Workshop mengenai Job Desc, job Analysis, Job Evaluasi dan performance management system

1. LOKAKARYA KONSULTASI MANAJEMEN SDM: PENERAPAN DESKRIPSI KERJA DALAM MENGANTISIPASI KELEMAHAN KELEMBAGAAN HOTEL BIDAKARA, 21 JUNI 2010 Ade Salahudin Wirayudha, S.Psi

2. AFFIX CONSULTING PROFILE AFFIX Consulting is an HR Consulting firm that provides comprehensive human resources services, with motto “ One Stop Human Resources Solution Center ” . We have the human resource knowledge and expertise to enhance companies’ performance through solutions that are flexible, practical and adaptable to the needs of our clients. As HR Specialists, we have aims to deliver integrated solutions which is not only preventing future problems but also purposes of employee performance optimization. Our expertise are follows: Organizational Development Performance Management & Reward HR Audit & IR Audit Industrial Relations & HR Support Compensation & Benefit Career & Succession Plan Recruitment & Selection Service In House Training & Public Seminar

3. KLIEN-KLIEN OMNI C APITAL OMNI C APITAL

4. AGENDA Pembukaan Pendahuluan Pengantar Deskripsi Jabatan Analisa jabatan Penjelasan deskripsi jabatan Istirahat Makan siang Simulasi penulisan Deskripsi jabatan Evaluasi dan Pemeringkatan jabatan Diskusi faktor evaluasi jabatan Coffe break Konsep Kompetensi Diskusi kompetensi Inti Konsep manajemen kinerja Pembuatan KPI dan perencanaan kinerja Penilaian kinerja Penutup

5. PENDAHULUAN

8. VISI & MISI PMI 2009-2014 Terwujudnya PMI sebagai organisasi kemanusiaan yang profesional, tanggap dan dicintai masyarakat

9. PENGANTAR

19. HUBUNGAN DESKRIPSI EKERJAAN DENGAN AREA HR LAINNYA Jalur karir /rencana suksesi Pemeringkatan Jabatan Pengembangan Karyawan Rekrutmen/ seleksi Desain organiasasi Alasan Legal Manajemen Kinerja Deskripsi Jabatan

20. ANALISA JABATAN

23. Perspektif analisa jabatan DESKRIPSI JABATAN

24. TAHAPAN ANALISA JABATAN –DESKRIPSI JABATAN PERENCANAAN ANALISA JABATAN PERSIAPAN DAN PENGENALAN ANALISA JABATAN PELAKSANAAN ANALISA JABATAN PENGEMBANGAN DESKRIPSI JABATAN PEMUTAKHIRAN DESKRIPSI JABATAN

25. JOB ANALYSIS QUESTIONAIRE

26. CONTOH JOB DESCRIPTION FORMAT AFFIX

27. PENULISAN DESKRIPSI JABATAN

29. Penulisan Tujuan Utama Jabatan WHAT HOW WHY KONTRIBUSI JABATAN AKTIVITAS HASIL YANG DIHARAPKAN Manager pengadaan Memastikan tercapainya pelayanan pengadaan kebutuhan perusahaan sesuai prosedur dan aturan yang berlaku dengan cara mengkoordinasikan serta mengevaluasi aktivitas pengadaan kebutuhan barang untuk kelancaran operasional perusahaan What : Memastikan tercapainya pelayanan pengadaan kebutuhan perusahaan sesuai prosedur dan aturan yang berlaku How : dengan cara mengkoordinasikan serta mengevaluasi aktivitas pengadaan kebutuhan barang Why : untuk kelancaran operasional perusahaan

30. Contoh Kata Kerja Kebijakan Manajemen Spesialis Kegiatan khusus Secara umum Approve Authorize Define Determine Develop Direct Establish Plan Prepare Achieve Assess Ensure Identify Implement Improve Maintain Monitor Review Analyze Appraise Enable Forecast Interpret Justify Propose Recommend Support Check Collate Distribute Issue Obtain Operate Provide Submit Supply Administer Assist Control Manage Supervise Coordinate

