BIRO PERJALANAN WISATA (BPW)

1

MANAJEMEN BIRO PERJALANAN
WISATA [ BPW]
Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA

STRUKTUR ORGANISASI
BIRO PERJALANAN WISATA
Disajikan oleh Drs. Noersal Samad, MA

DEWAN KOMISARIS

PRESIDEN DIREKTUR

1. DIREKTUR PEMASARAN
2. DIREKTUR TOUR , TRAVEL & KONVENSI
3. DIREKTUR ADMINISTRASI & KEUANGAN
1. DIVISI PEMASARAN
1.1. MANAJER PENELITIAN & PENGEMBANGAN
1.2. MANAJER PEMASARAN
2. DIVISI TOUR, TAVEL DAN KONVENSI
2.1. MANAJER – SALES
2.2. MANAJER – RESERVATION
2.3. MANAJER – OPERATIONS
2.4. MANAJER – KANTOR CABANG

2

3. DIVISI ADMINISTRASI DAN KEUANGAN
3.1 MANAJER – RUMAH TANGGA
3.2 MANAJER – ACCOUNTS
1.1. BAGIAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN
1.1.1. SUPERVISOR – PENELITIAN
1.1.2. SUPERVISOR – PENGEMBANGAN
1.2. BAGIAN PEMASARAN
1.2.1. SUPERVISOR – HUMAS
1.2.2. SUPERVISOR – PROMOSI
2.1. BAGIAN SALES
2.1.1. SUPERVISOR – TOUR
2.1.2. SUPERVISOR – TRAVEL
2.1.3. SUPERVISOR – SPECIAL PROJECTS
2.2. BAGIAN RESERVATIAON
2.2.1. SUPERVISOR – ANGKUTAN
2.2.2. SUPERVISOR – AKOMODASI
2.2.3. SUPERVISOR – DOKUMEN
2.3. BAGIAN OPERATIONS
2.3.1. SUPERVISOR – TOUR OPERATION
2.3.2. SUPERVISOR – CRUISE OPERATION
2.3.3. SUPERVISOR – CONVENTION OPERATIONS
2.4. KANTOR CABANG
2.4.1. SUPERVISOR – PLANNING
2.4.2. SUPERVISOR – OPERATIONS
2.4.3. SUPERVISOR – KEUANGAN
3.1. BAGIAN RUMAH TANGGA
3.1.1. SUPERVISOR – ADMINISTRASI UMUM & PERSONALIA
3.1.2. SUPERVISOR – SEKRETARIAT
3.1.3. SUPERVISOR – MAINTENANCE
3.2. BAGIAN ACCOUNTS
3.2.1. SUPERVISOR – GENERAL ACCOUNTS
3.2.2. SUPERVISOR – TOURIST ACCOUNTS

3

3.2.3. SUPERVISOR – KASIR

© Designed by Drs. Noersal Samad. MA

----------0000000----NS-----0000000----------

URAIAN FUNGSI DAN TUGAS PADA
BIRO PERJALANAN WISATA

PRESIDEN DIREKTUR

Fungsi :
Mempertanggung jawabkan segala kegiatan dan kebijaksanaan perusahaan
kepada dewan komisaris.

Tugas :
1. Melaksanakan pimpinan harian dan koordinasi antara direktur dan bawah-
annya.
2. Menanda tangani perjanjian dan kontrak usaha.
3. Menentukan kebijaksanaan perusahaan mengenai keuangan, tata usaha, dan
kepegawaian serta rencana induk perusahaan.
4. Menentukan anggara belanja dan pendapatan perusahaan.

4

5. Mewakili perusahaan dalam keanggotaan asosiasi kepariwisataan atau usaha
asosiasi lainnya.
6. Ikut aktif mempromosikan produk perusahaan dalam setiap kesempatan.
7. Melaksanakan tuga – tugas lain yang berkaitan dengan fungsinya.

DIVISI PEMASARAN

Fungsi :
1. Merencanakan, melaksanakan dan menilai segala kegiatan research,
development dan marketing.
2. Mengadakan kordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggung jawabkan semua kegiatan termasuk pendanaannya kepada
Presiden Direktur.

