumplimiento de las Normas del SNA,
entre otros).
3. Escaso material de gestión y difusión archivística
(Manuales de Procedimientos, lineamientos,
directrices, etc).
4. Pago de renumeraciones o Dietas.
5. Deslinde de responsabilidad sobre la aprobación de
eliminaciones.
15. Relación entre comisiones
técnicas
La Relación entre
las Comisiones
Técnicas Regionales
y la Nacional de
Archivos serán de
mutua colaboración
y coordinación
permanente.
El Archivo General
de la Nación
ejercerá funciones
de supervisión sobre
la Comisión Técnica
Regional de
Archivos.
17. ¿Qué es la CTNA?
Es un órgano consultivo en materia técnica archivística del Archivo General
de la Nación.
Sus miembros son representantes del Sistema Nacional de Archivos (SNA).
Asesora al Archivo General de la Nación en materia archivística.
Emite opinión técnica sobre las solicitudes de la eliminación de documentos
declarados innecesarios en los archivos de los integrantes del Sistema
Nacional de Archivos.
Emite opinión técnica sobre la salida temporal de documentos del Archivo
General de la Nación y los Archivos integrantes del Sistema Nacional de
Archivos, con fines de exposición o restauración.
18. ¿Qué es la CTNA?
Absuelve consultas técnicas sobre la aplicación de la Legislación Archivística
Se pronuncia sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nación,
que la Jefatura somete a su consideración.
Supervisa el funcionamiento de las Comisiones Técnicas Regionales de
Archivo.
Emite opinión técnica sobre el uso de tecnologías modernas en los archivos
integrantes del Sistema Nacional de Archivos, que la Jefatura somete a su
consideración
Otra función es opinar sobre el traslado total o parcial de documentos del
Archivo General de la NAción, de los Archivos Regionales, provinciales,
subregionales ó quienes hagan sus veces.
19. Composición
a. El Jefe del Archivo
General de la Nación,
quien la presidirá
b. Un representante de la
Academia Nacional de la
Historia.
c. Un representante de
una de las Asociaciones
de Archiveros.
d. Un representante del
Colegio de Abogados de Lima
y Callao, preferentemente
con cinco (05) años de
ejercicio profesional, con
conocimiento de Derecho
Administrativo o Archivos.
e. Un representante de la
Comisión Nacional de
Archivos Notariales.
f. Dos representantes de los
archivos integrantes del Sistema
Nacional de Archivos, con
experiencia y conocimiento
comprobado en materia
archivística, designado entre una
terna por el Órgano Rector del
Sistema.
g. En caso de tratarse de más de una propuesta de los
incisos c, d y f el Archivo General de la Nación, procederá a
la elección sobre la base del análisis de los currícum
respectivos.
Existe una Secretaría Técnica
(DNDAAI ó DNA)
20. Valoración de Documentos
Es un proceso académico que permite otorgar los valores
Permanente (P) y temporal (T) a cada una de las series documentales
que se producen en una entidad.
Una serie documental es el conjunto de documentos que tienen
características comunes, el mismo tipo documental, asunto o
contenido y que son producidos, transferidos y eliminados como
unidad.
21. Principios de la eliminación
Autorizada
/ Legal
Apropiada e
irreversible
Segura/con
fidencial
En tiempo
Documenta
da
La eliminación de
documentos debe ser:
En Modelo de
Gestión de
Trasparencia y
Gestión
Documental.
RTA 2014