32. Evaluasi dan pemeringkatan jabatan

33. ANALISA JABATAN DAN PEMERINGKATAN JABATAN Jalur karir /rencana suksesi Pemeringkatan Jabatan Pengembangan Karyawan Desain organiasasi Alasan Legal Manajemen Kinerja Deskripsi Jabatan

34. EVALUASI JABATAN Ranking Classification Point System/ Factors NON-QUANTITATIVE QUANTITATIVE Evaluasi jabatan adalah proses sistematis dalam menentukan seojektif mungkin ukuran atau tingkat kepentingan secara relatif jabatan-jabatan yang ada di dalam organisasi DEFINISI ? KONTEKS? Untuk menentukan “kesetaraan internal” : penilaian yang setara dan adil antara tingkat kontribusi suatu jabatan terhadap tujuan organisasi dengan kompensasi terhadap jabatan tersebut METODE EVALUASI JABATAN Jalur karir /rencana suksesi Pemeringkatan Jabatan Pengembangan Karyawan Desain organiasasi Alasan Legal Manajemen Kinerja Deskripsi Jabatan

36. HASIL DARI EVALUASI JABATAN SEBELUM EVALUASI JABATAN SETELAH EVALUASI JABATAN M M-1 M-1 M-1 M-2 M-2 M-2 M-2 M-2 M-2 M-3 M-3 M M-1 M-1 M-1 M-2 M-2 M-2 M-2 M-2 M-2 M-3 M-3 GRADE/ GOLONGAN Jalur karir /rencana suksesi Pemeringkatan Jabatan Pengembangan Karyawan Desain organiasasi Alasan Legal Manajemen Kinerja Deskripsi Jabatan

38. CONTOH EVALUASI JABATAN Contoh POSITION EVALUATION FORM PALANG MERAH INDONESIA Tanggal: Tanggal: Tanggal: Tanggal: No FAKTOR-FAKTOR Staf tata usaha Akunting Supervisor Rekrutmen Speisalis Sr manager Sales EVALUATION DONE EVALUATION DONE EVALUATION DONE EVALUATION DONE LEVEL Points LEVEL Points LEVEL Points LEVEL Points 1 Kompleksitas 2 216 4 432 3 324 4 432 2 Pengambilan keputusan 2 120 3 180 2 120 3 180 3 Interaksi 2 200 2 200 3 300 4 400 4 Pengalaman 1 25 4 100 3 75 4 100 5 Ketrampilan 1 48 3 143 3 143 3 143 6 Supervisi 1 35 3 105 2 70 3 105 7 Kondisi Lingkungan Kerja 1 58 1 58 3 173 3 173 TOTAL POINTS 702 1218 1205 1533 GRADE 1 3 3 4

39. CONTOH HASIL PEMRINGKATAN JABATAN Contoh GRADE Point Divisi Keuangan Divisi HRD Divisi Sales Grade 5 1728– 2000 Direktur Keuangan Direktur Sales & Marketing Direktur HRD Grade 4 1456 -1728 Manager Keuangan Manager Sales Manager HRD Grade 3 1181 -1455 Manager Marketing Manager Akunting Rekrutment Spesialis Training Spesialis Grade 2 910 – 1180 Manager Customer Service, Marketing officer Akunting Officer Payroll Officer Sales officer Grade 1 Sampai 909 Kasir Customer service officer Staf tata usaha

40. JENJANG KARIR TERINTEGRASI 1 2 3 4 5 Grade Sampai 909 910-1180 1181-1455 1456-1728 1728-2000 managers Individual contributors Integrating Manager M4 Coordinating Manager M3 Supervisor/ Team Leader M1 Supervisory Manager M2 Master S5 Lead/Specialist/ Senior/Expert S4 Entry S1 Associate/ Developing S2 Career S3 Lead P4 Advanced P3 Entry/Primary P1 Core Level P2 Lead B4 Advanced B3 Entry/Primary B1 Core Level B2 Lead T4 Advanced T3 Entry/Primary T1 Core Level T2 Master C6 Expert C5 Entry C1 Associate/ Developing C2 Advanced/Senior/ Specialist C4 Career C3 S U P P O R T Corporate Services Sales & Client Management Supervisory/ Management Business support and Services Technician Support Production & Operations