Tugas Divisi :
1. Menentukan sasaran ( objektives ), tata cara ( systems & procedures )
dan strategi serta taktik, jangka panjang, yg akan diambil dalam
mengadakan kegiatan research, development dan pemasaran produk usaha.
2. Menyusun research, development, and marketing manual.
3. Mengarahkan bahwasanya secara bertangga atau paripurna, dalam bentuk
lisan dan tertullis, semua langkah yang harus diambil guna mencapai sasaran
secara efisien dan efektip.
4. Menyusun anggaran yang diperlukan, lengkap dengan jadwal penyediaan,
penggunaan dan pertanggung jawabannya.
5. Meneliti dan menyetujui semua produk, setelah melalui consumer surey,
Market test dan product modification, yang dipasarkan dan di jual.
6. Meneliti dan menyetujui laporan research, product development dan
modification, ricing, advertising, dan promotion, termsuk penggunaan
dananya, yang telah dilaksanakan.

5

7. Meningkatkan pengetahuan dan penerapan “salesmanship” dan “Pro-
fesionalism” bawahannya.
8. Menilai, memberi peringatan atau penghargaan atas dedikasi dan prestasi
bawahannya.
9. Memantau dan memecahkan semua masalah yang ada kaitannya dengan
penurunan atau peningkatan citra perusahaan ( company image)
10. Merintis memelihara dan meningkatkan hubungan dan kerjasama yang
baik,dengan segala pihak guna mengangkat citra dan menambah keuntungan
( profit ) perusahaan.

BAGIAN PEMASARAN

Fungsi :
1. Melaksanakan kegiatan penelitian, perencanaan, pengembangan dan
pemasaran produk usaha.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan kegiatan kepada Direktur Pemasaran.

Tugas Bagian :
1. Mengumpulkan informasi, tarif dan data lengkap mengenai semua
jasa/produk yang diperlukan langganan dan daerah/Negara konsumen.
2. Memilah – milah dan menyusun kumpulan informasi dan data sesuai dengan
komponen – komponen yang akan dijadikan produk.
3. Merencanakan, menyusun dan mengembangkan bermacam – macam produk
beserta persyaratan-persyaratan mereka untuk ditawarkan dan dijual oleh
Bidang Konvensi, Tour dan Travel kepada calon langganan atau tamu.
4. Menjalin hubungan baik dan mengadakan perjanjian kerjasama (contractual
agreement) dengan berbagai principal untuk penjualan produk/jasa yang
disediakan/diselenggarakan oleh principal dengan syarat dan kondisi (term
and conditions) yang saling menguntungkan.

6

5. Menentukan harga jual dan persyaratan – persyaratan setiap produk yang
dijual oleh bidang konvensi,tour travel dan cruise.
6. Membuat dan mencetak tarif (confidential agent tariff) produk/jasa yang
ditawarkan beserta alat – alat /bahan promosi yang diperlukan.
7. Memasarkan produk yang dihasilkan secara berencana, terarah, teruji dan
teratur dengan menyebar luaskan pamplet, folder, brosur, dan alat promosi
lainnya melalui mass – media (cetak atau elektronik) atau langsung kepada
tamu atau konsumen.
8. Merekam dan melaporkan kepada Direktur Pemasaran segala keluhan
(complaints) dan pujian /penghargaan sebagian bahan penelitian untuk
pengembangan usaha dan peningkatan citra perusahaan (company image).
9. Menjalin dan menjaga hubungan dan kerjsama yang baik dengan principal,
instansi pemerintah, mass-media dan sesama rekan/mitra usaha.
10. Menyusun rencana kegiatan, anggaran biaya tahunan, jadual penggunaan
dan pertanggungjawaban penggunaan biaya pada Bagian Pemasaran secara
teratur.
11.Merencanakan, membuat, memakai dan menyempurnakan semua formulir,
system dan prosedur yang berlaku pada Bagian Pemasaran.
12.Mengadakan market research, market test, consumer survey, product
planning dan modification secara teratur dan berencana yang disesuaikan
dengan Manual Bagian Pemasaran dan Rencana Induk Perusahaan.
13.Melaporkan hasil penilaian prestasi bawahannya, termasuk usul pemberian
peringatan (reprimand), penghargaan, kenaikan gaji dan promosi.
14.Meningkatkan ketrampilan dan pengetahuan bawahannya, baik secara
langsung maupun melalui lembaga pendidikan yang ada di luar perusahaan,
seperti in-house training, seminar atau kursus-kursus, sesuai dengan
kebutuhan dan kemampuan perusahaan.
15.Membuat laporan pelaksanaan rencana kegiatan secara berkala.

Tugas seksi :
1. Mengumpulkan informasi dan data mengenai produk wisata dan

7

daerah/negara pasaran wisata.
2. Merekam semua keluhan, kritik, dan pujian yang diterima dari tamu atau
3. langganan untuk bahan analisa dan penelitian dalam usaha meningkatkan
mutu pelayanan, effisiensi dan efektifitas kerja.
4. Meneliti dan mengevaluasi produk wisata (mice) dan daerah/Negara tujuan
wisata yang baru untuk dikembangkan.
5. Menganalisa dan mengevaluasi alat dan bahan promosi serta daerah/Negara
pasaran wisata yang sudah dikembangkan untuk ditingkatkan.
6. Memberikan data dan usulan pengembangan dan penyempurnaan produk
wisata yang ada, serta untuk perencanaan penambahan produk wisata baru.
7. Memberikan data dan usulan perluasan pasar di daerah/negara pasar wisata
serta kemungkinan untuk membuka pasar di daerah/negara pasar wisata
yang baru.
8. Menyusun rencana kegiatan penelitian, penciptaan, pengembangan dan
penyempurnaan produk wisata yang akan dipasarkan, dan anggaran biaya
Seksi Pemasaran.
9. Memasarkan produk wisata melalui mass-media di dalam dan luar negeri.
10.Berpartisipasi aktif dalam peristiwa-peristiwa (events) yang dapat
meningkatkan penjualan produk wisata dan citra perusahaan.
11.Memanfaatkan keanggotaan perusahaan dalam asosiasi kepariwisataan
nasional dan internasional untuk memasarkan produk wisata yang dijual
oleh perusahaan.

DIVISI TOUR, TRAVEL & KONVENSI

Fungsi:
1. menyusun rencana kegiatan penjualan dan penyelenggaraan tour, travel
dan
konvensi.
2. Mengadakan kegiatan koordinasi secara vertical maupun horizontal.

8

3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan
pendanaannya
kepada Presiden Direktur.


Tugas Divisi :
1. Menyetujui pembelian/pengadaan buku-buku acuan (travel reference books)
seperti, ABC Guide Books, Hotel Index, Air Passenger Tariffs, Tour Planners,
Maps, Nautical Charts, dst.
2. Menyusun sales forecast, anggaran pendapatan dan pengeluaran divisi
lengkap dengan jadualnya.
3. Menyusun Sales manual perusahaan.
4. Mengarahkan pelaksanaan langkah-langkah yang harus diambil bawahannya
guna mencapai sales objectives/targets secara terencana, effisien dan
effektif.
5. Meneliti dan menyetujui rencana penjualan dan pelaksanaan tour, travel
dan konvensi.
6. Meneliti dan menyetujui laporan penjualan, pelaksanaan dan penyelesaian
pembayaran tour, travel dan konvensi, termasuk laporan pembiayaan
masing-masing kegiatan.
7. Meningkatkan pengetahuan bawahannya tentang produk usaha yang dijual,
salesmanship dan professionalism mereka secara berkesinambungan.
8. Menyetujui usul penambahan/pengangkatan staff, menilai, memberi
peringatan termask pemberhentian dan penghargaan atas dedikasi dan
prestasi bawahannya serta melanjutkan persetujuan tersebut kepada Divisi
Administrasi dan Keuangan untuk diproses.
9. Memantau dan memecahkan masalah yang ada kaitannya dengan penurunan
hasil penjualan tour, travel dan konvensi.
10.Menjalin kerja sama yang baik dengan semua instansi, principal dan asosiasi
yang terkait, yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan sales dan
keuntungan perusahaan.

9


BAGIAN PENJUALAN


Fungsi :
1. Menjual produk usaha di bidang tour, travel dan konvensi
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan penerimaan dan pengeluaran Bagiannya kepada
Direktur Tour, Travel dan Konvensi.

Tugas Bagian :
1. Menjual semua produk tour di dalam negeri untuk orang asing yang datang
ke Indonesia (Inbond/Incoming Tourist).
2. Menjual bermacam-macam tour ke luar negeri dari Indonesia (Outbond/
Outgoing Tourist)
3. Menjual bermacam-macam tour di dalam negeri untuk orang Indonesia atau
orang asing yang berdiam di Indonesia (Domestic Tourists).
4. Menjual tour (shore-excursion/tour-ashore) untuk kapal pesiar (cruise ship).
5. Menjual jasa penyelenggaraan rapat, seminar, konferensi dan pameran.
6. Menawarkan jasa pengurusan dokumen perjalanan, paspor, visa dst.
7. Menjual tiket angkutan udara, laut, darat dan tiket lainnya.
8. Menjual produk akomodasi, hotel, restoran dan tempat-tempat hiburan.
9. Menjual aneka ragam paket wisata rakitan sendiri dan produk perusahaan
perjalanan lainnya.
10.Membuat perkiraan penjualan produk tersebut di atas selama satu tahun.
11.Membuat laporan kegiatan penjualan harian, bulanan dan tahunan.
12.Menjalin hubungan baik dengan para principals dan langganan.
13.Menjalin hubungan baik dengan semua instansi yang terkait.