41. JENJANG KARIR TERINTEGRASI Mempelajari Mengaplikasikan Mengaplikasikan/Memandu Memandu Memandu/Membentuk Memandu Mempelajari Mengaplikasikan Jalur Corporate Services Jalur Managerial M1 M2 M3 M4 C2 C1 C5 C4 C3 C6 Karakteristik tingkatan Kompetensi Membentuk — Memimpin dengan visi Memandu — Berkontribusi melalui orang lain Mengaplikasikan — Berkontribusi mandiri Mempelajari — Membantu dan Mempelajari

42. FACTOR SCORE DISTRIBUTION 54 270 45 160 45 20 30 Work Complexity Decision Making Skills Experience Relationship Supervision Working Condition 160 120 60 Maximum point score : 1650 In this approach, we consider Work complexity and decision making are the most critical factor compare to others 450 90 90 440 27 % 27 % 16 % 10% 10% 7 % 4%

43. DISKUSI FAKTOR EVALUASI JABATAN

44. DISKUSI FAKTOR EVALUASI FAKTOR DEFINISI PILIHAN PRIBADI PILIHAN KELOMPOK Kompleksitas pekerjaan Terkait pada tingkat kesulitan dalam melaksanakan beragam tugas yang menjadi kewajiban pekerjaan % % Pengambilan keputusan Terkait dengan tingkat kewenangan melakukan tindakan/ pekerjaan secara mandiri % % Interaksi Keharusan untuk berhubungan dengan pihak lain yang memiliki hubungan penting untuk melaksanakan pekerjaan dengan benar % % Pengalaman Mengukur lamanya tingkat pengalaman terdahulu yang diperlukan dalam pekerjaan yang berhubungan atau serupa terkait dengan tuntutan tingkat pemahaman dan penguasaan pekerjaan % % Ketrampilan Terkait dengan ketrampilan tehnikal, organisasional, profesional dan lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dengan efektif % % Supervisi Tanggung jawab atas pekerjaan atau kierja orang lain serta jumlah dan level dari yang disupervisi % % Kondisi Lingkungan Mempertimbangkan pengaruh internal dan eksternal dari kondisi pekerjaan. Faktor ini memiliki dua kriteria, lingkungan dan resiko kerja % %

45. KOMPETENSI

48. Rekrut & Seleksi Karir/ Promosi Pelatihan Penilaian Kinerja Imbal Jasa Terminasi KOMPETENSI KONSEP DASAR KOMPETENSI

49. Kompetensi Inti (Core Competency) Strategi SDM Kompetensi Karyawan (Employee Competency) … ..pengetahuan, ketrampilan dan sikap yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas; unsur pembeda top dan average performers; fokus pada perilaku yang diperlihatkan sehingga bisa diukur dan dikelola. Kompetensi Inti VISI MISI dan NILAI ORGANISASI Proses Manajemen Kompetensi Kompetensi Karyawan … ..kompetensi yang harus dimiliki oleh setiap karyawan dalam suatu perusahaan. ia mengkaitkan secara langsung strategi bisnis dan manajemen kompetensi karyawan; bersifat kolektif, lintas fungsional, berorientasi pada keunggulan jangka panjang. KONSEP DASAR KOMPETENSI