10

Tugas Seksi :
1. Menyusun route perjalanan dan acara (itinerary), menghitung harga
(quote the tour fare) dan menentukan persyaratannya (tour
features/conditions) untuk diajukan kepada calon langganan
(prospective customers).
2. Melayani semua permintaan informasi (inquiries) mengenai pengurusan
travel document, domestic tours, overseas tours, shore excursions,
meeting, incentive travel, conference dan exhibition.
3. Menjual bermacam-macam produk usaha.
4. Mengadakan penyesuaian harga dan persyaratan-persyaratan tour,
meeting, conference, exhibition sesuai dengan ketentuan-ketentuan
setempat.
5. Membuat dan memeriksa semua file pengurusan tour, meeting,
conference dan exhibition serta melaporkan perkembangannya,
termasuk perubahan-perubahan (revision) atau pembatalan
(cancellation) kepada principals dan/atau tamu (client) atau organizing
committee.
6. Menentukan harga (fares) dan menerima biaya (payment/settlement)
tour,meeting, exhibition dan travel document.
7. Menyiapkan (issue) tiket, travel vouchers dan dokumen perjalanan
lainnya yang sangat diperlukan oleh calon tamu/langganan untuk
diserahkan kepada yang bersangkutan tepat pada waktunya.
8. Melaksanakan administrasi seksi dengan baik dan cermat.
9. Melayani, menanggapi dan menyelesaikan setiap keluhan dan tuntutan
pengembalian uang (complaints and refund) tamu/langganan sebaik-
baiknya serta melaporkan secara lengkap sejak dari kejadian sampai
penyelesaiannya kepada atasannya.
10. Memberikan informasi mengenai bermacam-macam harga tiket yang bisa
dipilih, jadual, jenis pelayanan dan alat angkutan, jadwal pertunjukan,
fasilitas meeting, conference dan exhibition beserta persyaratan-
persyaratannya.

11

11. Memberikan saran, cara terbaik dan merencanakan route perjalanan
serta pengaturan meeting, conference dan exhibition kepada calon
langganan atau panitia yang meminta jasa perusahaan.
12. Membuat invoice, memungut harga, mengeluarkan tanda terima
pembayaran dan membuat laporan penjualan harian, mingguan, bulanan
dan / atau tahunan.


BAGIAN PEMESANAN
Fungsi :
1. Melaksanakan pemesanan (booking/reservation), perubahan (revision)
dan/atau pembatalan (cancellation) tempat (seat) pada angkutan udara,
darat, laut, akomodasi, restoran, meeting & conference hall dan tempat
pameran beserta fasilitasnya.
2. Mengadakan koordinasi yang erat baik secara vertical maupun secara
horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan semua kegiatan dan pendanaan Bagian
Pemesanan kepada Direktur Tour, Travel dan Konfensi.

Tugas Bagian :
1. Menghimpun buku-buku acuan, jadwal dan tariff (reference books) yang
akan dipakai sewaktu mengadakan pemesanan (service order),
perubahan dan pembatalan sesuai dengan permintaan agen (Instructing
Agent) atau penitia pelaksana konferensi atau/dan pameran.
2. Menyelesaikan semua formulir yang diperlukan sewaktu mengadakan
pemesanan, perubahan dan/atau pembatalan pesanan.
3. Melaksanakan dan melaporkan (progress report) kepada Bagian
Penjualan mengenai permintaan pemesanan, perubahan dan pembatalan
yang sudah confirmed atau yang masih berstatus requested atau
waitlisted atau full booked (UC).

12

4. Mengatur file dan administrasi Bagian secara baik, benar dan cermat.
5. Mengatur cara-cara penggunaan alat-alat telekomunikasi dan
penyusunan berita (message) secara baik, hemat, effisien tetapi tetap
efektif.
6. Membuat anggaran biaya dan laporan kegiatan Bagian termasuk
penggunaan alat-alat telekomunikasi.
7. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua mitra usaha, principals dan
instansi yang terkait.

Tugas Seksi :
1. Memesan sarana wisata, konvensi dan pameran serta kebutuhan lainnya
yang diperlukan oleh langganan/tamu dan/atau panitia pelaksanan dan
meneruskan konfirmasi semua pesanan kepada Bagian Penjualan untuk
disampaikan kepada pemesan.
2. Menyampaikan konfirmasi yang tidak sesuai dengan permintaan kepada
Bagian Penjualan untuk diteruskan kepada peminta (client/instructing
agent/committee).
3. Mengadakan revisi pesanan dan menyampaikan konfirmasinya kepada
Bagian Penjualan.
4. Mengadakan pembatalan pesanan dan menyampaikan konfirmasinya
beserta pemberitahuan uang pembatalan (cancellation charge), kalau
ada, kepada Bagian Penjualan
5. Menyampaikan persyaratan-persyaratan (terms & condition/remarks)
yang diberikan oleh contractors/carrier kepada Bagian Penjualan agar
konfirmasi uang telah didapat tidak batal.
6. Menysusun booking status dan progress report semua pesanan,
perubahan dan pembatalan pesanan.
7. Menyusun, menanggapi dan membalas berita telex, fax dan telegram
yang meminta booking, revision dan cancellation sesuai dengan booking
status sesegera mungkin, hemat, cermat, tetapi jelas dan lengkap.

13

8. Membuat statistic dan analisa permintaan tamu/langganan, termasuk
komentar dan keluhan serta pujian tamu atas sarana akomodasi,
angkutan, tempat bersidang dan pameran untuk dijadikan pedoman
pembuatan produk, pemasaran dan penjualannya.

BAGIAN OPERASI

Fungsi :
1. Menyusun rencana dan mengatur pelaksanaan/penyelenggaraan bermcam-
macam kegiatan tour, konferensi dan pameran serta menguruskan semua
dokumen/perizinan yang diperlukan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pembia-
yaannya secara teratur kepada Direktur Tour, Travel & Konvensi.

Tugas Bagian :
1. Menyusun rencana, jadual, pengadaan dan penggunaan dana beserta
perlengkapan/logistic yang diperlukan oleh Bagian Operasi.
2. Menyelenggarakan bermacam-macam tour di dalam negeri untuk
wisatawan nusantara dan manca negara.
3. Menyelenggarakan bermacam-macam tour ke luar negeri.
4. Menyelenggarakan tour untuk penumpang kapal pesiar (cruise ship).
5. Menyelenggarakan pengurusan peserta konvensi dan pameran.
6. Menguruskan semua dokumen perjalanan, perizinan konvensi dan
pameran yang dibutuhkan oleh langganan.
7. Membuat laporan semua kegiatan dan masalah operasi termasuk
keluhan-keluhan, tuntutan (claim) dan pujian para tamu/panitia atau
peserta serta biaya operasi secara teratur sesuai dengan jadual dan
operations Manual.

14

8. Membuat statistic dan analisa laporan karyawan pelaksanan operasi
dalam rangka efisiensi, peningkatan mutu produk dan pelayanan,
keuntungan dan citra perusahaan.
9. Menjalin kerja sama yang erat dengan semua instansi dan perusahaan
yang terkait.

Tugas Seksi :

1. Menyusun kalender kegiatan operasi (clients’ movement calendar)
harian, mingguan dan bulanan.
2. Menerbitkan (issue) voucher dan mengirimkan tindasannya (carbon
copies) kepada penyedia jasa (contractors) tepat pada waktunya.
3. Membuat daftar nama peserta (name list, passenger manifest dan
rooming list) serta meneruskan kepada pihak yang bersangkutan.
4. Mengumpulkan original voucher dari client untuk penagihan.
5. Membantu memberikan invoice kepada tamu yang mau membayar
sewaktu tiba atau sewaktu akan meninggalkan (upon arrival or upon
departure) Indonesia.
6. Mambantu mendapatkan travel document (passport, exit permit, visa,
health certificate, etc) atau memperpanjang masa berlakunya sesuai
dengan keperluan tamu/langganan.
7. Menajukan permintaan dana operasi dan membuat pertanggungjawaban
penggunaannya.
8. Menugaskan pelaksana operasi (operating staff/guide) dan menyediakan
uang muka (advance fund) operasi tepat pada waktunya.
9. Mengecek dan menyediakan semua fasilitas dan perlengkapan dan
angkutan operasi sesuai dengan jadual penggunaannya.
10. Melaksanakan administrasi seksi operasi dengan baik dan cermat
(Efficient, accurate dan effective).

15

11. Membuat laporan pelaksanaan termasuk kendala-kendala (constraints) /
hambatan-hambatan atau masalah operasi yang perlu mendapat
perhatian, perbaikan atau penyempurnaan pada masa yang akan datang.
12. Menyampaikan keluhan-keluhan dan tuntutan-tuntutan tamu sesegera
mungkin agar bisa diselesaikan tepat pada waktu yang diharapkan tamu,
tanpa merusak mutu pelayanan dan citra perusahaan.
13. Membuat analisa biaya (cost analysis) untuk mengetahui untung ruginya
suatu transaksi yang dilaksanakan perusahaan, berdasarkan penerimaan
Bagian Sales dan pertanggungjawaban pengeluaran biaya bagian operasi.