50. Kompetensi Inti International Federation Red Cross KOMPETENSI INTI DEFINISI Teamwork Membantu mengembangkan kerjasama tim untuk mencapai tujuan bersama, menyelesaikan konflik Commitment to the International Red Cross and Red Crescent Movement Menunjukan motivasi & komitmen terhadap prinsip dasar dan menampilkan tujuan dan nilai dari federasi dan pergerakan Integrity & personal conduct Menetapkan standar perilaku personal dan integritas yang tinggi di dalam organisasi dan menjalankannya; memberikan teladan kepada orang lain dan menginspirasi integritas di dalam diri mereka Sensitivity to diversity Menghargai perbedaan budaya, gender dan agama; memahami perbedaan sudut pandang, kebutuhan dan kepentingan; tactful, diplomatis & toleran Flexibility & adaptability Mampu beradaptasi dan bekerja secara kreatif di dalam situasi yang menekan, mampu mengatasi secara efektif hal-hal tidak terduga dan perbedaan Initiative & direction Menunjukan kemampuan memutuskan & semangat dalam mencapai kesempurnaan & meningkatkan pelayanan dengan baik; menujukan inovasi sesuai dengan batasan kebijakan dan program yang berlaku; bertanggung jawab terhadap posisinya secara sadar Interpersonal skills Memahami dan mendengarkan orang lain, berkomunikasi secara terbuka, memberikan dan mencari umpan balik dan berperilaku berdasarkan hal tersebut Resilience Menjaga self control, kesabaran, percaya diri dan kegigihan dalam menghadapi tekanan; mengelola stress secara efektif; mampu menyelesaikan tugas dalam kondisi tidak menyenangkan

53. MANAJEMEN KINERJA

56. Tiga faktor kritikal untuk menjalankan proses manajemen kinerja secara efektif Performance Management Infrastructure Performance Management Culture Faktor Penting Manajemen Kinerja Siklus manajemen kinerja berlangsung secara kontinyu dan konsisten Kultur yang berbasis pada akuntabilitas kinerja Dukungan logistik dan administrasi manajemen kinerja Performance Management Process

59. KEY PERFORMANCE INDICATOR

62. PEMBUATAN KPI DAN PERENCANAAN KINERJA

63. PENETAPAN TARGET KINERJA Target Kinerja adalah Ukuran Kinerja yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu S pecific : target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus M easurable : dapat dikur A chievable : target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai ( achievable ) R elevant : target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan tugas pokok T ime Bond : waktu untuk mencapai target tersebut/ deadline Kriteria yang harus dipenuhi dalam menentukan Target adalah SMART

64. PENETAPAN TARGET KINERJA (lanjutan) Target 2008 Ukuran yang paling umum digunakan dalam menentukan Target Kinerja adalah Baseline Target , yaitu target kinerja tahun sebelumnya Baseline Target

65. TAHAP-TAHAP CASCADING KPI Identifikasi KPI level 1 Tentukan Visi dan Misi Perusahaan Identifikasi Sasaran Strategis Tetapkan Target dari Sasaran Strategis Identifikasi KPI level 3 Tetapkan Target KPI level 1 Identifikasi KPI level 2 Tetapkan Target KPI level 2 Tetapkan Target KPI level 3 Level 1: Divisi Level 2: Sub Divisi Level 3: Individu

66. PENILAIAN KINERJA

67. Rasio bobot KPI dan Kompetensi SAMPLE Target Kinerja Kepala Divisi Target Kinerja Staff Ditentukan oleh kepala Markas/ Sekjen Level Bobot KPI Bobot Kompetensi Kepala Divisi 75 % 25% Kepala Sub Divisi/spesialis 60% 40% Staff 50% 50% KPI % Bobot Kompetensi % bobot 1. 20% 1 Kerja Sama 5% 2 15% 2 Building trust 5% 3. 10% 3 Inisiatif 5% 4 10% 4 Community Foc 5% 5 8% 5 Interpersonal 5% 6 6% 7 6% Total 75 % 25% KPI % Bobot Kompetensi % bobot 1. 10% 1 Kerja Sama 10% 2 10% 2 Building trust 10% 3. 10% 3 Inisiatif 10% 4 5% 4 Community Foc 10% 5 5% 5 Interpersonal 10% 6 5% 7 5% Total 50 % 50%

68. Kebijakan penilaian total Skala penilaian: A = Istimewa : > 4.5 B = Bagus : 3.6 – 4.5 C = Memuaskan : 2.6 – 3.5 D = Cukup : 1.6 – 2.5 E = Gagal : < 1.6 KPI + COMPETENCIES