DIVISI ADMINISTRASI & KEUANGAN

Fungsi :
1. Menyusun rencana, mengatur, melaksanakan, mengevaluasi dan
menyempurnakan tata kerja dan peraturan kepegawaian, tata
2. administrasi, pengelolaan modal dan akunting perusahaan.
3. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara
horizontal.
4. Mempertanggungjawabkan semua kegiatannya, termasuk pelaksanaan
rencana pendanaan kegiatannya kepada Presiden Direktur.

Tugas Divisi :
1. Bersama-sama dengan divisi lalin, menganalisa neraca tahun yang
akan datang dan menyusun anggaran pendapatan dan pengeluaran
tahunan perusahaan yang akan datang.
2. Menghimpun semua rencana tahunan divisi untuk dibicarakan dan
disetujui dalam rapat Dewan Direksi menjadi sebuah Rencana Induk
Tahunan Perusahaan.
3. Meneliti dan menyetujui permintaan pembelian barang sesuai dengan
anggaran masing-masing divisi.

16

4. Meneliti dan melakukan perintah pencetakan sesuai dengan rencana
kebutuhan masing-masing divisi.
5. Menerima lamaran dan memenuhi permintaan penambahan dan/atau
pengganti karyawan sesuai dengan Rencana Induk Perusahaan.
6. Meneliti, memperbaiki, dan menyetujui permintaan penambahan
formulir-formulir yang diperlukan oleh Divisi.
7. Menghimpun dan menyusun semua manual yang diperlukan seperti
Sales Manual, Marketing Manual, Accounting Manual, Office Manual
dst.
8. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan latihan kerja dan
pendidikan yang diperlukan untuk peningkatan pengetahuan dan
ketrampilan karyawan perusahaan.
9. Menghimpun, mempelajari dan melaporkan hasil kajian semua
peraturan-peraturan dan undang-undang yang ada kaitannya dengan
pengelolaan perusahaan.
10. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah, bank, principal
dan sesama rekan usaha.
11. Membuat laporan kegiatan harian, mingguan, bulanan, kwartalan dan
tahunan secara teratur.

BAGIAN PERSONALIA DAN RUMAH
TANGGA

Fungsi :
1. Melaksanakan pengaturan tata kerja dan administrasi kepegawaian
dan harta benda milik perusahaan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertical maupun secara
horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan kegiatan beserta pendanaan Bagian
Personalia dan Rumah Tangga.

17

Tugas Bagian :
1. Menghimpun semua formulir, cara pengisiannya, system dan
prosedur pada Divisinya sehingga menjadi sebuah Office Manual.
2. Menerima lamaran pekerjaan, menguji dan menempatkan calon
pegawai baru.
3. Menyusun, melaksanakan dan mengevaluasi tata kerja dan peraturan
kepegawaian perusahaan.
4. Menyediakan, menyimpan, memelihara dan mengatur penggunaan
semua alat, perlengkapan dan inventaris perusahaan.
5. Menyusun rencana kerja dan anggaran pembiayaan kegiatan bagian.
6. Menjalin hubungan baik dengan instansi Pemerintah sesuai denga
kebutuhan bidangnya.

Tugas Seksi :
1. Menyelesaikan pembayaran gaji, upah dan pajak.
2. Menyelenggarakan administrasi umum perusahaan.
3. Mengelola urusan kepegawaian perusahaan sesuai dengan peraturan
perburuhan.
4. Mengadakan pembinaan dan peningkatan kesejahteraan perusahaan.
5. Mengadakan dan memelihara alat, perlengkapan kerja, alat-alat tulis
dan kantor serta kendaraaan perusahaan.
6. Mengadakan dan memelihara alat komunikasi perusahaan.
7. Mengadakan dan memelihara kondisi gedung, ruang/tempat kerja dan
tempat penuimpanan alat, perlengkapan kantor dan kendaraan
perusahaan.
8. Mengurus dan membayar sewa, tagihan alat-alat kantor dan pajak
kendaraan perusahaan.
9. Melakukan pemesanan, pencetakan formulir-formulir, kartu-kartu,
amplop dan kertas surat.

18

BAGIAN KEUANGAN

Fungsi :
1. Menyusun, melaksanakan dan mengelola keuangan perusahaan.
2. Mengadakan koordinasi baik secara vertikal maupun secara horizontal.
3. Mempertanggungjawabkan pelaksanaan rencana kegiatan dan pendanaan
Bagiannya kepada Direktur Administrasi dan Keuangan perusahaan.

Tugas Bagian :
1. Menyusun anggaran pendapatan dan biaya tahunan perusahaan.
2. Merumuskan dan menyelenggarakan tata administrasi keuangan dan
akunting perusahaan sesuai dengan Manual Keuangan dan akunting.
3. Melaksanakan pengelolaan keuangan perusahaan.
4. Menganalisa neraca sekarang dan membandingkannya dengan neraca-
neraca sebelumnya.
5. Membuat analisa sumber-sumber dan penggunaan dana perusahaan.
6. Mengontrol persediaan dan pengeluaran tiket dan dokumen berharga
lainnya.

Tugas seksi :
1. Mengatur keluar masuk keuangan perusahaan.
2. Memeriksa penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan.
3. Mengoreksi laporan penjualan, tagihan, nota kredit dan debit.
4. Membuat dan mengontrol laporan bank.
5. Membuat jurnal, buku harian, buku kas, kas kecil, buku hutang dan
piutang.
6. Menyusun dan membuat laporan neraca perusahaan.
7. Mengoreksi tagihan dan menyiapkan cek.
8. Menyusun anggaran rutin perusahaan.

19

9. Menyusun anggran operasi bagian-bagian tour, travel, cruise dan
konvensi.
10. Meneliti dan memverifikasi penggunaan anggaran rutin dan anggaran
operasi.
11. Membuat analisa tentang laporan pengelolaan modal kerja.
12. Membuat surat peringatan “outstanding account” agar utang yang
bersangkutan bisa diselesaikan menurut semestinya (dunning letter).

KANTOR CABANG

Bertanggung jawab kepada Direktur Divisi Tour, Travel & Konvensi atas
pengembangan usaha yang efisien dan menguntungkan (the overall profitability
and efficiency of the Branch Office).

Tugas :
1. Melaporkan segala rencana dan pelaksanaan kegiatan usaha, baik
yang berasal dari Kantor Pusat maupun yang langsung dari langganan
setempat.
2. Menyampaikan usul pengadaan dana (floating fund) operasi lengkap
dengan rencana pelaksanaan permintaan (service order) dari
tamu/langganan.
3. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban keuangan secara
teratur, berupa laporan harian (daily report) penerimaan dan
pengeluaran yang didukung oleh Summary of Petty Cash,Summary of
Cash Disbursement, Summary of Cash Receipt, Summary of
Receivable dan Payable, dan Bank Reconciliation Report sekali dua
minggu dan sekali sebulan untuk neraca dan Bank Reconciliation
Report.

20

4. Mengawasi secara cermat dan cepat setiap permintaan harga
(quotation) acara dan persyaratannya.
5. Berusaha secara terus-menerus mengumpulkan informasi dan data
(up to date, reliable dan complete) yang dibutuhkan oleh semua
Divisi dan mengajukan usul-usul perubahan, penyempurnaan dan
pengembangan produs atau dasar pantauan, penelitian dan
perkembangan mutakhir yang terjadi di Bali dan sekitarnya.
6. Mengawasi secara ketat agar pelaksanaan semua kegiatan usaha
sesuai dengan Garis-garis Besar Usaha, Rencana Induk dan Manual
yang ditentukan oleh Kantor Pusat.
7. Melakukan tagihan (invoice) dan pembayaran utang sesuai dengan
perjanjian dan kebijakan-kebijakan yang digariskan oleh Kantor
Pusat.
8. Memecahkan segala masalah, termasuk keluhan/tuntutan secara
cermat, cepat dan efektif, yang ada kaitannya dengan usaha
penekanan biaya, tanpa mengurangi mutu produk dan pelayanan,
seta meningkatkan laba perusahaan dan citra perusahaan serta
membuat laporannya sekali sebulan.
9. Menjalin kerja sama yang erat dengan principals, semua instansi
yang terkait dan asosiasi usaha.
10. Mewakili pimpinan sesuai dengan wewenang atau surat kuasa/
perintah yang diterbitkan oleh Kantor Pusat, pada rapat-rapat atau/
dan undangan yang ditujukan kepada Pimpinan Perusahaan.
11. Mengawasi, menilai, mengajukan usul pengangkatan, peringatan
(reprimand), penghargaan, pemecatan, pemberhentian dan
kesejahteraan karyawan yang dibawahinya.
12. Memenuhi permintaan Pemerintah untuk menyampaikan Laporan
Kegiatan Usaha secara berkala dan teratur.
13. Berusaha meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan bawahannya
sesuai dengan rencana pengembangan (career development
programmes) yang telah disetujui oleh Kantor Pusat.

21

14. Berusaha memelihara dan menggunakan perlengkapan kantor dan
kendaraan (dinas dan usaha) secara efisien dan efektif.

Tugas Seksi di Kantor Cabang :

1. Semua surat-menyurat (correspondence) harus melalui Manajer
Cabang dan semua kontrak harus diketahui dan disetujui oleh
Pimpinan.
2. Semua pesanan, baik yang langsung atau melalui Kantor Pusat harus
diproses sesegera mungkin dan konfirmasinya harus diteruskan
kepada yang bersangkutan dalam waktu sependek mungkin (accurate
and prompt confirmation).
3. Menyusun dan menyampaikan acara (itineraries, meeting & exhibition
programmes) kepada yang meminta secepat mungkin setelah diteliti
oleh Kepala Seksi dan mendapat persetujuan dari Manajer Cabang.
4. Mengisi semua formulir yang diperlukan dengan teliti dan lengkap,
sesuai dengan petunjuk Kepala Seksi dan/atau Kepala Cabang dan
Manual/Buku Acuan (Travel reference book/guide books).
5. Mengatur file/arsip secermat mungkin.
6. Menyelesaikan laporan harian, mingguan, dua mingguan, bulanan dan
tahunan sesuai dengan waktu (lama penyelesaian) yang telah
ditentukan (in due time without delay).
7. Mencatat/menghimpun tarif dan persyaratannya, jadual angkutan
(darat, laut, udara), hotel dan restoran beserta fasilitasnya,
informasi obyek wisata dan semua data yang diperlukan oleh Kantor
Cabang dan/atau Kantor Pusat dan meneruskannya kepada yang
bersangkutan sesuai dengan petunjuk yang berlaku.
8. Menunjuk petugas pelaksana (guide/operating staff) dan melaporkan
segala kegiatan pelaksanaannya kepada Kepala Seksi dan/atau
Manajer secara terperinci dan cermat.

22

9. Mempertanggungjawabkan penerimaan (payment), uang muka
operasi (petty cash/disbursement) sesuai dengan petunjuk/waktu
pelaksanaan yang digariskan oleh Pimpinan.
10. Menjaga kerapian dan kebersihan kantor dan lingkungannya termasuk
keamanan (safety and security).

SEKRETARIAT
1. Mengetik surat, isian/formulir, kontrak dan laporan serta menyelesai-
kan korespondensi yang menjadi tanggung jawabnya.
2. Mengagendakan surat masuk dan keluar.
3. Mengurus arsip Divisi, Bagian dan Seksi yang dipercayakan kepada
Sekretariat.
4. Mengurus pengiriman surat dan dokumen Divisi, Bagian dan Seksi.
5. Membagi-bagikan surat dan dokumen yang ditujukan kepada Divisi,
Bagian dan Seksi.
6. Membuat anggaran rutin.
7. Mempertanggungjawabkan dana yang dipergunakan oleh Sekretariat.
8. Membuat notulen rapat.
9. Menerima, meneruskan pesan dan/atau jawaban pesan (phone, telex,
fax messages and their replies/responses, if needed) kepada yang
bersangkutan.
10. Mengatur jadual harian (agenda) pimpinan.
11. Menerima/menyaring tamu pimpinan.

KASIR
1. Menerima dan menyimpan uang tunai, cheque dan alat pembayaran
lainnya.
2. Memasukkan uang (pembayaran) yang diterimanya secara utuh ke
bank, dan menyelesaikan Buku Bank dan Buku Kas.
3. Membukukan semua penerimaan dan pengeluaran uang tunai, cek,
giro bilyet dan alat pembayaran lainnya.

23

4. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran, yang melalui kasir,
secara harian, mingguan dan bulanan.
5. Mengeluarkan tanda terima (receipt) yang diperlukan.
6. Mengatur administrasi dan arsip penunjang/bukti-bukti penerimaan
dan pengeluaran uang melalui kasir.
7. Meneliti alat pembayaran yang aka diterimanya agar tidak terjadi
penerimaan/penyimpanan uang/alat pembayaran palsu.
8. Mengamankan semua alat/perlengkapan penerimaan, pengeluaran
dan penyimpanan alat pembayaran yang ada di kasir.


BIRO PERJALANAN WISATA (BPW)

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à BIRO PERJALANAN WISATA (BPW)

Similaire à BIRO PERJALANAN WISATA (BPW) (20)

Plus de actnow2profit

Plus de actnow2profit (9)

Dernier

Dernier (20)

BIRO PERJALANAN WISATA (BPW)